物资监察管理表报表.docx

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物资监察管理表报表

附件3-2：

物资管理效能监察情况报告

主业企业全称：

XXX公司填报时间：

年月日

检查内容

基本情况

存在问题及原因分析

整改措施及进度安排

制度

建设情况

1、是否制定了物资计划管理办法，是否对物资计划的编制、审批、执行及核查环节作出明确规定

2004年制定了《生产和服务提供控制程序》，其中对生产所需物资计划的编制、审批、执行及核查环节做出明确规定。

2004年制定了《采购控制程序》，其中“采购工作程序”中作了详细规定。

2、是否制定了物资采购管理办法，是否严格按照国家及集团公司的有关规定对采购（含招标采购）过程作出明确规定

2004年制定了《采购控制程序》对xxxx生产物资的采购过程做出了明确的规定；

2004年制定了《基础设施和工作环境控制程序》，对固定资产的采购做出了明确规定。

招标采购执行XXX《招标控制程序》及xxxx相应规定。

3、是否制定了合同管理制度；是否对合同变更审批程序作出明确规定

2004年制定了《与顾客有关的过程控制程序》，管理供货合同，其中对合同变更的审批、变更内容的传递及变更执行做出了明确的规定。

4、是否制定了物资仓储管理制度；是否对物资检验、入库、出库、利库、稽核、定期盘点、保养、库区安全，以及库存统计分析等物资仓储管理作出明确规定

2004年《库房作业指导书》中对库房管理以及《采购控制程序》“采购物资验证”对物资检验、入库、出库、利库、稽核、定期盘点、保养、库存安全以及库存统计分析等物资仓储管理做出明确规定。

5、是否建立了废旧物资管理制度，是否对废旧物资的确认、回收、保管、处置等业务作出明确规定

2012编制了《废旧物资管理办法》，办法中对废旧物资的确认、评审、隔离、统计、处置、回收处理等做了规定。

6、是否制定了计划、采购、合同、仓储等工作岗位规范、工作标准、作业流程及考核等制度

2004年公司制定了《生产和服务提供控制程序》和《采购控制程序》，其中对计划、采购、合同、仓储的职责、工作程序有详细规定。

公司对上述各岗位制定有《岗位职责》《员工素质要求》《绩效考评管理规定》，对岗位职责、技能及工作目标（考核指标）有详细规定。

7、是否制定了供应商管理制度；是否建立并应用供应商评价体系

2004年公司制定了《采购控制程序》。

“对供方的评价”，“对供方的控制”对中规定：

当生产需要新的长期供方时，由采购员按《采购控制程序》要求推荐新的合格供方，准备该供方相应资质、业绩及检测报告（需要时）等至质量部，经质量部组织评价合格后，列为新的合格供方实施采购；采购员及时填写《合格供方供货能力纪录》，检验员填写《合格供方产品质量记录》，部门主任审批后交公司质量部保存备案。

8、是否制定了物资信息化管理、统计分析、物资管理考核监督制度

2004年，公司制定《过程及产品监视和测量控制程序》《数据分析控制程序》中对生产计划执行情况、《合格供方供货能力质量纪录》等做出了统计分析的要求；

对库存的管理，由财务部监督进行盘库，盘库结果抄送制造部、财务部。

废旧物资由综合行政部归口管理并考核。

机构

设置

及

人员配备情况

1、物资管理组织机构设置情况

计划经营部为生产物资管理部门。

财务部及综合行政部为资产管理部门。

其中计划经营部按职能分为采购、计划、调度管理，各职责的相应工作人员分离，不兼职。

物资的验收由质量部负责，结算由财务部负责。

2、物资计划、采购、验收、结算等是否做到了职责分离，是否满足不相容原则，是否形成相互制衡的管理机制

计划经营部按职能分为采购、计划、调度管理，各项职责的相应工作人员分离，不兼职。

物资的验收由质量部负责，结算由财务部负责，明确形成相互制衡的管理机制

3、是否制定并执行了内、外部轮岗制度

执行了内、外部轮岗制度

物资需求

及

采购计划管理情况

1、物资需求计划是否根据批准的项目、资金计划、消耗定额、设计资料等进行编制，提报、审批程序是否合规

预投计划：

根据库存及公司的市场预测编制，经过计划经营部主任审批后执行；

物资采购及加工：

根据《采购控制程序》依据库存情况、技术文件、合同订单等编制《采购计划》,采购计划由部门分管副总进行审批后执行，出现采购计划、采购交货期、采购价格不合理等情况，由部门主任进行协调解决。

2、物资采购计划是否根据物资需求计划经“平衡利库”后编制，平衡利库机制是否建立并有效执行，是否建立合理利用现有库存物资机制

在公司管理文件《采购控制程序》中规定采购计划的编制依据为：

《采购计划》、合作协议、合同等、现有库存量等。

平衡利库机制是已建立并有效执行，能够合理利用现有库存物资。

3、物资采购是否有对应的已批准采购计划，是否存在超计划采购或无计划采购的现象。

特殊情况确需紧急采购的，是否提请批准并按规定程序补办手续

不存在超计划采购或无计划采购的现象。

对于少数因生产急需，发生的紧急采购，公司制定有《采购控制程序》，对此类紧急采购的申请，审批，实施及报销做出了明确规定。

4、物资需求计划填写是否规范、完整、准确；是否执行年度、季度、月度计划及定时补充计划等计划

物资计划填写规范、完整、准确；执行年度、季度、月度计划及定时补充计划等计划。

5、物资计划的修正及执行情况；是否建立物资计划修正程序规定并有效执行；是否按物资需用计划及时采购、如期领用，是否产生新的积压；是否建立因计划偏差造成新积压物资的处理机制并有效执行

公司管理文件明确规定，物资计划的修正依据为计划经营部下发的合同变更通知及技术部设计下发的设计文件的变更。

采购员按计划进度执行采购并跟踪进度，调度员负责通知加工部门人员领用材料。

我公司基本按合同的需要采购，一般不会产生积压库存。

对于库存，按月盘库并上报数据，采购人员在编制采购计划时将库存量作为计划的编制依据。

物资采购

及

招标管理

情况

1、物资集中采购情况：

是否按照中国xx工〔2011〕号文件精神要求，将《xx物资有限公司集中（招标）采购物资指导目录（第一批）》内物资提交集团物资公司组织集中采购；是否与集团物资公司建立合法规范的委托采购关系

xxxx的大宗物资采购统一执行xxxx《招标控制程序》和集团相应文件，并按文件规定的层级委托其组织招标。

2、按照规定应当招标采购的物资，是否实行了招标采购，招标程序是否规范，监督部门是否按规定参与了招投标全过程监督

xxxx大宗物资以及基建等的招标采购统一执行xxxx《招标控制程序》和集团相应文件，并按文件规定的层级委托其组织招标。

3、所有物资采购工作是否进行比质比价并形成过程依据文件；采购方式选择依据是否符合集团和本单位的管理规定，操作程序是否规范；采购关键环节（供应商选择、采购结果审批、结算付款）是否严格按集团公司及本单位规定程序执行

xxxx的招标采购统一执行xxxx《招标控制程序》和集团相应文件，并按文件规定的层级委托其组织招标。

4、是否积极运用集团公司招标及采购网进行“阳光采购”，网上交易金额占全部采购金额的比率和网上交易批次是否达到中国xx生函[2009]184号文件要求的“使用招标与采购网须达到90％以上招标、采购信息上网，50％以上的采购、招标活动全过程使用网上交易功能，并在网上形成订单，完成交易过程”

无

物资合同管理情况

1、物资合同管理是否按照《中国xxxx公司合同管理办法》执行

物资合同管理按照《中国xxxx公司合同管理办法》执行，应采用书面合同的业务完全采用书面形式。

公司管理文件《采购控制程序》物资采购要求中规定：

采购合同要求完整、规范，符合《经济合同法》的要求，主要合同要素：

采购物资的名称、规格、型号、数量、技术质量要求、价格、开票方式、付款方式、交货期、交货方?

式、质保期、经办人签章及签订日期，并经供货方签章确认后返回。

合同及传真件由采购员妥善保管，按期归档。

2、合同签订前后是否经过认真审核，所签合同是否依据充分、手续齐备、条款全面、明确具体

合同签订前后经过认真审核，所签合同依据充分、手续齐备、条款全面、明确具体。

公司管理文件《采购控制程序》物资采购要求中规定：

采购员根据采购计划、协议、合同等与供应商家联系，进一步确认价格以及交货期。

谈判结束后由供货厂家传真《采购合同》，经采购主管审批之后执行。

采购合同要求完整、规范，符合《经济合同法》的要求，主要合同要素：

采购物资的名称、规格、型号、数量、技术质量要求、价格、开票方式、付款方式、交货期、交货方式、质保期、经办人签章及签订日期，并经供货方签章确认后返回。

3、合同金额是否超出中标金额，超出中标金额的过程支持文件是否完备；是否存在签订补充合同追加合同金额，相关过程支持文件是否完备

采购合同金额基本不超出中标金额。

如在采购实施过程中，经成本核算超出，由计划经营部在公司OA信息平台中提交评审表，经制造部、计划经营部、营销部会同评审后，经理层批准，按评审意见执行，如需与业主增补合同，由营销部执行。

4、合同台账是否齐全，资料归档是否规范

公司管理文件《采购控制程序》要求中规定合同及传真件应由采购员妥善保管，按期归档。

计划经营部采购合同章由综合行政部专人统一管理，经登记事由，主任签字审批后方可盖章。

采购合同变更或补充均签订变更或增补合同。

5、合同专用章是否专人管理，合同变更及补充协议等是否采用书面形式

物资验收

入库及

出库管理情况

1、物资验收入库是否按照采购计划、订货合同、发货凭证、装箱单、出厂技术资料、质量合格证等进行检验核对，是否形成“验收入库单”等入库手续

检验员依据采购人员提交的《入库单》进行检验，核对产品品牌、外观、规格型号、技术参数、出厂性能报告、合格证是否与采购要求一致，合格在《入库单》签字同意入库。

不合格填写《不合格品处理通知单》进行返工或退换货。

2、大宗、重要物资入库是否有检验报告，质量是否符合合同要求，计量方式、计量程序是否严密，计量设备是否定期检验

我公司大宗物资采购是由xxxx招标采购。

我公司自行采购的重要物资的检验按照《水电水资源外购产品检验质量控制方案》执行。

3、物资出库是否有相关审批程序

公司管理文件《库房作业指导书》出库规定：

根据销售计划或合同以及领用单，并有负责人签章后方可出库。

仓储管理情况

1、库区基础管理情况

库房基础管理按xxxx管理文件《库房管理制度》执行。

该文件中规定：

库区内要保持整洁有序，垃圾要及时清除，货架应保持清洁。

库内不得存放生活用品和非库存品。

库房能满足储存要求，三防措施完善；消防设施及计量器具完好，检验合格证齐全。

消防器具应定位放置明显处。

每天最后离开库房必须切断电源、水源及关好门窗后才能离开库房。

2、对库存物资是否定期进行盘点和年终清查，账卡物是否相符，是否存在大额的物资盘亏或盘盈，去年年终库存金额、年终盘亏、盘盈金额是多少

年终清查，不存在大额的物资盘亏或盘盈问题；严格执行物资盘点记录及盈亏调整审批流程。

物资入库后要经常盘库，以保证帐、卡、物一致。

统计规定：

库房管理员应在每个月的25日以报表形式向制造部汇报库存情况，制造部将汇总后的库存情况报部门主任处，并不定期向分管领导汇报库存情况，每月28日前盘库，并抄送公司制造部、财务部。

3、是否存在库存超储积压物资

存在少部分产品库存超储积压物资，经核查均因业主原因申请推迟交货，造成积压库存。

废旧物资管理情况

1、废旧物资的鉴定、回收、保管、处置程序是否合规，出入库程序是否严密，去年全年废旧物资处理金额是多少

废旧物资的处理依据标识隔离、判定、评审、专人保管、评审处置的流程进行。

去年未对废旧物资进行处理。

2、废旧物资各种账簿是否健全，记录是否完整

建立有专门的登记表记录进、出情况。

3、废旧物资是否采取招标、竞卖的方式进行处置，处置过程是否规范

《废旧物资管理办法》规定采取竞卖方式进行处置。

4、废旧物资处理收入是否全额入账，有无设立账外账或“小金库”等违纪问题

《废旧物资管理方法》规定废旧物资处理后经财务部和质量部确认后，全额入账，不允许设立帐外帐或“小金库”。

截至目前尚未处置过废旧物资。

基建项目物资核销情况

1、基建项目甲供物资核销制度是否完善，核销制度对基建项目相关单位的物资计划、实际耗用、耗用结算等职责是否界定清晰，是否有效控制工程物资耗用

无

2、基建项目甲供物资是否按制度规定按时核销，工程结余物资是否能清楚界定责任方

无

3、基建项目是否建立随机备品备件、专用工器具管理制度，管理职责、管理程序是否明确

无

4、基建项目物资管理过程中是否建立随机备品备件、专用工器具借（领）用明细账簿，做到项目完工后基建、生产交接实物齐全、依据完整

无

廉洁从业情况

1、近两年是否有涉及物资管理的举报，查处情况如何

无

2、有无违规指定供应商、指定品牌情况

无

3、有无使用部门或人员直接通知厂家供货，事后要求物资管理部门办理采购手续情况

无

4、签订采购合同时，是否与物资供应商同时签订廉洁协议书

暂未实施

根据集团公司的要求，逐步与供应商签订廉洁协议书。

外部检查（包括公司系统）中发现且未整改到位的其他问题：

自查出的其他问题：

组织开展效能监察的基本情况：

物资管理工作特色和经验做法：

对公司系统加强物资管理的建议：

主业企业负责人：

监察部门负责人：

物资部门负责人：

备注：

1、需对“检查内容”逐项对照检查，对存在的问题或不足，需说明具体情况，分析产生问题的原因，提出改进措施、目标和进度安排。

2、对于“检查内容”中需要合并填写的数字、综合说明的情况，应按不同项目列出清单，作为报告的底稿一同报送。

3、“外部检查（包括公司系统）中发现且未整改到位的其他问题”系指集团公司内部审计、效能监察、财务稽查、年度报告审计，以及国家审计署、监事会等部门历年检查所发现，在本报告“检查内容”的十三个方面之外，截止本报告报送之前，尚未整改到位的物资管理问题。

4、本报告金额单位为万元。