中小企业必备管理制度范本--公司行政管理系统.doc

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一公司会议管理办法

1目的

为使公司各类会议有效召开，节约会议成本，特制定本办法。

2适用范围

适用于公司会议管理。

3会议管理要求

3.1会议前的准备。

3.1.1会议组织者拟订议题的顺序和分配时间。

3.1.2提前通知与会者时间、地点、议题和应准备的材料，对重大会议的材料至少提前三天发放并落实会议地点。

3.1.3准备好要发放的资料或将材料提前发放与会者。

3.1.4安排会务组织和会议记录。

3.1.5需要时准备好投影仪、白板及扩音设备等必要的会议设施。

3.2对与会者的要求。

3.2.1对会议议题涉及内容有所了解或有相关的经验并需提供与议题相关的数据、文字资料。

3.2.2会议的结论将对其所负责的工作有所影响。

3.2.3对会议涉及保密的事项与会者必须遵守保密原则。

3.2.4对会议议题有充分的准备，并能提出意见、建议或提供相关资料。

3.3会议纪律。

3.3.1严格遵守会议时间，并填写“会议签到表”，如遇特殊情况不能参加，应提前向会议组织者请假。

3.3.2会议组织部门按要求填写“会议记录”，记录准确、清晰、完整并统一归档备案。

3.3.3会议期间与会者应将手机调到无声状态，会议现场不得使用电话。

3.3.4在会议的开始就议题的要旨做简洁说明。

3.3.5会议讨论过程中，每个与会者应结合自己的工作提出建设性意见。

3.3.6发言内容围绕议题，既抓住重点又尽量具体。

3,3.7会议中做到专心聆听每个发言人的发言。

3.3.8会议结束时全体与会人员应对会议结论进行确认。

3.3.9会议中不得退场，如确需退场应向会议主持人请假。

3.3.10会议结束时，总经办或人力资源部抽查会议效果，与会人员填写“会议评估表”。

3.4会议纪要的落实和归档。

3.4.1总经理办公会等公司级会议由承办部门负责整理经会议主持人批准，由总经办统一编号印发，并在年底归档。

3.4.2公司会议纪要的落实、督办、反馈工作由董事办、资源部负责。

4各项会议的要求

4.1例行会议。

4.1.1公司召开下表所列例行会议。

会议名称

频次

召开时间

会议时间

主持人

与会人员（部门）

总经理办公会

一次／月

每月初

2小时

总经理

公司高管层、各相关下属公司负责人

月度工作例会

一次／月

每月第一个星期一

2小时

总经理

部门（含）以上管理人员

部门内部工作例会

一次／周

每星期一

1小时

部门负责人

部门内全体成员

4.1.2总经理办公会内容：

工作协调、工作总结、计划安排及公司重大决策。

4.1.3月度工作例会内容：

各部门汇报工作总结，并提出工作中存在的问题；由公司领导明确下一步工作重点；公司做整体协调安排。

4.1.4部门内部工作例会内容：

工作总结、提出并解决具体问题，计划安排下周工作。

4.1.5关于公司例会的说明。

（1）“会议签到表”、“会议记录”、“会议纪要”的填写由会议组织者提出。

“会议评估表”由总经办或人力资源部以抽查的形式要求与会人员填写。

（2）例会的主持人如不能参加会议，可指派他人代为主持。

4.2集团公司经营分析会。

4.2.1集团公司经营分析会于每季度首月的15日召开，如遇节假日提前两天召开。

特殊情况请示集团总经理确定。

4.2.2参加人员：

集团公司董事长、总经理、副总经理、各子公司总经理、总会计师、总工程师、财务总监、董事办主任、总经办主任、资产管理部负责人、投资部负责人、财务部负责人。

4.2.3会议议题。

（l）由集团公司总经理指定会议记录人宣读上季度会议纪要。

’

（2）集团财务总监或财务经理汇报集团本季度财务报表及财务分析报告。

（3）集团资产管理部负责人汇报集团本季度资产投人等情况。

（4）集团投资部负责人汇报集团本季度投资与产出等分析。

（5）集团公司总经理对集团整体经营情况及管理状况进行分析并做出决定。

（6）集团董事长对集团存在的问题进行分析并对下季度需要重点完成的工作进行安排。

4.3各子公司经营分析会。

4.3.1凡盈利性公司每月12日召开月度经营分析会，如遇节假日提前两天召开。

特殊情况请示本公司总经理确定。

4.3.2会议参加人员为公司有盈利部门或分公司相关部门负责人。

4.3.3会议议题

会议议题如下：

议题

具体内容

承上启下

由总经理指定会议记录人宣读上次会议决定，并逐一核实会议决定的执行情况

销售部门做销售分析汇报

（l）按不同商品种类进行销售比较，内容包括与上月、历史同期数据相比较，以及计划完成情况（市场占有率；销售收人、毛利、净利润、费用）

（2）销售分析（销量及金额；顾客反馈，购买与不购买原因、商品质量，建议）（3）措施及设想

财务部门做财务分析

生产部做生产分析

（1）分析公司的销售收人、毛利、毛利率、净利润、成本和费用情况，公布计划任务的完成情况

（2）分析资金周转率，评价本公司的财务状况和风险

（3）分析公司的资产管理水平

（4）财务建议

（5）措施及设想

（l）生产情况分析

（2）生产进度分析

（3）生产设备状况分析

（4）生产设备维修分析

（5）措施及设想

技术部作本月度技术分析

（1）技术情况分析

（2）技术参数分析

（3）措施及设想

行政部对本部门工作情况进行分析

1．行政工作

（1）公司整体工作计划，工作进度完成情况

（2）公司内部和部门协调工作情况汇报

（3）本部门日常工作情况汇报

（4）本部门需要协调和支持的事项请示

2，人事工作

（1）员工离职率和新进率情况及原因分析

（2）人员供求矛盾及原因分析

（3）员工培训次数及效果分析

（钓计划完成情况及存在问题

（5）措施及设想

工作安排

总经理依据会议中提供的各类数据信息及情况做出具体工作安排，布置月度工作任务，并落实到人

宣读、记录

由会议记录人宣读本次会议产生的各项决议和任务，以及执行人员，如无异议可结束会议

会议结束后，由会议记录人形成会议纪要，并在当日发至与会人员，以便参照执行。

4.4项目会议。

4.4.1项目会议时间：

项目会议应由项目负责人组织，每周召开一次，会议时间为1?

2小时。

4.4.2凡项目小组成员均须按时参加项目会议，并按会议要求汇报工作进展情况，根据项目会议需要还可请相关人员参加，至少应提前一天通知与会人员。

4.4.3项目会议议题。

（l）由会议记录人宣读上次会议决定，项目负责人逐一核实会议决定的执行情况。

（2）按会议议程，项目小组成员按序发言，每人的发言以10分钟为宜，发言内容如下。

①所负责工作是否按项目计划的进度完成，目前项目的推进情况，同时还开展了哪些工作。

②汇报项目费用支出情况：

成本和费用（人、财、物的投人；广告投入）等，并与上周作比较（建议以幻灯片形式汇报）。

③在项目运作过程中部门之间以及与外部接口部门的配合与协调的情况。

④在项目运作过程中，有利和不利因素（政策、资源、信息、技术）或趋势，对投人、产出及成本费用的影响。

⑤在项目推进过程中存在的困难与问题。

⑥对项目有效推进的建议和想法。

⑦上述内容可根据不同项目运作情况进行调整，以确定每个成员的固定汇报项目。

（3）项目小组成员发言结束后，由项目负责人根据会议中反映的问题，组织项目成员讨论，并依据讨论的情况决策。

（4）项目负责人依据会议中提供的各类数据信息及情况调整项目计划，布置本周工作任务，并落实到人。

（5）由会议记录人宣读本次会议产生的各项决议和任务，以及执行人员，如无异议可结束会议。

4.4.4会议结束后，由会议记录人形成会议纪要，并在当日发至各与会人员，以便参照执行。

5违反会议纪律的处罚

5.1会议迟到5分钟以内的，罚款10元；超过15分钟的按旷工自理，罚款30元。

5.2参加会议但未进行签到者，罚款20元。

5.3会议中违反会场纪律（接电话等）者，罚款20元。

5.4会议中未向会议主持人请假便离开会议者，罚款40元。

5.5未提前请假且不到者，罚款50元。

拟定审核审批

印信管理制度

1目的

印信是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印信的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，特制定本制度。

2适用范围

公司职能部门、分公司职能部门。

3印信管理职责

―介绍信、证明、法人授权委托书、计划生育证明由公司行政事务部负责管理。

―公司章、合同章由行政事务部负责管理。

―非行政事务部印章按其文件规定管理6

―各部室印章由各部室负责人管理。

4管理规定

4.1介绍信及证明的管理规定

4.1.1各部室、各区域分支机构及其下属分公司或职员个人因业务或其他原因需要公司出具介绍信或证明时，应到行政事务部申请。

4.1.2公司介绍信、证明的开具由行政事务部经理负责把关，介绍信、证明的内容必须属实；并经公司总经理同意，方可出具。

4.1.3公司介绍信、证明一式两联，一联交申请部门或职员个人使用，一联由行政事务部存根备案。

4.2法人授权委托书的管理

4.2.1需要以法人名义对外办理业务的，必须到行政事务部开具法人授权委托书。

4.2.2法人授权委托书必须经公司法人代表或总经理同意，必须明确被授权人的权限和被授权的期限。

4.2.3法人授权委托书一式两联，一联交申请部门或职员个人使用，一联由行政事务部存根备案。

4.3印章管理规定

4.3.1印章的刻制。

―公司所有印章由行政事务部负责统一刻制，大小样式由行政事务部规定，任何人或部门不得自行其是。

―公司印章的刻制和更换必须以公司有关管理机构的文件为依据，并到政府有关部门指定的单位刻制。

―新印章在启用前，必须留印模以备查，行政事务部根据印章的使用范围向有关单位发出启用通知。

4.3.2印章的保管。

―公章和专用章的保管人统二造册登记，于行政事务部备案，保管人的工作调动或离职，必须先办理印章交接手续，否则不予办理。

―印章保管人员必须严守职责，一丝不苟，印章设专柜保管，随用随取，用后即锁。

―任何人不得将印章携离办公室，特殊情况，印章携离办公室须由总经理签字批准。

4.3.3印章的使用。

一一使用公司印章必须申请，填写《印章使用申请单》。

―审批：

首先由申请用章人该部门经理审批，涉及有关人事和财务有关事项的由财务或人力资源部经理审查同意，最后分别由各种印章的最高签批人进行审批。

―公司印章用于以公司名义对外的一切文件资料，公司印章的使用必须经公司总经理签字同意，总经理不在时，可由总经理授权人代签。

―公司合同章用于以公司名义对外签订的一切合同，公司合同章的使用必须在合同经公司法人代表或经法人代表授权的公司总经理签字后方可加盖。

―董事会章用于以公司董事会名义对外的一切文件资料，董事会章的使用必须经公司董事长的同意。

―各部室、管理处印章用于以各部室、管理处