流程管理酒店管理系统操作流程.docx

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流程管理酒店管理系统操作流程

流程管理）酒店管理系统操作流程

酒店管理系统基本操作流程

壹、电脑的基本操作

1.电脑正常开关机：

开机：

先打开主机电源，见到电源指示灯亮后，再打开显示器的电源开关，当显示器的电源灯由黄色变为蓝色后，说明电脑正常开机，大约5-20秒后即进入WINDOWS操作系统。

关机：

对于WINDOWS操作系统，能够直接从桌面左下角“开始”菜单中选择“关闭系统”弹出的窗口下“关闭计算机”项，即可实现正常关机。

2.鼠标的使用：

单击：

按下鼠标左边键壹次为单击，所有操作系统中“按钮”或“下拉式列表”等控件选择时，基本采用单击。

双击：

迅速按下鼠标左边按键俩次（俩次时间间隔要短，如果过长就会变为俩次单击）为双击；操作系统中，图标选择及表格项目选择基本上采用双击。

右击：

按下鼠标右边按键壹次为右击。

拖动：

将鼠标指针移到目标上，按住鼠标左边按键不放然后移动鼠标为拖动。

3.电脑死机处理：

壹般死机：

电脑于运行过程中，因人为因素或电脑环境因素而出现没有响应预定的操作结果，同时通过正常操作也无法退出的情况下；可通过同时按Ctrl+Alt+Del三个键强行关闭当前操作，等电脑弹出“关闭程序”窗口后，于窗口中按“结束任务”按钮，操作系统就会强行结束当前操作，结束后再弹出对话框，再次按“结束任务”按钮，电脑即可恢复操作。

严重死机：

电脑出现死机时，通过上述恢复操作仍不能正常运作，或者是键盘鼠标根本不起作用；这样的情况就是严重死机，解决的唯壹办法是：

连续按住主机电源开关，直到关闭电源为止。

4.TAB键的运用

WINDOWS所有界面操作中，将光标从壹个对象移动到另壹个对象时，默认采用键盘上左上角的“TAB”键，而不是回车键。

二、酒店管理系统登录操作说明

1.于WINDOWS桌面上，找到名字为（酒店管理）或（HOTEL）的快捷图标，将鼠标指针移到该图标上，且双击鼠标左键以进入（酒店管理系统）登录界面。

2.依次填入你的用户名（系统管理员给予你的工号）、口令（属于你自己的密码，最长六位）以及班次（你所当值的班次）。

然后单击登录窗口左下方的“确定”按钮以登录系统，进入主界面。

三、酒店营销子系统功能操作程序说明（接待）

1.散客客人登记:

单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按扭弹出接待下拉式菜单，于接待下拉式菜单中选择“入住登记”且单击它以进入（入住登记）实时房态窗口，以下操作均于此窗口中进行，敬请留意！

快束登记：

a）于窗口中选择壹空净房间，且双击该房间图标弹出功能菜单界面；

b）单击菜单上“客人快速登记”项，弹出（客人快速登记）对话框；

c）依次填入客人姓名、离开日期、折扣、实际房租、收/免服务费以及备注信息等；

d）核对资料无误后单击“确定”按钮，此时系统提示是否要当下输入客人的详细资料，选择否即可完成本次的快速登记操作。

详细登记：

a）于快速登记的基础上，当系统提示是否要当下输入客人的详细资料时，选择是弹出（客人详细资料登记）对话框；

b）填入客人的中、英文姓名，选定客人的性别；

c）单击证件种类下拉菜单条，选定证件类别，填入证件号码；

d）单击国籍下拉菜单条，选定客人的国籍；

e）单击客人类型下拉菜单条选定客人所属的客人类型；

f）单击签证种类下拉菜单条选定客人的签证类别，填入证件号码（仅对外籍客）；

g）填入客人的地址，以及备注信息（俩间或之上房间壹起结帐的必须注释另壹间房的房号）；

h）核对资料无误，单击窗口右上方的“确定”按钮，保存记录信息，完成本次操作。

附属客人详细资料登记：

a）于主客人详细资料登记的基础上，单击（附属客人详细资料）卡片，弹出附属客人详细资料卡片对话框；

b）单击窗口右下方的“新增”按钮，弹出附属客人详细资料登记窗口；

c）其资料录入和主客人相同，请参照主客人详细资料登记第2到第7步；

d）核对资料无误，单击“保存”按钮，保存信息，完成本次操作。

客人资料修改：

a）于“入住登记”房态窗口中，双击要修改的客人的房间号码，弹出功能菜单条；

b）单击菜单上的“客人资料修改”按钮，弹出客人资料修改对话框；

c）删除原有错误的记录资料，填入正确的记录资料；

d）修改完毕后，核对资料无误，单击窗口右上方的“保存”按钮保存信息，退出窗口完成本次操作。

房间加人：

a）于（入住登记）实时房态窗口中，双击要加客人的房间号码，弹出功能菜单条；

b）单击菜单上的“住客房间加人”按钮，弹出（住客房间加人）对话框；

c）填入要入住的客人姓名，然后单击“确定”按钮即可退出对话框完成本次操作。

于住客人换房：

a）于（入住登记）实时房态窗口中，双击要换房的客人的房间号码，弹出功能菜单条；

b）单击菜单上的“于住客人换房”按钮，弹出（换房）对话框；

c）双击要换房的客人记录，这时窗口左边就会显示客人换房前的记录；

d）于窗口右边填入客人要换到的新房号、折扣以及实际房价等；

e）核对无误后单击“确认”，系统提示换房成功，单击“确定”按钮；

f）单击“退出”按钮退出对话框，完成本次操作。

查见客人资料：

a）于（入住登记）实时房态窗口中，双击要查见客人的房间号码，弹出功能菜单条；

b）单击菜单上的“查见客人资料”按钮，弹出（客人资料查询）对话框；

c）这时窗口就会显示该房间P客人的登记资料及其消费情况；

d）如有S客人则于窗口右边的客人列表中双击其记录，即可查见该客人资料；

e）单击“退出”按钮则退出该窗口，结束本次查询。

加床：

a）于（入住登记）实时房态窗口中，双击要加床的房间号码，弹

出功能菜单条；

b）单击菜单上的“加床”按钮，弹出（客人加床快速登记）对话框；

c）填入要加床客人姓名，然后单击“确定”按钮退出对话框，完成本次操作。

d）如果要输入客人详细资料，请用客人资料修改来完成。

预订客人登记：

a）于（入住登记）窗口中找到且双击客人预订的房间号码，弹出功能菜单条；

b）单击功能菜单上的“预订客人登记”按钮，弹出（预订客人登记）对话框；

c）双击左边窗口列表中的预订客人记录条，此时于右边窗口就会显示客人的详细资料；

d）于右边窗口中补填完客人的全部详细资料

e）核对资料无误，单击窗口右上方的“登记“按钮，退出窗口完成本次操作。

历史客（回头客）人登记：

a）于快速登记的基础上，单击“回头客判定”按钮；

b）如果系统提示此人曾光临过本酒店，单击“确定”按钮，弹出该客人的以前入住登记的详细资料窗口；

c）双击窗口中的要传输的历史客人记录条，此时于窗口上方的（历史客人）栏中就会显示出双击的记录条的帐号；

d）然后单击“传输资料”按钮传送资料，退出本窗口回到（窗人

快速登记）窗口；

e）单击“确定”按钮，系统提示是否当下输入客人的详细资料，选择“是”弹出客人详细登记窗口，检查传输资料是否准确后，按“保存”完成本次操作。

客人资料快速修改：

a）单击（酒店管理系统）主界面上方的《接待》按钮弹出接待下拉式菜单，于接待下拉式菜单中单击《客人资料修改》按钮，弹出（客人资料修改）窗口；

b）利用各种查询条件于客人列表中显示出要修改的客人记录；

c）找出且双击要修改客人的记录，此时窗口右边的（客人详细资料）栏就会显示出该客人登记的详细资料；

d）于（客人详细资料）栏中删除原来错误的资料，填入新的资料；

e）核对无误后单击“保存”按钮保存修改，然后单击“退出”按钮退出窗口；

团体登记：

流程：

输入团体主单→输入某类房价→选择相应房价的房号→核查所选房号和房价是否正确→保存登记。

a）单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按钮弹出接待下拉式菜单，于接待下拉式菜单中单击“团体登记”按钮，弹出（团体登记）窗口；

b）填入入住团体名称、人数、预离日期、团体代表、地址及备注

等（除名称和人数不可为空外，其余皆可为空）；

c）单击（允许增加团体成员）前面的复选框使其为选定状态，激活右边的房态表；

d）于实际房租栏中输入实收房价；

e）于房态表中找到要分给该团体的房间号，且双击该房间；

f）系统提示XXXX房号成功分给该团体，单击《确定》按钮即可；

g）重复第4、5、6步操作可为该团体分配好所有房间，完成分房操作；

h）单击（团体成员）卡片可查见且核对该团体所有成员的房间信息；{此时若发现有错则可于（输入房号）栏中输入出错的房号，单击“取消分房”按钮取消该分房，然后回到（团体主单）卡片上，重新分配房号。

}

i）若核实无误则单击（团体主单）卡片，然后单击窗口左下方的“确定”按钮，保存记录且退出本窗口，完成本次操作；

团体资料修改：

a）单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按钮弹出接待下拉式菜单，于接待下拉式菜单中单击“团体资料修改”按钮，弹出（团体资料修改）窗口；

b）于团体主单信息栏中找出要修改的团体名称且双击它，系统就会于下方的列表中显示出该团体登记的详细资料信息；

c）于下方的窗口中修改团体主单的资料，操作时只需把原有的资料删除，填入新的资料即可。

d）于右方的窗口中能够为团体增加成员，操作时请参照团体登记

的第4、5、6步操作；

e）核对修改无误后单击窗口左下方的“确认”按钮，保存修改且退出完成本次操作。

团体房转散客房：

a）单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按钮弹出接待下拉式菜单，于接待下拉式菜单中单击“团体登记”按钮，弹出（团体登记）窗口；

b）于输入房号栏中输入要转成散客的房间号码，然后单击“确认”按钮；

c）此时系统提示转换成功，单击“确定”按钮退出窗口，完成本次操作。

预订团体登记：

a）单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按钮弹出接待下拉式菜单，于接待下拉式菜单中单击“预订团体登记”按钮，弹出（预订团体登记）窗口；

b）找到且单击要登记的团体订单记录，使它成为蓝色选定状态；

c）单击“预订登记”按钮，弹出（预订团体登记）窗口；

d）这时能够见到弹出的窗口和团体登记的窗口基本相同，其实接下来的操作也是和团体登记的步骤基本相同的，于此不再详述，请参照团体登记的第2至9步。

接待辅助功能：

历史客人新增：

a）单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按钮弹出接待下拉式菜单，于下拉式菜单中单击“历史客人新增”按钮，弹出（新增历史客人资料管理）窗口；

b）单击“新增”按钮弹出（历史客人新增资料新）对话框；

c）填入历史客人的基本资料（如客人姓名、性别、证件类型、证件号码、出生日期、地址及备注信息等）和于本酒店消费的基本资料（如客人住过的房间号码、类型、房价、折扣、入住时间、离开时间、客人等级和收/免服务费等）；

d）核对输入资料无误后可单击“保存”按钮保存资料，该客人资料就会保存到历史客人资料库；

e）单击“新增”按钮可继续增加历史客人资料，单击“退出”按钮可退出对话框完成本次操作。

VIP卡管理：

a）单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按钮弹出接待下拉式菜单，于下拉式菜单中单击“VIP卡管理”按钮，弹出（VIP卡资料管理）窗口；

b）单击“新增”按钮弹出（VIP客人资料新增）对话框；

c）填入VIP客人的基本资料（如客人姓名、性别、证件类型、证件号码、出生日期、地址及备注信息等）；

d）核对输入资料无误后单击“保存”按钮保存资料，该客人资料就会保存到VIP客人资料库；

e）VIP客人资料修改：

于VIP卡管理界面上的列表栏，单击要修

改的客人资料项，再单击“修改”按钮弹出（VIP客人资料修改）对话框，输入修改内容按“保存”即可；

f）VIP客人资料删除：

于VIP卡管理界面上的列表栏，单击要删除的客人资料项，再单击“删除”按钮弹出（VIP客人资料删除）对话框，选择“是”即可删除所选资料。

四、前台收银子系统操作程序说明（收银）

1.帐务分类：

a）住客帐务：

指有住房客人的帐务，包含散客帐务和团体成员帐务；散客帐务只能于“住客帐务”中进行处理；对于团体成员帐篷国，能够于“住客帐务”中进行处理（如日常消费入帐、团体成员独立结帐等）；也可于“团体帐务”中进行处理（团体和成员有付帐关系）。

b）团体帐务：

指以组团方式于酒店入住或消费的多个客人；为结帐结算方便，于帐务设置上，既为团体设立壹主单帐号，又为每壹成员设立各自消费帐号（和主单帐号有隶属关系）；日常团体成员壹起的消费（无法分出每人的消费额，如会务费、其他杂费等）记帐到团体主单帐号下，而团体成员个体的消费记帐到该团体成员的帐号下。

c）挂帐帐号：

指于酒店有消费，消费后采取挂帐的客人；本系统把挂帐客人分为三类：

临时挂帐（于酒店消费后因某种原因而需暂时挂帐的散客或熟客）、内部签单（酒店内部有签单权限的老总、副老总等）、合约公司（同酒店有合同消费往来的单位或个人）。

2.帐务操作：

a）输帐：

也叫入帐；是指把“费用（客人于酒店的消费）”或“付款（为消费而支付的付款）”录入到客人的帐号内；客人帐务采用流水记帐方式。

客人帐务余额计算公式为：

余额（平衡数）=费用总额（消费总额）—付款总额

b）记帐：

本系统有壹规定，凡是输入的帐务记录，不能于原记录上进行修改；要修改或冲帐的话，必须用“输入新的帐目记录”来平帐。

c）查帐：

利用帐务系统能够查询客人明细帐、汇总帐、分类消费帐。

d）转帐：

可分为明细转帐和总帐转帐，明细转帐把客人帐务细目从壹个帐目转入到另外壹个帐目；明细转帐只能用于住客和住客之间的转帐。

总帐转帐是把客人消费总帐壹笔转入到其它帐号；总帐转帐可用于任何俩个帐号之间。

e）打印帐单：

可根据客人的要求分别打印明细帐单、汇总帐单；如客人要求有些消费项目不要打印到消费单上，也能够用“选项打印”来实现客人的特殊要求。

f）结帐：

“结帐”概念是把当前于住客人或团体主单及挂帐客人结帐为历史客人，“结帐”操作有壹前提条件：

客人的消费帐必须结清（费用总额和付款总额相等，或余额不能有超过正负1的误差）。

住客结帐可分为帐号结帐和房间结帐，帐号结帐每次只结壹个帐号，房间结帐每次结完壹个房间所有帐号。

3.住客帐务处理：

A.单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单，于下拉式菜单中单击“住客帐务处理”按钮，弹出（住客帐务处理）窗口；

B.单击“选择房号”按钮，弹出（帐号、房号查找）对话框窗口；

C.输入要处理的房号，单击“确定”按钮，回到（住客帐务处理）窗口，窗口左上端显示客人登记资料（如姓名、房号、折扣、房价），右上端显示该房住有几位客人，下端显示客人的详细帐务资料。

D.输付款：

客人为消费而支付的壹切有效的有价票据（如现金、信用卡、支票、现金券）付款金额能够为正数（代表收银员收到客人的钱），也可为负数（代表退仍客人的钱或冲帐，但冲帐必须于备注有说明）。

输入付款具体操作如下：

○1单击“输付款”按钮，弹出（付款处理）对话框；

2○单击付款代码右边的下拉按钮，于弹出的下拉菜单中选定付款方式；

3○单击标有原币金额右边的白色方框，输入客人所付实际金额数量；

4○单击标有备注信息右边的白色方框，输入开给客人的现金收据单的单据号；

○5单击“确定”按钮退出对话框完成本次操作。

E.输费用：

客人于住期间消费的费用，采取流水式记帐方式，费用能够为正数（客人的实际消费），也能够为负数（因某种原因要减扣客人的消费，即冲消费帐）；客人消费费用有些是自己记帐的，如：

电话费、夜审房租等；其他的需人工输入，输入费用具体操作如下：

○1单击“输费用”按钮，弹出（入帐处理）对话框；

2○单击费用代码右边的下拉按钮，于弹出的下拉菜单中选取费用代码；

3○于原币金额栏输入客人于该项的消费金额；于备注信息栏输入备注信息；

4○单击“确定”按钮退出对话框完成本次操作。

F.房间结帐：

客人退房结帐操作；结帐时，每壹次结完壹个房间的所有客人帐号。

具体的房间结帐操作步骤如下：

1○单击“房间结帐”按钮，系统提示是否真的要结帐，单击“是”按钮。

2○如果该房间的余额不为0，则系统提示此帐号平衡数不为零，请先处理帐务，单击“确定”；系统会弹出（付款处理）对话框。

3○单击付款代码右边的下拉按钮，于弹出的下拉菜单中选定付款的方式。

4○系统会自动于原币金额栏中显示和余额数相同的金额数，要折式RMB金额栏中显示折合人民币后的金额数，核对数目是否正确（正数代表收款，负数代表退款）。

5○单击“确定”按钮，系统提示是否打印帐单，由操作员选择“是”、“否”打印；如选择打印帐单，则系统提示是否打印明细帐单，如打印请单击“是”，不打印请单击“否”。

6○系统提示是否要退房，单击“是”则退房，单击“否”则回到（住客帐务处理）窗口；如选择退房则系统提示此房号已成功退房，单击“确定”回到（住客帐务处理）窗口。

7○单击（住客帐务处理）窗口中的“退出”按钮退出窗口，完成本次操作。

G.选项打印：

因客人有某种特殊要求，只需打印所有消费中的某几项，可采用此功能，具体操作如下：

1○于（住客帐务处理）窗口中向右拖动窗口下方的水平滚动条，找到标签为（打印）的壹列，每条记录于这壹列上均人壹个白色方框的复选框。

2○单击要打印的记录条上的复选框，白色方框中就会打上壹个√号，

表示选中该记录。

3○如果再次单击已选定的记录，则会去除白色方框中√号，表示不选中该记录。

4○把客人要求打印的所有记录条上的复选框全部打√号。

5○单击“选项打印”按钮，这时系统就会只打印选中记录条。

H.分单查帐：

查客人某壹类消费明细及总帐，具体操作如下：

○1单击（住客帐务处理）窗口中“分单查帐”按钮，弹出对话框。

2○于（代码列表）中找出且单击要查帐的代码项，使其变成蓝色选定状态。

3○单击右边的“确定”按钮，退出对话框，此时于（住客帐务处理）窗口就会显示所查代码的全部记录且汇总。

4○重复之上操作能够对客人的各项付款和费用进行单项查询。

5○单击（住客帐务处理）窗口中的“明细”按钮返回，完成本次操作。

I.打印帐单：

打印客人消费明细或总帐单，具体操作如下：

1○单击窗口中的“打印帐单”按钮，系统提示是否打印明细帐单。

2○单击“是”则系统打印明细帐单；单击“否”则系统打印汇总帐单。

J.余额转帐：

能够于任何俩个帐号中进行转帐，转帐时，只能转正数（费用），不能转负数（付款），具体操作如下：

1○单击帐务处理窗口中的“余额转帐”按钮，弹出（转帐）对话框。

○2于转帐金额栏中填入要转帐的金额数。

3○于转帐对象中单击要转帐对象（住客、团体主单、街帐、签单帐）前面的白色圆圈复选框，使其成为选定状态；系统就会激活下面相应的对象选项，使该项的下拉菜单从灰色方框变成白色方框。

4○单击已激活的对象右边的下拉按钮，于弹出的下拉选项中找到且单击要转给的帐号。

5○单击“确定”按钮，系统提示转帐成功。

6○单击“确定”按钮，系统提示是否打印帐单，单击“是”则打印帐单，单击“否”则回到（住客帐务处理）窗口，完成本次操作。

K.明细转帐：

只能于俩个住客之间进行转帐，具体操作如下：

1○于（住客帐务处理）窗口中，单击要转帐的帐目细目条，使其变成蓝色选定状态。

2○通过再次单击已选定的记录条能够解除该细目的选定，使其成为不被选定状态。

3○单击单条或多条要转帐的细目，使它或它们变成蓝色选定状态。

4○单击“明细转帐”按钮，弹出（选择分单转帐帐号）对话框。

5○单击（按帐号）栏右边的下拉按钮，弹出下拉菜单选项。

6○于下拉菜单选项中找到且单击要转帐的目帐号；或者选中（按房号）栏且填入目的房号。

单击“确定”按钮，系统就会把选定的细目转到目的帐号上，退出对话框完成操作。

L.帐号结帐：

房间结帐的壹项补充功能，帐号结帐每次只结壹个帐号，而房间结帐每次结壹个房间；对于多人同住壹个房间，用房号结帐（只结壹次）和帐号结帐（有个客人就须结几次）就有区别；帐号结帐的操作和房间结帐相同，于此不再详述，请参照房间结帐的操作过程。

M.费用冲/改帐：

对输错的帐目不能于原有的记录上进行改帐，只能输入新的负费用帐目进行冲/改帐，且要注释信息栏中注明所冲/改的帐目的序号｛如C/3表示本行帐目冲/改第3行帐目｝。

N.付款改帐：

付款不能通过系统的转帐功能进行转帐，可是能够手工进行改帐，其操作过程是先从原始帐号退款（于退款时必须于备注信息栏中注明TO：

目的帐号），然后再到目的帐号中入帐（于入帐时必须于备注信息栏中FM：

原始帐号）便可。

4.团体帐务处理：

于团体帐务处理中有些操作和住客帐务处理基本相同，于此就不再重复；团体帐务的特点就于于：

1○团体帐务处理由团体主单帐和团体成员帐俩部分组成。

2○于团体登记后，主单和成员之间会自动存于帐务关系，夜审时成员的自动过租（房租）会直接转到团体主单上。

3○主单和成员之间的帐务关系可手工设定多种、灵活的处理方式进行处理。

4○单要结帐必须以所有成员房间全部退房为前提才能完成。

a）击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条，于下拉式菜单中单击“团体帐务处理”按钮，弹出（团体帐务处理）窗口；

b）击“查团体”按钮，弹出（帐号、房号查找）对话框窗口；

c）单击要处理的团体主单名称或者于（团体主单）栏中填入要处理的主单帐号，单击“确定”按钮，回到（团体帐务处理）窗口；

d）打开窗口后默认为主单的帐务处理窗口，通过双击窗口右上方的房间列表中的房间号码，能够打开住于该房间团体成员的帐务处理窗口，再通过单击窗口中的“主单”按钮能够切换回主单的帐务处理窗口；

e）设定团体主单和团体成员的付帐关系：

1○于（团体帐务处理）窗口中，单击“自动转帐”按钮，弹出（团体和成员自动转帐）对话框，于对话框中有四个帐务关系选项

能够选择。

2○单击任壹选项前面的复选框，使复选框中出现壹个小黑点，表示选取该项的帐务关系。

3○单击“确定”按钮，启用该帐务关系，退出对话框，回到（团体帐务处理）窗口。

4○自动转帐设置完毕，单击“退出”按钮退出窗口完成本次操作。

5○选择付帐关系共有四项，前三项的操作比较简单，下面重点说明壹下第四个选项的操作过程：

1）于（团体和成员自动转帐）对话框中单击第壹项（成员自己支付所有费用）前面的复选框选定该项，单击“确定”按钮，退出对话框回到（团体帐务处理）窗口；

2）单击“自动转帐”按钮，弹出对话框，于对话框中单击第四项（主单支付下列所选费用，其余由成员自己支付）前面的复选框选定该项，以激活下面的费用列表框；

3）于费用列表框中找到主单要支付的费用代码且单击费用代码，使其变成蓝色选定状态，单击不同的代码能够选定多个主单要支付的费用代码，表示这些代码的费用由主单支付；

4）再次单击已选定的费用代码能够取消它的选定状态，表示该项费用不由主单支付，而是由成员自己支付；

5）选定后单击对话框的“确定“按钮，启用手工设定的帐务关系，退出对话框回到（团体帐务处理）窗口；

6）自动转帐设置完毕，单击“退出”按钮退出（团体帐务处理）

窗口完成本次操作。

O.团