采购工作说明书.docx

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采购工作说明书

采购工作说明书

业

指

导

书

部门：

推销部

岗位：

采购

岗位职责

1.依据企业运营方案和项目工程进度方案，组织编制年度、季度、月度物资〔设备〕的推销方案；

2.依照组织的要求，规范、调查、管理供应商，调查供货商的产质量量、供货才干、企业质量保证才干、企业信誉等方面，在现有供应商基础上不时寻求新的供应商，以确保供应资源的丰厚与开阔的选择范围，担任新增供应商的寻访、调查，并组织相关部门停止评价、审查。

3.实时掌控市场价钱、技术信息，不时为公司引荐新产品、新技术。

向技术及工程部等有关部门提供资料、设备的厂商、规格型号、价钱等相关数据和资料；提供准确供货周期；

4.搜集、剖析、汇总已运用产品的功用和质量信息，及时向供应商反应原资料质量信息。

以图改良。

与供应商树立良好关系，掌控供应商物资〔设备〕制造与供应才干；

5.依据产品的价钱、促销、产品分类和质量，有效地管理特定货品的方案和分配。

向管理层提供推销报告；

6.编制单项物资〔设备〕推销方案并逐级上报审批，参与商务谈判和拟订合同条款。

签署和送审小额推销合同。

催促合同正常如期的实行，并催讨所欠、退货或索赔款项，确保我司利益。

担任讨取所购物资的发票和单据以及相关资料，协助做好验出任务；

7.按时按量按质完成推销供应方案目的，积极开拓货源市场，货〔价〕至少比三家，选择物美价平的物资资料，完成下达的推销义务。

担任树立并维持紧急需求物料的推销物料渠道，确保推销的顺利执行；

8.依据企业物资、设备推销审批顺序，逐级停止审批，保证资料、设备的及时供应。

合理布置推销顺序，对紧缺物资〔设备〕及需长距离推销的原料应提早布置推销方案及时购进。

随时掌握合同实行状况，合同中必需注明我公司对产质量量要求的条款；

9.仔细贯彻执行公司推销管理规则，努力提高自身推销业务水平。

活期对合同停止回忆，查找缺乏，提交推销剖析和总结报告。

协助推销部经理管理合同的正本，树立台账，掌握合同的执行状况。

担任保管推销任务的必要原始记载，做好统计，活期上报；

10.担任推销业务信息的统计，推销业务资料的整理、归档任务；停止供应商信誉评定，据实提出对供应商信誉评定意见，树立健全供应商档案；

11.最大水平地保证推销物资〔设备〕的质量，并取得较低的推销本钱；严把推销质量关，保证推销产品契合项目的需求；确保到仓库的产品都契合国度有关规则。

协助有关部门妥善处置运用进程中出现的效果。

对推销的资料、设备停止出入库、验收管理；

12.担任商务标的本钱控制；

13.有权拒绝未经指导赞同同意的推销定单；

资料供应商信息的获取

一、任务要求与规范

1.经过实践市场调研、网络搜索、网页查询、人脉转引见或许其他方式熟习北京周边大型修建资料集散地的位置以及主要修建资料的类型

2.在完成正常任务的同时运用以往的资料供应商不时添加和更新自身相关修建资料的信息量，以及扩展公司修建资料信息数据

3.对每一个和自身业务相关的修建资料供应商时辰坚持较好的信息交流或许更新，以便实时掌控修建资料的市场

4.在工地筹建初期，尽最大限制熟习工地周边的修建资料的集散状况，为该工地在以后的施工进程修建资料的选型和运用做好充沛的前期任务，一般资料就工地周边推销，相比拟可以延长供货的周期和修建资料运输费用，可以有效的对公司的利润以及本钱停止合理的完成

5.对修建资料的租赁市场不时更新，对曾协作过的租赁供应商继续加深沟通和交流

6.对项目在一段时期内行将采用的修建资料应有较好的方案，经过项目提交的推销央求单的详细技术要求和相关参数对所要推销的修建资料的供应状况，做较熟习的市场剖析和调查

7.依据需求，将资料供应商分为三个类别〔见供应商的挑选〕

二、任务流程：

供应商的挑选

一、任务要求与规范

1.依据需求推销岗位应将资料供应商分为三个类别

1.1A类资料〔设备〕〔关键资料，项目需求率占整个项目总体20%以上比例的〕必需对供应商停止现场调查评定；并填写«调查状况记载表»；

1.2A类资料〔设备〕的供方评定；

1.3对供方必需停止现场调查时，推销部应向项目技术部提供该供方的品牌、公司等基本信息做详细的了解和评价；

1.4确定详细时间和参与人员前往现场调查；

1.5调查人员应在分工范围内重点调查、讯问和记载；

1.6依据资料〔设备〕质量验证需求，推销部应停止现场资料〔设备〕抽样，对样品检验和测试并做好记载；

1.7调查完毕后，依据现场记载、抽样检测报告或许供方以往业绩，填写«供方调查记载表»作出评审意见；

1.8如评审及抽样合格，推销部停止资料〔设备〕封样。

1.9B资料〔设备〕〔重要资料，项目需求率占整个项目总体20%-10%的比例〕；

1.10C资料〔设备〕〔普通资料，项目需求率占整个项目总体10%以下比例的〕；

1.11B类、C类资料〔设备〕供方的评定；

1.12假定不到现场调查，推销部通知供方送样品，经技术、项目部检测并试用合格后，技术部和项目部评审；

2.各相关部门依据监测报告和试用状况，区分在«攻防资料〔设备〕调查记载表»上做出评审意见；

3.如评审及送样检验合格，推销部停止资料〔设备〕封样；

4.在自身掌握修建资料供应商的基础上，尽能够最大限制的掌握更为普遍的供应商的数量，为选定供货商提供更广的可选范围。

5.依照项目需求和设计要求制定投招标的文件；

6.依据项目需求〔需求来源项目的图纸、招标文件、协作合同或许项目技术〕对资料〔设备〕的参数要求、功用目的、以及所能到达的效果停止编制资料〔设备〕的购销招标文件；

7.招标文件应注明回标的时间、地点、人物，应注明标的物价钱组成，应对标的物有一个笼统的说明和论述；

8.依据资料供应商的运营范围收回邀约央求〔报价〕；

9.依照供应商的A、B、C的分类停止邀约央求；

10.收回邀约应该依据有良好协作阅历的优先思索；

11.从初次报价中选出契合技术参数和设计要求都比拟契合的供应商；

12.依照修建资料供应商所呈报的价钱初步挑选品牌以及供应的资料〔设备〕；

13.智能化的资料和设备应该选定参数最契合的供应商，并且经过技术实践测试样品测试；

14.智能化的资料和设备在选定最契合的供应商的前提下，针对价钱有优势，对公司利润空间的优先停止再次议价；

15.假设有甲方指定的品牌或许厂商，首先应停止从其他的渠道停止议价〔包括与其对应的代理以及渠道；尽能够引荐对自身优势的资料和设备，并配合项目或许技术更改参数或许品牌变卦〕。

16.最终选定价钱合理且最大限制契合项目需求和设计要求的修建资料供应商，以保证公司利益的最大化。

二、任务流程：

三、包括文字记载和表格记载

●协作方调查表

●记载每次询价的供应商以及价钱状况

●招标文件原件以及电子版记载备案，以防范查

●招标文件应该以项目或许以资料种类停止注销备案

项目资料订购

一、任务要求与规范

1、项目资料供应商经过招标报价和挑选后，经公司上一级指导审批签字认可后，须停止资料订购的任务顺序。

2、选定的资料供应商应分为以下几种类别；

签署资料购销合同的固定供货商、尚未签署资料购销合同的零散供货商以及需求加工订制的供应商或许分包方式的协作商。

2.1签署资料购销合同的固定供货商；

2.1.1需求签署资料购销合同的资料供应商，推销人员应积极有效的结合项目实践需求、项目所需资料或设备的技术要求、参数、规格〔假定需求供应商配合项目施工或许属于分包方式的资料协作商，详见资料分包协作商〕；

2.1.2签署资料购销合同的固定供应商，应思索购销合同的版本，须事前经公司的法务部专业律师组以及合同审核部门停止对合同条款和内容审核〔电子版合同〕；

2.1.3合同经审核修订后，填写合同审批单；

2.1.4合同审批单中应清楚标注资料供应商或许协作商的公司称号、地址、联络人、联络以及我方经手人以为有必要著名的信息，以供公司的资源共享和备案。

2.1.5合同审批单中还应显要注明，我公司的需求该资料的项目称号、所属部门、该合同的摘要、付款方式、付款方式、合同内容以及资料相关等信息，以供公司指导长篇大论的审批手续。

2.1.6依照流程递交合同审批单的同时，需附盖章的合同原件〔纸质、曾经过审核〕、项目资料需求表、〔资料需求内容表应包括，签署合同资料的特征、技术参数、规格参数、需加工定制的还要附加经项目担任人签字确认的图纸或许文字的说明〕、资料协作商的相关资质证明文件复印件。

2.1.7合同审批所需求的资料整理完整后，递交下级停止签字确认审批。

2.1.8资料购销或协作合同经审批、盖章后，联络协作方停止矫正完成此项任务。

2.2尚未签署资料购销合同的零散供货商。

2.2.1需求签署资料购销合同的资料供应商，推销人员应积极有效的结合项目实践需求、项目所需资料或设备的技术要求、参数、规格；

2.2.2依据资料的或许设备的技术要求、参数、规格，停止询价；

2.2.3起草询价对比清单；

2.2.4对比清单中注明资料或许设备的型号、单价、合价、差价、供应商的相关信息以及整理数据的推销人员的建议，以供下级指导参考；

2.2.5上交对比清单时，应留意长篇大论的说明主题；

2.2.6资料对比清单所需求的内容整理完整后，递交下级停止签字确认审批。

2.2.7审批完成后停止加工或许资料以及设备的订制

2.2.8依据供应商和资料的要求，停止付款方案，有必要的需提早借支支票或许现金。

二、任务流程图

项目资料剩余和资料供应商管理

一、任务要求与规范

1.1每月活期与现场主管资料的相关人员停止针对现场剩余资料〔设备〕的清点和反省。

1.2催促项目主管资料的相关人员，对所提资料央求单内的资料〔设备〕数量停止合理化的效验和预估。

1.3整理并清点项目现场修建资料的剩余量，并分类按高效的位置放置。

依照资料的运用性质。

1.4依据现场的用资料的详细状况，普通状况项目现场修建资料的剩余量不应大于该月提交央求资料的总额的十分之一；

1.5假设是智能化设备，项目现场应该依照甲方要求的装置时间提早两个礼拜到货；

1.6由于过早提早时间到货而形成资料〔设备〕的损失的应该有项目部资料人员提出详细原有说明。

1.7防止项目现场资料损失，活期和项目现场的资料主管人员沟通共同停止针对破损资料〔设备〕清点；

1.8在清点项目现场库房资料〔设备〕后，如有资料与封样有不符或许有破损，或许有产质量量效果，或许参数与封样的资料有别的状况，我推销部与之相关的担任人员，及时核对该资料的进货状况〔包括供应方的状况、进货数量、到货时间、订货时间以及运输方式〕；

1.9同时我推销与之相关的担任人员须停止文字和影像记载，以及和该资料〔设备〕的功用参数的详细记载备案；

1.10我推销与之相关的人员，及时将这些记载和备案的状况，告知供应方；

1.11资料供应商须依据实践状况做出相应的处置意见，如因供应方的效果形成的一切损失，我推销部与之相关人员应向供应商提出必要的处置方案和有必要的赔偿，同时供应商必需有合理的处置方案呈交给我公司备案审查；

1.12依据供应商回应的处置结果，向公司相关指导反响。

1.13关于曾经协作信誉比拟好的供应商，推销与之相关的担任人应做到和供应商坚持较好的联络和沟通。

二、任务流程图

三、表格

●«库存信息»

●«资料损失、退货»

推销商务的流程

一、任务要求与规范

1.1工程项目与资料相关的人员应在规则时间之前提交推销单，所推销内容应在月推销方案当中，如不在月方案中，应改为〝紧急推销需求表〞，并注明合理的紧急推销缘由。

1.2初步审核所提交推销单内所填写的内容；

1.3能否正确注明所需该项资料的项目称号、资料概略、央求推销时间、要求到货时间；

1.4能否说明所央求内容应详细说明产品称号、型号规格、数量、单位，如有特殊要求应补充到〝备注〔说明〕〞栏中，以防止防止沟通而耽误时间；

1.5如央求推销数量超出合同或深化量，应注明合同外，并写明超出缘由；

1.6如属洽商，需后附洽商复印件，假定洽商未前往，那么应注明洽商前往时间或其它；

1.7依据所提交的资料信息，审核才提交的资料所属系统、央求设备、进场时间〔判别以正常供货周期能否在要求时间内到货〕；

1.8依据合同量及已到货数量，准确审核并填写央求数量能否在合同范围内，如超出合同，应注明能否有洽商，并在〝备注〞一栏中写明超合同数量及超出缘由。

1.9初步审核终了后，推销部相关担任人将原件递交下级指导审批签字；应由推销部经理、所运用资料的部门经理签字确定，并末尾做前期预备。

1.10签字完成后原件分项目留存，遵照审批内容及数量进入推销阶段。

1.11依据工程项目部所提交的资料需求表的内容，完成以下任务内容

1.12需求停止市场采买的资料，首先停止市场的询价任务，然后依据实践的经济状况，决议能否需求借款。

如需借款必需在财务流程的正常流程之内及时的填写借款央求，并且及时的完成借款流程的审批手续〔市场采买的资料应留意发票的和运费效果的思索〕。

1.13需求加工方定制的资料，例如智能化的摄像机的立杆、弱电机柜、控制台、修建工程的柔性套管、预埋钢材的加工器件、装饰资料的大理石等。

这些资料应在接到推销单的央求后，及时的联络加工方，依据需求所加工定制的资料应在工程项目需求的时间内送到项目所制定的地点〔加工定制的资料应留意加工定制的时间和加工费用〕。

1.14需求供应商送货的资料，此项资料相对比拟复杂操作，普通都是提早和相应的资料供应商签署了供货合同。

依据项目做提交的推销央求单，核对整理与该资料签署的资料数量，核对资料的在项目的运用状况以及数量。

1.15通常状况下的资料供应商应以资料到项目以每月停止一致结算；

1.16加工定制和签署供货合同的供应商应该按每月结算一次，依照每月商定的时间节点停止对账〔出库单或许送货单〕，对账单应有双方的经手人停止签字确认，对账终了后，供应商或许甲方方应该提供等额有效的发票；

1.17市场采买的资料假设允许也可以有一定范围内的账期，修建资料的项目由于项目工期较长，可就近选择建材市场，经过对比询价后确定一家合理的经销商停止供应资料，由于固定所以在账期上相对会有一定的期限和保证，并且可以项目固定的提供发票和送货的效劳；智能化项目触及的市场采买资料相对较少，推销人员应依据实践的状况停止资料市场采买，通常状况下普通是货到必需付款；装饰资料市场采买的机动性不是很强，可以以为是有固定的供应商和账期。

1.18需求结算资料款项的供应商，通常状况下应先递交本资料项等额有效的发票。

与之协作的供应商或许加工方，在规则时间节点内停止对账终了的同时，为了保证支付支票的时间准确，应能及时的提供等额有效的发票，并且必需保证所提供发票的真实性，如因此形成的支付效果，应有提交发票的供应商承当。

二、任务流程图

三、表格：

●«设备资料需求表»

●«项目资料月付款方案单»；

推销财务的流程

一、任务要求与规范

1.1需求结算款项的资料供应商将相应等额有效的发票递交公司。

1.2担任专项推销的业务人员，依据项目实践到货量〔除去损坏或有效的资料〕核对发票金额。

1.3以最后项目提交的资料央求单为基础依据。

1.4发票不契合财务相关制度和要求的，予以前往供应商自行处置，由此形成的损失和支票支付的时间差异，应有提交发票的供应上承当。

1.5遵照项目的与推销方案和本部制定的月付款方案，结合合同款项停止合理央求款项。

1.6预付款方案内没有表达的，依照正常顺序不予付款审批。

1.7递交相关指导签字确认前，必需反省所附单据能否完全〔推销央求单、支出凭证、预付款方案〕。

1.8支出凭证上须注明此笔款项的支出状况〔包括能否在方案内、能否支票、能否现金〕。

1.9支出凭证上应有清楚区分此笔款项的概略〔项目称号、资料称号以及对应的推销央求单〕。

二、任务流程图

三、单据：

●«支出凭证»

●«借款央求单»

配合招标、报价、本钱

一、任务要求与规范

1.1当接到招标通知书或许需求做报价、本钱的任务后，推销部主管指导应结合推销部外部人员，就对招标书谈谈团体的想法和建议，做好外部人员配合以及任务分配。

1.2部署分工明白任务内容，各负其责〔依据每团体的侧重性合理布置任务内容和资料类别〕。

1.3以资料类别分配至团体担任〔布置任务内容时，应包括资料项目、回应时间、以及时间借点以便外部实时沟通和协调〕。

1.4中途参与招标报价的同事应实时和外部同时沟通任务内容和进度。

1.5必要时应依据任务总体权衡随时更新团体任务内容。

1.6并且实时分享任务效果〔包括供应商的供应信息和供应价钱等〕。

1.7依据所需资料〔设备〕的功用、参数、技术目的合理编制资料招标或许报价书。

1.8及时跟踪供应商信息和报价信息〔结合供应商挑选和管理的指点方法实施〕。

1.9吸取公司工程项目和技术部门的建议。

1.10及时与项目和技术相关人员针对资料的参数停止沟通；

1.11必要时让供应商的业务和技术人员针对产品的选型和定位停止有效的交流；

1.12听取指导建议。

二、任务流程图

三、表格：

●«招标报价资料清单»

●«招标报价资料供应商清单»

●«资料报价单»