社区信息化调研.docx
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社区信息化调研
社区信息化调研与解决方案
目录
一、社区信息化概况2
1.1传统社区管理的弊端2
1.2社区信息化的意义3
1.3社区信息化系统基本要求3
二、社区信息化系统需求4
三社区信息化系统解决方案5
3.1信息查询与告知模块6
3.2社区业务管理7
3.3社区办公自动化系统10
3.4交流互动服务14
四系统安全性15
一．硬件的安全16
二．网络的安全16
三．服务账号17
四．身份验证17
五．数据备份与故障恢复18
六．定时稽查数据库19
一、社区信息化概况
在信息时代，政府政务工作的优劣已经在无形中置于社会的广泛监督之下。
政府对社会管理工作的有效性，对政府本身权威性的影响远远大于信息相对闭塞的年代。
因此利用信息技术极大地优化对社会管理工作中的决策行为、尽可能广泛地提升政府对社会的服务功能，为公民创造公平公正的生存环境，并为最大多数人谋利益，树立政府的良好形象，也已经成为世界上许多具有人类理性思维国家的政府建设目标。
随着“数字政府、数字社会”概念的进一步实现，全面电子政务的建设进一步提速。
在互联网时代下，网络、通讯、开发注入了有别于传统信息化的新力量，如何充分利用互联网和信息化技术，进一步提高政府信息化应用水平，提高政府的办事效率，实现政府由管理、监督向服务为导向的全方位管理过渡，已经成为各级政府机构共同关注的话题和焦点。
而社区管理机构，是作为政府与民间联系的重要纽带，社区管理结构一方面发挥政府对社区的管理、监督，同时也作为重要的服务窗口，提供便民服务。
1.1传统社区管理的弊端
第一，传统的管理和服务借助于手工作业，这些工作本身事务繁多，基本上靠工作人员的手工记录和用脑记忆，很容易发生错误、遗漏等等。
第二，传统报表统计方式极易造成统计数字失真，影响领导正确决策。
社区在协助政府部门收集和整理辖区诸如计划生育、卫生管理、城管建设等统计数据时，很大一部分工作是通过传统的台帐、手工记录统计起来的，并递送街道用于逐级统计汇总。
由于是手工记录，因此费时费力，准确度也受影响。
第三，缓慢的统计速度和过时的资料，难以发挥统计的应有效果。
社区的各种资源，只是记录在社区自己的台帐、工作记录中，上级部门除了通过下发统计表的形式收集，很难即时快速的得到这些资源，使资源不能及时得到利用和共享。
社区管理应用软件正是为了解决上述难题，以改善社区基层工作机构的统计工作手段，从而达到提高整个社区的办公效率。
从长远角度看还能够减少社区开支，提高社区管理和服务的整体水平。
同时，为政府搭建及时掌握民情动态的平台，增强各级政府的管理服务能力。
1.2社区信息化的意义
社区信息化是城市信息化的重要组成部分,是城市管理和建设的基础环节，是政府加强城市管理和为民服务的有效手段。
它通过现代计算机和信息网络技术，改变社区管理和服务条块分割的状态，利用覆盖城市的信息网络进行资源整合、开发利用和综合服务，向居民提供全方位信息服务，提高社区管理和服务水平。
社区信息化建设不仅有利于提高城市综合竞争力，增强城市管理水平、提高紧急处理能力，更有利于提高城市文化品位，改善人民生活质量，全面建设和谐发展的社会。
因此，全面推进社区信息化是增强党的执政能力在技术创新方面的必要途径，是促进社会经济协调发展的必然需求；是全面建设小康社会的必备条件。
1.3社区信息化系统基本要求
◆通用性,自从国家提出建设网上政府开展电子政务后，各地的基层政府也积极响应，对信息化建设投入了相当大的热情。
但是对基层政府信息化建设没有相应的统一规划，所以各地在建设当中都普遍存在盲目投入、重复投入的问题，对国家资源造成了相当大的浪费。
因此要建立一个能适应多种社区类型的信息化系统，具备较高的可移植性，通过少量的配置或修改即可适应不同社区的环境，以减少重复开发，重复投资所造成的浪费。
◆多样性,社区是一个群体化的生活环境，包括各类如：
服务人群，消费人群，管理人群等，这些人所产生的需求是众多的，因此在系统的设计阶段要充分借鉴以存在的系统的优点，改进其缺点，增加满足人民日益增长的各类需要的功能，在此基础上通过调研，交流，讨论等方式在最大的程度上考虑未来发展会产生的需求，具有较大的伸缩性，通过功能多样性的设计可以在一段时间内满足社区人群的需求。
◆灵活性,社区信息化系统要有较高的灵活性来适应多变的社区活动，由于居民的生活日益改善，生活方式也在发生变化，如何灵活的去适应这此多变的需要是一个重点应该考虑的问题，因此在多样性的基础上提出了灵活性要求，即对于特殊的社区，团体或居民可以由其本身在系统中对自己进行相应的调整，通过简单的更新信息或修改操作，使能适应大众要求的信息化系统也能针对各别的，特殊的人群同样适用。
◆安全性;社区信息化会产生大量的数据，而这些数据与居民的利益切身相关，如何保护好这些数据，以防止来自由于误操作、硬件问题或管理问题造成的内部的和由于恶意攻击，入侵造成的外部的数据被破坏问题，是一个很严重的应该被重点考虑的问题。
以存在的系统中对于安全性考虑较少，由于数据量日益增大，管理和维护所带来的负担也变的越来越大，并且在数据安全上也缺少保障，由此所造成的后果是难以设想的，因此在对功能和操作等方面进行充分考虑后，对于数据安全也同样需要进行严格考查和测试。
二、社区信息化系统需求
一个良好的社区管理机构，一个得到居民满意度的社区管理机构，不仅仅靠硬件环境，更重要的软件环节，如社区管理结构的办事效率、为民服务意识和行动、社区信息开放程度等，而作为新经济时代，信息化技术将成为一个重要的手段来达到上述的目标。
当前，有些先进发达的地区已经在开始进行社区信息化的建设工作，但是，不容置否的是，大部分社区还仅仅是微机年代的信息化应用，电脑仅仅是完成文字编辑和打印工作。
而作为社区的办事业务流程、社区的信息发布、社区的各种信息库还停留的人工处理方式，带来办事效率低，准确度差，更新不及时等普遍现象。
针对当前社区现存问题和社区群体的需要提出以下几个方面系统需求：
（一）、信息查询与告知
社区信息查询与告之主要是为社区便民服务提供支持，居民足不出户就可以了解一些常用的和必要的信息，主要解决如下需求：
居民或者是外来单位在社区的办事指南；
发布社区的重要新闻，通知，以及与社区相关的公告；
实用信息：
如天气，交通，股票，通信，地图等常用信息的查询与告知，
必要信息：
如水电费，社区管理费等信息的查询与投诉
（二）、社区业务管理
社区业务管理主要为了实现社区各部门管理数据的电子化和管理规范化，通过便捷的数据采集，数据存储和查询，可建立一个方便、快捷、科学、高效、人性化的管理平台。
极大的方便社区各项工作的管理，提高管理效率，降低管理成本。
社区业务管理要求包括以下几个方面：
社区概况、居民数据管理、事务管理、社区服务、社区文体、治管安防、社区建设、系统维护等。
（三）、社区办公自动化
社区办公自动化系统的需求主要是为解决某社区各管理部门和工作人员之间的协同办公应用、信息共享、工作流程协调统一管理等。
办公自动化系统着重体现如下作用：
为某社区的各种流程审批提供审批平台，各级领导和管理人员可以随时随地进行网络办公，打破办公的时间和空间障碍
大大提高某社区各种流程审批的速度和效率，大大节约办公成本。
通过审批流程的标准化，更好实现某社区的管理标准化。
实现知识文件的共享和积累，让某社区各级员工能更好的学习各类知识。
提供邮件、公告、通知等，为某社区各级人员的信息交流和沟通，提供方便快速的平台。
（四）交流互动服务
交流互动服务主要是建立一个大众与专业人士的交流平台，使领域专家不用面对面即可为大众提供服务，摆脱了时间与空间的限制，极大的方便区民生活，主要要求如下：
法律，股票，政府政策等专业信息的在线问答与解疑，提供给社区群众最具权威性的信息，解答群众的对于比较陌生领域知识的问题，使群众能足不出户的享受到专业人员的服务。
另外对于小区的建设意见也可以通过这些平台反馈给社区的管理人员，比如绿化，文化活动，体育活动，卫生情况等建议都可以通过此平台及时的提出，社区管理人员则可以利用这个平台广泛的了解社区的运行状况，群众意见等，然后提出相应的改善措施。
再次，通过互动平台，对于一些如选举等全体性的活动就可以在这个平台上进行，保障效率并且不受外界干扰。
三社区信息化系统解决方案
为了满足社区群众的需求，改善社区基层工作机构的统计工作手段，从而达到提高整个社区的办公效率。
从长远角度看还能够减少社区开支，提高社区管理和服务的整体水平。
同时，为政府搭建及时掌握民情动态的平台，增强各级政府的管理服务能力，以下是社区信息化总体结构图：
社区信息化系统总体结构图
通过上图可知与社区群众密切相关的是信息查询与告知和交流互动两个模块，这两个模块可以最大程度上满足群众信息需求和交流的求，而为了保证以上两个模块能够高效运行，建立社区业务管理和社区办公自动化是必不可少的，通过提高社区的管理效率来更加方便为社区群众提供信息需要和互动交流的机会。
以下是对各个模块具体的详细分析和设计：
3.1信息查询与告知模块
社区信息查询与告之主要是为社区便民服务提供支持，居民足不出户就可以了解一些常用的和必要的信息，
功能描述：
实用信息：
如天气，交通，股票，通信，地图等常用信息的查询与告知，
必要信息：
如水电费，社区管理费等信息的查询与投诉
居民或者是外来单位在社区的办事指南；
发布社区的重要新闻，通知，以及与社区相关的公告；
解决方案：
（1）建立一个社区网站，该网站主要包含如下部分：
◇社区概况，社区地图（分为地理与平面两种方式）
◇社区新闻，社会重点新闻的发布
◇社区通知，通告及相关公告栏（以上两条可通过维护更新最新信息）
◇社区物业管理情况，费用报表（水电费，电梯费，卫生管理费等）
◇天气，交通，股市行情，电话通信等实用业务（通过相关技术如WEB联机分析等把数据整合到社区网站，另外通过链接的方式方便用户使用相关业务）
◇社区办事指南，规章制度，文化娱乐宣传等
（2）建立相关的网站维护与管理系统，主要包括：
◇网站自动更新，通过信息挖掘技术来获得如交通，电信，气象等网站的信息，通过数据整合技术加载到社区网站中，这些操作在系统完成后会自动完成更新
◇网站数据维护，对于社区公告，宣传，新闻更新，要通过手工来操作，为方便管理与数据录入，可在系统中加入信息批量录入和使用工具录入方式来减少工作量。
◇网站数据安全性保障，对于网站的数据安全，首先通过技术手段，如使用防火墙，数据加密等来加强安全。
对于网站管理人员要进行周期性的培训，以防止由于错误操作造成不必要的损失。
对于存储网站数据的硬件设备要定期检查，以防止由于硬件损坏造成毁灭必灾难。
（3）信息查询与告知展示手段主要通过两种方式来解决
一：
在社区内建立了服务中心，居民办事可以在服务中心内得到解决，不必再到政府部门去。
所以服务中心是政府服务的窗口，是群众与政府桥梁。
我们建议在这里添置一至二台触摸屏电脑，目的是让居民通过简单的点击，查询相关规定、办事程序和社区内的其它信息。
触摸屏电脑的使用可以明显减少居民的问讯次数，减轻办事人员的工作量，提高工作效率。
同时也达到了市府对政务公开的要求。
二：
通过建立的社区网站，充分利用网络资源来实在信息显示，任何人都可登录社区网站来了解社区的基本情况，运行机制，文化娱乐活动，社区公告等公开信息，以扩大社区影响力。
社区群众可以凭社区网站给予的账号和密码登录社区的个人服务区，进行查询个人社区信息，如水电费，住房，贷款，养老等信息。
3.2社区业务管理
社区业务管理系统包括基本情况模块、日常管理模块、社区服务模块、民政工作模块、综合治理模块、计生管理、系统维护模块、打印报表模块组成，构成完整的系统。
（1）基本情况模块包括：
l◇社区概况
◇区域一览图
l◇单位一览表
l◇常住居民档案管理
l◇非常住居民档案。
（2）日常管理模块包括
l◇财务管理（固定资产、社区物业、日常收支）；
l◇人事管理（人事档案）；
l◇事物管理（事物档案、图书管理）。
（3）社区服务模块
l◇下岗职工（下岗人员档案、上岗培训记录、生活保障金发放）；
l◇医疗服务（家庭健康档案、居民健康档案）；
l◇社区志愿者管理（社区志愿队伍明晰一览表、队伍一览表、成员花名册、活动记录）；
l◇社区文体（活动人员一览表、活动队伍花名册、活动人员花名册、活动记录情况）；
l◇社区服务项目表；
l◇服务需求登记表；
l◇提供服务人员登记表；
l◇社区服务队伍花名册；
l◇服务工作记录表；
（4）民政工作模块
l◇低保管理（低保金发放、低保人员花名册）；
l◇特困户管理（特困户花名册、扶贫救助记录）；
l◇残疾人管理（残疾人花名册、残疾人档案）；
l◇优抚（优抚对象表）；
l◇社区团体管理（服务内容一览表）；
l◇经常性社会捐助表。
（5）综合治理模块
l◇治安（法轮功及有害组织情况、吸毒人员档案、家庭暴力档案、两劳回归人员花名册、治安队伍花名册）；
l◇调解（纠纷调解记录）；
l◇信访（信访记录登记表）。
（6）社区党建模块
l◇党员情况表；
l◇入党积极分子表；
l◇党员活动记录表；
（7）计生管理
l◇育龄妇女档案卡
（8）系统维护模块
l◇信息备份；
l◇从备份信息恢复；
l◇清除所有死亡人口档案；
l◇导入上报汇总数据；
l◇生成上报汇总数据；
l◇用户管理；
l◇系统设置；
l◇修改密码。
（9）打印报表模块
l◇最低生活保障报表；
l◇物业登记报表；
l◇日常收支明晰报表；
l◇社区固定资产报表；
l◇文体活动报表；
l◇社区志愿者报表；
l◇党员及入党积极分子报表；
l◇特困户报表；
l◇下岗人员统计报表；
◇老龄人口统计报表等
3.3社区办公自动化系统
社区办公自动化系统的需求主要是为解决某社区各管理部门和工作人员之间的协同办公应用、信息共享、工作流程协调统一管理。
社区办公自动化主要由三部分组成：
工作管理，行政办公管理，个人管理
一：
工作管理主要包括：
（1）待办工作：
列出所有转送给当前用户或该用户担当的角色处理而该用户尚未签收承办的工作。
在用户签收后，工作便会即时从“待办工作”转往“在办工作”。
（2）在办工作：
列出当前用户已签收但尚未完成的工作。
当前用户可以选择需要办理的工作进行操作。
（3）已办工作：
列出当前用户完成办理并已转发出去、但下一任务的执行人尚未签收的工作。
如执行下一任务角色的用户签收该工作项后，便会从“已办工作”中被提走。
（4）催办信息：
列出当前用户如果有超时而未办理的工作，将会收到催办通知。
（5）流程信息：
普通用户可以在此定义临时流程，系统管理员或具有系统管理员权限的用户还可以从这里对流程进行跟踪、监控和统计。
（6）任务列表：
列出该参与者有权处理的所有个人事务，包括流程事务和非流程事务以及本人的会议通知和其他消息。
具体内容是根据该参与者被赋予的角色来控制的。
工作管理可以列出当前工作状态，工作性质，提醒用户当前任务的完成情况，有效防止遗漏，错误判断，误操作等问题。
根据办公自动化的要求，这些工作都是要由个人或群众进行监督的，通过网络的手段可以很方便的使其透明化，让社区民众放心，也增加社区管理者的责任感和危机感。
二：
行政办公管理主要包括：
2.1收文管理
收文系统主要是对外单位或上级单位来的文件送给本单位各部门传阅的过程，一般来讲，收文系统的流程可能很复杂，而对文件的处理可能比较简单。
故对收文系统的流程定义也比较复杂。
本系统提供多种灵活的流程定义机制，可以在登记收文之后选择多个任务，比如可以送领导批示，或送领导分办，或送主办部门主办或送辅办部门辅办。
收文的种类可以分为：
收文件、督办件、会议通知、阅办件、杂件等；
在登记一个收文文件的文件内容时，有多种方式可供选择，主要有：
扫描文件，自动扫描文件，数据接口，Word文件，Excel文件，OFFICE文件
可以将扫描文件引入收文系统，系统会对文件自动进行压缩处理；也可以直接调用扫描仪实现多页文件的一次扫描、多份文件的一次扫描、批处理扫描、压缩后加入文档，简化了纸质文件的处理过程；
可以把扫描文件插入Word或WPSOFFICE文档，然后再把Word或WPSOFFICE文档引入到收文的表单；
对于领导批示：
1、可以直接把领导批示的纸质文件作为图片引入；
2、领导可以通过选择批语的方式来进行批示，从而对于某些对计算机操作不熟练的领导可以避免繁琐的操作；
3、通过手写笔进行直接批示；
4、由秘书将领导意见进行输入或扫描入系统；
对于传统的收文处理流程而言，由于安全保密的原因，业务处理人员要在同一个文件上签阅意见，这就必然导致工作是串行的，而在计算机上进行收文处理流程，业务处理人员可以同时在文件上签阅意见，提高了工作效率。
收文系统传阅完毕之后，就是归档，之后收文系统的流程操作结束。
对于归档的文件，你可以通过专用的独立于收文系统的收文查询模块来查询和浏览。
你可以定制查询，如通过文件的标题，关键字，文件登记日期来搜索，也可以自定义查询或全文搜索。
2.2发文管理
发文系统的流程定义与收文系统的流程定义是类似的，两者都通过系统管理功能模块来操作，通常发文流程有许多任务组成，比如拟稿，核签，签发等。
在发文的过程中，允许某一环节可以直接跳转到另外一个环节；
发文系统满足多种类型的发文，并且每种类型可以定义统一的流程，也可以定义单独的流程，并且流程可以灵活定制；
发文系统无缝集成Word或WPSOFFICE，文件通过Word或WPSOFFICE来拟稿，之后改稿仍然通过Word或WPSOFFICE，最后定稿时，系统提供众多的Word或WPSOFFICE模板来排版文件。
由于无缝集成Word或WPSOFFICE，故系统能保留文件的修改痕迹；
正文内容的修改权限可以定制，而且发送到下一任务时可以定制一些内容必须填写，否则不能发送到下一任务；
对于领导批示可以选择下面的一种或者几种：
1、可以直接把领导批示的纸质文件作为图片引入；
2、领导可以通过选择批语的方式来进行批示，从而对于某些对计算机操作不熟练的领导可以避免繁琐的操作；
3、通过手写笔进行直接批示，并且可以保留修改痕迹；
4、由秘书将领导意见进行输入或扫描入系统；
支持主办、会办，并且可以顺序签署意见，也可以同时签署意见；
发文可以引入收文文件、Word文件、Excel文件、WPSOFFICE文件、或者扫描文件，并且可以同屏直接浏览。
2.3文件归档管理
文件管理存储已经办结的文件，可以进行文件的整理和查询；文件类型可以分为立卷文件和不立卷文件；
文件级别可以分为多种，如普通件、机密件、加密件等，并且不同的级别可以定制不同的查看权限；
文件查询方式非常灵活，可以按文号、按发文单位、按部门、按主题词、按标题等进行模糊查询，也可以采用等于、包含、不包含等逻辑进行查询；
实现文档管理的自动化，文档分类科学、合理，各类知识和信息有序地进行存储，并可按权限进行查询使用。
2.4呈批申请
申请主题、申请说明（或内容），附件，申请人、申请部门、申请时间，申请批示，定义临时流程或起用某个日常流程，其中申请人、申请部门、申请时间系统自动加入，以完成特定业务的申请请示。
批示完成后发出告知消息给申请人。
2.5会议通知
类似于发文，不用归档。
相关用户可在我的工作界面获得。
包括通知主题、通知内容、附件，通知发出人、发出部门、发出时间，其中通知发出人、发出部门、发出时间由通知拟定时系统自动加入。
当被通知的用户已阅读通知后知会通知发出人。
包括会议资源管理、会议资料处理以及会议通知等
会议管理分为计划会议和日常会议两类：
计划会议指的是事先有计划形式的会议，该计划首先有主办单位提出申请，经审批同意后，确定会议的名称、人数、地点、大体时间、议题、参加领导等具体事项，但在每个会议开始之前，仍要提出报批和审核；日常会议由领导确定，主办单位组织召开。
会议申请的审批结果最后返还主办单位，由主办单位或部门发会议通知。
系统可以设定会议后自动发出相关人员的会议通知，并且要求参加人员填写回执的功能。
可以查询各会议情况，会议室使用情况等。
可以利用Sametime里的网络功能进行实时的网络会议。
会议结束后有专门的会议总结（记录）的管理功能。
三：
个人管理
个人管理模块包括电子邮件、文档资料、通讯录、日程安排等个人办公相关事宜的内容，主要是方便用户的日常工作，如资料的查询等等。
3.1个人邮箱
用于收发邮件。
使员工可以通过Internet访问内部邮件系统（保证安全性的前提下），出差到任何地方，使用任何一台上网的机器，均可访问。
要求界面符合常用邮件系统的界面，界面友好易用，方便管理和使用。
发出邮件时收件人地址可以直接调用通讯录中的邮件地址，附件可以直接选定多文件和整个文件夹进行添加，大小不受限制（或限制在200MB以内）。
3.2个人文档
保存各种个人的文档资料，是一个个人的空间，提供全文检索功能，并可以对自己保存的资料分类保存方便检索、查询；同时可对每个文件（或文件夹）是否共享进行设定，可共享的文件（或文件夹）可设定共享的人群，以及共享的方式（完全、改写、只读）
3.3日程安排
提供个人工作日历安排、会议邀请、工作安排的功能，并且提供自动提醒功能和共享人群、共享权限的自定义功能；部门经理以上的人员，每个日程安排，可选择是否直接进入领导日程安排，选择被确定为是，则日程安排的数据直接进入领导日程中，供上级领导和下属查阅。
建立一个相对独立的工作环境，实现如：
安排部门、员工工作计划、可设定工作完成时间，被安排者可提出建议和要求，可请求更改任务完成时间；可以查询公司、部门、员工工作任务，任务进度，有任务量、任务完成情况等统计数据，对每一个员工的周期任务完成情况有自动汇总分析评测。
所有工作，今天工作，未做工作、发信箱、个人日程安排、文书起草工具、电子邮件、待办事宜等具有短信通知功能
3.4个人通讯录
个人的私有的通讯录，分为多种类型，并提供权限的自定义功能和方便的查询功能；可以实现与电子表格的导入导出，同时与个人名片夹资料相互调用。
3.5个人工具
向用户提供一个存放个人常用软件工具的空间，用户把自己常用的、感兴趣的软件保存在该空间，方便自己使用，也可以给其他用户共享使用；
3.6签名设定
可以利用鼠标、写字板、扫描仪或已扫描的签名笔迹文件设定个人的数字签名以及起用密码。
此功能只限于用户本人使用。
委托人可根据密码使用。
3.7提示设定
为各种提示提醒提供用户个性化设定。
包括声音、画面、及短消息等等。
3.8密码设定
只限于修改用户本人的OA登录密码。
修改时必须验证原密码。
3.4交流互动服务
交流互动就是在大众与专业服务者之间建立一个可跨地域，跨时间，跨专业的交流平台，主要是由社区管理人员通过网站的形式向大众提供服务，社区民众可以通过网络提出自己问题，提供自己的建议等。
通过交流互动服务，大众能非常便捷的得到想要的而通过自己又不能很方便获取的知识，非常良好体现出现在信息化社会下
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