物业采购管理程序.doc
《物业采购管理程序.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《物业采购管理程序.doc（9页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
chi北京仲量联行物业管理服务有限公司
ch
采购管理程序
北京仲量联行物业管理服务有限公司
摘要
1、采购系统的概念
2
2、采购的选择
2
2.1需要采购的业务
2
2.2供应商的选择
2-3
2.3工程材料的采购及管理
3-4
2.4供应商的选择原则
4
2.5合同的管理
4-5
3、采购付款控制和程序
5
3.1现金付款的控制
5-6
3.2银行付款的控制
6-7
4、供应服务商的评估
7
4.1设备维护情况评估分析
7
4.2材料采购评估分析
7-8
4.3专业性服务评估分析
8
4.4评估分析结果的处理
8
5、采购系统的完善和发展
9
2、
采购的选择
2.1
需要采购的业务
1、工程设备及维护：
①、电梯系统；②、空调系统；③、机电设备；④、后备发电机；⑤、弱电系统；⑥、卫星通讯系统；⑦、给排水系统；⑧、土建工程
2、工程材料：
①、电梯材料；②、机电设备材料；③、弱电系统材料；④、卫星通讯系统材料；⑤、给排水系统；⑥、土建材料；⑦、空调维修材料等。
3、工具
①、工程工具；②、劳动保护用品
4、办公用品
①、办公用设备；②、办公用易耗品；③、办公用文具
5、专业服务性项目：
①、清洁服务；②、绿化服务；③、花卉租摆；④、节日装饰；⑤、客户服务；⑥、大厦保险
6、安全系统
①、中控系统；②、保安系统；③、消防系统；④、通讯系统
7、政府垄断性项目：
①、供水；②、电费；③、天然气；④、城市热力；⑤、油料费用
8、一般性项目
①、年底审计；②、日常法律事务咨询；④、行政管理
9、应急性项目：
①、突然停水、停电；②、突发紧急事故
10、其他、临时性项目：
①、消防演习；②、业主大会
以上采购项目只是大厦日常运行需采购项目的总体概括。
2.2
选择供应商的条件
1、专业服务性项目
控制力度和角度
①、考查供应服务商的专业胜任能力。
②、供应服务商的相关服务业绩。
③、供应服务商营业运行的相关证件，包括：
营业执照、税务登记证等。
④、供应服务商所提供的服务价格定位，与同类服务活跃市场的价位是否有差异。
如果有差异，一定要分析差异原因。
⑤、提供服务的方式：
24小时服务、有需要时提供服务、定期服务以及应急服务。
⑥、对供应商要进行定期的考核和评价，针对出现的问题及时要求供应商进行改正。
2、安全系统
针对保安部的采购情况控制的力度和角度
①、供应服务商必须是国家安全系统承认的单位。
②、有国家承认的安全系统或者消防系统的执业资格证书。
③、比较同类服务的收费标准，确定供应商的收费是否合理。
④、定期评价供应服务商的服务是否达到国家规定的标准。
3、政府垄断性项目
控制力度和角度
①、供水、供电、供气、供暖属于向政府部门的采购，每一项都有北京市物价局的定价标准，此种采购，无法进行价格的比较。
属于政府部门垄断行为。
②、检查政府部门的收费标准是否合理，因为针对不同的对象国家在定价标准上是有一定的区别的，主要衡量的我们所管理的项目是否适用，其收费标准。
4、一般性项目和办公用品
控制力度和角度
①、年度审计的会计师事务所的选择主要由所管理项目的业主委员会或者相当于业主委员会的权力机构，进行委托。
物业公司从审计准则的角度，没有权力确定会计师事务所。
②、律师事务所的选择标准为：
能够提供房地产和物业管理方面专业的意见和相关法律咨询。
③、办公用品、文具、办公设备维护、印刷等，首先考虑供应服务商是否是专业或者正规的公司，同时我们要考虑采购必要性。
行政费用的开支一定要考虑每个项目的预算，因为行政费用没有严格的控制标准，而且具有不确定性。
5、设备维护和工程采购
控制的力度和角度
①、供应服务商的专业技术胜任能力。
②、供应服务商的服务是否属于超范围经营，是否有能力提供所需的相关设备或配件。
③、供应服务商是否是国家承认并允许其接受境内外视频信号的单位。
④、考虑所要进行的维修或更新改造是否符合成本效益原则。
⑤、工程材料采购是控制的关键。
材料的价格、质量、供货及时性。
特别是材料的价格和质量，价格一定要合理即符合市场的公允价格，产品质量一定要合格。
禁止任何假冒伪劣产品流入工程部的库房。
2.3
工程材料采购及管理
1、材料采购需要履行的手续
①、工程部根据实际工作安排，填写材料采购计划，递交总物业经理审批。
只有经过总物业经理审批同意的材料采购计划，才能实施采购，工程部不得擅自通知供应商送采购材料。
②、总物业经理可以根据实际情况具体决定是否进行采购，以及选择材料供应商。
③、供应商将材料送达项目后，应第一时间通知总物业经理，总物业经理亲自或责成相关人员进行验收入库。
2、材料出入库的管理
①、设置专人管理工程部材料库房，直接受总物业经理的领导。
②、每次材料出入库，库管员必须填制出入库单和登记库房帐本，并且将出入库单送交财务部进行账务处理。
③、材料的入库和领用要有工程部主管以上人员签字确认。
建议库房管理采
用以旧换新的原则，即更换一个新的配件或用电器，要有换下来旧的配件或用电器补库。
如果出现未补库情况要查明原因，有必要的情况下，要写书面报告。
④、每月底库管员要对库存材料进行清点，结出月底每类材料的余额和库存数量。
并且将结果送交总物业经理和财务部，以便财务部进行核对。
⑤、库房管理员要及时反馈库房情况信息给总物业经理。
库房情况信息包括库房材料的数量、质量、价格，以及需要改进和完善的地方等。
2.4
供应商选择的原则
1、采购前的准备工作：
第一要填写商品/物料采购申请单，经部门经理确认后报大厦总物业经理批准。
第二要根据采购的内容确认比价的程序，不同的金额比较的标准不同，具体的比较标准如下：
①、RMB100以下的可以直接购买。
②、RMB100-RMB1000需要有正式报价。
②、RMB1,000-RMB10,000的至少需要三家报价，已经签订了供应服务合同的不需要每月都进行比较，只需在续签新合同时进行比较。
③、RMB10,000-RMB100,000的采购至少需要四家报价。
④、RMB100,000以上的采购至少需要五家的报价。
⑤、在索取供应商的报价的同时供应商还需要提供的资料包括资质证明、营业执照复印件、税务登记证复印件以及相应的业绩报告。
以上的比价不包括政府垄断的项目，比价的目的不只是价格的比较还要比较相应的售后服务，产品质量情况等。
所有的供应服务合同必须由总公司的MS部门负责人签署。
2、在对供应商进行比价的同时，要填写商品/物料采购对比表。
对比表的填写项目与采购金额相关，同时在表上要体现出申请人、申请部门经理、总物业经理的意见，该出选择此供应商的原因。
3、执行采购计划，根据上述的采购准备工作结果，与供应商签订相关的合同，依据合同的金额和付款方式，支付采购的项目金额。
涉及到维修等工程的还要有工程竣工验收合格单。
3、
付款的手续和程序
《会计法》第2章14条的规定：
会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单位负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。
原始凭证记载的内容均不得涂改；原始
凭证有错的，应当由出具单位重开或更正，更正处应加盖出具单位的印章。
原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。
根据《会计法》的要求和仲量联行的实际情况，现拟订相关控制程序如下：
3.1
现金支出的控制
1、现金支出的控制范围：
日常费用的报销、退还押金、现金借款、应急材料采购。
2、根据中国会计准则对现金的控制原则要求，日常现金支出的最高限额为RMB1,000.00，超过此标准的要酌情处理，为了维护财务制度的严肃性，要
尽可能的用支票支付相关的费用。
3、日常费用的报销。
①、申请报销人填写报销明细单，并按规定提供所需的原始单据。
报销单所填列内容必须真实、准确，禁止填列虚假金额。
②、报销单所附原始单据必须有经手人签字，所附发票必须是国家税务局统一印制的发票。
③、申请报销人填写完报销明细单，必须有所在部门的经理签字。
然后送交项目出纳进行初步审核。
④、项目出纳初步审核合格后，送交总物业经理签字确认，最后送交总公司进行最后的批准审核。
报销单从总公司返回后，项目出纳支出现金报销费用。
然后，送交会计记账。
4、退还押金的控制程序
①、退还押金主要是指出入证押金和低于RMB1,000元的装修押金。
②、申请退装修押金和出入证押金的首要前提条件是装修单元经管业部、保安部、工程部验收合格。
③、按实际交回的出入证数量退还相应的金额，退还数量必须由保安部确认签字。
然后，施工方凭我司开出的收据据实退还。
施工方工作人员丢失的出入证，押金不予退还。
④、退还装修押金需要提供的资料：
经管业部、保安部、工程部验收合格单；收取押金开据的收据，经财务部核实后予以退还。
5、现金借款的控制
①、根据会计制度规定日常借款最高限额为1,000.00元。
程序如下：
拿到申请单以后，首先，必须有所在部门经理确认签字；然后，总物业经理确认签字；最后，到财务部签字领取现金。
所借现金要及时到财务部核销，最迟不能超过月底结账时间。
②、差旅费借款，差旅费借款必须经过总公司PM的负责人签字确认。
此项借款的核销可以跨月，根据各种发票据实核销。
6、应急情况的现金支出控制
①、应急现金的支出包括两种情况：
一种是整栋大厦的突然事故；另一种是某一单元的事故。
②、整栋大厦的突然事故是指突然停水、停电，需要紧急租赁发电机、需要购买备用水泵等。
③、某一单元的事故是指某单元突然出现特殊情况、水管崩裂等情况，而我
④、们工程材料中没有此种材料，由于情况紧急可以从出纳的备用金中直接支取现金，购买材料。
3.2
银行支出的控制
1、支票付款的范围包括：
材料采购、分包商的服务费用、往来资金、代收代付
款、返还施工押金等。
2、材料货款的结算
①、固定供应商材料货款的结算采用月结的方式。
②、每月月底财务部将要统计材料的入库数量和金额，并
升级会员 