采购管理信息系统分析与设计docx.docx
《采购管理信息系统分析与设计docx.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购管理信息系统分析与设计docx.docx（24页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
采购管理信息系统分析与设计docx
第一章采购信息系统开发背景及调查结果
1.1概述
随着时代的发展，我国企业实施信息化的迫切需求正日趋增加。
作为企业信息系统的关键组成部分，采购信息系统，使整个采购流程规范化，模式化，透明化，极大地提高了企业在采购环节的效率并切实降低采购成本。
本采购系统为上海一机械制造企业量身定制，以促进该企业在采购方面的信息化。
1.2系统开发的背景、必要性和意义
由于现行人工手动运作采购流程，具有过多的主观人为因素，不能做到采购过程的客观，公正，精确。
尤其是每月的采购需求数，在人工的计算下，经常出现错误误差。
通过采购信息系统的实施，企业的采购流程将大大优化。
计算机化将有效减少错误数据的发生，降低采购成本，提高采购工作效率。
1.3现行系统调查
1.3.1现行采购部门流程调查
1.编制采购计划：
根据生产计划，工作令，库存数确定采购品种及数量。
生产计划采用双月制：
本月查缺补漏，下月提出计划。
当月采购数=原材料希望数-库存数-在制数+安全数量+已发货未到单数。
2.选择供应商：
通过供方登记表：
名称、地址等，及其主要供货种类，材料价格，质量评级（由质检单位、生产制造单位进行评级）及过往供应商的表现评分，选择合适的供应方。
将采购计划传真至供方，议价、定价、确认交货日期。
签订购销合同。
3.过程跟踪：
根据采购计划的交货节点，了解跟踪分供方的制作进度，督促分供方按时交货。
与分供方确认交货品种、数量、时间，并与库管员及时沟通，货到后应与库管员核对确认。
4.交货、检验、入库、入账手续：
核实物资是否到货：
如果物资未到货，则寻找供方，催促其发货。
如果物资入仓，则库管员办理入库手续，采购部门与库管员核实。
随后开具报验单，联系检验科进行验货。
如果验货通过，则检验科与采购部联系确认。
否则办理出库并退货。
5.向供方催要发票、核对无误后交由财务登记入账
6.供方评价：
要求检验科对物资部件的质量及等级进行评价并录入系统。
通过以下指标衡量供方：
（1）、供方的交货时间是否拖延。
（2）、交货数是否与合同有出入。
（3）、供方服务态度。
（4）、售后服务态度。
7.请款：
每月5日前根据上月进货情况，当月进货计划，并考虑应付款等情况，编制请款计划。
根据请款计划填写请款单。
将请款单和分供方台账交由有关领导审批。
将审批的请款单送财务办理付款手续。
将审批的请款单送财务办理付款手续。
台账登录。
（由于公司已有现行财务系统，此采购系统只做了与财务系统的接口，为包含详细与财务有关的过程）
1.3.2现行采购流程存在的问题
1.生产与仓储的数据不够准确。
原来库存管理系统还存在问题，实际的仓储数量与系统显示的数目不吻合，导致采购部门无法通过管理系统来进行原料的采购。
2.入库手续。
材料入库时，由经办员开检验单，然后进行货物检验，如果不合格，则再开据退货单。
公司经理希望检验单能够由仓库管理员开据，但鉴于货物种类繁多，仓库管理员只能完成入库的操作，所以目前还是由经办员开据，供方到货前会有通知，到货时则由仓库管理员通知。
3.入账手续。
目前他们所用的财务管理软件只是起到了记录的作用，但无分析以及统计的功能，更没有和生产、仓储部门衔接起来。
4.关于请款，采购经理认为，财务应该根据采购合同进行拨款，而不是由采购部进行请款，付款的部门应该是财务部而非采购部。
他现在也表示比较无奈，每次请款，财务查看之前的采购单，看钱是否用完，用完的话再拨出一部分。
采购经理认为他们总是在做其他部门的事情，有时候没有做好的话，自己还得受委屈。
5.各个部门比较缺乏标准化管理模式。
过去采购甚至没有合同，一个电话就可以采购，价格最后再议。
生产部门、仓储部门关于材料的实际数据无法精确反映。
各部门有些工作分配并不合理，很多事情采购部替其他部门都做掉了，一旦出了问题，很难对症下药。
6.对于供应商的评价尚无法做到客观公正。
目前还是由采购部自己对供应商评价，对新的供应商有1年的考察期，是否通过完全是由他们自己说了算，总经理很难检索以及评估到每个供应商的供货情况。
1.3.3企业对采购系统的要求
1.由于整个系统庞大复杂，建议我们参考海外具有成功经验的ERP采购系统，适当进行个性化的修改。
2.采购部门只是一个执行部门，需要根据库存以及生产要求来进行采购，所以系统上关于上述的数据必须准确无误，否则，采购系统对于他们来说都是没有意义的。
3.提供标准的生产录入表，设置空白栏进行特殊项目的补充。
提供各类零件材料，仓库库存等各类信息的查询功能。
4.完善财务系统，与财务部门明确分工，互相联系，提高效率。
对财务数据进行加密，限定能够查看这些数据的人员。
5.引入供应商评价体系。
通过系统，对货物的质量，送货进度，欠款，售后服务情况进行记录，便于经理了解各个供应商的详细情况。
6.将生产、采购、仓储的各类数据整合，统计分析，便于管理层进行查询信息，观察进度，处理问题，最终达到节约人力，提高工作效率，增加净利润的最终目的。
1.4建议的新系统
为解决该企业采购部所面临的实际问题，以及为今后企业信息化及国际接轨这不可逆的时代潮流的考量，建议该企业使用计算机化的采购信息系统。
该采购系统应是基于因特网及企业局域网的，实现业务管理自动化、数据流传输实时的，输入与输出标准化、将来能与其他企业软件兼容的，具有一定程度的信息安全保障的，包括全面的权限登录等级规划及数据安全防入侵保护及数据备份恢复功能。
1.5可行性研究
1.5.1技术可行性分析
从软件角度来看，目前的软件技术发展的已经比较成熟，无论是数据库还是应用程序都可以实现系统功能。
各种语言包括C#、JAVA等均能完成程序代码并实现信息系统功能。
各种数据库包括SQLSever，Oracle等均能为企业搭建数据库；从硬件角度来看，系统所要用到的硬件均可以以较为低廉的价格购买，满足系统要求。
从人员角度来看，本系统的用户是制造型企业的采购部人员，懂得基本微机操作即可，无须另聘专人即可使该系统正常实施运行。
从技术角度来看，开发技术和数据库技术已经具备了完备、成熟的理论和体系结构。
所以本系统的开发在技术上完全可行。
1.5.2经济可行性分析
本系统的实施所需经费主要用于购买软、硬件、系统开发及系统维护。
本系统总体耗费不多，是在一个企业和个人可以承担的范围之内的。
应用本系统给大学毕业生，企业及管理人员带上一个新的高度，，提高了工作效率，节省了管理成本，方便政府对大学毕业生就业的管理，也方便大学生找工作和企业找员工。
1.5.3营运可行性分析
本系统的运营阶段，使用系统的采购部门工作人员，只需日常的计算机操作能力。
这方面的知识，与系统有直接接触的职员都已经具备。
并且在项目投产前，还会安排对操作系统的人员进行必要的培训。
系统技术维护支持工作，在初期仍将由硬件供应商及本人完成，以后由信息部接手。
该公司信息完全具备使用维护该系统的能力。
因此本系统营运方面可行。
1.6结论
综上所述，实施本系统，已具备技术可行、经济可行、营运可行的条件，所以公司同意开发和使用本系统。
第二章系统分析
2.1系统目标
1.降低人力及设备的费用成本。
采购系统优化了资源的配置，简化了人员的参与，从而降低了人力以及设备的费用。
2.提高采购处理速度
与传统人工处理的采购不同，采购系统的自动化处理大大简化了原先繁琐的流程，避免了人工的过度参与，从而降低了错误的发生率，提高了采购处理速度。
3.降低采购成本
由于采购系统提供更为客观，公正，透明的数据输出，避免了人工询价下由于回扣等暗箱操作产生的额外成本，同时优化采购选择方案，降低采购成本。
4.提高决策的科学性
通过智能分析等模块，对企业各项数据进行分析，提供对企业至关重要的信息，帮助企业高层做出最优决策，规避不必要的风险，提高企业整体收益。
5.提高人员利用率
采购系统的实施，使得削减冗余人员成为了可能。
先前过于庞大的采购人员限制了企业人员利用的效率。
而采购系统精简了企业所需的人员配置，大大提高了企业人员利用率。
2.2组织结构分析
该企业下属多个部门，其中与采购部门有直接关联的由生产部门、库存部门、财务和审核部门。
采购部下设三个办事处，分别为计划处、供方联络处、物料检验处。
其中计划处进行采购计划清单的制定。
供方联络处进行对供应商的联络工作。
物料检验处负责入库物料的质量检验。
组织结构如图2.1所示
图1—公司组织结构图
2.3需求分析
2.3.1业务流程分析
采购管理信息系统按采购前、中、后三个时间段将业务流程分为采购计划管理采购过程管理收货管理
1.采购计划管理：
采购员根据库存部门发来的库存单，生产部门提供的外购清单，采购员制定月采购计划。
采购计划分为基于工作令的采购计划和非工作令采购计划（非工作令物料通常指零星物料或一次性使用）。
将采购计划交予审核部门审核，审核通过的采购计划，作询报价请求操作；未通过计划返还采购员进行调整重新制定。
2.采购过程管理：
采购员拿到通过的采购计划后，查询及读取供应商提供的物料报价信息和相应供应商历史评价信息，通过确认报价选择最佳供应商，生成采购订单。
将采购订单送至审核部门审核，审核通过根据付款协议等与供应商签订采购合同。
审核未通过退回作二次询报价或改选供应商。
采购订单及采购合同只是表现形式不一样，数据相同。
合同比订单多了条款等附加信息，故下将合同订单作为一张单据。
订单（合同）一式四份，文档留底，给供应商一份、财务一份，订单跟踪员一份。
订单跟踪员读取采购订单信息，查询到货日期将至及到货日期已过货未到的订单所属的供应商，发送催询单，并对未按时到货的供应商作“过期”评价记录。
3.收货管理：
供应商发货，携送货单及物料至接收员。
接收员核对到货数量和采购订单，并修改订单已到达数量。
接收员开据报验单通知检验员检验。
检验员检验产品后，根据产品质量情况，开据合格单，不合格（退回）单，及不合格（可回用）单。
合格单与不合格（可回用）单交库存部门入库，不合格（退回）单退回供应商通知重新发货。
产品质量情况亦发送订单跟踪员一份，作修改供应商评价信息，及修改订单数量，再次催询等。
不可回用及不退回供应商则进行报废处理。
（报废处理在业务流程图中省略）。
业务流程图图例：
（1）外部实体
（2）内部实体
（3）文件/单据
（4）信息流
图2—第0层DFD图
2.3.2数据流程分析
本采购系统的顶层数据流程图如图2.3.2.1所示，二级数据流程图如图2.3.2.2所示.仓库管理员把缺货单给采购员,由采购员汇总制定采购计划,再编制订货单交给供应商。
对收到的供应商的供货单和货物进行检验后，符合要求的入库，不符合的则退回给供应商或回用处理。
数据流程图图例：
（1）外部实体
（2）加工
（数据加工）
（3）数据存储
（4）信息流
第0层
图3.1—第0层DFD图
第一层
图3.2—第1层DFD图
第二层
=============================P1============================
图3.3—第二层P1DFD图
P1:
——根据库存部门发来的库存单，生产部门提供的外购清单，制定月采购计划。
采购计划交予审核部门审核，审核通过的采购计划记入D1采购计划文件，未通过计划退回
==============================P2============================
图3.4—第二层P2DFD图
P2——根据采购计划所需物料，进行供应商选择，生成采购订单。
首先读取D3物料信息中各供应商报价信息（假设不断更新），根据报价由低到高排序，并参照D5供应商评价记录择优选择。
有需要可以通过网络或电话传真就价格进行最终确定。
读取D4供应商基本信息确认联系方式等，生成采购订单。
将订单送至审核，审核通过生成最终采购订单即合同，记入D2采购订单文件存档，合同交供应商一份。
==============================P3============================
图3.5—第二层P3DFD图
P3——读取D2采购订单文件，查询：
①到货日期还有<=5天的订单，②到货日期已过货未到的订单，制定催询单并发送供应商。
同时记入D6催询记录文件和更新D5供应商评价记录/延期交货评价记录。
==============================P4============================
图3.6—第二层P4DFD图
P4——供应商发货，收货人核对并修改D2采购订单文件/到货数量，（若未全部按时到货，采购跟踪员读取采购订单文件时可以查询到还有x数量未到，进行跟踪催询），出具报验单通知检验部门检验货物。
将检验结果录入D5供应商评价记录/不合格品（或质量）记录，若有不合格品需要退回，则修改订单文件D2采购订单文件/到货数量（减退货数量）。
将合格单，不合格（可回用）单交给库存部门做入库处理。
不合格（退货）单发至供应商。
2.3.4数据字典
数据字典的主要内容是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体等六个方面进行具体的定义。
简单地讲，数据流图上所有成分的定义和解释的文字集合就是数据字典。
数据词典对数据流程图的各种成分起注解、说明作用，给这些成分赋以实际的内容除此之外，数据词典还要对系统分析中其他需要说明的问题进行定义和说明。
经过详细的分析，现列出部分数据字典。
如图2.13—2.17所示。
数据存储
系统名：
采购管理信息系统
编号：
D2
条目名：
采购订单文件
存储组织：
二维表
记录数：
订单个数322
主关键字：
订单号
记录组成：
采购订单ID
订单状态
物料编号
物料名称
BOM序号
物料图号
材质
物料价格
供应商编号
分库类型
计划单位
单件重量
下单日期
到货日期
近似长度
50
10
50
50
100
150
50
100
100
50
100
100
100
100
简要说明：
招聘信息的修改
图2.9数据存储条目
数据元素
系统名：
采购管理信息系统
编号：
条目名：
采购订单ID
别名：
存储处：
订单
主关键字
数据元素结构：
代码类型
依据编码设计
（由数字字母组成）
字段大小
长整型
数据值类型
连续
简要说明：
采购订单代码由采购类型（标准采购订单为NB）+采购订单信息号（包括供应商、物料等信息）+采购组（PG01）
图2.14数据元素条目
加工
系统名：
采购管理信息系统
编号：
P2.2
条目名：
审核采购订单
别名：
输入：
要审核的采购订单
输出：
审核通过的采购订单
加工逻辑：
1.企业根据自身的情况修改信息
2.管理员对修改后的信息进行审核
3.审核完毕后发布
4.学生便可看到最新的企业信息
简要说明：
本存储需要进行企业信息的修改、输入、存储
图2.10数据加工条目
外部项
系统名：
大学毕业生就业管理系统
编号：
条目名：
管理员
别名：
输入数据流：
企业信息
输出数据流：
检查修改后的企业信息
主要特征：
管理员：
即本系统中对企业输入信息进行检查修改的系统工作人员
简要说明：
管理员会按期检查修改企业信息
图2.11外部项条目
数据流
系统名：
大学毕业生就业管理系统
编号：
条目名：
企业信息表
别名：
来源：
企业
去处：
毕业生
数据流结构：
企业编号
企业名称
企业性质
成立时间
员工人数
注册资金
简介
简要说明：
记录企业当前信息状况
图2.12数据流条目
第三章系统设计
3.1总体设计
总体设计又称为概要设计，其主要任务是根据系统的总体目标和功能将整个系统合理划分成若干个功能模块。
功能模块图如下：
图4—功能模块图
3.2详细设计
3.2.1代码设计
代码是代表事物名称、属性、状态等的符号，为了便于计算机处理，一般用数字、字母或它们的组合来表示[20]。
采用代码设计可以便于数据的存储和检索，提高处理的效率和精度，提高数据的全局一致性，简化程序设计，减少出错率，节省存储空间。
代码设计的好坏，将直接影响整个系统的质量，实用性和生命力。
1.本系统代码设计原则如下：
（1）唯一确定性。
即每个代码都仅代表唯一的实体或属性。
（2）稳定性。
代码的定义和描述应具有相对稳定性，要避免过多的改动。
（3）可扩充性
要考虑系统的发展和变化，必须留有一定的后备余量，当增加新的实体时，直接利用原代码加以扩充，而不需要重新变动系统。
（4）标准化与通用性。
国际、国家和行业的有关标准是代码设计的重要依据，采用已标准化的编码，系统内部使用的同一种代码做到统一。
（5）便于识别和记忆。
为了同时适合人和计算机，代码不仅要具有逻辑含义，而且便于识别和记忆。
2.采购管理系统代码设计
代码分为无含义码和有含义码两大类。
其中无含义码包括顺序码和无序码两类，有含义码包括系列顺序码、数值化字母顺序码、层次码、特征组合码、复合码。
采购员代码设计
设计依据：
采购员代码由采购部门编号+采购组（PG01）+采购员进入系统时间上的先后顺序
供应商代码设计
设计依据：
供应商代码在采购系统内由外部编号（T）+组编号（K1）+供应商进入系统时间上的先后顺序
例:
起始号T-K10000；终止号T-K99999
物料代码设计
设计依据：
物料代码在采购系统内由外部编号（T）+物料组编号（M1）+物料进入系统时间上的先后顺序
例:
T-M10020
采购订单代码设计
设计依据：
采购订单代码由采购类型（标准采购订单为NB）+采购订单信息号（包括供应商、物料等信息）+采购组（PG01）
例:
NB5400000PG01
3.2.2数据库设计
1、E-R图
E-R模型是一种语义模型，它旨在表达数据的含义。
在E-R模型中，实体型、属性及实体集之间联系的表达方法如下：
（1）实体型：
用带实体名的矩形框表示。
（2）属性：
一般属性用带有属性名的椭圆形框表示，多值属性用双椭圆形框表示，派生属性用虚椭圆框表示。
属性与其对应的实体型之间用直线连接。
（3）实体集之间的联系：
用带有联系名的菱形框表示，并用直线将联系与相应的实体相连接，且在直线靠近实体的那端标上1或n等，以表明联系的类型。
本系统的实体有：
采购计划、采购订单、采购员、供应商、库存、物料、报价单；联系有：
查看、产生、接收、查询、属于、提供。
全局E-R图见图5.1，实体及其属性见图5.1-5.4
图5—全局E-R图
图5.1—采购员实体及其属性
采购员（采购员编号，姓名，性别，年龄，电话，地址）
图5.2—供应商实体及其属性
供应商（供应商编号，供应商名称，供应商地址，联系人，联系电话/传真，电子邮件）
图5.3—物料实体及其属性
物料（物料ID，物料名称，BOM序号，物料图号，材质）
图5.4—采购订单实体及其属性
采购订单信息（采购订单ID，订单状态，物料编号，物料价格，供应商编号，分库类型，到货日期等）
2、数据库逻辑结构设计
数据库的逻辑结构设计是将概念结构设计阶段完成的概念模型转换成能被选定的数据库管理系统（DBMS）支持的数据模型。
即将数据组织成一个与计算机提供的数据库管理系统所采用的数据模型相符合的形式。
首先，根据前面的设计结果和具体的特点，将全局E-R模型转换成一个初始的关系模型。
然后，对其中的每一个关系模式进行分析，判断是否存在不合理的关系模式，如有则利用关系模式的规范化方法消除之，以达到符合第三范式的要求。
采购员（采购员编号，姓名，性别，年龄，电话，地址）
供应商（供应商编号，供应商名称，供应商地址，联系人，联系电话/传真，电子邮件）
物料（物料ID，物料名称，BOM序号，物料图号，材质）
采购订单信息（采购订单ID，订单状态，物料编号，物料价格，供应商编号，分库类型，到货日期）
3、主要数据表设计
数据库表的结构设计采用规范化关系模式的方法。
规范化的基本思想是消除数据依赖中不合理的部分，让一个关系描述一个概念、一个实体或者实体间的一种联系，若多于一个概念就把它分离出去。
在采购管理数据库里面建设了4个表分为了采购员信息表、供应商信息表、物料信息表、采购订单信息表、信息表
采购员表用于存储采购员信息，其主键为管理员编号，该表结构如表3.1所示
表3.1采购员信息
英文列名
中文列名
类型
主键
为空
PURCHASERID
采购员编号
nvarchar[255]
PK
非空
PURCHASERName
采购员姓名
nvarchar[255]
非空
GENDER
性别
nvarchar[255]
非空
AGE
年龄
nvarchar[255]
非空
TEL
电话
nvarchar[255]
非空
ADDRESS
家庭地址
nvarchar[255]
非空
供应商信息表用于存储供应商信息，其主键为供应商编号，该表结构如表3.2所示。
表3.2供应商信息
英文列名
中文列名
类型
主键
为空
VendorID
供应商编号
nvarchar[255]
PK
非空
VendorName
供应商名称
nvarchar[255]
非空
address
供应商地址
nvarchar[255]
非空
officer
联系人
nvarchar[255]
非空
TEL/FAX
联系电话/传真
nvarchar[255]
非空
EMAIL
电子邮件
nvarchar[255]
物料信息表用于存储物料信息，其主键为物料编号，该表结构如表3.2所示。
表3.3物料信息
英文列名
中文列名
类型
主键
为空
MaterialID
物料编号
nvarchar[255]
PK
非空
MaterialName
物料名称
nvarchar[255]
非空
SerialNo
BOM序号
nvarchar[255]
非空
MaterialDrawingNo
物料图号
nvarchar[255]
非空
MaterialSubstance
材质
nvarchar[255]
非空
产品信息
英文列名
中文列名
类型
主键
为空
ProductID
产品ID
nvarchar[255]
非空
ProductName
产品名称
nvarchar[255]
非空
ProductDrawingNo
产品图号
nvarchar[255]
非空
工作令信息
英文列名
中文列名
类型
主键
为空
WorkOrderID
工作令ID
nvarchar[255]
非空
ProductID
产品ID
nvarchar[255]
非空
Batch
制造台套
nvarchar[255]
非空
采购计划信息表用于存储采购计划信息，其主键为采购计划编号，该表结构如表3.4所示。
表3.4采购计划信息
英文列名
中文列名
类型
主键
为空
P
升级会员 