文秘人员业务培训讲义.docx

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文秘人员业务培训讲义

文秘人员业务培训

（2011年）

写作概述：

公文是应用文的一种类型，它具有应用文的基本特性。

公文是通用文书的一种类型，通用文书则包括行政公文和事务文书等两种类型。

属于行政公文的文种：

请示、批复、函、通知、通报、报告、会议纪要等。

属于事务文书的文种：

述职报告、调查报告、计划、总结、讲话稿等。

一、应用文的文体

（一）应用文文本类型

1、应用文→公务应用文、私务应用文；

Ⅰ.公务应用文→通用文书、专用文书；

（1）通用文书→行政公文、事务文书；

（2）专用文书→科技文书、经济文书、法律文书……；

Ⅱ.私务应用文→记录性文书、交流性文书……。

（二）应用文文体特性

1、价值的实用性→内容单一、时效明显。

2、建构的模式性→相同或相似的布局写法、统一的文面要求。

3、表述的简约性→简洁明白、一目了然。

（三）应用文构成四要素

主旨→材料→结构→语言

1、主旨：

又称主题、立意，是作者通过文章的具体材料所表达的中心思想或基本观点。

主旨特点→单一性、明晰性。

2、材料：

作者为了撰写目的而搜集或积累的，能够表现文章主题的事实或论据。

材料特点→真实性、具体性。

3、结构：

对应用文的内容进行的组织安排。

结构特点→严谨性、完整性。

4、语言：

应用文所使用的文字和表达方式。

语言特点→简明性、叙述性。

二、应用文的作者

（一）作者的修养

1、政策理论修养；

2、业务知识修养；

3、词章文体修养。

（二）作者的能力

1、文献调查能力；

2、信息处理能力；

3、词章建构能力；

4、把握读者心理的能力。

三、应用文写作四要素

写作模式→写作程序→写作规则→写作技法

1、写作模式→不同文体，不同写法；

2、写作程序→先写什么，后写什么；

3、写作规则→行文格式，规范标准；

4、写作技法→文字通顺，文意流畅。

四、应用文写作三境界

1、写出来了吗？

2、写对了吗？

3、写到位了吗？

Ⅰ.实用价值体现→写出来、写对了（格式规范）；

Ⅱ.美学价值体现→写到位了（技法纯熟）。

优秀应用文的实用价值与美学价值都是很高的，二者兼美，是应用文文写作应该追求的最高境界。

著名美学家朱光潜说：

“实用的文章也要求产生美感。

”

传统应用文写作风尚与现代应用文写作风尚的不同：

Ⅰ.传统应用文写作风尚：

经世致用→文采斐然==美文

美文→公牍文：

诏令表疏＋其他类型应用文：

碑铭诔书信等骈俪化

Ⅱ.现代应用文写作风尚：

务实为尚→追求质实==实用文

实用文→重质轻文。

Ⅲ.应用文风格分类==重质轻文、重文轻质、文质并重等；

分类依据→对待经世致用与文采斐然的关系

（1）重质轻文==“辞不美义美”

（2）重文轻质==“辞美义不美”

（3）文质并重==“辞义双美”

四、写作过程

1、文献调查→典型材料、背景材料、评价材料。

典型材料→能代表一般，比一般突出的材料；

背景材料→衬托、补充、解释、说明性材料；

评价材料→评论、揭示、阐明性的引用材料。

2、写作构思→确定文体、熟悉结构、组织材料、选择表达方式；

3、写作顺序→标题拟写、导语概写、正文撰写、结语略写；

（1）标题拟写→四种表达形式：

A.发文机关＋事由＋文种→《深圳市建设局关于对建筑企业进行资格年审的通告》。

B.事由＋文种→《关于确保重阳节登高活动安全的通告》。

C.发文机关＋文种→《中华人民共和国公安部通告》。

D.文种→《通告》。

（2）导语概写→根据不同文体或文种简明扼要地撰写导语内容。

Ⅰ.领叙词→根据、按照、为了、接……、近接……、遵照、敬悉、惊悉、……收悉、为……特…… 等等；

Ⅱ.承转词→现将…通知如下……、现将…报告如下……、现将…总结如下……、为此、据此、故此、鉴此、综上所述、总而言之、总之等等。

（3）正文撰写→按照一定的逻辑顺序安排内容。

Ⅰ.不分层次不分标题，如请示、批复、函等；Ⅱ.分层次分标题，如会议纪要、通报、总结、讲话稿等。

Ⅰ.不分层次不分标题正文撰写：

缘由（依据）→事项→结语；

Ⅱ.分层次分标题正文撰写：

前言（概况）→事项→结语。

A、层次标题应简短、明确，准确反映该层次的内容。

B、同一层次标题应“排比”——即词（或词组）结构、类型相同或相近，意义相关，语气一致。

C、层次标题一般不宜过长，最多不宜超过当行字数。

D、各层次的逻辑结构关系类型：

a．并列式；b．递进式。

E、叙述方式：

①按时间进展叙述；②按事件程度叙述。

F、分析方式：

“5W＋H”→Who-What-Where-When→Why＋How

【“5W＋H”是一种模式、一种原理、一种流程、一种工具，广泛运用于企业管理和日常工作生活和学习中；它为我们提供了科学的工作分析方法，常常被运用到制定计划草案上和对工作的分析与规划中，并能使我们提高效率和使工作的有效执行。

“5W”最早是由1932年美国政治学家拉斯维尔提出的一套传播模式；可以运用于应用文写作（尤其新闻写作）之中。

】

（4）结语略写→结语文章结尾时的归纳与总结，对已解决和有待解决问题的交待，可提出建议、设想、改进的意见，结语应准确、简明、完整、有条理。

Ⅰ.结束段→（使用关联词）总而言之……、总之……、综上所述……、祝愿……、祝贺……、希望……、值此…之际……、借此机会……等等；（不使用关联词）……等等。

Ⅱ.结尾词→此布、此令、此复、请批复、特此批复、 特此报告、 特此通知、特此函复、特此函告、特予公布、敬礼、致以谢意、谨致谢忱、此致—敬礼、……为盼、……是荷、……为荷等 等。

4、写作修改→内容修改、文字修改、格式修改。

（1）内容修改→Ⅰ.主旨立意→观点不妥、文不切题、不合逻辑；

Ⅱ.材料论据→真实与否、具体与否、典型与否；

Ⅲ.措施要求→符合政策与否、讲求实效与否。

（2）文字修改→Ⅰ.篇章结构→章节无序、主次不详、段落不明；

Ⅱ.语句文法→通顺与否、简明与否；

Ⅲ.文字规范→错别字纠正、标点符合适当、书写格式合体。

四、文体写作

（一）主要文体

1、行政公文：

请示、批复、函、通知、通报、报告会议纪要；

2、事务文书：

述职报告、调查报告、计划、总结、讲话稿等；

（二）文体示例

Ⅰ.请示、批复→

（1）请示；

（2）批复

Ⅱ.通知、通报→

（1）通知

（2）通报

Ⅲ.报告→

Ⅳ.函→

Ⅴ.会议纪要→

Ⅵ.述职报告、调查报告→

（1）述职报告

（2）调查报告

Ⅶ.计划、总结→

（1）计划

（2）总结

Ⅷ.讲话稿→

1、行政公文

（1）格式示例；

（2）文种写法

（1）格式示例——

国家行政机关公文格式如下图：

国家行政机关公文格式

No:

00001

机密★一年

特 急

×××××文件

×××〔2000〕1号

关于×××××通知

××××××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××

附件：

1.××××××××××××××

         2.××××××××××××××

中华人民共和国×××部（章）   

                 二〇〇〇年一月一日  

主题词：

×× ×× ×

 抄送：

×××××××××××××××××

      ××××××××。

  ×××××××

2000年×月×日印发 

共印××份

注解——

1、主题词：

名词术语→

（1）揭示基本内容；

（2）用词规范。

书写顺序：

→类别词→类属词→公文种类类型词。

A、譬如→主题词：

农业水土保持通知

【《国务院关于加强水土保持工作的通知》】

B、譬如→主题词：

假期安排通知

【《关于2010年元旦放假安排的通知》】

2、附录：

《公文主题词表》

（2）文种写法

Ⅰ.请示、批复→

（1）请示：

行文内容是请求批准事项。

内容构成：

正文由“请示理由”和“请示事项”两个层次构成；即“为什么请示”、“请示什么”。

写作要求：

必须观点明确，要拿出自己的意见，供上级机关参考。

附例文：

关于召开2005年度领导班子民主生活会的请示

××××

根据集团公司党委下发的[2005]31号文《关于开好2005年基层领导班子民主生活会的通知》精神，结合本公司实际，为保证民主生活会的如期、顺利召开，现就开好我公司2005年度领导班子民主生活会有关事项请示如下：

一、本单位召开民主生活会的时间。

……

　　二、本单位民主生活会的主题。

……

　　三、民主生活会的组织召开。

……

　　以上请示当否，请批示。

××××××

年×月×日

（2）批复：

答复下级单位请示事项。

内容构成：

A、请求批准→答复同意或不同意；B、请示帮助→提出问题或处理意见。

写作要求：

先回应，后批复；态度鲜明，措辞明确。

附例文：

文化部关于同意邀请马来西亚歌手巫启贤、日本歌手酒井美奈子

到成都演出的批复

文市函〔2005〕1838号

四川省文化厅：

你厅川文函[2005]119号请示收悉。

经研究，同意成都演艺（集团）公司邀请马来西亚歌手巫启贤、日本歌手酒井美奈子，于2005年9月28日到成都参加第六届中国花卉博览会开幕晚会的演出。

请成都演艺（集团）公司严格按照《营业性演出管理条例》及其实施细则的有关规定组织演出，切实履行统筹安排、安全消防工作等演出主办单位应尽的各项义务。

请你厅做好监督检查工作。

此复。

二○○五年九月二十三日

Ⅱ.通知、通报→

（1）通知：

通知类别不同，正文写法不尽相同。

内容构成：

指示性通知→批转性通知→转发性通知→知照性通知→会议通知→任免性通知。

写作要求：

要正确区别不同通知的用法和写法。

附例文：

中共中央办公厅国务院办公厅

关于严禁党政机关到风景名胜区开会的通知

厅字[1998]23号

各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，军委总政治部，各人民团体：

    为了贯彻《中共中央、国务院关于党政机关厉行节约制止奢侈浪费行为的若干规定》（中发〔1997〕13号），有效制止以开会为名游山玩水的不正之风，经党中央、国务院领导同志同意，特作如下通知：

   各级党政机关一律不准到庐山、黄山、峨眉山、普陀山、九华山、五台山、武夷山、九寨沟、张家界、黄果树瀑布、西双版纳和三亚热带海滨12个风景名胜区召开会议，一律不准借在其他地方召开会议之机到上述12个风景名胜区旅游。

除上述12个风景名胜区外，各级党政机关召开的会议也不准用公款组织与会人员到会议所在市、县的行政区域以外的其他风景名胜区旅游。

地方各级党政机关的会议一律在本行政区域内召开，不得到其他地区召开。

    对上述通知的执行情况，各级纪检监察机关负责监督检查。

凡违反规定的，发现一起查处一起，对会议主办单位负直接责任的主管人员和其他直接责任人员给予党纪或政纪处分。

工会、共青团、妇联等人民团体，挂靠在党政机关的各类学会、协会等群众团体以及事业单位，同样适用本通知。

 中共中央办公厅    

国务院办公厅    

 1998年11月10日

（3）通报：

不同类型的通报，正文写法不尽相同。

内容构成：

A、表彰先进；B、批评错误；C、传达重要精神或情况。

写作要求：

通报材料必须真实准确；通报内容（对象）须具有典型性；

通报做出的决定要注意政策性；通报要及时、迅速。

A、表彰通报：

①叙述表彰对象的基本情况及典型事迹；②分析评价其事迹的本质意义和社会影响；③说明组织给予的表彰决定，包括物质和精神的奖励；④对受教育者提出希望或向大家发出学习号召。

B、批评错误通报：

①叙述批评对象的基本情况及所犯错误事实；②指出其所犯错误的性质、影响及认错态度；③说明组织给予其处理的依据及其具体处分，同样包括精神的和物质的两方面；④向受教育者提出借鉴希望和要求。

C、情况通报：

①交代情况来源；②陈述具体情况；③分析情况产生的原因；④提出希望和要求或处理意见等。

C、事故通报，正文内容一般应包括，①陈述事故经过和损失情况；②分析事故原因、责任；③总结事故应吸取的教训及对有关责任人的处分；④向相关单位和人员提出借鉴希望和要求。

附例文：

关于表彰全省宜林荒山造林绿化工作

先进集体和个人的通报

各地级以上市人民政府，各县（市、区）人民政府，省政府各部门、各直属机构：

自２００１年省政府提出用３年时间消灭宜林荒山以来，各地、各有关部门按照省政府的部署，切实加强领导，精心组织，采取得力措施，加大工作力度，积极开展宜林荒山造林绿化工作，基本完成了各项任务，涌现出一大批先进典型。

　　为表彰先进，进一步推进我省造林绿化事业持续发展，省人民政府决定，对在全省３年宜林荒山造林绿化工作中作出突出贡献的惠州市林业局等１０个集体授予“全省荒山造林绿化工作先进集体”称号；授予潘海棠等３０人“全省荒山造林绿化工作先进个人”称号。

希望受表彰的先进集体和个人继续发扬成绩，再接再厉，为全省造林绿化工作做出新的贡献。

　　全省各地、各部门和广大干部群众要以受表彰的先进集体和个人为榜样，坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，牢固树立和认真落实科学发展观，进一步推进林业生态省建设，推动造林绿化事业上新台阶，促进我省经济社会全面、协调、可持续发展，为全面建设小康社会，率先基本实现社会主义现代化做出新的贡献。

附件：

全省宜林荒山造林绿化工作先进集体和个人名单

广东省人民政府

二○○四年十二月十七日

Ⅲ.报告→下级向上级回报工作情况的陈述性文书。

内容构成：

A、专题报告；B、综合报告。

写作要求：

陈述事实清楚扼要；表达观点简洁清晰；语言简洁朴实。

附例文：

海南省邮政局关于亚洲论坛

首届年会邮政通信服务工作的报告

海南省人民政府办公厅：

根据“海南省人民政府办公厅关于做好亚洲论坛年会工作的通知”精神，我局精心筹划，上下密切配合，较好地完成了年会的邮政通信服务任务。

现将有关情况报告如下：

一、领导高度重视，把搞好年会邮政服务当作一项重要工作来抓。

二、认真按照省政府有关部门要求，准确及时将报纸投送到位。

三、设立邮政服务点，提供方便快捷的现场服务。

四、发行《博鳌亚洲论坛》等邮品，为扩大宣传海南做贡献。

特此报告。

海南省邮政局

二○○二年四月十九日

Ⅳ.函→机关单位之间办理日常事务的交往性文书。

根据行文程序，可分为致函和复函。

致函，也叫去函或发函，主要指询问函、请批函、知照函；

复函，有答复函、审批函；商洽函既可为去函，又可为复函。

内容构成：

A、商洽工作；B、询问和答复问题；C、请示批准；

D、答复审批事项。

写作要求：

一事以函，直陈其事；语言平实、自然。

附例文：

例文一

宇宙公司关于选派技术人员进修的函

中国矿业大学：

我公司属于新建公司，为提高专业人员的业务水平和科研能力，经研究决定选派××、××、××三位同志分别到你校中文系、计算机系、外语系进修一年，进修费用按国家规定的标准，由公司财务科统一一次付清。

能否接受，请予函复。

附件：

3名技术人员情况登记表

××公司

×年×月×日

例文二

国务院办公厅关于同意宁波海关

升格为正厅（局）级直属海关问题的复函

国办〔2002〕31号

浙江省人民政府、海关总署：

浙江省人民政府《关于宁波海关升格正厅级直属海关的请示》（浙政〔2001〕27号）收悉。

经国务院领导同志同意，现函复如下：

同意宁波海关升格为正厅（局）级机构，隶属于海关总署，不增加人员编制。

其他有关事宜，请你们与有关方面协商办理。

二○○二年四月十八日

Ⅴ.会议纪要→记载、传达会议情况和议定事项。

内容构成：

A、办公会议纪要；B、专题会议纪要。

A、办公会议纪要→指记载和传达机关、单位行政办公会议的纪要。

B、专题会议纪要→指各种交流会、座谈会、研讨会的纪要。

写作要求：

掌握会议的全部情况；抓住要点，突出会议主题；文字简洁明快。

附例文：

××××学院行政工作会议纪要

时间：

2005年12月16日上午8时

地点：

行政楼3号会议室

主持人：

彭×院长

参加人：

××××

会议内容：

一、审查今年预算执行情况；

二、讨论明年编制问题；

三、研究办公室与学生宿舍调整问题；

四、讨论公文档案管理问题。

决定的事项：

一、关于预算执行开支情况

××××××××××××××××

二、关于明年人员编制问题

××××××××××××××××

三、关于办公用房和学生宿舍调整问题

××××××××××××××××

四、公文档案管理等问题

××××××××××××××××

××院办公室

二○○×年×月××日

2、事务文书：

文种写法

Ⅰ.述职报告、调查报告→

（1）述职报告：

向所在工作单位陈述自己在一定时间内履行岗位工作的成绩、问题等的自我评述性文书。

内容构成：

A、前言：

简单交代职务、分管工作、担任现职时间。

B、主体：

德→能→勤→绩

德——指思想政治素质。

能——指能力，包括决策能力、组织领导能力、创造性开展工作能力等。

勤——指敬业意识和敬业精神。

绩——指实绩。

C、结语：

经验体会→努力方向、存在问题及原因→具体改正措施。

D、结尾用语：

“以上述职情况请领导和同志们审议批评”或“请领导审阅”、“以上述职请予审查”。

写作要求：

内容真实、可信；态度诚实、谦虚。

附例文：

见例文精选之五

（2）调查报告

内容构成：

前言（调查目的、对象、时间、方法）→事实分析→建议对策。

详解之一：

调查方法包括——实地调查、文献调查、问卷调查、网上调查等；

详解之二：

问卷设计原则——立场中立、问题量化、提问简明、思路清晰；不要引导暗示、不要一题多问、不要语义笼统、不要选项残缺。

写作要求：

A、直接调查和间接调查想结合；

B、观点和材料相结合；

C、叙述和议论相结合；

附例文要点：

高职大学生心理健康状况的调查研究

1问题的提出——

2研究对象和方法——

3基本情况与分析——

3.1高职大学生心理健康状况；

3.2高职大学生心理健康水平和国内正常人群的比较；

3.3高职大学生心理健康水平和国内大学生的比较；

3.4不同性别高职大学生的心理健康问题；

3.5不同生源地高职大学生的心理健康问题；

3.6不同类别高职大学生的心理健康问题。

4建议与对策——

Ⅱ.计划、总结→

（1）计划

内容构成：

前言（指导思想和依据）→目标任务→措施步骤→时间安排。

常见的计划有三种格式：

A、文件式，通过文字叙述把计划的各项内容表述清楚。

B、条文式，把计划的各项内容列成条款表述清楚。

C、表格式，把计划的项目分成栏目，制成表格，逐项填写。

附条文式计划：

三峡库区水面漂浮物清理方案

为确保三峡库区水面清洁，特提出三峡库区水面漂浮物清理方案。

一、清理工作原则（略）

二、清理工作要求（略）

三、清理工作计划（略）

四、清理职责分工（略）

五、资金与经费来源（略）

国家环保总局

二○○三年十一月

附表格式计划：

单位或个人

工作任务

完成时间

实施措施

责任人

（2）总结

内容构成：

情况概述（导语）→主要成绩（经验）→存在问题（教训）→大体设想（改进）

Ⅰ.导语要概括→工作背景、总体任务、完成情况。

Ⅱ.成绩要写够→典型事件、经验归纳→按重要程度递减。

Ⅲ.问题要写透→具体表现、存在原因→令人信服。

Ⅳ.设想留一手→改进意见或工作设想概要表述，不说大话。

附例文：

山东省××管理干部学院

2002年语言文字工作总结

为深入贯彻执行《中华人民共和国国家通用语言文字法》、教育部《关于进一步加强学校普及普通话和用字规范化的通知》，认真学习十六大精神，与时俱进，开拓创新，迎接国家语委对城市语言文字工作的评估，现将2002年我院语言文字工作情况总结如下：

一、领导重视语言文字规范化工作（略）

二、坚持三个纳入一个渗透的原则（略）

三、积极开展第五届推广普通话宣传周活动（略）

四、做好普通话培训测试工作，以测促训、以训保测（略）

五、规范考试过程（略）

院语言文字工作领导小组

二○○二年十二月二十五日

Ⅲ.讲话稿→准备在一定场合发言而事先写出的一种应用文字。

内容构成：

开头（导语）→主体→结尾

开头（导语）→

A、一般写法：

说明会议主要议题，介绍出席人员等。

B、特殊写法：

a、揭示会议召开的背景与重要性；

b、从总结前段工作开头；

c、从分析形势、提出任务、阐述政策开头；

d、从解释会议名称开头（新的工作会议）；

e、从表示问候、祝贺开头。

主体→A、工作会议讲话：

工作总结→认识（或经验）→今后任务→工作领导。

B、动员大会讲话：

认识（工作的重要意义）→工作任务→加强领导。

C、表彰大会讲话：

颂扬成绩→提出学习号召。

D、庆祝会、纪念会讲话：

回顾庆祝或纪念日的主要来历→指出庆祝与纪念的历史和现实意义→归纳取得的主要成绩及不足→号召发扬优良传统并鼓励做好今后工作。

E、现场会、经验交流会讲话：

对典型经验的概括与总结→对如何学习典型经验提出要求。

F、座谈会、研讨会讲话：

对主要成果进行归纳、概括→提出今后研究的方向和重点。

结尾→

表达方式：

号召式→展望式→总括式→指示式

★讲话稿的写作要求：

A、内容明白、具体、充实、有力；

B、论述要准确、真实、深刻、摆事实讲道理；

C、语言有特色，要有充分的可听性。

★失败的讲话稿——台上大声讲，台下小声议；

台上无精打采，台下心急火撩。

原因：

一是长；二是浅；三是语言平淡。

★成功的讲话稿——口语化：

要通俗、易于上口；

生动性：

语言生动、形象、风趣；

明确性：

简洁明了，开门见山，一语中的；

分寸感：

遣词达意要准确；

例文附后：

五、参考文献

1、裴显生主编《应用写作》；

2、谭荣尧主编《公务员文书写作》；

3、岳海翔主编《公文写作教程》；

4、翁儒林主编《最新公文处理规范与实务》；

5、张建主编《应用写作》；

6、《应用写作》学术期刊。

附录：

例文精选

1、《请示》

武汉市盛达公司关于盛达制衣厂

改建车库为两层楼房的请示

××××局：

我公司所属盛达制衣厂，于1999年10月开始改建汽车库，工程进展顺利，现已扣完顶板。

但由于改建汽车库拆除了共计510平方米的司机、装卸工宿舍和武装部、基建科办公室，致使他们无宿舍居住与办公室办公。

该厂原打算为其另建，但考虑到厂区用地状况紧张和结合工厂长远规划，现决定将原建一层的车库改建为两层的楼房。

第一层仍为车库；第二层做宿舍和办公室，面积不变，资金自行解决。

我们同意该厂的意见。

妥否，请批示。

××××公司

二○○○年十月十日

2、《通知》

例文之一

中国矿业大学文件

中矿大办字[2006]31号

  关于2007年元旦放假安排的通知

各学院、处、室，各有关单位：

为了使全校师生员工度过一个愉快、喜庆、和谐、安全的元旦佳节，根据国务院办公厅和省市有关规定，经学校研究，现就有关事项通知如下：

一、元旦放假时间及值班安排

1.2006年12月30日至2007年1月1日,全校放假3天。

1月2日全校正常上班、上课。

2.2006年12月30日至2007年1月1日，学校设总值班室，地点在南湖校区办公楼校长办公室综合科（A321），联系电话：

83590059、83