访客接待程序.docx
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访客接待程序
来访客户参观及会议接待程序（试行）
一、一般接待程序
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
一、预先准备
1
大门
双侧向外开启。
客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
2
前厅灯池
全部开启。
客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
3
前台LED灯
开启。
客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
4
南北侧走廊灯
全部开启。
客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
5
会议室准备
座位摆放整齐，地面及桌面清洁。
可提供茶水、矿泉水。
设备可提供投影仪。
（所需准备项目由接待部门至少提前4小时通知内务部）。
客人到达前2小时准备完毕。
内务部
杨薇
6
公共区域环境
停止施工、维修工作。
保证无噪声及异味。
客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
7
茶水（矿泉水）准备
根据客人数量准备相应茶杯及袋茶，并准备泡茶所需开水。
（或矿泉水）
客人到达前15分钟。
内务部
杨薇
8
设备准备
投影仪应接好视频线，接通电源，并协助使用部门校准幕布上的投影图案。
客人到达前1小时。
内务部
杨薇
9
办公环境
文件及办公用具摆放整齐，桌面整洁、无杂物。
个人外套、包等应存放入本人抽屉柜或部门安排的柜子内。
客人来访当日由内务部通知各部门部长，部长监督员工执行。
各部门
部长
10
员工着装
主管以上级人员着正装。
客人来访当日由内务部通知各部门部长，部长监督本部门执行。
各部门
部长
二、接待过程
1
接待部门迎接
预先在前台区域等待。
客人来访前15分钟。
接待部门
接待人
2
前台迎接
主动起立，微笑并问候“您好！
”。
客人进入大厅。
内务部
杨薇
3
引领客人进入会谈区
行走在客人右前方1米左右，行走时要适时回头照顾客人，行走到相应区域时可简要介绍情况。
进入会谈区前所经过区域。
接待部门
接待人
4
安排客人进入会谈区
会议室内一般应安排客人一方背门落座，接待人员面门入座。
接待部门
接待人
5
茶水（矿泉水）服务
自客人右侧提供茶水（矿泉水）服务，将水杯放置在客人右前方桌面上，茶杯把手朝向右侧。
放置前应讲“打扰一下，请用茶水”，语言音量应以当事客人能听清，并不打扰到他人为准。
客人入座后3分钟内。
内务部
杨薇
6
添加茶水
将开水壶放置在会场内，由接待人员负责添加。
内务部
杨薇
三、送客
1
离开会议室
接待人员应为客人开启会议室大门，行走在客人右前方1米左右，引领客人离开公司。
行走时要适时回头照顾客人。
协助客人开启电梯间门，并按电梯下行键。
接待部门
接待人
2
送客
进入电梯前应站立在在电梯外并用手挡住电梯门，请客人先行进入电梯。
进入电梯后，应在电梯按键前站立并选择相应楼层。
到达后应站立在电梯内，并用手挡住电梯门，请客人先行。
接待部门
接待人
二、VIP接待程序
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
一、迎宾
1
车辆引导
（按客户需求提供此服务）
公司安排车辆前往访客驻地接载，或者在关键路段等候引导客户车辆。
需按规定时间抵达，车辆行驶平稳，遵守交通规则。
司机语言须礼貌、规范。
按预定时间提前10分钟以上抵达。
内务部
罗毅
2
迎接
在大厦门前迎接访客，应协助客人开启车门，并做简单寒暄。
客人抵达前10分钟在大门前等待。
接待部门
接待人
3
引导客人
行走在客人右前方1米左右，行走时要适时回头照顾客人。
按电梯下行键，进入电梯前应站立在电梯外并用手挡住电梯门，请客人先行进入电梯，在电梯按键前站立并选择相应楼层。
到达后应站立在电梯内，并用手挡住电梯门，请客人先行。
接待部门
接待人
二、预先准备
1
大门
双侧向外开启。
客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
2
前厅灯池
全部开启。
客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
3
前台LED灯
开启。
客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
4
南北侧走廊灯
全部开启。
客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
5
会议室准备
座位摆放整齐，地面及桌面清洁。
可提供茶水、矿泉水、茶点、水果。
设备可提供投影仪。
（如需茶点、水果须由接待部门至少提前24小时通知内务部）。
客人到达前2小时准备完毕。
内务部
杨薇
6
公共区域环境
停止施工、维修工作。
保证无噪声及异味。
客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
7
茶水（矿泉水）准备
根据客人数量准备相应茶杯及袋茶，并准备泡茶所需开水。
（或矿泉水）
客人到达前15分钟。
内务部
杨薇
8
茶点及水果（视接待部门需求而定）
根据客人数量准备。
水果洗净后装盘，苹果、梨、西瓜等不便直接食用的水果应切块装盘，并放置牙签方便客人食用。
果盘应放置在桌面中部靠近客人一侧。
并应放置餐巾纸。
客人到达前1小时。
内务部
杨薇
9
设备准备
投影仪应接好视频线，接通电源，并协助使用部门校准幕布上的投影图案。
客人到达前1小时。
内务部
杨薇
10
办公环境
文件及办公用具摆放整齐，桌面整洁、无杂物。
个人外套、包等应存放入本人抽屉柜或部门安排的柜子内。
客人来访当日由内务部通知各部门部长，部长监督员工执行。
各部门
部长
11
员工着装
主管以上级人员着正装。
客人来访当日由内务部通知各部门部长，部长监督本部门执行。
各部门
部长
三、接待过程
1
接待部门迎接
预先在前台区域等待
客人来访前15分钟。
接待部门
相应职级管理人员
2
前台迎接
主动起立，微笑并问候“您好！
”。
客人进入大厅。
内务部
杨薇
3
引领客人进入会谈区
行走在客人右前方1米左右，行走时要适时回头照顾客人，行走到相应区域时简要情况。
进入会谈区前所经过区域。
接待部门
接待人
4
安排客人进入会谈区
会议室内应安排客人一方背门落座，接待人员面门入座。
接待部门
接待人
5
茶水（矿泉水）服务
自客人右侧提供茶水（矿泉水）服务，将水杯放置在客人右前方桌面上，茶杯把手朝向右侧。
放置前应说“打扰一下，请用茶水”，语言音量应以当事客人能听清，并不打扰到他人为准。
客人入座后3分钟内。
内务部
杨薇
6
添加茶水
将开水壶放置在会场内，由接待人员负责添加。
内务部
杨薇
四、送客
1
赠送礼品
视客人级别而定。
赠送时应先送对方职务最高之人员，然后依次递送。
递送时应用双手。
2
离开会议室
接待人员应为客人开启会议室大门，行走在客人右前方1米左右，引领客人离开公司。
行走时要适时回头照顾客人。
协助客人开启电梯间门，并按电梯下行键。
接待部门
接待人
3
前台道别
主动起立，微笑并道别，应说“再见！
”。
前台
杨薇
4
送客
进入电梯应站立在电梯外并用手挡住电梯门，请客人先行进入电梯，进入电梯后在电梯按键前站立并选择相应楼层。
到达后应站立在电梯内，并用手挡住电梯门，请客人先行。
接待部门
接待人
5
道别
送客人到车前，应协助客人开启车门。
客人进入车内后，接待人员应在车外礼貌道别。
待客人车辆离开视线后再返回公司。
接待部门
接待人
访客接待任务单
接待部门
接待人
访客人数
接待人数
来访时间
月日：
接待标准
□普通□VIP
服务项目
□茶水□矿泉水
□水果（）
□茶点（）
□投影仪
其他：
（）
备注
部长审批
日期
内务签收
日期及时间
注：
1.普通访客接待不提供水果及茶点。
2.VIP访客请最迟在访客到达前24小时通知内务部.
3.普通访客最迟在客人到达前4小时通知内务部。
访客接待任务单
接待部门
接待人
访客人数
接待人数
来访时间
月日：
接待标准
□普通□VIP
服务项目
□茶水□矿泉水
□水果（）
□茶点（）
□投影仪
其他：
（）
备注
部长审批
日期
内务签收
日期及时间
注：
1.普通访客接待不提供水果及茶点。
2.VIP访客请最迟在访客到达前24小时通知内务部.
3.普通访客最迟在客人到达前4小时通知内务部。
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