ISO9001供方管理办法.docx

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ISO9001供方管理办法

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NO

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1

2013-03-01

-

新制订

A0

2

2021-04-14

2021/4/14

新版全面升级

C0

核准

审核

制订

1.0目的

供方是公司的战略资源，必须加以合理利用和科学管理。

2.0范围

适用于公司各部门。

3.0职责

3.1品质部是供方的归口管理部门，负责供方的规划、布局和管理，负责供方物料的进货检验。

3.2制造部负责向供方下达订单，跟踪订单执行情况，提出供方交货期问题的处罚意向，小批试用的跟进评价。

3.3技术部负责对供方物料进行确认，小批试用的跟进评价，参与供方评审，参与供方质量问题的处理和供方现场的稽查。

3.4财务部负责供方物料的接收、退货，供方物料价格的核定，供方物料款的结算。

3.5行政部负责接受、处理供方意见、投诉。

4.0程序

4.1供方管理原则。

4.1.1供方管理在目前阶段采取竞争博弈的原则，待时机成熟后转为采取战略合作的原则。

a）在竞争博弈的原则下，每类物料选择两家合作供方，必要时选择三家或更多合作供方，并确定核心供方，在供货比例及其他政策上给予倾斜。

b）在战略合作的原则下，每类物料选择一家主要供方，减少管理和沟通成本，提高对顾客的快速响应能力。

但仍始终保持备用供方，包括保持与备用供方的联系和对其持续的关注。

4.1.2通过协议约束双方的合作行为。

必要时对供方进行经济处罚。

4.1.3注重与供方的沟通交流，保证沟通渠道畅通。

鼓励供方的持续改进行为。

4.1.4密切注意供方动向，并及时评估供方变化对供应链的影响，制定相应对策。

4.2供方供货状态及管理方式。

供方状态共分6种：

侯选、试用、合格、停货、淘汰、应急供货。

a）侯选供方：

供方有合作意愿，公司有部门推荐引入，但未供货的供方。

b）试用供方：

样品确认和评审合格，总经理同意引入，可进行小批试用的供方。

c）合格供方：

小批试用合格，可大批量稳定供货的供方。

d）停货供方：

出现批量性质量或其他问题，经评审后临时取消全部或部分物料供货资格的供方。

其中取消全部物料供货资格的供方成为完全停货供方，取消部分物料供货资格的供方称为部分停货供方。

e）淘汰供方：

合作意愿、综合能力差，经评审后取消全部物料供货资格的供方。

f）应急供方：

当生产急需的物料现有合格供方无法供应，而社会上其他供方或现有的其他合格供方可供应且愿意供应时，该供方称为应急供方。

4.2.1候选供方。

4.2.1.1候选供方引入时机。

遇以下情况（但不限于）时，相关部门可提出候选供方引入申请：

a）需要采用新种类物料；

b）现有合格供方的产品质量不能满足公司的要求；

c）现有合格供方的生产能力不能满足公司的生产需求；

d）需要替代已被除名或将要被除名的现有合格供方的供货；

e）消除独家供货；

f）降低采购成本；

g）供方不愿意合作。

4.2.1.2候选供方选择条件。

a）关键物料的产销型供方，必须通过ISO9000或QS9000质量体系认证，或在一年内可以通过ISO9000或其它等效的质量体系认证；

b）一般物料的产销型供方，必须在检验、过程控制、标识管理、不合格品控制、纠正和预防、服务等质量环节具备必要的控制程序和手段；

c）购销型供方，则必须在物料验收、储存、防护、交付、服务等质量环节具备必要的控制手段并提供所供物料的合格证明，必要时可包括物料生产厂家的质量保证文件、产品认可证明资料等；进口物料必须是指定的品牌和型号；

4.2.1.3候选供方的推荐。

a）各部门或供方可以与品质部联络，填写“供方评定记录表”推荐栏，明确推荐的优势，推荐作为公司的候选供方。

b）品质部在接到“供方评定记录表”后一周内（特殊情况需知会推荐部门），根据现有供方的情况以及推荐供方的优势进行评估，明确引入意向，并反馈推荐部门。

4.2.1.4候选供方的申请和批准。

a）推荐获通过或计划引入的供方由品质部负责组织供方填写“供方调查表”。

b）品质部通知技术部组织物料样品确认。

具体见《物料样品确认管理》。

c）品质部对供方进行供方保证能力评审，并出具资料评估表/现场评审报告。

d）对供方保证能力评审合格的供方，由品质部填写“供方评定记录表”相应栏目，在收到一个规格以上物料确认合格的信息后，在“供方评定记录表”上填写确认单号，报总经理审批。

通过审批后，品质部对侯选供方进行编号，收入“供方目录”中，注明状态为“试用”。

4.2.2试用供方。

a）品质部根据物料的质量特性确定是否需要进行小批试用及试用量。

并组织进行小批试用，填写小批试用评价通知单。

从供方首批供货起计算试用时间，试用期为1个月或试用量达到规定的数量。

b）在试用期间，品质部将协议发给试用供方，要求供方签订。

c）试用期结束后一周内，制造部、技术部将试用过程中的实际情况反馈品质部。

d）在试用供方试用合格，并签订了协议的情况下，品质部可将试用供方转为合格供方，并在“供方目录”中将状态改为“合格”，否则改为“淘汰”。

4.2.3停货供方。

4.2.3.1以下情况下可以停止合格供方供货（但不限于）：

a）发生批量质量问题、重大质量事故。

b）零部件型式试验不合格。

c）服务性、支持性表现极差。

d）评审不合格，或整改不能按期完成。

e）与公司业务发生冲突。

4.2.3.2停货通知。

a）停止合格供方供货应下发停货通知，停货通知必须是经有效沟通，经品质部、制造部会签的文件，如会议纪要、部门文件等。

b）停货通知必须包含以下内容：

停货供方、停货物料、停货原因、停货时间、在库/在途物料处理、保证生产的措施、供方整改要求等。

4.2.3.3恢复供货管理。

a）品质部、制造部中任一部门都可提出恢复供货的需求。

b）对因质量问题停货的，如需恢复供货，需由品质部根据质量影响的大小确定是否需要进行物料试用。

需要进行物料试用的，由提出部门填写”物料小批试用评价通知单”，品质部会签，通知制造部、技术部进行物料试用。

品质部根据制造部、技术部评价结果给出是否可以恢复供货的试用结论。

c）恢复停货供方供货应下发恢复供货通知，通知必须是经有效沟通，经品质部、制造部会签的文件，如会议纪要、部门文件等。

d）恢复供货通知必须包含以下内容：

引用停货通知、恢复供货供方、恢复供货物料、恢复供货理由、整改情况、物料确认和试用情况（有物料试用时）。

4.2.4淘汰供方。

当需要对供方进行淘汰处理时，由提出部门填写“供方供货状态变更审批表”，明确淘汰理由、物料处理和结算处理方式，品质部、制造部会签，总经理批准。

4.2.5应急采购供方。

4.2.5.1应急采购申请。

制造部提出应急采购申请，填写“应急采购申请表”，明确应急采购的原因、物料名称规格、同种物料现有供方、应急采购供方、采购数量、期限、采购价格。

4.2.5.2应急采购技术评估。

技术部组织对应急采购物料进行技术评估，评估意见填写在“技术评估意见”栏。

4.2.5.3“应急采购申请表”的发放。

制造部将已审批合格的“应急采购申请表”编号后留底并发放至品质部、财务部、技术部。

4.2.5.4应急采购物料入库、检验标识、领用。

a）财务部对应急采购物料作好“应急采购”标识并记录相应的“应急采购申请表”编号，以便查询和追溯。

b）品质部对应急采购物料按孤立批进行加严检验。

如发现不合格，按《不合格品控制程序》处理。

c）制造部领用应急采购物料后，对使用应急采购物料的产品做好标识，并在生产检验记录中注明应急采购物料信息、“应急采购物料申请表”编号等。

4.2.5.5异常处理。

生产过程中出现应急采购物料不符合要求时，制造部组织将该批物料撤离生产现场，对于未出厂和已出厂的成品，由品质部组织评审和处理。

4.3供方评审。

4.3.1评审组织。

品质部负责所有供方的资料评估和现场评审的管理。

4.3.2评审方式。

供方评审的方式包括资料评估和现场评审。

a）对关键物料通常采取现场评审的方式。

b）对一般物料可采取只进行资料评估的方式。

资料评估前，供方需提供最新的“供方调查表”。

品质部负责组织供方的资料评估，资料评估以“供方调查表”要求的内容为主。

4.3.3供方评审计划。

评审计划分评审需求计划、月度评审计划和现场评审计划。

a）月度评审计划。

每月28日前，品质部根据侯选供方情况、质量问题严重性编制“供方月度现场评审计划”。

月度评审计划应明确评审对象、供应物料、评审目的、评审预计日期、评审小组预计成员等内容。

b）现场评审计划。

评审小组组长依据“供方月度评审计划”编制“供方现场评审计划”，明确评审对象、目的、范围、评审人员、依据、日程安排。

4.3.4追加评审。

以下情况下可以对供方追加评审（但不限于），追加评审可独立于供方评审计划。

a）出现严重的质量问题；

b）供方物料、生产线（地）、生产流程、生产工艺、技术发生重大更改；

c）供方所供物料类别变化。

4.3.5供方现场评审要求。

4.3.5.1供方现场评审人员的资格。

a）经过行政部资格认可的第二方审核员。

b）供方现场评审小组成员一般为三人，包括品质部一人、技术部一人、营业部一人。

4.3.5.2评审准备。

供方评审组长负责供方评审前的准备，包括技术标准、评审表格及评审清单以及供方联络等工作。

4.3.5.3现场评审。

a）审核组长负责按供方现场评审计划组织供方评审工作，负责首、末次会议的组织召开，及现场评审的实施，将“会议签到表”、“审核不符合处理跟进表”、“现场评审记录”交品质部备案。

b）评审小组将不合格项目填写在“审核不符合处理跟进表”内。

c）供方现场评审的末次会议必须与供方最高管理者或管理者代表确认全部不合格项目，并明确全部整改要求和时间（一般不超过1个月）。

4.3.5.4评审报告要求。

评审小组组长组织编写“供方评审报告”，综合结论应明确是否推荐通过评审，品质部部长审批，由品质部备案，并发至供方。

4.3.5.5评审结果跟进。

品质部负责对供方评审不合格项目进行跟进。

4.4供方考核和评定。

考核形式包括：

处罚、供货比例调整、停货、淘汰等。

其中停货和淘汰的运作见上述相关条款。

4.4.1供方处罚。

4.4.1.1供方处罚分为两个阶段。

a）第一阶段为事实确认。

该阶段应实时启动，以“不符合处理跟进表”、“进货检验报告单”、“型式试验不合格报告单”等为媒介，启动部门填写基本信息和对供方的初步处理意见后，交品质部审核，由品质部发给供方。

在供方反馈意见，或者无故超时反馈、无反馈、反馈理由不充分等多种情况下，品质部根据供方反馈意见和反馈行为确定参考处罚额，交总经理审批。

b）第二阶段是开具“供方处罚单”。

可一个月处理一次。

由品质部根据上述总经理审批意见，开具“供方处罚单”，交财务部盖章后，由财务部交供方。

4.4.1.2要求和说明。

a）需对供方进行处罚时，必须向供方提供作为处罚依据的原始文件或实物依据。

b）“进货检验报告单”、“型式试验不合格报告单”、“不符合处理跟进表”由品质部开出。

供方对内容有异议需在收到报告单3个工作日内反馈至品质部。

4.4.2供货比例调整。

a）供方表现是质量、交货期、价格、服务四方面的综合函数。

b）品质部每月根据供方表现，对供货比例进行适当调整，调整结果经总经理批准后发制造部执行，财务部对供货比例执行情况进行监控。

4.4.3供方评定。

每年对供方进行一次评定。

由品质部组织编制“供方业绩评定表”。

对优秀供方予以嘉奖。

4.5供方投诉管理。

4.5.1投诉管理部门。

行政部为供方投诉的受理部门，负责处理和管理供方投诉。

4.5.2投诉原则。

供方与公司业务来往过程中遇到问题时，首先按照哪里发生问题在哪里解决的原则与相关业务部门进行沟通和协商，尽量解决发生的问题和误解。

在沟通和协商无效的情况下，供方可以行政部提出投诉。

4.5.3投诉内容分类。

投诉内容应在以下情况范围内（但不限于）：

a）认为公司与产品相关的制度、规定或操作不合理。

b）认为对供方或其产品的评价结果不正确。

c）认为双方技术、检验要求不明确、不统一。

d）有证据证实公司相关部门或人员没有按照相关制度、规定、合约操作。

e）认为公司工作人员有涉及受贿、欺诈、诽谤、威胁等行为。

4.5.4投诉管理流程。

4.5.4.1投诉的提出。

a）供方投诉内容包括（但不限于）：

供方名称、联系人、联系方式、相关事实陈述、可获得的证据。

b）投诉提出后，供方应通过电话或直接来人确认投诉申请已经收到。

4.5.4.2投诉受理。

行政部接到供方投诉后，预计处理所需时间后通知供方，并着手展开内部调查。

4.5.4.3投诉处理。

a）行政部必须站在公正、执法的角度处理投诉，整理出书面材料，根据情况的严重性决定是否需要总经理签署意见。

将调查结果和处理意见反馈给供方。

b）在处理过程中应注意供方合法权益的保护，避免给供方带来负面影响。

5.0相关文件

《不合格品控制程序》

《样品确认管理办法》

6.0记录

6.1“供方调查表”

6.2“供方评定记录表”

6.3“合格供方目录”

6.4“应急采购申请表”

6.5“审核不符合处理跟进表”

6.6“不符合处理跟进表”

6.7“进货检验报告单”

6.8“供方处罚单”

6.9“供方业绩评定表”