编辑常用之表格的规范化使用.docx

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编辑常用之表格的规范化使用

表格的规范化

表格也可简称为表，是记录数据或事物分类等的一种有效表达方式。

由于表具有简洁、清晰、准确的特点，同时表的逻辑性和对比性又很强，因而表在科技书刊和其他文献中被广泛采用。

如果表格选用得合适，设计得合理，不仅会使文章论述清楚、明白，还可收到美化版面、节省版面的效果。

表格在书刊中所起的作用与插图有异曲同工之处，它们都是代替或补充了文字叙述。

对表的选择和规范化要求与插图有许多共同之处，但是，目前由于作者的心态以及对规范化的要求不甚了解，所提供的表格往往不合适或不规范，因此作为编辑，应该在加工文稿的同时也要对表格认真、仔细地进行审理和加工。

一、表格的精选

一篇文章中不是表格越多越好，而是要根据其必要性进行精选。

如果能用一两句话即可说明的内容就不必列表。

比如曾经发现过某刊物给出一个表格，它列出7种不同的酶在4种不同的培养基中都呈阴性（–）的反应结果。

其实没有必要采用很占篇幅的表格形式，而应该用简短概括的文字叙述来代替表格，或者对这类表格进行大幅度的删繁就简的修改。

如果采用了多组数据表说明同一现象时，造成了表格本身的重复，应该选择一组最准确、最有说服力的表，而将重复的表格删除；如果文字叙述与图、表相重复，也应该只保留三者中最合适的一种表述方式，这样才能使文章简洁、精练。

有时作者所选用表格的种类不合理，也需要编辑和作者一起商讨选用最合适的表格种类。

二、表格的设计要求

表格的设计应该科学、明确、简洁，具有自明性。

1.突出重点。

如果没有特殊需要，不应该在表格中出现一般调查观察、实验测定或分析计算时使用的常规性仪器、手段、材料或条件等事项说明。

2.表述简洁。

表格中除列出反映研究成果的重要现象参数、算式和结论外，应删除一切在研究、测试、推理、分析或运算过程中的中间步骤、环节和数据。

3.科学设计。

表格设计要有明确的目的性，把试验或观察研究的背景条件、比较前提和使用方法交待清楚，实测（或计算）数据和最后结果等都逐项列出，安排有序，使读者一目了然，不能把它们稀里糊涂地放到读者面前，使表格失去应有的清晰的逻辑对比功能。

三、表格形式的选取

（一）无线表

如果表格中项目和数据比较少，内容也比较简短，就可选用无线表的形式。

例如某省科技期刊的分布结构，可采用无线表的形式，如表1所示。

表1无线表的形式示例

表5某省科技期刊的分布结构

期刊类别分布结构/%

指导类和检索类4

学术类16

技术类31

科普类49

有些刊物把内容众多，占有半页，甚至于超过1页的大型表格也采用无线表的形式，显然是不合适的，因为内容过多的无线表格式不便于排版和校对，也不利于阅读时进行对比分析。

（二）系统表

对于表述隶属关系的多层次事项，应该采用系统表的形式。

在科技书刊中系统表用得比较多。

系统表的形式如表2所示。

表2系统表示例

表6实数的组成

（三）卡线表

通常，大量使用的是卡线表。

卡线表的功能比较齐全，多数表格内容都可采用卡线表的形式加以表述。

卡线表的典型形式如表3所示。

卡线表各组成要素的名称如图1所示。

表3卡线表的传统形式示例

表2电算结果

卡线表中，横向各栏之间用栏线隔开，竖向各栏之间用行线隔开，在表身中形成许多小方格，将各种数据和事项分别填入它们应在的方格内。

栏头（俗称斜角）有1条斜线，在斜线的右上方用最简单的词语标明横向栏目的属性和特征，斜线左下方则标明竖向栏目的属性和特征。

卡线表的各项数据之间分隔得很清楚，隶属关系一一对应，读起来不易串行，排版也可排得很紧凑，但其缺点是横线和竖线多，而且栏头有斜线，显得繁杂，不简练；所以，现在国际上和国内科技编辑界都推荐使用三线表。

四、推荐使用三线表

三线表是卡线表的一种，是一般卡线表经简化和改造而成的。

它以卡线表为基础，栏头取消了斜线，省略了横、竖分隔线（即行线和栏线），通常一个表只有3条线，即顶线、底线和栏目线，“三线表”由此而得名。

其中顶线和底线为粗线，排版时俗称“反线”；栏目线为细线，排版时俗称“正线”。

如将表3的卡线表形式改造为三线表后，即如表4所示的三线表形式。

当然，三线表其实并不一定只有3条线，必要时可加辅助线，但无论加多少条辅助线，仍称作三线表。

在表5中，项目栏内的4条横线和表身中的1条横线，都叫做三线表的辅助线。

无论卡线表的栏头多么复杂，只要精心安排，都能实现卡线表向三线表的合理转化。

三线表保留了传统卡线表的几乎全部功能，却克服了传统卡线表的缺点，而且还增强了表格的简洁性；所以，科技书刊中应当普遍采用三线表。

表5三线表的形式示例

三线表各组成要素的名称如图2所示。

五、三线表的规范格式

（一）表序与表题

表序即表格的序号。

对论文，表序按表格在文中出现的先后用从“1”开始的阿拉伯数字连续编号，如“表1”、“表2”等。

如果一篇论文中只有1个表格，则表序编为“表1”。

对图书，表序可按章甚至节连续编号，章号与表号间用半字线“-”或小圆点“．”连接，如第2章中的表其表序编为“表2-1”或“表2．1”等。

如果该章只有1个表，则表序编为“表2-1”或“表2．1”。

表题指表格的名称。

拟定表题的要求与文章题名类似，即表题应准确得体（能确切反映表格的特定内容），简短精炼。

要避免用泛指性的词语做表题，如“数据表”、“对比表”、“参量变化表”、“计算结果”等，这样一些表题缺乏专指性，不便理解。

每个表格必须有表序和表题。

表序与表题之间留1个汉字的空格，其间不用任何点号。

表序和表题排在顶线的上方，对整个表格左右居中，其总体长度不宜超过表格的宽度，若表题字数太多则应转行排。

（二）项目栏

项目栏指表格顶线与栏目线之间的部分。

项目栏中一般要放置多个“栏目”。

所谓栏目，就是该栏的名称，它反映了表身中该栏信息的特征或属性。

其中有的栏目相当于插图中的标目，由量的名称或符号和单位组成。

量的名称或符号与单位符号之间用斜线“/”相隔，如“速度/（m·s-1）”或“v／（m·s-1）”等。

三线表中的栏目有单层次的，也有多层次的。

多层次的栏目彼此之间要用辅助线隔开（参见表5）。

（三）表身

三线表内底线以上、栏目线以下的部分叫做表身，它容纳了表格内的大部分或绝大部分信息，是表格的主体。

1.表身内的数字一般不带单位，百分数也不带百分号（%），应把单位符号和百分号等归并在栏目（标目）中。

如果表格内全部栏目中的单位均相同（指包括词头在内的整个单位都一样），则可把共同的单位提出来标示在表格顶线上方的右端（右缩1个汉字的空格，不加“单位”二字）。

2.表身中同一栏各行的数值一般都处在共同的标目之下，应以个数位（或小数点）或者以“～”等符号为准上下对齐，而且有效位数应相等；同一栏的数值处在不同的标目下，不要求上下对齐，可各自相对栏宽居中排。

3.上下左右相邻栏内的文字或数字相同时，应重复写出，不可使用“同上”、“同左”或“ibid”，“loccit”，“opcit”等字样或“″”符号代替，但可采用共用栏的方式处理。

表身中的数据书写应规范。

小数点前的“0”不能省略；小数点前或后每隔3位数都应留适当间隙。

4.表身中无数字的栏内，应区别情况对待，不能不顾缘由轻易写“0”或画“—”线等填空。

GB7713—87的规定：

“表内‘空白’代表未测或无此项，‘—’或‘…’（因‘—’可能与代表阴性反应相混）代表未发现，‘0’代表实测结果为零。

”

5.表身中如果信息量较大，行数很多时，为了便于读者阅读、查找数据，可有规律地每隔数行加1条辅助线分隔开，或每隔数行留出一较大的行空。

（四）表注

一般表格中的内容尽管已经比较丰富，但由于格式规整，表达简练，格式化要求很高，这样，表格中的某些内容就常常需要注释、补充，整个表格有时也需要作总体说明。

有关标准规定：

必要时，应将表中的符号、标记、代码，以及需要说明的事项，以最简练的文字，横排于表题下作为表注，也可附注于表下。

如果表注不是1条，则可给每条表注编上序号，顺序排在表下。

六、特殊表格的技术处理

一个表格应尽量保持形体完整，没有特殊需要，不要分割成两部分或更多部分。

表格的编排一般应随文列出，要紧接在第1次提到它的文字段后面。

应该尽量与涉及的文字段在同一个段落，或编排在同一个页码上，以便于阅读。

有时由于表格较大，或限于文章结构，也可以把表格编排在涉及的文字段稍后的地方，这时仍应该争取与涉及的文字段放在同一章节中。

作者提供的表格经常会超过版心的界限，而内容又无法压缩，只能在排版时进行技术处理。

下面将可能出现的情况及其处理办法作一简介。

（一）续表

如果一个表格宽度不超版心，而长度在一页内排不下时，则可以采用续表的形式排版。

办法是在该表出现的页上选合适的行线处断开，用细线封底，而在次页上重排表头，以便于阅读，并在表头上加注“续表”字样，表序和表题则可省略。

（二）卧排表

如果一个表格宽度超过版心而长度小于版心，则可考虑选用卧排的形式排版。

卧排表的正确方位应是“顶左底右”，即表顶朝左，表底朝右，不管表格是在双页码上还是在单页码上都如此。

如果卧排的表也很长，也可以采用续表的办法解决。

（三）对页表（也称合页表）

如果表的宽度相当于2个版心宽时，则可以把该表格跨排在2个相邻的页码上。

对页表应从双页码起排，即采用“双跨单”的排法（如图3所示），这样才能保证该表格处在同一视面内。

（四）插页表

如果一个表格的宽度、长度都超过版心很多，上述的几种办法都不能解决时，只好采用插页表。

插页表不受版心的限制，根据表格的实际大小决定印制的尺寸，将表格单独印好后插装在它所属的2个页码之间。

由于该插页表尺寸大于开本，因此需要折叠成在开本尺寸之内。

这种插页表最好不用，因为装订时很麻烦，而且容易装错位置；此外，读者经常翻阅时，折口处很容易断开。

（五）横表分段

当表格横向项目过多而竖向项目较少时，可把表格从宽度方向切断，然后转排成上下叠置的2段、3段或更多段，段与段之间用双细线（正线）分隔开，每段的竖向栏目应当重复排出，如表6所示。

（六）竖表转栏

当表格竖向项目过多而横向项目较少时，可把表格从长度方向切断，然后平行地转排成2幅或3幅，幅与幅之间用双细线（正线）分隔开，每幅的横向栏目应当重复排出，如表7所示。

（七）表中图形的处理

有时候表格中夹带有图，如图形大小与表格结构相匹配，问题就自然解决；但如果图形较大，或者形状过扁或过高，表格中相应位置上容纳不下或占的版面太多，则可采用脚注的办法解决，如表8所示。

总之，虽然有些特殊的表格都能在排版时得到较好的处理，但仍希望作者最好把表格设计得简单一些，能去掉的栏目尽量删除，或是把1个大表拆成2个或3个小表，这样既避免了排版的麻烦，又可使读者一目了然。

最后需要说明的是，本讲中所以介绍三线表的合理设计，是因为目前国际上和国内科技编辑界对于科技书刊均推荐使用三线表，但不能理解为各种场合、各种图书资料中凡是卡线表都要求设计成三线表。

事实上，鉴于科技书刊的特点和写作要求，用三线表最为合适，而在其他许多地方都用三线表则未必妥当，比如复杂的计划表、数据或情况统计表、课程表，以及作为工具使用的表格（如计算表等），若仍采用三线表的形式，恐怕就不一定行得通，抑或能够编排出，使用起来也不一定方便。