浅谈如何做好办公室主任工作.docx
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浅谈如何做好办公室主任工作
浅谈如何做好办公室主任工作
我在办公室干了十几年，对办公室工作，我认为干办公室虽然辛苦，但是有一种充实感、责任感、成就感。
今天主要从三个方面跟大家交流一下：
第一、办公室工作的概述。
在座的都是办公室主任和工作人员，需要了解一些办公室的地位、作用、工作原则等。
这些我们在座的每一个人员都要熟知。
第二、办公室主任的素养。
办公室主任应该具备哪些素养。
第三、怎样当一个合格的办公室主任？
全国机关、企事业单位，只要有单位的地方，机构再精简，也少不了办公室。
办公室是为各机关企事业单位的领导发挥自己的领导作用进行服务协调的综合办事机构。
在各机关企事业单位开展工作中具有十分重要的地位，并发挥着其他部门无可替代的独特作用。
办公室主任是整个办公室的领头羊，办公室主任的水平如何、素养高低不仅影响着整个办公室的工作，而且影响着整个单位机关的正常运行。
因此当好一个合格的办公室主任和办公室工作人员至关重要。
办公室的地位和作用是其他部门无法比的。
下面讲第一点，办公室工作概述。
分这么几个方面讲，一是办公室工作的性质。
办公室是为本机关、本单位的领导直接服务的综合办事机构，在机关和本单位中起着承上启下、协调左右的作用。
一般是参与政务、管理事务、综合协调、搞好服务。
办公室工作具有服务性，服务性是由办公室的本职工作决定的，是办公室工作的最根本的特性之一。
办公室是为领导工作而设立的机构，因此各级办公厅、办公室是各级领导机关的办事机构，是直接为领导机关服务的。
此外，办公室还为同级和下级机关服务。
办公室的服务内容，如信息服务、职能服务、文书服务、组织协调服务等等。
所以办公室工作首先要认清办公室的服务性，没有服务性，办公室就失去了产生和发展的基础条件，没有服务性就没有办公室。
办公室要牢固树立三服务的观念，即为领导机关服务、为同级机关服务、为基层和群众服务。
对上为领导机关，中间为同级机关服务，包括领导、各处室、各科室，对下是为基层和人民群众。
办公室要提倡优质服务、规范服务、人性化服务、多层次全方位的服务。
第二点是辅助性。
办公室的辅助性是指办公室是服从于、附属于一定的领导机关而进行工作的，各级各类办公室不是一级行政机关，也不是一个特设部门，办公室的全部活动内容只能是对领导工作起辅助作用，不能离开领导工作而独立存在，更不能凌驾于领导之上。
办公室的辅助性、从属性表现在它的主要活动是围绕领导机关进行各项领导工作而进行的，如为领导决策提供信息资料、为领导拟写文稿、筹备会议、提出工作建议、处理各类文书等等。
办公室的辅助性也体现了办公室的补偿功能，即对领导精力和知识结构的补充。
领导的精力是有限的，应该集中精力思考重大问题、进行重大决策、处理全局性事务。
许多日常事务工作则由办公室来辅助进行。
办公室主任或秘书可以在一定程度上弥补领导知识乏馈的缺陷，辅助领导进行正确决策。
办公室工作的辅助性要求办公室的工作人员应该积极主动的帮助领导工作。
这是办公室的第二个性质辅助性。
第三点是综合性。
办公室在机关各级结构中处于领导机关的枢纽位置，是其领导机关便于指挥全局、推动各职能部门正常运转的枢纽和参谋部，又是领导机关协调上下、沟通左右、联系内外的桥梁和纽带，这就决定了办公室工作内容的广泛性和综合性，办公室工作的内容是和其服务的领导机构的工作权限和内容相对应的。
凡是领导抓的工作，办公室都要了解辅助。
办公室虽然不直接管理和承担职能部门的业务，但需要了解和掌握各部门工作的动态。
第四点事务性。
办公室辅助领导进行管理、办理事务的机构，事务繁杂是办公室的重要性质。
随着社会的发展进步，办公室的事务工作不仅更加繁杂，而且技术性在提高。
所谓事务繁杂，既要处理文书、打印、组织会议等事务，又有迎来送往、派车购票等事务，事务性工作是从属于政务性工作的。
办公室事情繁杂，作为办公室工作人员应该处理好这方面关系。
第五点是机密性。
办公室工作的机密性是其政务性的主要表现，办公室的岗位特殊，工作任务特殊、工作影响也特殊，办公室作为各级领导的参谋和助手，最靠近领导和领导机关，经常参与研究决定机密问题，并且负责各种机密文件的起草和保管工作，所以，要求办公室经常对所属人员进行保密教育。
第六点是政策性。
办公室的秘书工作是领导的职责具体体现，而领导的基本职责就是了解情况、制定政策，在这方面，办公室在起草文件时都要认真研究与起草文件内容有关的政策法规，力求每份文件不犯政策法规错误。
因此，从事文秘工作的人员都要认真学习党和国家的法规政策，练好自己的基本功，力求正确掌握政策精神，不断提高自身政策水平。
特别在上行文时政策性要强。
这是办公室的性质。
下面讲一下办公室的地位和作用。
一、办公室的地位。
1.中心地位，办公室虽然不是一级政策，也不是一个单位的法定领导，但是作为领导层下面的辅助层，办公室代表领导处理全局性问题，起到辅助领导的作用，是整个机关工作的中心部门，是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地。
党和国家的方针政策、上级机关的指示精神、本单位的总体规划目标管理领导决策以及各种重大事件、重大活动过程中所形成的文件资料，下属各部门贯彻落实的情况、各方面动态等等，上下左右四面八方的信息都要在办公室汇集和综合，发挥着信息中心的综合作用，因此办公室处于中心地位。
2.窗口地位。
办公室是一个机关单位的总进出口，即起信息中心的作用，又是联系上下左右，沟通四面八方的窗口。
办公室的窗口地位很关键。
3.枢纽地位。
办公室在一个机关当中是沟通上下、协调左右、联系各方、保证机关正常运行的枢纽。
办公室虽然与本机关职能部门同属于一个序列，但是其他职能机构是管理层、执行层，而办公室则是中间层，直接服务领导开展工作。
二、办公室的作用。
办公室主任需要政策水平高、熟悉情况、头脑清醒、思想敏锐、精于谋划。
1.参谋作用。
给领导当参谋是办公室主任和工作人员的首要职责。
不论提建议、意见和出谋划策，还是重大决策部署和计划实施，办公室都要尽力发挥好参谋作用。
2.助手作用。
所谓助手就是不主动的承担某些任务，只是协助别人完成某些工作。
办公室工作实际上是领导工作的一部分，承办领导工作中带有执行性的或者具体事务性的工作。
办公室要做好本职工作，就是起到助手的作用。
3.枢纽作用。
4.信息耳目作用。
办公室要反馈信息，要调查研究。
调查要通过各种方式获取信息，研究则是根据所获信息科学地进行分析综合从而得出正确的结论。
办公室一定要采取各种方式，把耳闻目睹的围绕中心工作的所发生的带有倾向性的问题及时反馈给领导同志。
不仅要有材料、有典型事例、有分析、有观点，起到为领导同志传递信息和当好耳目的作用。
提供信息对于领导正确决策、减少失误具有重要作用。
5.理念窗口作用。
办公室带有关口和窗口性质。
所谓关口是指一个机关许多事物需要通过办公室，由办公室承办，办公室要把好文字关、用印关、保密关等。
机关文件信息的上传下达都要经过办公室。
所谓窗口是指内外上下联系、来信来访、洽谈工作、商办事情大多通过办公室。
评判一个机关的好坏、有无官僚主义与办公室有很大关系。
办公室是领导机关的门面，代表领导同志处理问题，办公室工作如何、作风好坏直接反映领导机关的风貌。
6.沟通协调作用。
现在管理工作离不开协调工作，从某种意义上来讲，协调的过程就是管理的过程。
协调工作占领导工作中的较大部分，办公室作为领导层的参谋助手，应该把沟通协调作为自己的重要职责。
三、办公室的工作任务。
1.文书处理。
主要是收文发文处理、阅办和管理文件。
2.情况综合。
对来自上下左右内外的各种文件、信息、资料、情况等进行搜集、加工和综合分析，为领导决策提供信息依据。
这项工作的质量高低、效率快慢直接影响着领导工作的质量和效率。
特别一些带有特色的用一两句话简单概括后交给领导。
3.组织协调。
4.起草文稿。
办公室秘书人员要草拟公文、起草讲话、编辑简报等。
起草文稿是办公室一项经常性工作，要求秘书人员有较高的思想水平、理论水平和政策水平。
有较强的文字功底和综合素质。
文稿起草的严谨性、规范性很强，要求较高。
5.信息处理。
包括信息的搜集、传递、处理、反馈的过程。
信息是领导决策的助手，有效获取信息，为领导提供全面、准确、实用的信息，是办公室工作的重要内容。
随着社会经济发展和科技发展，信息量加大，需要专门设置人员进行信息处理。
信息要在发生之前、即将发生或正在发生时获取。
6.调查研究。
办公室的调查研究最根本的就是为领导的科学管理和决策服务。
办公室要起到智囊团的作用。
没有调查就没有发言权。
要通过调查研究了解、熟悉、摸透基层单位和职工的情况。
7.督办检查。
一是对上级领导和领导机关下达的需要办理并报送结果的文件和批示进行督办检查。
督办是各级办公室的首要职责。
二是对本级机关所做出的指示需要下面贯彻执行的有关情况进行督办检查。
三是对下级机关向上级机关报送的请示需要办理答复的进行检查督办。
对于促进工作落实、推动前期工作，克服官僚主义具有积极作用。
督办工作是对上级机关的负责，是一个态度和责任问题，不能忽视。
8.文书立卷和归档。
这方面工作主要由档案室完成。
9.信访接待。
大的机关都有信访室，一般基层单位信访接待都安排在办公室。
对于信访工作，接待的好坏关系到领导和单位的形象。
办公室工作关键是解决问题。
10.纪要更新？
？
？
11.公务接待。
是指对上级机关派人对本机关检查指导工作或兄弟单位参观考察或下级机关请示汇报工作时的接待、沟通、联系等方面工作。
12.印信管理。
就是印章和介绍信的管理。
印章的管理很关键，实行登记制度，分管领导和经办人要签字。
这是原则性、政策性问题。
13.打字印刷。
14.会务工作。
15.安排领导活动。
16.编写大事记。
这是机关在实施领导过程中的重要活动。
编写大事记对机关总结、检查工作、全面了解和掌握一个时期的情况提供依据和参考。
平时发生的事要记录下来，到写大事记或年鉴的时候也好写。
包括一些录音、录像带都要保存好。
17.电话的接听与拨打。
这是一项非常重要的工作。
拨打电话有很多学问，对于上级来的电话一定要记录在案，时间、地点、找谁、什么事，都要清楚，特别是一些重要的会议通知和督办的事情。
需要汇报的要马上汇报。
关键是抓落实。
别耽误工作，更不能出洋相，一定要心细。
18.临时交办的工作。
临时交办是领导在日常工作中遇到突发性的工作任务交办公室具体承办和落实。
像非典、抗震救灾。
这是办公室的工作任务。
四、指导思想。
办公室工作的指导思想可以概括为：
围绕党的总目标总任务和本单位的中心工作，为上级领导和领导机关服务，为本级领导和领导机关服务，为下级和群众服务。
概括为“一个围绕、三个服务”。
五、办公室工作的基本原则。
1.实事求是的原则。
办公室所有工作人员在上情下达、联系内外、协调左右等工作中不掺杂个人意见，说老实话、办老实事、做老实人，在工作务实求是，切忌圆滑虚伪。
2.迅速准确原则。
这就对办公室工作的质量和效率提出要求。
办公室工作要准确无误、节奏要快、效率要高。
准确，是办公室工作人员要办事认真、细致、扎扎实实，力求工作的质量和准确度。
迅速，是办公室要提高工作效率，做到及时快捷，不能拖拖拉拉。
3.保密安全。
保密是指办公室工作中各种文件材料不丢失、不错传。
各种机密事项按规定范围不扩散、不泄密。
文件的运转应该严格登记，明确责任。
4.不失职不越权原则。
办公室所有工作人员要忠于职守、尽职尽责。
要摆正领导与秘书、主任与秘书、领导与工作的关系，就要把握好一件事—“不越权、不越位”。
失职是不负责任，越权不仅是更大的失职，而且是一种违反组织纪律的行为。
要越位处归位、错位处正位、缺位处补位。
以上五个方面，办公室工作人员特别是办公室主任一定要明确。
综上所述，每一个办公室工作人员在办公室工作应该感到骄傲和自豪，同时也应该感到自己的责任重大，怎样在办公室岗位上发挥自己的优势是我们在今后的工作中值得思考的问题。
下面讲办公室应该具有的素养。
（德、才、学、识、体。
）一、政治素养。
第三点政治素养，要有强烈的事业心和高度的责任感。
作为办公室主任，要忠于职守，热爱自己的本职工作，以强烈的事业心和高度的责任感对待每项工作。
要勤勤恳恳、兢兢业业、任劳任怨。
同时还要有耐心、耐性还有耐烦。
不管是对待大政方针还是鸡毛蒜皮都要忍辱负重、认真对待。
第四点政治素养，要有良好的思想作风和工作作风。
作为办公室主任，是机关的行政首长，从思想作风和工作作风上面，也要成为楷模。
应该勤于动脑、善于思考、深入群众、调查研究、实事求是的完成自身的工作。
政治素养第五点，要有良好的政治品德和道德修养。
作为办公室主任，处在官场的漩涡中，即有权又管钱，如果没有良好的政治品德和道德修养，就容易沾染不良习气，尤其在改革开放市场经济的今天，要严格克制自己的权欲、物欲、钱欲的滋长。
办公室主任还应该是文明礼貌的模范，应该是公道办事、平等待人的模范，应该是廉洁奉公、正直为义的模范，应该是关心助手、联系群众的模范，所以要有良好的政治品德和道德修养。
二、职业道德素养。
一个好的办公室主任应该是先做人、后做事。
这是职业道德对我们提出的要求。
职业道德素养体现在几个方面。
第一是忠诚老实、忠于职守、廉洁奉公。
作为办公室主任，无论是对组织还是对个人，无论是对上级还是对下级，必须坚持实事求是的原则，以诚相待。
办公室主任要胸怀宽广、正直为人，要有良好的风气和心态。
第二是谦虚谨慎、平等待人。
办公室主任的工作服务对象广泛、任务繁杂，领导机关和领导同志的很多指示命令需要办公室落实。
同级职能部门、下属单位和职工的意见需要办公室主任上传给领导，这就要求办公室主任必须有自知之明，要正确认清自己的职能岗位，绝不可妄自尊大。
要经得起领导的批评表扬、虚心接受群众的意见和建议，特别要听的进下级的逆耳之言，在同级的赞扬和下级的捧场面前，不能忘乎所以。
我们办公室同志要严格检讨自己、戒骄戒躁、夹着尾巴做人，不断地完善自我。
办公室主任还要平等待人，对上不低三下四，对下要关心爱护，处理事务要公平正道，不戴有色眼镜。
要坚持原则、一视同仁，用制度管人。
第三点艰苦朴素、吃苦耐劳。
坚持艰苦朴素的作风，不虚荣，要保持劳动人民的本色。
在工作和生活当中，办公室主任要吃苦在前、享受在后，甘当革命的老黄牛。
第四点荐贤举能、唯才是用。
执行什么样的人才路线是衡量一个领导干部的重要标准。
作为办公室主任，负有培养和选拔人才的责任。
办公室主任一定要坚持德才兼备、任人唯贤的组织路线，唯才是举，知人善任。
同时要注意发挥好办公室每个同志的长处，善于调动每个人的积极性，既分工负责，又分工不分家，谋求办公室的最佳整体功能。
第五点是严守机密。
三、业务素养。
办公室主任的业务素养一般包括文化知识素养和业务能力两个方面。
知识广博、经验丰富、多才多艺、文武双全是一个人干好工作的基础。
办公室主任业务素养体现在以下几点：
第一文化知识素养。
1.要掌握马克思主义的基本理论和基本思想。
这既是办公室主任做好工作的需要，也是办公室主任必须具备的政治条件。
2.基础知识。
包括社会科学和自然科学两个方面。
语文是一切工作的基础，特别是干办公室工作，文字功底非常重要。
3.管理科学知识。
行政管理、企业管理等等都需要科学管理，这对办公室主任都是必备的。
4.专业知识。
这是称职的办公室主任必不可少的条件。
包括文书档案知识、社会知识、写作知识、行政管理、人事关系等等，除此之外还要具有本单位业务范围内所涉及的专业知识。
5.要有丰富的生活和工作经验。
第二点业务能力。
1.理解判断能力。
2.组织协调能力3.人际关系的协调能力，作为办公室主任，人际关系的协调很复杂，也很关键。
又分上下关系协调、左右关系协调和领导人之间的协调。
办公室主任一定要记住一句话，跟班子别跟某个人。
要贯彻落实领导班子和党委支部的决议，不是某个人的决定。
办公室工作的指导思想是三服务，不仅主次要分，还要认清总体。
耍小聪明的人是不明智的。
人际关系的协调是很微妙的，办公室主任要公平公正。
人际关系和社会关系的协调能力也很重要。
在领导面前要不卑不亢、说话注意分寸；在同级面前要当好调解员；在下级面前要举止适度、心平气和、自尊自爱。
4.口头表达能力。
这是办公室主任最常见的工作方式和最基本的技能，是办公室主任的看家办事，在讲话的感染力、艺术性、趣味性等方面都要注意。
5.要有较强的文字表达能力。
办公室经常制发公文，每天和文字打交道，应该做到观点正确、格式规范、语言简易、材料生动、结构严谨、层次清晰、文字精炼。
作为办公室主任，不仅要会写，而且还要会改。
对本部门起草的公文要把关，对各职能部门提交的公文也要把关。
这是办公室主任的基本功。
要张嘴能讲、拿笔能写、俯身能干。
第三点办公室主任的心理素质。
1.要有忠诚之心。
要忠诚党的事业，也要忠于自己的领导。
对领导要敢于直言、不得阳奉阴违。
要向领导真实的反映情况，不得以个人利害关系迎合领导而掩盖真实情况。
2.要兴趣广泛。
能歌善舞、文武双全、多才多艺。
3.忍辱负重。
由于办公室工作辅助性的特点决定，办公室工作不得自行决议，而常常请求支持，甚至受到某些人的责难。
因此，要有忍辱负重的精神和自我克制的能力以及耐心。
在困难挫折面前不灰心、不丧气、不悲观、不退缩。
即使一时因为不理解或误解而受到责难，也要承受，有较高的政治涵养。
4.情绪稳定。
办公室主任在工作中要心平气和、情绪稳定，逆境时不悲观失望，受到表扬时也不要忘乎所以。
5.诚实谦和。
办公室主任在领导身边工作，一定要摆好自己的位置。
四、身体素养。
身体是革命的本钱，办公室主任担任着繁重的工作任务，必须要体魄健全、精力充沛，具有良好的身体素质。
办公室主任也应当把锻炼身体当作自己的一项任务，要坚持锻炼。
最后一讲，怎样当一个合格的办公室主任。
要扮演好角色、找准位置，尽快地适应岗位，不辜负组织对自己的信任。
怎样当一个合格的办公室主任？
我以自己多年的体会和教训给大家概括一下。
一是善于学习。
学习无止境、艺高不压人。
知识是干好工作的本钱，一个合格的办公室主任应该是知识宽广、多才多艺、干啥会啥，可以说是一个学习型、综合型、复合型的人才。
办公室主任干好了，无论去哪个处室都能干好。
办公室主任一定要处理好工作和学习的关系，不要因为事务忙而冲淡学习，否则时间长了会落伍。
此外，还要注意积累，积累知识、积累才智。
我有一个习惯—剪报。
发现好的文章和内容我就剪下来，再进行分类，不一定哪会就用到了。
二、服务为先。
办公室的性质、地位和作用决定了办公室主任所扮演的角色。
三服务是衡量办公室工作好坏的一个尺度，所以办公室主任在安排工作、研究计划、布置任务的时候必须把服务放在首位。
办公室主任必须放下架子、摆正位置、克服各种不良想法，一心一意投入到三服务中。
作为市政公用系统，我们的性质决定了我们就是为群众服务的，坚持服务为先。
三、说话得体。
一个合格的办公室主任应该注意口头表达能力。
办公室主任很大一部分工作要通过说话来解决。
如向领导汇报工作、协调关系、接待来客、洽谈内容等等。
语言表达是即兴发言，需要多讲多练。
口头表达能力是办公室主任必备的，非一日之功。
培养口头表达能力一是要反映敏捷，要达到出口成章、言之有理、应付自如。
二是要表达准确、说话得体、分寸适当。
三是要口齿清晰。
发音要准确，吐字要确切，不要带过多的口头语。
四是讲话要讲究艺术性和趣味性。
说话的语调节奏要注意，同时讲话要实实在在、直截了当。
四、勤于动笔。
一是常写文章。
一个办公室主任不会写文章、不会改文章，是失职的。
要常写材料、改材料，进行新闻创作。
要多动脑子、多写、多观察周边的事情。
新闻稿起好标题很关键，作为办公室主任要善于动脑、善于动笔。
二是记大事记。
这一点局办公室刘主任做得很好，单位每天从早到晚发生的重大问题记录下来，到年底写总结的时候就是现成的素材。
这一方面，作为办公室主任，好记性不如烂笔头。
记大事记对于以后查看和领导询问都有极大作用，到写年鉴时就是现成的。
有些好的东西，看到的时候就随手记下来，这是个习惯，希望大家也慢慢养成。
有句俗语：
“天下文章一大抄，看你会抄不会抄”中国的词语就这么多，就像钢筋或沙子一样，看你怎么设计和构造，怎么遣词造句搭配在于个人。
在这方面没有什么深奥的东西，就在于多写多练多动脑。
五、用心做事。
世上无难事，就怕有心人，最怕认真二字。
所谓认真就是集中精力、用心做事。
办公室主任所做的工作代表一个单位的水平和形象，因此办公室主任做每件事都要用心思考、用心做事。
不要顾此失彼抓了芝麻丢了西瓜，也不要自找没趣。
办公室主任要想干事、会干事、能干事。
六、开拓创新。
与时俱进，开拓创新是科学发展的重要内容。
作为办公室主任，处理问题要具有灵活性，不要太呆板。
不要一味凭老经验、老办法做事，要善于发现新问题，想新点子，考虑新办法。
要审时度势，多谋善算。
作为办公室主任，要当好参谋助手，就要多想点子。
七、沟通协调。
沟通协调主要做到顾全大局、协调一致、宏观着眼、统揽全局。
要协调好几个关系。
一是与上级办公室主任的关系。
二是本级正职与副职之间的关系。
三是同级各部门之间的关系。
四是与下级办公室之间的关系。
五是办公室主任与办公室成员之间的关系。
协调这些关系，办公室主任要学会用人艺术，对办公室成员一定要关心爱护，要发挥办公室所有成员的积极性。
人无完人，任何一个人都有缺点，才能越高的人缺点越大，在用人方面办公室主任要用人所长。
办公室工作比较辛苦，办公室主任要把所有成员拢到一起，挖掘大家的潜力，齐心协力形成一个整体功能。
把办公室工作搞好，然后推荐办公室成员到别的岗位去锻炼，在这方面办公室主任不能有私心杂念。
八、业务经验。
九、廉洁自律。
办公室主任这个岗位是个双刃剑，办公室主任处于这个特殊位置，一定要用好权、做好人、服好务。
十、乐于奉献。
办公室的工作职能和办公室主任的工作职能是一致的，最终着眼点是协助领导处理好各项工作。
办公室既是一个参谋部，也是一个不管部，别的部门不管的事办公室都要管。
办公室既是锻炼人的地方，也是培养人的摇篮，更是出人才的圣地。
特别是办公室主任位置重要、责任重大、任务艰巨，只要我们用心做事，有良好的心态、顽强的拼搏精神、实事求是的科学态度、严谨熟练的专业素养，必定能够成为一个合格的办公室主任。
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