档案管理暂行办法.docx

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档案管理暂行办法

行远牧业有限责任公司

文书档案管理暂行办法

总则

第一条为加强公司档案管理，提高档案利用效率，保障公司健康、稳定、快速发展，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》，结合公司实际，制定本规定。

第二条凡本公司形成的各种门类（载体）档案，应做好保护和移交管理工作。

第一章档案的立卷归档

第三条凡是公司在生产、经营和其他各种业务活动中形成的具有保存价值的文件、统计表、图纸、传真、照片、录音、录像、磁带、电子文档等，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

公司各业务部门在业务中形成的文件，也应指定专人积累、立卷、经业务负责人审核加具意见后交公司主管部门归档。

第四条文件材料归档应符合下列规定：

（一）材料完整、真实和准确。

归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。

且要求存档文件字迹清楚，签署手续完备；

（二）一般性文件材料归档一式一份，较重要且利用较频繁文件，可适当增加归档份数；

（三）档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学； 

（四）根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除； 

（五）经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清单，经公司领导及有主管领导会审批准后销毁，销毁的档案清单由档案员永久保存； 

（六）凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续；

（七）文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

第二章档案的管理

第五条公司档案实行由管理部集中统一管理原则，负责全公司档案的管理，并对各部门档案立卷工作进行指导、监督和检查。

第六条各部门确定具体人员负责归档文件材料的收集和整理，每一单个项目彻底完结时，将项目全套资料交公司管理部办公室集中管理。

第七条公司以传真、电子邮箱等方式接收的文件资料应统一立卷归档，文件统一编码：

XYMY99。

第八条档案属于公司机密，档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。

未经许可任何人不得将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。

第九条有下列行为之一的，由公司或其业务主管部门根据情节轻重，给予行政处分；对造成损失的，由档案行政管理部门根据档案的价值和数量，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究法律责任：

（一）擅自销毁应当保存的档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布应当保密的档案的；

（三）玩忽职守、管理不善，造成档案损毁、丢失或其他损失的；

（四）经教育，拒不按规定归档的。

第三章档案的利用

第十条借阅档案，需按规定办理借阅手续，案卷一般仅供在档案室阅看，借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，并应及时归还，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

第十一条会计档案一律不准外借。

内部调阅应经财务负责人同意；外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。

查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。

第十二条借出的档案材料务必定期归还，借出档案材料的时间不得超过15天，到期归还；借出使用期间，不得转借他人，不得带入公共场所，必要时可以续借。

如需续借，应办理续借手续；需要长期借出的，须经管理部主任报经理批准。

档案管理员负责过期档案的催还。

第十三条档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度，履行借阅登记手续；借出档案时，档案管理人员应在档案查阅借阅登记薄上进行登记，并在借出的档案位置作出说明，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人、联系方式，以便查阅和催还。

同时，对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。

第十四条档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；涉及公司机密的档案材料，必须经总经理同意后再作决定，严防泄密。

第四章档案的销毁

第十五条 档案销毁的具体工作由管理部办公室承办，并负责销毁清单的立卷归档，永久保存。

第十六条档案管理人员定期对已失效的档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，送交档案原始形成部门对拟销毁案卷的清单进行初审，经相关负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。

第十七条销毁时要有档案人员二人以上参加，并由主管部门派人监销，共同在销毁清单上签字。

第五章附则

第十八条本办法由公司管理部负责组织实施和解释。

第十九条本办法自颁发之日起施行。

攀枝花市行远牧业有限责任公司合同管理制度

第一章 总          则

    第一条为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和（总公司办公制度》有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。

    第二条凡总公司各部门、专业公司（下称各单位）在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司机要档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。

   第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

    第四条公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司办公室负责监督和指导。

第二章          归档范围

   第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片J员片等）均属归档范围。

    第六条上级机关文件材料应归档的有。

（一）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；

（二）党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。

题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。

（三）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。

  （四）其他文件材料。

   第七条公司文件材料应归档的有。

（一）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

（二）公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各专业公司、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件；

   （三）公司及各部门的工作计划、总结、报告；

  （四）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；

   （五）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；

（六）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；

（七）反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；

（八）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；

（九）公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；

（十）公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等；

（十一）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；

（十二）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

（十三）公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；

（十四）公司干部、工人、党员、团员名册、报表；

（十五）公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根；

（十六）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；

（十七）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；

（十八）公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

（十九）公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；

（二十）公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：

（一）同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件；

（二）有关业务机关检查本公司工作形成的重要文;

（三）同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。

第三章          立卷归档要求

    第九条公司各单位应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向总公司办公室移交。

   第十条各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

    第十一条各单位向总公司办公室移交档案时，要严格履行移交手续。

第十二条归档案卷的总要求是：

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

具体应做到下述几点：

（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

归档的项目档案应包括如下文件：

项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任兔文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。

（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（四）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。

装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：

没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（六）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

（七）本公司各部门及各专业公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由总公司办公室统一发给。

第四章          档案保管期限

    第十三条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。

长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

第十四条确定公司档案保管期限的原则

（一）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（三）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

第五章          档案的鉴定与销毁

    第十五条公司办公室秘书处对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

    第十六条档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

    第十七条档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。

    第十八条销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

第六章          档案的借阅

    第十九条公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到公司办公室秘书处机要室填写档案借阅单，方可借阅。

    第二十条公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。

    第二十一条借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

    第二十二条借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。

    第二十三条借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

    第二十四条借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章第三十一条进行处罚。

   第二十五条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

第七章          罚          则

   第二十六条公司各单位凡违反制度第三章第九条，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

    第二十七条公司各单位凡违反制度第六章第十四条，泄露秘密，按《公司保密工作条例）进行处理。

对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的；视具体情况，对其单位领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

    第二十八条公司各单位凡违反本制度第六章第二十五条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

   第二十九条公司各单位凡违反本制度第六章第二十六条，遗失档案的，应立即报告。

因遗失档案，泄露秘密的，按《公司保密工作条例》进行处理。

第八章          附          则

第三十条本办法由总公司办公室负责解释。

第三十一条各子公司应根据本办法，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

第三十二公司以往的相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

攀枝花市行远牧业公司合同管理制度

第一章总则

第一条为防范市场风险与法律风险，提高企业经济效益，减少因合同签订、履行过程中有规范行为导致的纠纷，依据中华人民共和国《合同法》、《建筑法》及相关法规，结合我公司实际情况，特制定本管理制度。

第二条我公司对外签订的所有建设工程施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、物资设备采购供应合同等，均适用本管理制度。

第三条公司法务部是公司合同管理机构，在公司法定代表人领导下，负有以下职能：

　1、负责修订和完善公司合同管理制度，指导各部门制订合同管理实施办法；

　2、负责制订公司自用合同的格式文本；

　3、负责组织有关合同管理的法律知识讲座和培训；

　4、负责解答合同签订、履行等方面法律问题；

　5、会同公司有关部门对重大、重要合同进行评审并出具审查意见；

　6、监督、检查各部门合同签订、履行、管理情况；

　7、参与合同纠纷的调查处理，制定解决方案；

　8、负责公司合同文本的归档工作。

公司各部门负责人负责该部门的合同管理工作，有条件的，应指定专人负责具体工作。

　第二章合同的签订

第四条签订合同实行洽谈权、审查权、批准权相对独立、互相制约的原则。

经办人、审查人、批准人各司其职，分工负责。

任何合同均需经过评审程序评审后，方可批准签订。

第五条公司实行法定代表人授权委托制度，签订合同应先取得授权委托书，并在授权范围内签订合同。

第六条经办人于合同签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。

第七条属投标中标的项目，经办人要召集有关部门共同审查业主招标文件，确定我方投标书主要条款。

第八条公司对外签订的合同，有格式文本的，应使用格式文本签约；与建设单位签订的建设工程施工合同，原则上采用GF-1999-0201版本的建设工程施工合同。

不具备上述条件的，也必须采用合同书形式，严禁口头协议和非正规书面形式。

所有合同均应约定以加盖公司合同专用章为合同成立要件。

第九条经办人应将准备签约的合同文本及相关材料送交公司法务部。

公司法务部应在时限内会同有关部门对合同内容进行审查，并书面提出审查意见。

对审查人有疑义的部分，经办人应予全面解释。

对审查人提出的修改意见，经办人应予重视，并协商完善。

应审查人的要求，经办人有责任补充相关材料。

第十条批准人应当根据审查人的审查意见，决定合同的批准。

公司合同专用章的管理机构，应当根据批准人的批准意见，在合同文本上加盖合同专用章。

第三章合同的履行

第十一条合同依法签订后，即具有法律约束力。

履行部门必须认真履行合同，确保信誉。

第十二条对履行过程中对方当事人的违约行为，履行部门应当立即查明情况，认真、稳妥地收集证据，及时、合理、准确地向对方提出索赔报告。

　当我方接到对方当事人的索赔报告后，履行部门应当立即通知公司法务部，共同商定应对措施。

　履行过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件，履行部门应立即通知对方当事人，查明原因，及时化解。

并收集好相关证据。

第十三条履行部门应对合同履行中发生的情况，建立台账，由专人负责书面签证、来往信函等资料的保管。

第十四条合同履行过程中，确需签订补充协议或者变更、解除合同的，履行部门应当按照本管理制度第二章关于合同签订的程序办理。

第十五条合同履行完毕后，对所遗留的问题，履行部门应指定专人负责解决，并规定解决期限。

在期限内确定无法解决的，应当立即报告公司领导，由公司领导指定有关部门配合解决，并提出具体方案。

　第四章合同文本的管理

第十六条合同签订后，经办人应将合同文本和相关资料报公司法务部备案。

第十七条合同履行完毕后，履行部门应将与合同有关的补充协议、会议纪要、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台账等全部资料及时移交公司法务部。

第十八条公司法务部应当做好合同文本及相关资料的归档工作，并定期将合同管理情况报告公司管理层。

　第五章责任与奖惩

第十九条对严重损害公司利益的下列行为，公司将追究有关人员的责任，并要求其承担全部损失：

　1、在合同签订、履行过程中收受贿赂，与他人恶意串通，出卖公司利益；

　2、在合同签订、履行过程中，严重玩忽职守，导致公司遭受巨大经济损失；

　3、其他故意违反本管理制度的行为。

第二十条对严重违反本管理制度行为，公司除给予有关人员纪律处分外，还可视情况要求其承担所造成的部分损失。

第二十一条公司职工均有权检举、揭发违反本管理制度、损害公司利益的行为。

对于检举、揭发属实的，公司除给予该职工一定物质奖励外还负责保密。

第二十二条对于认真执行本管理制度并为公司带来经济利益的有关部门和人员，公司将公开表彰并给予物质奖励。

　第六章附则

第二十三条本管理制度由公司法务部负责解释。

第二十四条本管理制度自2006年3月20日起开始执行。