大型会议组织流程标准.docx

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大型会议组织流程标准

大型会议组织流程标准

会议是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够经过当面交流、身体语言的交流，使全部参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议供给双向的交流时机，能够发问、回答、议论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实行是一个特别慎重的工作。

第一章会前筹办

会前筹办：

是会讲和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的重点因素，会前筹办包含：

一、会议时间的确定

确立会议时间要考虑单位的生产任务周期，为使会议有充分的准备，一般起码给出2-8周的时间提早让参加活动的人认识活动的安排。

所以，会议时间的确定是一个特别重要的

决议，要尽早进行。

二、会议议程的安排

会议议程是会议要议论的项目列表，会议的目的就是在对这些项目进行交流，所以议程是整个会议方案的灵魂，是会议能否能够成功的重点，所以，议程是整个会议筹办前需要最早确立的事情之一。

年会往常的内容包含：

工作总结；经济局势、行业发展趋向与工作计划的议论；优异职工发奖；年关奖、红包的发放或宣告；职工才艺表演、团队比赛；抽奖；会餐；户外活动，包含打球、滑雪、旅行等各种项目。

在制定议程的时候，要依据工作需要、估算等因向来考虑选择哪些项目是必定需要的，哪些项目是备选的，哪些项目是全体人员参加，哪些项目是部分人员参加。

三、会议的三类有关人员

会议往常有三类有关人员：

1、领导小组、2、筹办与招待人员3、参加人员。

1、领导小组

领导小组是全部重要事项的决议人，包含会议时间、议程、邀请人员、地址等等，为整个会议定下基调；

2、筹办与招待

筹办与招待人员的职责是：

依据领导的安排，为领导小组供给会议筹办的详细细节，供给备选方案，供领导决议，在会议过程中进行招待，并办理突发事件，因此也是肩负会议成败重要责任的人员，一个会议往常是千丝万缕的，筹办与招待人员能否有好的方案，考虑能否周到，会很重要。

①、精心策划

要做好每一项招待工作，第一一定进行方案的策划与拟订。

只有精心策划、充分准备，招待活动才有可能成为成功的公关活动。

这就要求我们招待人员一定具备较高素质，建立激烈的责随意识，作为一项政治任务来达成；要建立“每个人都代表公司形象，每个人的一言一行都是公司文化的折射”的思想意识，保证高质量地达成每一次招待任务。

有些客人可能一世只到我单位拜访一次，假如这一次的招待工作热忱周祥、精心细腻，公司优异的精神风采、浓重的文化气氛和高水平的服务将会给客人留下平生的印象。

我们平常要详尽认识当地风俗、名胜遗迹、土特产、交通以及各种酒店设备，包含酒店地点、菜单（品）、餐饮、娱乐设备、安全捍卫及价钱等，为领导供给剖析资料及使用建议，供届时领导选择。

在接到招待任务时，我们第一认识贵宾的基本状况及要求，如：

贵宾人数、姓名、性别、职务、职称、年纪、民族、宗教崇奉、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食喜好、禁忌及其余要求等，这是我们做好招待工作的基础。

依据这些基本资料，提出招待规格和招待方式并拟订招待方案，制定出切合贵宾身份的完美的招待工作方案和实行细则，详尽安排日程、接站、用车、就餐、住宿、会议（会见）、观光等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并表现必定的创意与创新，制作招待工作清单，对招待工作中的各因素进行全面盘点，以保证工作进度的有序性、稳固性和连续性。

而后报请领导同意后实行。

②、规范运作

每个公司都有自己的公司文化，作为展现公司形象的“窗口”，工作相同需要有自己的特点微风格。

所以，要经过公关招待活动的每一个环节着力表现公司的特点。

无论是宏

观的整体方案的策划仍是微观的接站牌的设计、报告资料的写作甚至招待车辆的停放、招待人员的着装和精神相貌等等，都要努力突显公司独出心裁之处，让贵宾从招待工作的点点滴滴中感觉到公司的个性，感觉到公司文化的特点。

在招待过程中，要严格依据方案进行程序化运作，使招待工作中的各个环节有序连接、首尾相连。

细节决定成败，招待工作来不得半点粗心，一定到处留神，周祥考虑，慎重行

事。

在重要的招待工作中，招待工作负责人在对全局进行整体掌握的前提下要随时依据招待工作的需要对招待方案予以调整；详细招待人员则要主动进行全程模拟思虑，从准备会议室到用车，从观光到进餐，对每一个细节都要仔细地考虑一遍，以便实时填补可能存在

的疏忽。

招待工作人员要“眼观六路、耳听八方”，对贵宾的一个眼神、一个动作、不经意的一句话，都要留神和领会，以便实时采纳应变举措。

这就要求招待人员增强灵巧应变能

力、临场发挥能力的训练，提升办理突发事件、不测状况能力的训练，提升办理突发事件、不测状况的水平，以便将各种有损作公司形象的问题解决在萌芽状态，保证招待工作实现“零失误”。

筹办与招待人员要有明确的职责分工，

（1）要设定一个负责人；

（2）要有人特意负责日程安排及与各部门协调；（3）要有人特意负责联系场所、部署会场；（4）有人特意负责餐饮及外处赶来参会人员的住宿、旅行安排；（5）要有人特意负责设计游戏与其余活动；

（6）要有专人负责会议现场的招待事宜，等等。

③、参加人员

拟订招待程序，落实各项细节：

在确立了参加人员名单后，要明确参加人员中，谁坐主席台；谁是会议的主持人；谁要在会议过程中发言或演讲；谁是贵宾；谁是参加议论的人；谁要表演、比赛，等等，要针对不同参会人员的需求，赐予不同的早先准备和拟订招待计划。

1、依据贵宾的基本状况拟订合理、舒坦、安全的招待计划，做到让客人快乐而来，满

意而归。

2、依据贵宾级别确立招待规格和招待方式。

3、详尽认识酒店及酒店设备，包含酒店地点、菜单、餐饮、娱乐设备、安全捍卫及价

格等见告领导，供给剖析及使用建议，以便领导选择酒店。

4、客人到达前，一定在醒目处悬挂好欢迎词。

5、做好招待前的准备工作，依据贵宾身份预约房间，会客室（会议室），确立招待人

员，有关资料、招待车辆、水果、鲜花、烟酒、茶水、礼物等。

6、提早召开有关部门协调会，明确任务分工，落实到人（会议记录、照相、摄像）

7、领导审批招待计划，申请招待花费。

四、安排食宿

1、提早办理好住宅手续（房间号应尽量防止带4或其余不吉利的数字），将房卡拿到，

以便使客人到达旅馆后，能迅速领取钥匙进入房间。

2、熟知房间数目及种类（标准间、商务房、工作人员房间）。

客人用房：

各样种类房间数、及方向地点（散布的楼层房间号），工作人员用房数目及地点（后勤工作人员用房需

要同客人在同一楼层，并尽可能凑近贵宾的房间，以便为贵宾供给迅速、周祥的服务）。

3、房间部署：

客人到达前一定保证房间洁净卫生，同时检查房间内设备能否能正常使用，依据要求为房间配水果（需每日改换）。

4、依据贵宾职务、性别、习惯、年纪安排房间。

贵来宾人有专人引领至房间。

安排房

间的原则：

依据不同层次安排不同规格的房间。

5、依据贵宾的生活习惯、饮食喜好、民族特点，联合当地饮食特点定餐。

要求餐厅整

洁、环境舒坦、洁净卫生、食品物美价廉。

6、依据招待的不同品位菜品、酒水可请客人点或早先点好。

所用餐具一定要求做好消

毒工作，而且果断根绝使用有裂纹的餐具。

7、宴请时依据需要安排打印席卡。

8、逐个落实各项细节。

五、招待车辆

1、招待用车：

保证车辆一定是洁净、整齐。

驾驶员一定有极强的责任心，驾驶经验丰

富、服务态度好，有必定的招待经验和礼仪知识。

2、用车接客时，应主动翻开（右边）车门，以手表示请客人上车（小车后排右边为主，

后排左边为次，司机右边由跟从人员乘坐）下车时，招待人应先下车由车后绕过为客人开

门，有伴同人员时，由伴同人员开门并站在车门后侧以手遮在车门上框处，提示客人勿碰

撞。

3、依据贵宾和迎送人员的人数，以及行李数目安排车辆。

搭车座位安排应适合宽松，

正常状况下，附带座一般不安排坐人。

假如贵宾行李数目许多，应当安排特意的行李车。

假如是车队前进，出发前应明确行车次序，并通知有关人员，早先讲明路线与大概日程安

排，注意会合时间及地址，免得前进中发生错位。

每台车都将有显然的标记—号码；每台车安排一名陪伴人员，负责提示客人保持乘坐同一辆车，并在每次上车前统计人数；

4、现场实行过程中，严格依据早先拟订的招待计划，实行并履行；若有任何特别情

况改变行程，应实时通知有关人员和司机。

5、依据贵宾的其余需要安排相应车辆进行服务。

6、假如贵宾人数许多，为了在接站时防止杂乱，应早先排定搭车号和住宅号，并打印

成表格。

在贵宾到达时，将搭车表格发至每一位贵宾手中，使之明确自己所乘的车号。

同时，也便于招待人员盘点每辆车上的人数。

会议先期的筹办过程中要考虑的，如主席台的座位安排与姓名牌怎样摆放？

主持人能否要准备串词？

发言的人能否要准备投影设备？

贵宾能否要有标记？

表演的人能否需要道具与服饰，等等，都要在参会人员名单确立后，进行准备。

六、会议日程范文

会议日程，是会议开始前要发放的对于会议安排的重要文档，让全部参会人员认识会议的地址、详尽内容实时间安排，所以，会议日程是特别重点的应用文，在这里供给一个春节活动及公司年度会议所使用的日程模板供大家参照。

会议日程与会议议程的主要差别是：

能否有详细的时间安排。

会议议程是在会议先期准备过程中，让会议及活动的参加人员认识会议项目的文件，在会前发放，让有关的参会人员进行相应的准备。

会议日程与议程的内容相像，但有更为详尽的会议地址、会议内容的详细时间安排。

XX公司年会日程（范文）

经过一年的努力进步，公司获得了优异的业绩，为总结工作，展望公司的发展远景、表彰优异，公司将举行年度会议，会议日程以下：

会议日期：

XXXX年02月05日8：

30-17：

00

会议地址：

XX市XX大酒店大会议厅

参会人员：

公司总部全体职工、分公司经理、各项目经理、部门负责人

8：

30-12：

00各部门、项目部报告上一年度工作状况及下一步工作计划

12：

00-13：

30午饭，中餐厅及参会人员合影纪念

13：

30-16：

00各部门、项目部持续报告上一年度工作状况及下一步工作计划

16：

00-16：

30分公司经理发言

16：

30-17：

00表彰优异职工

17：

00会议结束

七、会议管理、会议估算

会议估算是会议管理与策划的重要内容之一，会议筹办时期的各个环节都会影响会议经费估算，所以，筹办时，会议估算要进行精心核算，筹办人员应实时将会议估算范本或会议估算报告上报会议领导小组，并依据领导的决议用好会议估算。

会议估算包含以下6项内容：

1、交通花费

交通花费能够细分为：

①出发地至会务地的交通花费：

包含航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通；

②会议时期交通花费：

主假如会务地交通花费，包含住宿地至会所的交通、会所到餐饮地址的交通、会所到商务社交场所的交通、商务观察交通以及其余与会人员可能使用的预约交通；

③欢送交通及返程交通：

包含航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通花费。

2、场所花费详细可细分为：

①会议场所租金：

往常而言，场所的租借已经包含某些常用音像设备，比如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或许黑板、油性笔、粉笔等，但一些特别规设备其实不涵盖在内——比方投影设备、暂时性的装饰物、鲜花、水果、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要此外的估算。

②会议设备租借花费：

此部分花费主假如租借一些特别设备，如投影仪、笔录本电脑、挪动式同声翻译系统、会场展现系统、多媒系统统、摄录设备等，租借时往常需要支付必定的使用保证金，租借花费中包含设备的技术支持与保护花费。

值得注意的是，在租借时应付设备的各种功能参数作出详细要求，不然可能影响会议的进行。

此外，这些会议设备因为品牌、产地及新旧不同，租借的价钱可能相差很大。

③会场部署花费：

假如不是特别要求，往常而言此部分花费包含在会场租借花费中。

假若有特别要求，能够与专业的会议服务商磋商。

④其余场所花费：

这些花费往常包含：

广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐、保健、媒介服务等，可视会议需要进行采买。

对于这些单项服务支持，筹办者应尽可能细化各项要求，并独自签署服务协议。

3、住宿花费

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——比如客房内的长途通信、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、客房水果、鲜花供给等服务能否开放有关。

会议筹办者应明确酒店应当封闭或许开放的服务项目及范围。

4、餐饮花费

会议的餐饮花费能够很简单，也能够很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的在会议的食品饮料安排中，已有详尽介绍。

茶点基本上是按人数估算的，估算时可提出不同时段茶歇的食品、饮料组合。

正餐往常是自助餐，自然也能够采纳围桌式就餐，花费按人数计算即可（但考虑到会

议就餐的特别性及原资料的预备，所以估计就餐人数不得与实质就餐人数相差到15％，不然餐馆有原由拒绝按实质就餐人数结算，而改为按预约人数收取花费）

5、其余娱乐、演出、保健、旅行项目花费

会议室、住宿花费中可能含一部分娱乐项目的花费，会议时期能够利用，但有些项目需要依据活动安排另行准备估算。

6、杂费

杂费是指会议与活动过程中，产生的一些暂时性花费，包含打印、暂时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、暂时道具、传真及其余通信、快递服务、暂时保健、翻译与向

导、暂时商务用车、汇兑等等。

杂费的估算很难计划，往常能够在会务花费估算中增列不行预示花费作为灵巧办理。

八、会议物件采买清单与采买人员安排

在会议的三类有关人员中，会议筹办人员常常还要负责全部会议有关物件的采买、订制与租借，在采买前列一个采买清单，并安排好会议采买人员，会使采买进行得井井有条，且不会产生遗漏。

会议物件采买、订制及租借主要包含的11项内容：

1、会议场所租用，可参照：

会议地址的选择

会议地址的选择与会议议程、参会人员、估算亲密有关。

会议场所的花费，往常在整个估算中占比较大，同时，场所对参会人员的感觉影响也较大，所以，对于筹办人员来讲，场所选择是个重要的事情。

假如公司内部有适合的地址选择，会议地址能够安排在公司内部。

因为减少了租用处所与设备，选择内部地址开会能够节俭花费，适合于内部会议与活动。

由外面的服务商供给的会议场所，往常有三类地址：

①旅馆、酒店、②会议中心③饭馆这几类场所。

①旅馆、酒店

很多旅馆有特意招待商务会议的业务，因为旅馆同时能够供给住宿和餐饮，所以，对于有食宿需求的会议，是很适合的选择。

②会议中心

会议中心属于专业从事会议服务的场所，往常有适合各样规模的会议室；有专业的会议有关设备；精晓会务服务的服务人员；大多数的会议中心也供给餐饮与住宿服务。

③饭馆

饭馆有适合大型活动的房间，同时也供给餐饮服务。

会议场所假如由外面供给，会议筹办人员有可能对场所不是特别认识，有些会议场所甚至会选在与公司不同城市、不同国家的地方，所以，早先踩点就很重要了，不然，等大队人马过去开会时，才发现地址与想象的不相同就来不及了。

假如因为各样原由没法亲身去踩点，也就由熟习会议需求的人，帮助察看，或认识熟习场所的其余用户对场所的评论，认识场所的设备等级。

1、住宿、娱乐、演员、旅行目的地预定

2、车辆使用及租借安排

3、票务预定供给机构选择

4、音像协助设备租借

5、会场部署所需物件订制，如指示牌、会标、背景板、展架、易拉宝、鲜花、条幅等

等。

会场部署固然是个细节，但倒是整个会议的一个面子问题，给参会者留下对会议的第一印象，是特别重要的。

会场部署往常由会议场所供给方和会议筹办人员配合达成，在会场部署以前，往常会出个会场部署方案，甚至画出会场部署的成效图，报告给会议领导小组来审批。

会场部署整体要求

会场部署要与会议的内容相般配，依据会议内容可把会场部署为：

喜庆喧闹的、动感活跃的、慎重商务的等等。

会议场所的室外面署

会议场所的室外及进口部署可依据需要选择：

1、主会标

2、欢迎拱门、条幅

3、彩球、鲜花、氦气球

4、地毯

5、展架、易拉宝、广告板

6、指引牌

7、灯箱

8、签到台

9、歇息座椅等

会议场所的室内部署

会议场所的室内部署可依据需要选择：

1、会标、背景板

2、主席台、听众席、演讲台的部署，

3、鲜花、彩球、彩带等装饰

4、音像协助设备

5、灯光、电源设备

6、茶点，

7、奖品、礼物、活动道具

8、桌牌、名牌

9、摄像设备，等

7、礼物、奖品、纪念品、演出道具采买清单

8、餐饮、水果、饮用瓶装水等

9、招待物件采买，包含：

吊带、胸牌、姓名卡、桌卡、签到簿、签到笔、指示牌、纸

笔等办公用品

10、会议有关印刷品需要提早的确内容，供给印刷服务供给商，以保证在会议召开前

印刷达成。

会议有关的印刷品，包含：

请帖、会议宣传单、代表名录、会议日程表、参会

人员信息登记表、会议评估反应表、住宿安排表、居住地区地图、城市地图、广告资料，

等

11、与会议有关的其余物件

各种物件的采买、订制、租借，都要选择靠谱的供给商，免得出现产质量量达不到要求、送货不实时、售后服务跟不上等问题

九、请帖、邀请函的7项信息与范文

有些会议或活动需要邀请某些特定的人来参加，所以，要给他们发送请帖或邀请函，请帖与邀请函的内容为被邀请者供给了会议的有关信息，为了让被邀请者认识会议信息，请帖与邀请函的内容应表现7类信息，在此供给请帖与邀请函范文供参照。

请帖与邀请函具备的7项信息：

1、活动种类

2、活动日期、时间与会期

3、会议邀请者与被邀请者

4、会议地址

5、能否需要答复（会议回执）

6、供给的餐饮

7、其余信息，如着装要求、地图、旅行安排等

邀请函范文

XXX先生/女士：

XX公司将于2月5日8：

30-17：

00，举办公司年会，特邀请合作伙伴派员参加。

会议议程以下：

会议地址在XX国际会议中心中餐厅，会议供给午饭及茶点。

请贵公司于2月2日前供给参会人员人数及名单。

因有团队活动，参会者请备休闲装。

会议中心地址：

XX街XX号，公司接送车辆8：

00，由火车站接参会者到会议中心。

XX公司

1月9日

请帖与邀请函要提早发出，以便参照者提早安排时间；请帖与邀请函的款式、纸张取决于会议与活动的种类，能够是卡片，也能够是信件的形式，越是重要的会议，请帖与邀请函的估算越高；对有答复要求的请帖与邀请函要做好追踪，对答复要实时登记，以便统计精准的人数，人数在预约餐饮、住宿等项时，特别重要，也与会议的估算亲密有关。

第二章会议地址的选择

会议地址的选择是属于会前筹办的一部分，但独自作为一节来讲，是因为会议地址选择的特别重要，甚至是影响会议成败的重点因素，参会人员对会议感觉、会议估算都与会议地址的选择关系亲密。

一、会议地址评估的几个项目

在选择会议地址后，要对会议场所进行评估，可参照以下16个项目：

1、会议场所交通便利程度、能否能够供给班车、班车能否免费

2、泊车场

3、安全状况、保安服务质量

4、电信联系便利性

5、装饰与外观

6、洁净程度

7、大堂、洗手间装饰、设备、洁净

8、食品、茶点（可参照：

会议的食品饮料安排）

9、餐饮服务水平

10、工作人员表现

11、服务水平

12、供暖、空调、照明设备

13、住宿设备

14、音像协助设备

15、休闲设备

16、其余设备与服务

以上项目逐项按好、中、差打分。

在会议筹办阶段，先选择2-3个备选地址，逐个列

出其好坏，提交会议的领导小组决定最后的会议地址，以将保障会议地址与会议要求符合

合。

会议座位安排，怎样安排会议座位是会议筹办人员不可以忽视的一个细节，会议室座位安排既要保证全部的参会人员能够看到和听到发言人的发言，还要考虑就座的礼仪，会议座位安排礼仪。

二、会议室座位安排的五种方式

会议座位安排，怎样安排会议座位是会议筹办人员不可以忽视的一个细节，会议室座位安排既要保证全部的参会人员能够看到和听到发言人的发言，还要考虑就座的礼仪，会议座位安排礼仪。

会议室座位安排往常有五种方式：

1、圆桌会议型

全部人转着桌子就座，方便全部人参加议论，往常用于小型会议及需要议论许多的会议。

只管圆桌会议型就座人员相对同等，但仍旧需要着重就座的礼仪，可在坐位上摆放姓名牌，用于提示就座的序次。

2、正式演讲型

正式演讲时，要给演讲者、发言人一张讲台或办公桌，方便演讲者站立或座着发言，同时，还要依据演讲人的要求及演讲需要，摆放相应的音像协助设备。

听众在演讲者对面，按排坐，面向演讲者。

这样的部署有益于演讲者与听众的交流。

这类座位摆列方式，应略微多供给一些座位，因为在中间的座位有可能是空的，听众往常不会座得特别满。

3、小组议论型

据会议的需要，把座位分红几个圆桌型，在会议主要发言人发言结束后，参会人员将分红几个小组进行议论，培训常常采纳这类局势，方便对课题进行小规模的深入商讨，保证更多的人对议题表达建议。

4、就餐座位安排

对于正式的晚饭或宴请，应选择这类方式安排座位，在餐桌上要摆放桌号提示牌，或供给座位用于表示就座的序次，可在参会人员的请帖上注明就餐的餐桌号。

5、礼仪型

有些特别正式的会议，对就座礼仪要求很高，比若有上司领导、重要贵宾参加的会议，在主席台上就座的人，怎样安排座位必定要参照礼仪指导书，并早先征采会议领导小组、领导及贵宾自己或秘书的建议。

三、会议的食品饮料安排

会议筹办过程中，必定要早先确立各种用餐的次数，把每次用餐都考虑周到，并确立所实用餐的时间、供给者、菜单与花费。

安排食品饮料时，需要认识能否有特别饮食要求的参会人员，如素食或清真食品。

会议的食品饮料有两类：

1、茶点

茶点包含会中茶点、咖啡、茶，在会议时期供给。

茶点的种类可分为西式与中式2种：

西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或许花茶、果茶、

水果、咖啡、水果及点心为主。

能够放在会议室内的桌上供参会人员享受，也能够放在会议室外面，由参会人员出门歇息时享受，详细供给时间、种类、数目、服务要求，需事先则会议筹办人员与会议场所供给商磋商。

2、正餐

正餐分为午饭、晚饭、早饭。

午饭因会议往常在上下午均有安排，所以有必定工作餐性质