企业采购谈判的手册.docx
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企业采购谈判的手册
企业采购谈判的手册
1.谈判的定义:
〝谈判〞,或有些人称之为〝协商〞或〝交涉〞,是担任采购工作最吸引人
部分之一。
谈判通常是用在金额大的采购上,由于本公司是自选式量贩广场,采购金额专门大,因此谈判工作格外地重要。
采购谈判一样都误以为是〝讨价还价〞,谈判在韦氏大辞典的定义是:
〝买
卖之间商谈或讨论以达成协议〞。
故成功的谈判是一种买卖之间通过打算、检讨、及分析的过程达成互相可同意的协议或折中方案。
这些协议或折中方案里包含了所有交易的条件,而非只有价格。
谈判与球赛或战争不同之点在于:
在球赛或战争中只有一个赢家,另一个是输家;在成功的谈判里,双方差不多上赢家,只是一方可能比另一方多赢一些,这种情形是商业的常事,也确实是说谈判技巧较好的一方理应获得较多的收成。
1.谈判的目标:
在采购工作上,谈判通常有五项目标:
(1)为相互同意的质量条件的商品取得公平而合理的价格。
(2)要使供货商按合约规定准时与准确地执行合约。
(3)在执行合约的方式取得某种程度的操纵权。
(4)说服供货商给本公司最大的合作。
(5)与表现好的供货商取得互利与连续的良好关系。
2.平而合理的价格:
谈判可单独与供货商进行或由数家供货商竞标的方式来进行。
单独进行时
,采购人员最好先分析成本或价格。
数家竞标时,采购人员应选择两三家较低的供货商,再分别与他们谈判,求得公平而合理的价格。
3.交货期:
在采购工作上交货期通常是供货商的最大问题。
大多是因为:
(1)采购人员订货时刻太短,供货商生产无法配合。
(2)采购人员在谈判时,未将交货期的因素好好考虑。
不切实际的交货期将危害供货商的商品质量,并增加他们的成本,间接会使
供货商的价格提高。
故采购人员应随时了解供货商的生产状况,以调整订单的数量及交货期。
4.供货商的表现:
表现不良的供货商往往会阻碍到本公司的业绩及利润,并造成客户的不满。
故采购人员应在谈判时,除价格外应谈妥合约中有关质量、数量、包装、交货、付款及售后服务等条款,及无法履行义务之责任与罚那么。
关于合作良好的供货商,那么应给予较多的订单或其它的方式来奖励如何说买卖双方要互利,才可坚持长久的关系。
5.与供货商坚持关系:
采购人员应了解任何谈判差不多上与供货商坚持关系的过程的一部分。
假设某次
谈判采购人员让供货商吃了闷或大亏,供货商假设找到适当时机时,也会利用各种方式回敬采购人员。
因此采购人员在谈判过程中应在本公司与供货商的短期与长期利益中,求取一个平稳点,以坚持长久的关系。
6.谈判的有利与不利的因素:
谈判有些因素对采购人员或供货商而言是有利的或是不利的,采购人员应设
法先研究这些因素:
(1)市场的供需与竞争的状况
(2)供货商价格与质量的优势或缺点
(3)成本的因素
(4)时刻的因素
(5)相互之间的预备工作
7.谈判技巧:
谈判技巧是采购人员的利器。
谈判高手通常都情愿花时刻去研究这些技巧,
以求事半功倍,以下谈判技巧值得本公司采购人员研究:
(1)谈判前要有充分的预备:
知彼,百战百胜,成功的谈判最重要的步骤确实是要先有充分的预备。
采购人员的商品知识,对市场及价格的了解,对供需状况了解,对本公司的了解,对供货商的了解,本公司所能的价格底线、目标、上限,以及其它谈判的目标都必须先有所预备,并列出优先级,将重点简短列在纸上,在谈判时随时参考,以提醒自己。
(2)谈判时要幸免谈判破裂:
有体会的采购人员,可不能让谈判完全破裂,否那么全然不必谈判,他总会让对方留一点退路,以待下次谈判达成协议。
没有达成协议总比将就达成协议好。
(3)只与有权决定的人谈判:
本公司的采购人员接触的对象可能有:
业务代表、业务各级主管、经理、协理、副总经理、总经理、或董事长,看供货商的规模大小而定。
这些人的权限都不一样。
采购人员应幸免与没权决定事务的人谈判,以免白费自己的时刻、同时可幸免事先将本公司的立场透露给对方。
谈判之前,最好问清晰对方的权限。
(4)尽量在本公司办公室内谈判:
在自己的公司内谈判除了有心理上的优势外,还可随时得到其它同事、部门或主管的必要,支持同时还可节约时刻与旅行的开支。
(5)放长线钓大鱼:
有体会的采购人员明白对手的需要,故尽量在小处着手满足对方,然后慢慢引导对方满足采购人员自己的需要。
幸免先让对手明白自己的需要,否那么对手会利用此一弱点要求采购人员先作出让步。
(6)采取主动,但幸免让对方了解本公司的立场:
攻击是最正确的防备,采购人员应尽量将自己预先预备的问题,以开放式的问话方式,让对方尽量暴露出对方的立场,然后再采取主动,乘胜追击,给对方足够的压力,对方假设难以招架,自然会作出让步。
(7)必要时转移话题:
假设买卖双方对某一细节争辩不休,无法谈拢,有体会的采购人员会转移话题,或喝个茶暂停,以缓合紧张气氛。
(8)尽量以确信的语气与对方谈话:
否定的语气容易激怒对方,让对方没有面子,谈判因而难以进行。
故采购人员应尽量确信对方,赞扬对方,给对方面子,因而对方也会情愿给面子。
(9)尽量成为一个好的倾听者:
一样而言,业务人员总是认为自己是能言善道,比较喜爱讲话。
采购人员明白这一点应尽量让他们讲,从他们的言谈及肢体语言之中,采购人员可听出他们优势与缺点,也可了解他们的谈判立场。
(10)尽量为对手着想:
全世界只有极少数的人认为谈判时,应赶尽杀绝,丝毫不能让步。
事实证明,大部分成功的采购谈判差不多上要在彼此和谐的气氛下进行才可能达成。
人差不多上爱面子的,任何人都不情愿在威逼的气氛下谈判,况且本公司与良好的供货商应有细水长流的合作关系,而不是对抗的关系。
(11)以退为进:
有些情况可能超出采购人员的权限或知识范畴,采购人员不应操之过急,装出自己有权或了解某事,做出不应作的决定,现在不妨以退为进,与主管或同事研究或弄清事实情形后,再答复或决定也不迟,如何说没有人是万事通的。
草率仓促的决定大部分都不是好的决定,智者总是先深思熟虑,再作决定。
(12)不要误认为50/50最好:
有些采购人员认为谈判的结果是50/50最好,彼此不伤和气,这是错误的方法。
事实上,有体会的采购人员总会设法为自己的公司争取最好的条件,然后让对方也得到一点好处,能对他们的公司交待,因此站在好又多采购的立场,假设谈判的结果是60/40,70/30,或甚至是80/20,也就可不能〝于心不忍〞了。
8.谈判的十二戒:
采购人员假设能幸免以下十二戒,谈判成功的机会大增。
(1)预备不周
(2)缺乏警觉
(3)脾气急躁
(4)自鸣中意
(5)过分谦虚
(6)不留情面
(7)轻诺寡信
(8)过分沉默
(9)无精打采
(10)仓促草率
(11)过分紧张
(12)贪得无厌
10.供货商的规模:
供货商的规模能够年营业额来区分:
规模
年营业额〔人民币万元〕
大型
中型
小型
5,000以上
1,000~5,000
1,000以下
11.供货意愿:
各种规模的供货商其供货意愿都不相同:
规模
行销通路
供货意愿
大型
中型
小型
直营居多
直营与经销
经销居多
严格推行价格政策之供货商其供货意愿不高。
为提高市场占有率之供货商,供货意愿较高。
一样供货意愿都专门高
12.谈判的项目:
本公司采购人员经常必须谈判的项目有以下诸项:
·质量·交货期
·包装·交货应配合事项
·价格·售后服务保证
·订购量·促销活动
·折扣·广告赞助
·付款条件·进货奖励
13.谈判的策略:
(1)质量:
质量的传统说明是〝好〞,或〝优良〞,对本公司采购人员而言,质量
的定义应是:
〝符合买卖双方所约定的要求或规格确实是好的质量〞。
故采购人员应设法了解供货商对本身商品质量的认知或了解的程度,治理制度较完善的供货商应有以下有关质量的文件:
产品规格说明书〔PRODUCTSPECIFICATION〕
品管合格范畴〔ACCEPTABLEQUALITYLEVEL〕
检验方法〔TESTINGMETHODS〕
采购人员应尽量向供货商取得以上资料,以利以后交易,通常在合约或订单上,质量是以以下方法的其中一种来表示的:
·市场上商品的等级
·品牌
·商业上常用的标准
·物理或化学的规格
·性能的规格
·工程图
·样品〔卖方或买方〕
·以上的组合
采购人员在谈判时应第一与供货商对商品的质量达成互相同意的质量标准,以幸免日后的纠纷或甚至法律诉讼。
关于瑕疵品或仓储运输过程损坏的商品,采购人员在谈判时应要求退货或退款。
(2)包装:
包装可分为两种:
〝内包装〞〔PACKAGING〕,及〝外包装〞〔PACKING〕
内包装是用来爱护、陈设、或说明商品之用,而外包装那么仅用在仓储及运输过程的爱护。
在本公司自选式量贩的营业方式,包装通常扮演专门重要的角色。
外包装假设不够牢固,仓储运输的损坏太大,降低作业效率,并阻碍利润。
外包装假设太牢固,那么供货商成本啬,采购价格势必偏高,导致商品的价格缺乏竞争力。
设计良好的内包装往往能提高客户的购买意愿,加速商品的回转,国内生产的产品在这方面比较差,采购人员应说服供货商在这方面改善,以利彼此的销售。
基于以上的理由,采购人员在谈判包装的项目时,应和谐对彼此双方都最有利的包装,否那么不应草率订货。
关于某些商品假设有销售潜力,但却无合适的自选式量贩包装时,采购人员应积极说服供货商制作此种包装,供本公司销售。
(3)价格:
除了质量与包装之外,价格是所有谈判事项中最重要的项目。
本公司在客
户心目中的形象确实是高质量低价格,假设采购人员对任何其所拟采购的商品,以进价加上本公司合理的毛利后,假设自己判定该价格无法吸引客户的购买时,就不应向该供货商采购。
在谈判之前,采购人员应事先调查市场价格,不可凭供货商片面之词,误入圈套。
假如没有相同商品的市价可查,应参考类似商品的市价。
在谈判价格时,最重要的确实是要能列举供就商产品经由本公司量贩销售的好处,这些好处包括:
(a)大量采购。
〔但不可一开始就告知公司可能订购的数量,以免让对方明白本公司的进货能力,也确实是说尽量以笼统的方式向供就商说明本公司的采购数量比一样连锁的零售商大专门多。
〕
(b)铺货迅速。
〔零售商、餐饮业、公司行号或机关团休主动到本公司进货,可节约供货商新产品或促销品的铺货的成本,并加快铺货及流通的速度。
供货商并可派人到卖场示范解说,提高专业客户的进货意愿。
〕
(c)节约运费。
〔供货商不必挨家挨户送货,通常可节约占营业额3-10%的仓储运输费用。
〕
(d)稳固人事,降低销管费用。
〔供货商不必再受业务人员流淌率过高的困扰,因为本公司实施运算机作业,主动向供货商订货及付款,供货商可减少占营业额10-20%的销管费用。
〕
(e)清除库存。
〔供货商可透过好又多快讯的促销方式,将其滞销品或库存过高的商品迅速的出清库存。
〕
(f)保证其市场。
〔本公司采行限制供货商家数的政策,故一旦与本公司来往,其它竞争厂牌就被排拒在外,由于零售商或专业客户都积极主动来本公司进货,本公司销售的商品其市场占有率会因而提高。
〕
(g)沟通迅速,并节约广告费。
〔透过好又多快讯与专业客户作最直截了当而有效的沟通,节约供货商在其它广告媒体的投资。
〕
(h)付款迅速,并减少应收帐款治理费用。
〔由本公司主动付款汇入供货商银行帐户,减少供货商应收帐款治理费用,并可规避倒帐的风险,以及幸免倒帐货外流的阻碍。
〕
(i)不阻碍市价。
〔由于顾客差不多上专业客户,一样消费者没有好又多会员卡无法来本公司购买,可不能对市价造成阻碍。
〕
(j)外销机会。
〔广州市每年均有春季及秋季交易会,有大量国外买主会前来好又多量贩广场参观,供货商外销机会大增。
〕
(k)齐步强壮。
〔本公司在中国将逐步提高投资额,对中国流通业的现代化具有使命感与积极的承诺,供货商可与本公司一齐成长,互蒙其利。
〕
价格谈判是所有商业谈判中最敏锐的,也是最困难的项目,但愈是困难的项目,令人愈觉得挑战性,这也是采购工作专门吸引人之处,本公司采购人员应体认这一点,运用各种谈判技巧去达成这项艰巨的任务。
(4)订购量:
在本公司分店数仍少的时候,订购量往往专门难令供货商中意,因此在谈判
时,应尽量笼统,不必透露明确的订购数量,假如因此而导致谈判陷入僵局时,应转到其它项目谈。
在没有把握决定订购数量时,采购人员不应采购供货商期望的数量,否那么
一旦存货滞销时,必须降价出清库存,因而阻碍利润的达成,以及造成资金之积压及空间之白费。
(5)折扣〔让利〕:
折扣通常有新产品引进折扣、数量折扣、付款折扣、促销折扣、无退货折
扣、季节性折扣、经销折扣等数种。
有些供货商可能会由全无折扣做为谈判的起点,有体会的采购人员会引述各种形状的折扣,要求供货商让步。
采购人员应向供货商说明本公司的顾客差不多上零售商及专业客户,换句话说专业客户差不多上专门会精打细算的,假设供货商的折扣数无法大到让本公司的商品售价能吸引他们上门,就算我们向供货商订货,这一关系也不可能会持久,这种交易反而不利于本公司的价格形象,故最好不要向该供货商采购。
(6)付款条件:
付款条件与采购价格息息相关,在国内一样供货商的付款条件是月结30~
90天左右,采购人员应运算对本公司最有利的付款条件,关于惯于外销的供货商,一样的付款期限比较短,有的甚至要求现金。
但这全凭采购人员的体会与说服力。
在正常情形下,本公司的付款作业是在单据齐全时,按买卖双方约定的付款条件。
电汇汇入供货商的银行户头,这是本公司的一大优势,因为一样国内的零售商在付款时,总是推三托四,找一大堆借口,延迟付款,造成供货商财务调度的困难。
(7)交货期:
一样而言,交货期愈短愈好,因为交货期短,那么订货频率增加,订购的数
量就相对减少,故存货的压力也大为降低,仓储空间的需求也相对减少。
至于有长期承诺的订购数量,采购人员应要求供货商分批送货,减少库存的压力。
由于本公司运算机运算订单数量的公式中,交货期是个重要的参数,采购人员应设法与供货商谈判较短的交货期,降低存货的投资。
(8)交货时应配合事项:
本公司系超大型的货仓自选商场,商品的进出量极大,假设供货商无法在送
货作业上与本公司紧密配合,将使本公司的收货作业陷于瘫痪。
本公司的收货月台通常可容纳十几辆货车,故收货部门有专人按日期及时段安排供货商交货的时刻。
采购人员在谈判时,必须专门明确将此一作业方式向供货商说明清晰,并要求供货商承诺,否那么日后一旦供货商无法实现时,合作关系将大打折扣。
(9)售后服务保证:
关于需要售后服务的商品,例如:
家电产品、事务机器、运算机、
手表、照相机等,采购人员最好在谈判时要求供货商在商品包装内提供该项商品售后服务修理的单位名单〔包括与地址〕之保证单,以使客户日后发觉他所购买的商品须要修理时,能直截了当与邻近商店连络,免得本公司卖场人员疲于应对修理问题。
假设采购人员是与水货进口商谈判时,必须要求水货进口商提出有能力做好售后服务保证的证明,并在商品包装内提供保证单,否那么空口说白话,情况发生后,财务缺失是小,好又多信誉缺失是难以用金钱来衡量的。
(10)促销活动:
好又多快讯是本公司的一大武器,此一促销利器在全世界各地都无往不
利,但这全赖采购人员选择的商品是否正确,以及售价是否能吸引客户上门。
在策略上,通常本公司会在促销活动之前一两周停止正常订单的运作,而刻意多订购促销特价的商品,以增加利润,除非采购人员无法取得专门的价格。
在促销商品的价格谈判中,采购人员必须了解一样供货商的行销费用预算通常占营业额的10-25%,供货商不难由此预算拔出一部分作为促销之用,比较常用的方法是多给相同商品免费赠品,例如买一打赠三瓶。
(11)广告赞助:
〔ANDVERTISINGCONTIBUTION〕:
为增加本公司的利润,采购人员应积极与供货商谈判争取更多的广告赞助
,本公司所指的广告赞助,有以下几项:
·好又多快讯的广告赞助
·停车场看板的广告赞助
·购物车广告板的广告赞助
·卖场标示牌的广告赞助
·端架的广告赞助
其中以第一项〝好又多快讯的广告赞助〞为最大。
由于好又多快讯的印刷及邮寄成本专门高,依国外量贩店之体会,约80%之成本系由供货商来支付,采购人员应要求供货商赞助此种费用,广东省每年商业广告费高达40亿人民币,供货商通常都情愿由其广告预算中拔出一部分作为本公司的广告赞助。
(12)进货奖励〔RETROSPECTIVEBONUS〕:
进货奖励与数量折扣是有区别的。
进货奖励是一段时刻达成一定的进货金
额,供货商给予的奖励,这是家电及某些行业惯用的行销方式,而数量折扣是指单次订货的数量超过某一范畴时所给的折扣。
依其它国家的采购人员的体会通常都要求供货商可给予进货金额1-10%的进货奖励〔以月、季、或年度运算〕,供货商因业绩之需求专门乐意提供此种奖励。
此种奖励对本公司之利润提升大有助益,有些商品可能供货商因种种缘故不愿以低的价格供应时,采购人员为增加利润,应积极与供货商谈判要求更高的进货奖励,但切忌为了争取奖励、而增加不切实际的采购数量,结果库存压力大增,甚至季节过后必须打折求售,这种情形采购人员不如不要进货奖励。
采购谈判本身是专门复杂的,因为谈判对象、供货商规模、谈判项目都不同,但采购人员只要灵活运用以上所述的技巧与策略,在谈判中将不难一一克服困难。
体会、机智、与毅力差不多上采购人员在谈判中所须要的。
十七、异议处理〔OBJECTIONHANDLING〕:
在本公司的采购谈判中,采购人员要面对的差不多上一些业务高手,他们差不多在流通业工作专门久,也与许多其它公司的采购人员作过许多次的谈判,故难免会提出许多难以处理的问题〔即〝异议〞〕,令新的采购人员不知所措。
异议一样可三类
·真正的异议
·错误的异议
·假的异议
比较可行的异议处理原那么是:
1.真正的异议:
此种异议之处理,应先以开放式的问题确定对方的异议是否真实,假如真实,那么采购人员应尽量说明对本公司有利的陈述,强调本公司对供货商的利益,以满足他的需求,例如:
销售量〔量贩给专业客户,故进货量能满足供货商〕
利润〔=销售量×单位毛利+节约的销管、运销及财务治理费用〕
清除库存〔好又多快讯是清除供货商库存的一项利器〕
铺货率〔原有产品及新产品由专业客户主动进货,铺货迅速有效〕
人事的稳固〔减少业务人员流淌率太高的苦恼及费用〕
市场占有率〔产品受保证,将竞争品牌排除在外〕
迅速的付款〔直截了当按照约定将货款直截了当汇入银行帐号〕
市场价格稳固〔只卖给会员,不经由报纸广告〕
外销的机会〔国外买主来参观采购〕
典型的真正异议,例如:
〝那个价格差不多是我们最低的价格了,我们不能再降了。
〞采购人员不妨以各种方式问出他的需求,再以最有效的方式说明来满足他的需求。
9.错误的异议:
此种异议是因为供货商对本公司的经营形状或作业方式不了解而造成的,
故只须求证就能够用真正的异议来处理即可。
典型错误的异议,例如:
〝你们价格卖得这么低,我如何对原有的客户交待?
〞这种问题确实是不了解本公司的经营形状及作业方式,故必须专门有耐心对供货商说明,并满足他的需求。
10.假的异议:
此类的异议要专门小心,因为它可能是个陷井,假如没有查证清晰,那么陷入对手的圈套,使采购人员在谈判时居于下风。
采购人员假如无法当场辩明假的异议时,不应去处理这种异议,而应将异议记录下来,留待下次谈判再处理,让自己获得足够的时刻去查验,摸索并研究处理的方法或说词。
典型的假的异议例如:
〝我假如用这种价格卖给你,我就会亏本了。
〞对方的意思是要求更高的价格,假如采购人员对生产成本专门了解,不妨举证,假如不了解,不妨以退为进,留等下回再协商,同时自己获得充分的时刻去研究。
11.较常见的异议:
假如采购人员充分研究谈判的技巧及异议的处理原那么,采购人员将发觉以下常有的异议可顺利地化解。
(1)我们假如低价卖给好又多,对原有的经销商或客户无法交待。
(2)我们认为零售商不可能有时刻去好又多采购,况且他们也可不能付现的,更况且他们不一定有货车。
(3)好又多的售价太低,会阻碍其它通路的销售意愿。
(4)那个价格差不多是最低的,不可能再低了,这差不多接近成本了。
(5)我们没法再给其它的折扣了,再给就要亏本了。
(6)我们没有广告预算能够赞助你们好又多的快讯。
(7)我们无法生产更大规格的包装,或大包装不见得更廉价。
(8)我们内外销的价格一样。
(9)我们内销的质量比较好。
(10)我们公司的制度不可能配合你们的作业。
(11)我们从来不做促销活动,或我们不对连锁店做促销。
(12)我们卖给你们那个价格是没有售后服务的,我们也不能同意奶货,否那么价格还要加一成。
(13)我们没有送货的服务,我们的客户差不多上自己来载货的。
(14)我必须货到付款。
(15)我亿不能更换包装,假如改成挂钩式的,每个要加5元。
因此采购人员在实际谈判时,会听到更多的异议,然而请记住:
〝供货商
的异议,并非拒绝〞,而是他真正的需求尚未明白表示出来,采购人员应利用各种技巧,试探他真正的需求,不要去回答自己所不了解的情况,以退为进,进而满足供货商真正的需求。
十八、单位换算〔CONVERSION〕:
在采购商品时,常常容易搞混的确实是单位,包括:
币别、重量、长度、面积、体积等等,假设是不小心换算错误,后果不堪设想,在此本公司提供一种简单的换算方式如下:
原单位×换算单位〔壹〕×换算单位〔贰〕×新单位=新单位
原单位换算单位〔壹〕换算单位〔贰〕
例一、7OZ的CAMAY香皂等于多少克?
答:
7OZ×1LB ×0.454KG×1000G=198.63G
16OZ1LB1KG
例二、一平方英尺US$1.25的地毯是等于一平米多少人民币?
答:
US$1.25×1FT2×1002CM2×¥8.30=¥111.68
1FT230.482CM21M2US$1.00M2
例三、某进口影印纸的重量143LB/SQFT,应该是多少G/CM2?
答:
143LB×1FT2× 454G =70G/CM2
1FT230.482CM2 1LB
例四、7英尺4英寸×6英尺6英寸的床单等几公尺×几公尺?
答:
7ˊ4ˊˊ=〔7×12〕ˊˊ+4ˊˊ=88ˊˊ
6ˊ4ˊˊ=〔6×2〕ˊˊ+4ˊˊ=76ˊˊ
88IN×1IN2.54CM×100CM1M=2..24M
76IN×1IN2.54CM×100CM1M=1.93M
所有答案是:
2.24公尺×1.93公尺
以下是较常用的换算值:
1.重量
1公斤〔KG〕=1,000公克〔G〕=2.2046磅〔LB〕
1公吨〔MT〕=1,000公斤〔KG〕
1市斤=500公克〔G〕=10市两=1.10磅〔LB〕
1磅=454公克〔G〕=16盎司〔OZ〕
1盎司〔OZ〕=28.35公克〔G〕
1金盎〔TROYOZ〕=31.10公克〔G〕
2.长度:
1公尺〔M〕=100公分〔CM〕=3.28英尺〔FT〕=3.33市尺
1公分〔CM〕=10公厘〔MM〕
1公里〔KM〕=1,000公尺〔M〕=0.6214英里〔MILE〕
1市尺=10市寸=33.3公分〔CM〕=0.333公尺
1市寸=3.33公分〔CM〕=0.0333公尺〔M〕
1英尺=12英寸〔IN