77公文办理流程及操作标准.docx

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77公文办理流程及操作标准

成都市新都化工股份有限公司内部管理文件

公文办理流程及操作标准

文件编号：

XH-0-77机密等级：

C

版本：

2生效日期：

2014-09-15

提案人：

冯亚审核人：

王生兵

批准人：

牟嘉云归口部门：

行政部

目的：

为进一步规范全公司公文的办理流程及操作标准，提高公文的适用性、严肃性和规范性，特制定本制度。

范围：

股份公司各部门、各事业部各部门及下属各公司。

权责：

1股份公司及复肥事业部所属各部门的公文管理归口部门为股份公司行政部。

2各事业部及事业部下属各公司的公文管理归口部门为各行政部门。

3各公司的部门内务人员具体负责本部门公文的承办及外来公文的签收以及公文的催办工作。

内容：

1公文办理流程

1.1草拟文稿

1.1.1公文的拟稿人由发文指令发出者根据工作分工进行指定。

1.1.2草拟的公文要符合国家法律法规及公司有关规章制度。

1.1.3公文草拟应做到观点明确、层次分明、条理清楚、文字精练、标点符号正确，并力求篇幅简短。

1.2文稿初审

1.2.1初审责任人为拟稿人的直接上级。

1.2.2初审重点：

所提要求和措施是否明确、具体和可操作，行文关系是否正确，语句是否符合文法和逻辑，有无错别字，标点是否正确。

1.2.3初审中如发现不妥之处应予修改，如修改难度太大，则应退回拟稿人重新拟稿。

1.3形式审查

1.3.1各部门及公司发出的、凡需套用固定文头的公文均需通过形式审查（简称公文形审），公文形审的责任部门为“权责”中规定的“公文管理归口部门”。

形审责任人只负责按标准进行判断，而不负责修改，经形审不合格的公文修改工作由拟稿人负责。

1.3.2形审内容：

行文格式是否正确、拟发文是否与公司现行文相衔接或相矛盾。

1.4文稿复审

1.4.1复审责任人为拟稿人的总监级及以上分管领导。

1.4.2复审重点：

文稿内容是否符合国家法律、法规和现行相关规定，处理程序是否正确。

1.4.3复审中如发现不妥之处应予调整修改，如修改难度太大，则应退回拟稿人重新拟稿。

1.5意见征求

1.5.1本环节只适用于所有制度类公文。

1.5.2本项工作由拟搞人负责，拟稿人负责征求意见稿的传送、提醒，反馈意见的收集、整合沟通和编辑工作。

1.6职代会审议

1.6.1本环节只适用于经工会主席审核确定须提交职代会审议的所有制度类公文。

1.6.2本项工作由工会主席负责，拟稿人协助。

工会主席负责召集和主持当次职代会，拟稿人负责送审稿的解读、意见反馈、会议记录及《职代会审议内部管理制度专题会议记录表》（样表详见附件3）的填写。

1.6.3为了不影响各项生产经营工作的正常进行，职代会原则上每月只召开一次。

为了集中讨论制度，召集人应将职代会的召开时间于月初通知各部门，以便各办文单位做好准备。

1.6.4职代会的审议资料须于会后次日内完善完毕，并在公文报批时附在公文之后。

1.7公文会签

1.7.1本项工作由拟稿人负责。

1.7.2拟稿人在报签发人签发前，根据公文内容所涉及的业务范围分别呈报相关领导或业务负责人会签。

1.8公文签发

1.8.1本项工作的承办人为拟稿人。

1.8.2公文的签发权限详见《新都化工公文审批及签发权限》（附件1）。

1.8.3所有涉及主管级及以上管理人员聘用、辞退的公文均需报股份公司总裁/董事长签发。

1.8.4会议纪要由会议召集人的直接上级或召集部门的负责人审核，由会议主持人签发。

1.8.5若签发人出差在外以邮件或电话形式进行的签发，办文部门拟稿人应在《文件审批单》签发栏中注明“电邮签发”或“电话签发”及其准确时间，并且负责在签发人回公司后补办书面审批手续。

1.9校对

1.9.1初校工作由拟稿人负责，终校工作由拟稿人所在部门负责人负责。

1.9.2校稿重点：

排版格式、错别字、标点符号，校稿要充分尊重原稿。

1.9.3本文“权责”中规定的“公文管理归口部门”负责文号管理、归口发放和形审工作，不对文件的实质内容负责。

1.10文号申请

1.10.1全公司所有带固定文头的公文文号统一由行政部门负责编制和登记，任何部门使用文号均到所在公司行政部门申请，不得自行编制。

若据实际情况无需作文号申请和登记的，需事先向行政部申请备案，同时确保全年文件不重号、不漏号。

1.10.2各行政部门只有在形式审查合格、办文流程及审批合规后方可同意登记使用文号。

1.11付印

1.11.1校稿无误、形审合格、文号齐备的公文方可付印。

1.11.2公文的印制工作由行政部门负责。

1.12公文分发

1.12.1公文的分发工作统一由行政部门负责。

1.12.2所有制度类公文必须在生效日5日前发至相关受文部门。

1.12.3公文分发要求在用印后次日内完成，且须做好登记工作。

1.12.4原则上所有公文实行网上传送，不再发放纸质版。

各公司档案室可以使用纸质版公文。

1.13公文的公告及传阅

1.13.1所有涉及员工切身利益或通过职代会审议及领导规定需传阅的制度类公文均需采用书面或电子文档形式进行传阅，事业部下属各公司生产工人可采用在下发当日在所在公司公告栏进行张贴公告形式进行，公告需拍摄下带日期的照片留存；密级为A级、B级和无需提交职代会审议的C级制度类公文由受文部门负责人拟定传阅范围，采用书面或电子文档形式进行传阅。

其它类公文视传阅范围及实际情况自行确定传阅方式。

1.13.2传阅文件需留存传阅记录，纸质的必须附上《文件传阅单》，传阅后须在文件传阅单（样表详见附件5）上签字（签字必须签上日期，否则视为未传阅）。

1.13.3各受文部门在收到文件之日起4日内完成传阅，并确保在文件生效前完成所有受文人员的传阅工作。

1.13.4各公司行政部门负责对所在公司各部门文件的传阅情况进行监督检查，并每月不定期组织进行检查。

1.14公文交办事项催办

1.14.1催办工作根据业务分工由对口部门内务负责。

1.14.2督办工作由行政部门负责，直接追踪督促相应部门内务或工作承办人。

1.15文件抄送、报备及存档

1.15.1各事业部、各公司发出的所有带固定文头的文件，根据业务分管及联系，应抄送相关领导、股份公司及事业部相关部门。

1.15.2各事业部、各公司发出的红头文件及制度类公文均需向股份公司行政部报备,股份公司行政部根据实际情况转报相关领导传阅。

1.15.3各公司所有带固定文头的公文均须抄送一份给所在公司行政部门档案管理员用于存档。

1.15.4各部门内务人员负责内部公文的管理，并将其归档立卷，保存完好，不得销毁。

1.16公文废止及销毁

公司所有公文原则上不设置有效期限，视为长期有效，公文的修改一般坚持“以新代旧”原则。

若因特殊原因，原下发公文需废止的，由拟废止公文的归口部门按流程（样表详见附件6）审批后，报“权责”中规定的“公文管理归口部门”备案,并将《公文废止申请单》进行公告。

公文废止的核准权人为该份公文的原签发人。

各行政部门每年1月向股份公司行政部报备一套所在公司的有效制度类公文，股份公司行政部汇总后发布一套有效的制度类公文，以便日常使用。

公文在完成公文废止手续办理后，公文管理部门需在废止公文上加印“作废”印章，登记公文废止清单（样表见附件7），再按《档案管理制度》进行销毁。

2外来文件

公司所有外来文件由行政部门负责处理，各部门收到外来文件均需交行政部门，行政部门需做好收文登记并根据情况报相关部门及领导签批及传阅，并负责文件的处理跟踪及存档。

3特别规定事项

3.1文件在送审（签）时，发文稿纸和文件审批单应齐备。

（若属职代会审议通过的公文必须附上《职代会审议内部管理制度专题会议记录表》）

3.2文件的密级管理

3.2.1制度类公文分为A级、B级和C级三个密级，其密级由办文部门负责人确定。

A级公文原则上在直接业务部门负责人和股份公司总监级及以上领导范围内传阅，B级公文原则上在全公司所有主管级以上人员范围内传阅，C级公文在全公司人力资源部在册员工范围内传阅。

3.2.2除制度类以外的其它公文分为秘密和机密二个密级，其密级和传阅范围由办文部门负责人确定。

机密文件发至股份公司总监级及以上领导和各公司总经理及相关各部门负责人，并由其负责传达贯彻文件精神或根据情况采取传阅方式，传阅工作须指定专人负责。

秘密文件属普发性文件。

3.2.3机密文件的发送及回收

机密文件均采用专用薄登记并由专人发送，实行份数管理，以利回收。

4附件

4.1新都化工公文审批及签发权限

4.2公文审批单

4.3职代会审议内部管理制度专题会议记录表

4.4发文稿纸

4.5公文传阅单

4.6公文废止申请单

4.7公文废止清单

附件1:

新都化工公文审批及签发权限

序号

业务范围

公文类别

签发人

备注

1

股份公司

1.1

行政系统/人力资源系统/财务系统/供应系统/审计部/库房管理部

所有红头文件，跨系统的内部管理文件和对股份公司外的信函式文件

总裁/董事长

本系统/部门承办的公司内信函式文件和适用本系统的内部管理文件

总监级及以上分管领导

2

复肥事业部

2.1

事业部下属各系统/部门

所有红头文件，跨系统的内部管理文件和对股份公司外的信函式文件

总裁/股份公司董事长

本系统承办的公司内信函式文件和适用本系统的内部管理文件

副总裁

2.2

事业部下属各公司

以公司名义发的所有文件

公司总经理

3

联碱事业部

3.1

事业部下属各系统/部门

所有红头文件，跨系统的内部管理文件和对事业部外的信函式文件

事业部总经理

本系统/部门承办的公司内信函式文件和适用本系统的内部管理文件

总监级及以上分管领导

3.2

事业部下属各公司

以公司名义发的所有文件

公司总经理

4

品种盐事业部

4.1

事业部下属各系统/部门

所有以事业部名义的发文

事业部总经理

4.2

事业部下属各公司

以公司名义的发文

公司总经理

5

雷波凯瑞公司

以公司名义的发文

公司总经理

附件2:

公文审批单

编号：

年月日是否机密:

是□否□

文件名称

文件字号

拟稿部门

拟稿人

缓、急

审批及签发流程

（〔〕-责任人、（）-办理时限）

〔〕（）→〔〕（）→〔〕（）→〔〕（）→〔〕（）→〔〕（）→〔〕（）

审批意见

部门负责人意见

行政部门

意见

分管领导意见

工会主席意见

经认真审查，本文件需要（不需要）提交职代会审议。

审查人：

时间：

年月日

职代会审议意见

第届职代会第次会议于年月日对本文件进行了认真审议，一致同意送审稿全部内容。

召集人：

时间：

年月日

工会意见

会签意见

签发人意见

备注：

各公司可参照样表重新设计并报行政部审定后执行，表中所有要素须保留。

附件3:

职代会审议内部管理制度专题会议记录表

审议组织名称：

公司（全称）第届职代会会议时间：

年月日

送审文件名

文件编号及版本

归口部门

参会人员签字

会议

召集人

制度

解读人

记录人

在审议过程中，职工代表提出的异议点及办文部门给出的修改意见

会议通过事项

工会主席意见

备注

备注：

各公司可参照样表重新设计并报行政部审定后执行，表中所有要素须保留。

附件4：

发文稿纸

编号：

发文日期：

年月日

密级

□机密□秘密□A级□B级□C级

文件名称

文件字号

起草部门

发文部门

起草人

审核人

批准人

发放范围（请在主送机关前划“√”，在抄送机关前划“△”）

股份公司○全公司

股份公司领导○董事长○总裁○副总裁级领导：

○总监级领导：

股份公司部门○行政部○人力资源部○证券部○财务部○管理会计部○信息部○审计部

○库房管理部○采购战略部○合同执行部○其他：

复肥事业部○领导：

复肥事业部各部门○营销战略部○生产部○研发部○项目部○化肥销售部○供应部○市场部○客户服务部○商务部○销售管理部○媒体采购部○农技推广部

○复肥销售部：

○其他：

复肥事业部下属各公司

○新都公司○崇州公司○峨眉公司○眉山嘉施利公司○汉中公司○应城复肥公司

○应城嘉施利公司○应城高塔复肥公司○应城水溶肥公司○应城塑业公司

○宜城公司○宁陵公司○平原公司○土博士公司○其他：

部门：

联碱事业部○领导：

○行政部○其他：

○分厂：

联碱事业部下属各公司：

○应城化工公司○应城盐业公司其他：

○部门：

品种盐事业部○领导：

○行政部○其他：

品种盐事业部下属各公司：

○应城益盐堂公司○应城美盐集公司○其他：

○部门：

雷波凯瑞公司：

○领导：

○行政部○其他：

其他：

摘要

备注

用章类别（请在所需用章前划“√”）

○股份公司公章○股份公司党委章○股份公司工会章

○公司公章○公司办公室章○其它：

打印人

校准人

打印份，复印份年月日

备注：

各公司可参照样表重新设计并报股份公司行政部审定后执行，表中所有要素须保留。

附件5：

文件传阅单

编号：

传阅启动时间：

年月日文件密级：

文件名称

文件字号及版本

来文单位

拟传阅范围

部门经理意见

传阅人签字

传阅人意见：

通过对本文件全文的认真阅读，我已完全知晓和理解所有内容，并完全认同本文件中的所有条款。

特作如下签字确认：

备注

备注：

1“文件字号及版本”栏中，所有制度类公文必须填写版本，属外来文件传阅将传阅人意见删除。

2备注：

各公司可参照样表重新设计并报行政部审定后执行，表中所有要素须保留。

附件6：

公文废止申请单

申请部门

申请人

申请废止的公文名称

文号及版本

生效时间

拟废止时间

申请废止的原因

（若为替代性废止，需填写替代公文

的文号及版本）

部门负责人意见

分管领导/厂长意见

总裁/董事长意见

附件7：

公文废止清单

序号

文号

文件名称

归口部门

废止日期