KM知识管理蓝凌知识管理系统方案建议书最全版.docx

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KM知识管理蓝凌知识管理系统方案建议书最全版

（KM知识管理）蓝凌知识管理系统方案建议书

第一章项目背景4

1.1xxxxxxxxxxxxxxxxx院知识管理现状4

1.2xxxxxxxxxxxxxxxxx院需解决的问题4

1.3xxxxxxxxxxxxxxxxx院知识管理办公协同项目的建设目标分析5

1.3.1项目的近期目标5

1.3.2项目的远期目标5

第二章xxxxxxxxxxxxxxxxx院项目理解及分析6

2.1xxxxxxxxxxxxxxxxx院管理支撑系统规划设计思路6

2.1.1以门户规划IT系统集成7

2.1.2以知识管理规划办公协作系统10

2.2xxxxxxxxxxxxxxxxx院知识管理办公协同系统成功实施的关键14

2.2.1创新管理思想14

2.2.2注重咨询服务15

2.2.3整理企业流程15

2.2.4形成组织保障16

2.2.5确保持续推进16

2.2.6选择优秀平台16

2.2.7加强软件柔性17

第三章xxxxxxxxxxxxxxxxx院办公协作系统解决方案18

3.1通信平台18

3.1.1电子邮件19

3.1.2短信与移动办公24

3.1.3RTX集成25

3.2经验知识管理28

3.2.1知识文档28

3.2.2工作总结33

3.2.3案例管理34

3.2.4知识互助36

3.2.5人才中心37

3.3规范协作管理39

3.3.1审批流程39

3.3.2任务分派42

3.3.3项目管理44

3.4个人事务管理46

3.4.1个人日程安排46

3.4.2团队日程47

3.4.3通信录47

3.4.4个人记事本48

3.4.5待办事宜48

3.5EKP系统门户48

3.5.1新闻系统48

3.5.2门户维护49

3.5.3常用资料50

3.6系统管理与核心服务50

3.6.1用户管理50

3.6.2授权及分级管理50

3.6.3用户组织机构管理53

3.6.4系统管理54

3.7贯穿系统功能的机制55

第四章系统设计和技术实现62

4.1KMSS系统体系结构62

4.2KMSS系统结构的优点63

4.3KMSS系统功能特色64

4.4网络系统平台65

4.4.1系统平台配置方案65

4.4.2系统管理策略66

4.5系统安全规划67

4.5.1系统安全性策略67

4.5.2传输加密68

4.5.3授权与安全访问69

4.5.4系统安全管理70

4.5.5系统的开放性71

4.5.6系统的易用性72

4.5.7系统的可维护性72

第五章项目组织实施方案73

5.1项目管理方法论73

5.2项目推进基本过程74

5.3项目组织结构75

5.3.1项目领导小组76

5.3.2项目经理76

5.3.3业务小组77

5.3.4系统支持小组77

5.3.5满意推进小组77

5.3.6咨询顾问小组77

5.3.7软件研发小组77

5.3.8质量保证小组77

5.3.9美工设计小组78

5.3.10实施推进小组78

5.3.11TTTTT方主要项目成员组成78

5.3.12xxxxxxxxxxxxxxxxx院方项目人员要求78

第六章服务与支持方案79

6.1技能转移79

6.2技术支持保证79

6.2.1方针策略79

6.2.2售后服务79

6.3整体培训计划80

6.3.1培训概要80

6.3.2培训时间表80

6.4售后服务与技术支持81

6.4.1专业的技术支持队伍82

6.4.2售前技术支持82

6.4.3软件开发及实施技术支持82

6.4.4后期技术支持及服务83

6.4.5支持手段与方式84

6.4.6技术支持服务期84

6.4.7长期的技术支持和合作84

第1章项目背景

1.1xxxxxxxxxxxxxxxxx院知识管理现状

随着xxxxxxxxxxxxxxxxx院业务经营的发展，研发中心多年来积累了大量的信息资源、专家技能。

但是这些宝贵的知识资产和资源并没有得到合理利用，从而转化为企业的生产力。

xxxxxxxxxxxxxxxxx院亟需建立一个知识管理与办公协同相结合的知识管理办公协同系统，从而系统性地利用研发中心积累的信息资源、专家技能，改进研发中心的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。

从xxxxxxxxxxxxxxxxx院整体应用和规划出发，企业必需建立一套面向所有分支机构、员工和管理者的用于知识管理、办公协同的知识管理办公协同系统，结合强大的门户技术、通讯技术和工作流技术，对企业的信息资源和专家资源进行有效地共享和合理的利用，加强企业的信息流转，支援企业工作人员（管理层、业务人员、技术人员等所有员工）有效获取和应用有效的信息资源，支持企业的日常运作、提高工作效率、提高企业的整体反应能力，使企业在激烈的竞争中处于有利地位。

1.2xxxxxxxxxxxxxxxxx院需解决的问题

xxxxxxxxxxxxxxxxx院目前的行政办公体系存在着如下的问题：

1）研发中心多年来积累了大量的信息资源、专家技能没有得到合理利用；缺乏一个知识管理平台对企业的显性知识和隐性知识进行系统的沉淀和有效的管理。

2）各类文件数量众多，不易保存和查询；

3）各类办公流程无法简单地规范、复制和传递，而与执行人有很大关系；

4）xxxxxxxxxxxxxxxxx院的信息交换存在滞后性。

缺乏一个高效沟通的通信平台；

5）研发中心的传统垂直化领导模式亟需转变以提高研发中心团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力。

6）xxxxxxxxxxxxxxxxx院目前各种行政管理信息和生产数据相互独立和分散，它们之间一些有关联的数据没有合理的流动，对广大领导干部和员工来说没有一个统一的信息呈现平台。

1.3xxxxxxxxxxxxxxxxx院知识管理办公协同项目的建设目标分析

根据xxxxxxxxxxxxxxxxx院IT建设规划，结合试验院实际情况，从加强管控的视角出发，需要建设xxxxxxxxxxxxxxxxx院知识管理办公协同门户基础。

通过知识管理办公协同系统，系统性地利用研发中心积累的信息资源、专家技能，改进研发中心的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。

提高全院各部门及员工的办公效率、整合各类办公资源、提升xxxxxxxxxxxxxxxxx院整体管理水平；通过信息门户整合信息资源、实现资源共享、为用户提供个性化的信息服务，为xxxxxxxxxxxxxxxxx院的经营、管理提供信息支持、提高业务协同和数据整合的效率。

建立与xxxxxxxxxxxxxxxxx院战略目标及IT总体规划相适应的具有前瞻性、先进性、可扩展性和易于集成的知识管理办公协同系统，是本项目建设的总体目标。

1.3.1项目的近期目标

建立xxxxxxxxxxxxxxxxx院知识文档管理平台，充分利用研发中心积累的信息资源、专家技能，建立一个知识学习共享工具平台，提高员工的知识学习及应用能力。

建立xxxxxxxxxxxxxxxxx院信息发布平台，为研发中心的信息发布、交流提供一个有效的场所，使研发中心的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使研发中心员工能及时感知研发中心发展动态。

建立xxxxxxxxxxxxxxxxx院协同办公平台，将研发中心的传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将逐渐缩小，提高研发中心团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力。

1.3.2项目的远期目标

建立xxxxxxxxxxxxxxxxx院统一的用户管理中心，加强授权管理及访问控制；

扩展办公管理支持功能，实现与核心管理系统的集成，提高流程效率和数据准确性；

扩展企业信息门户功能，集成xxxxxxxxxxxxxxxxx院各类应用系统，使内外部用户通过验证、授权，透过门户的单一访问入口使用应用系统或者数据访问；

支持管理和决策，保证信息及数据对业务的有效支撑，构建企业决策支持系统，建立适应集团发展的信息化管理理念。

第2章xxxxxxxxxxxxxxxxx院项目理解及分析

2.1xxxxxxxxxxxxxxxxx院管理支撑系统规划设计思路

以信息化来武装企业，目前已经是大势所趋。

轧钢车间里工人通过自动控制系统来完成带钢的穿孔、轧制、卷曲等操作；办公室的员工借助电脑和网络高速地处理日常的业务；企业依靠ERP等应用系统来管理物料、处理订单。

试想一下，如果硬盘坏掉、网络瘫痪、应用系统崩溃，无论对于个人还是企业，都是一场灾难，从这个侧面的确反映出人们对于信息系统的依赖程度。

联想集团曾经提出“企业信息化，从OA开始”，这句话可圈可点。

所谓OA，即办公自动化（OfficeAutomation），是办公工作处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。

OA系统也是每个企业信息化初期就开始投入建设的基本系统。

从C/S结构到B/S结构，从最初桌面办公软件的应用、收发邮件到后来公文流转、车辆管理、会议管理、网上审批等功能应用，OA已经是我们日常使用最多、最频繁的一个基本系统。

随着企业信息化的发展和成熟，目前很多企业的OA系统已经整合了越来越多的应用，日趋变得复杂，也远远超出了传统OA的范畴，集成了人、财、物、信息、知识等诸多企业的资源，逐步成为一个员工办公、中层管理、领导决策的知识协同的平台。

而新一代的OA更是融合了协同、知识管理、门户等精髓，OA这棵“老树”开始绽放“新花”，脱胎换骨，重新焕发出新的光彩。

因此我们也需要用发展的眼光来看待这种新的发展趋势。

如上图所示，企业的信息化可以分为如下四个阶段：

第一阶段：

业务操作电子化。

电子化即将日常手工事务性工作转变为机器工作的过程；关注个体的工作行为，可以提高个体的工作效率。

该阶段以财务电算化、生产制造自动化等为代表。

第二阶段：

业务流程信息化。

信息化即通过企业的管理重组和管理创新，结合IT优势固化业务流程；关注整个组织的流程，提升组织的效率。

该阶段广泛开展流程梳理和信息化建设，例如ERP、CRM、SCM、BOSS系统建设等。

第三阶段：

业务管理知识化。

知识化即让合适的角色在合适的时间、合适的场景获取合适的知识和资源，系统推动企业管理生态的建立，对环境的变化作出灵活的反应，业务流程持续改善，全面提升执行力，获得持久的竞争力。

该阶段强调实现业务活动和管理活动的真正结合，以KM、协同、门户等为代表。

第四阶段：

业务决策智能化。

智能化即在企业的已有知识的基础之上，能够智能创造、挖掘新知识，用于业务决策、日常管理等，形成自组织、自学习、自进化的企业管理体制。

该阶段中，人工智能、专家系统的思想将应用在企业管理领域中。

2.1.1以门户规划IT系统集成

当代企业的信息化建设不外乎两个方向，第一是以客户为中心的外部电子商务系统，是企业开向互联网的一扇窗户；其次就是管理信息系统，它是服务于企业内部信息的组织管理者。

这些“窗户”让拥有它的企业能够及时的掌握行业动态、市场变化，而作出迅速的反应，以此占有市场先机。

谁拥有电子商务，谁就拥有了信息，谁就能占据有利竞争地位，已经成为一条新的市场竞争规则。

当然，管理信息系统在企业发展中的战略地位也越来越重要，它协助企业管理从简单的公文、技术资料到复杂的生产流程、成本核算，甚至辅助企业进行更高级的知识管理和经营决策。

企业信息化的成果并非一蹴而就，它经历了一个相当长的时期。

在各个发展阶段，各种模式的信息化工具交替占据主导地位，但最终必然是被更新的、更完善的模式或技术所取代。

今天的企业电子商务和管理信息系统也不例外。

那么，一个具有前瞻性的问题在于：

今后的企业信息化会朝向何处发展？

企业如何看待相互分隔的电子商务和管理信息系统？

可以说，企业信息门户（EIP）代表着未来企业信息化与电子商务发展的方向。

企业信息门户是一个应用系统，它使企业能够集成存储在企业内部和外部的各种信息和知识，使企业员工、客户和合作伙伴能够从单一的渠道访问其所需的个性化信息。

这些用户利用从这个渠道获得的信息作出合理的业务决策并加以执行。

企业信息门户通过及时地向用户提供准确的信息来优化企业运作，并提高生产力。

企业信息门户有三个特点：

单一的访问方式（浏览器+企业主页）；对已有应用系统的集成；个性化。

应用：

提供集成化的用户环境；

服务：

将业务运作系统与散乱的文档和工作信息集成起来，并通过可扩展的应用界面为EKP提供集成化的服务；

集成：

集成当今信息技术组织中各种技术的应用。

集成当属企业级软件领域最热的话题了，而真正展现在我们面前的并不是系统之间如何实现复杂的集成，而是友好互动的Web界面，这就是企业门户。

人靠衣裳马靠鞍，同样地，企业门户的好坏实际上是企业信息系统的完善程度的体现。

企业门户并不只是展现信息的窗口那么简单。

首先，企业门户已经超出了传统的管理信息系统概念，也越过了普通意义的网站，它是企业管理信息系统与电子商务两大应用的结合点。

最早的企业门户只是聚集内容的地方，仅将一些静态或动态内容通过浏览器界面展示出来，如今已经成为应用聚集的地方，原来很多种应用要跑在不同的进程或实例中，而现在都在一个浏览器的界面上显示出来。

像应用集成、工作流、应用开发、内容管理、协作等这类东西对于企业门户正变得越来越重要。

很多人最初总是将企业门户等同于企业网站，实际上，企业门户与企业对外的网站有着很大的区别。

首先是企业门户的流程性非常强，而现在很多企业网站基于内容显示和消息发布，没有把业务流程放在上面，第二点是使用企业门户要把原来分散的应用集成起来，而国内企业的外部网站纯粹是一种宣传性质的定位，没有集成后台的应用，能够做到的最多仅是网上购物或网上查询而已。

真正的企业门户应该实现无论是内部的员工、外部的客户还是合作伙伴，都可以通过一个单一定制化的登录点，根据不同的身份和角色拥有不同的权限访问信息资源，这就要求企业门户软件拥有个性化、安全管理以及可以拓展到移动无线客户端等特性。

其次，企业门户的特点在于统一性、集成性、个性化和整体性。

企业门户正是拥有这些新特点，才有了生命力。

其中：

统一性是企业的要求，也是门户的意义所在；集成性是现实条件的制约，体现了企业经营的关联性；个性化则是客户的偏好，也是企业门户的生命力；而整体性则是企业对信息的高层次要求。

从两个角度来看，企业门户应用在未来的企业信息化建设大有可为。

第一种趋势是很多用户在将关键业务系统从二层客户机/服务器结构迁移到三层结构上，第二种趋势是要把原来分散的业务系统进行整合，把原来的多个业务流程进行整合，把企业内部的流程转换为企业之间的流程。

在这种转换和迁移的过程中，界面是永远需要的，而企业门户是惟一选择。

成功地得以部署的企业门户将成为企业实体内部和外部协作、信息传播和通信、应用功能及交互功能的单一门户，上述所有功能是以一种有效的集中式方式提供给访问者。

成功的企业门户往往能完成以下功能：

知识／内容管理与协作：

包括以智能化可搜索的分类方式组织内容，使其具备根据条件查询、版本管理以及访问控制等功能。

应用集成：

门户是一种Web桌面，它是连接所有企业应用的网关。

单一的登陆功能使门户与应用之间可以进行无缝运动。

集成化商业智能功能可用来提供仪表板式的报告和事件通知服务。

业务流程管理：

通过门户执行诸如发票核准以及HR任务之类的工作流程过程可以减少和简化工作量。

品牌管理与自定义：

门户框架结构可以满足企业在企业范围内实施同步化品牌管理的需求，与此同时，允许下属机构和单个用户自定义其单独的门户接口的表示和内容。

安全：

功能强大的安全结构允许管理人员有选择地分派对门户性能和功能的访问，从而使相同的门户部署能够为不同的用户提供不同的内容。

管理：

可以通过Web接口进行远程管理。

此外，还可以把管理功能分散在数个用户之间，从而可以减轻通常压在一小组人员身上的管理负担。

第三，企业门户的概念仍然有待扩展，有待完善。

与其他IT行业的新概念相仿，在这个新兴领域，不同的人有不同的理解。

企业门户应用目前有三个发展趋势。

一是门户已经从单纯地显示内容变成工作流程的一种体现。

它不再是仅仅信息的展示台，而是一种支持业务流程的操作。

二是通过企业门户将会把人和工作流程进行更紧密的结合，利用企业门户带来的流程性以及人机互动能力，可以使它了解访问者的意图，有目的地为访问者提供定制的信息，并能为其提供相应的最习惯使用方式，从而把人和业务流程更紧密地联系起来。

第三种发展趋势就是企业门户将会满足用户越来越丰富的业务需求。

早期的门户只要能够把各个业务在同一个界面上显示出来就可以，而现在不是这样。

现在在同一个界面上不仅要显示各种东西，而且很多业务流程都是跨多个领域的，通过门户可以将原来相对独立的流程串联成更完整的大的统一的流程。

随着企业门户从单纯的一种界面发展成为一种枢纽，它与业务流程、应用集成的关系更加密切。

2.1.2以知识管理规划办公协作系统

OA的发展其实是一个不断求新求变的过程，纵观OA的发展历程，是伴随着企业信息化发展的浪潮起伏。

如上图所示，不同的信息化发展阶段也对应不同的OA发展阶段：

第一阶段：

文件型OA（1980年～1999年）

我们对OA的初步认识实际上从上个世纪80年代开始。

1985年全国召开了第一次办公自动化（OA）规划会议。

那时计算机还是一个稀罕物，初步的办公自动化实际上从单机版的办公应用软件开始，例如WPS、MSOFFICE、Lotus1-2-3等软件，当时许多人把OA称为“无纸化办公”。

该阶段主要关注个体的工作行为，主要提供文档电子化等服务，所以我们可以将该阶段称之为“文件型OA”。

到了90年代，由于网络经济的到来，政府和一些企业开始搭建网络、建立自己的邮件系统，并借助LotusNotes等平台做初步的应用开发，一些工作审批、流转也有了初步的雏形，OA的概念开始逐渐形成，但是似乎还没有形成专门做OA的软件厂商。

毕竟，当时竞争还不充分，企业的管理比较粗放，软件市场也没有进行细分，而OA的成熟是市场竞争的产物，也只有随着竞争的加剧才能得到重视和振兴，因为竞争迫使企业加强内部管理，规范办公流程，提供工作效率。

第二阶段：

流程性OA（2000年～2005年）

该阶段从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型OA，到目前正在成为应用主流的流程性OA，它以工作流为中心，实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。

在这个阶段，OA市场才真正兴起，在2003年之后，更是出现数百家OA软件公司群雄逐鹿的局面，这一方面反映出市场需求的旺盛，OA系统做为基础的系统已经成为各家企业信息化建设的必选；另外一方面也反映出市场还没有完全成熟，鱼龙混杂、泥沙俱下的行情估计还会胶着一段时间，能够专注OA系统、不断升级产品、强调后期服务的OA厂家并不多。

有的供应商可能是OEM其它OA的产品，有的可能直接从网上买一套源代码修改一下就发布了，而有的厂商直接干脆模仿一些知名公司的产品了事。

这样造成了软件Bug不断、系统质量低下、知识产权存在隐患、低价恶性竞争、可拓展性不高等诸多问题。

第三阶段：

知识型OA（2005年～2010年）

随着OA系统应用的逐步深入，企业的员工每天上班做得第一件事情可能就是登陆OA系统，收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等。

OA俨然成为一个日常工作的基础平台，企业已经不可离开它了。

但是新的挑战又产生了：

如何借助这个平台能够让员工合适的场景下，合适的时间里获取合适的知识？

如何借助该平台来沉淀组织的最佳实践并传递到整个组织？

这样可以大大节省员工查找知识的时间、减少不必要的重复劳动、提高工作的效率、沉淀组织的知识、提高组织的应变速度，并最终最大化提升组织及个体的产能，全面提升企业的管理。

随着客户这种需求的产生，OA发展也派生出全新的气象。

以“知识管理”为思想、以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段，整合组织内的信息和资源发展出来的OA系统，即我们通常所说的“知识型OA”。

TTTTT公司就是敏锐地洞察了这一趋势，将知识管理的思想融入来日常的办公协同平台软件中去（当然，知识管理更强调综合的因素，管理、文化、IT系统一个都不能少），同时整合进以团队协作和项目管理为目标的沟通协作软件工具，包括各种通信软件，如腾讯QQ、即时通信、VoIP等；实时会议包括电话会议、视频会议等；群组协作如工作流管理、群件、网络化项目管理；联系人管理以及相关的信息安全产品如信息加密、身份认证等。

这时候OA系统已经不单单是我们日常协同办公的平台，更是一个企业或组织进行知识管理的基本平台；传统的OA系统全面蜕变成企业的管理支撑平台，担负起更加复杂、综合的作用：

✓协同工作平台：

通过实时通信、在线感知、团队协同等，将企业的传统垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式，使普通员工与管理层之间的距离缩小，提高企业工作人员协作能力，最大限度地释放人的创造力。

✓知识管理平台：

实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新，整个组织能够积累基于战略的核心知识资产，为高层管理提供决策支持和信息情报；业务部门能够结合流程开发出各种方法论和模板，通过基于业务的知识流按图索骥，提升执行力；员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累，对工作做出指导与帮助、提升工作的绩效；

✓项目协作平台：

通过为项目团队提供一个全方位的沟通、协作平台，提高多项目组的工作效率和质量，使项目成员可以在灵活的时间、地点对他人或事务的需求做出即时的响应。

实现团队的通信、共享、管理和制订各种项目文档或日程安排，使项目或临时任务中交流想法、共享信息、协同完成任务变得更轻松。

✓激情管理平台：

从企业文化建设着手，提高员工工作激情，营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。

✓企业通信平台：

建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统，包括WebMail、网络会议、实时通讯、手机短信、WAP和传真自动收发，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。

✓信息发布平台：

为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。

✓行政办公平台：

实现办公事务的自动化处理。

通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。

✓信息集成平台：

现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，OA系统能把企业的业务数据集成到工作流系统中，使得系统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成。

第四阶段：

智能型OA（2010年～）

随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，最终OA系统将会脱胎换骨，全新的“智能型OA”成为未来的发展方向，该阶段OA更关注组织的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。

可能它不叫OA，换为更能体现其价值的名称（例如“企业知识门户EKP”、“管理支撑平台MSS”等），这已经远远超出传统OA的范畴，转变成为企业的综合性管理支撑平台。

传统的OA功能已经融进这个更大层面的工作平台框架中，有些功能可能在某些的模块还能体现出来，但更多是与其它功能模块一起，形成你中有我、我中有你、共同服务的混合体了。

总体来看，未来OA的发展都会有如下几个明显特征：

1、门户导向：

未来OA更加强调人性化，强调易用性、