外协管理制度.docx

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外协管理制度

ICS

Q/

企业标准

Q/XXXXXXXX—XXXX

外协管理制度

Outsourcingmanagementsystem

XXXX-XX-XX发布

XXXX-XX-XX实施

发布

目  次

外协管理制度

1　范围

本标准制定了公司外协管理制度。

本标准适用于所有为公司提供原辅料、外协、外购产品的采购及相应供应商的选择、评定和管理活动。

2　职责分工

2.1　技术部职责

机械技术部和电气技术部负责提供新产品外协外购件的图纸、技术要求及质量认定。

2.2　采购部职责

采购部负责外协外购件的采购、供应商开发及供方供货能力考察。

2.3　库房职责

库房负责外协外购件的入库、保管、发放。

2.4　质保部职责

质量保证部负责外协外购件的检验。

2.5　财务部职责

财务部负责外协项目成本和效益核算，提出实施意见。

2.6　总经理职责

总经理负责合格供方的批准。

3　合格供应商的选择与认定

3.1　外协供应商的选择原则是：

“择优、择廉、择近”，应选择技术力量强、人员素质高、工艺技术管理先进、产品性能和质量确有保证、物美价廉、交通运输方便、原材料供应有保障、有一定生产能力、经营作风正派、信誉良好、在行业内处于领先地位的供方。

3.2　由采购部根据公司安排和实际需求向供应商发出《供方基本情况调查表》（见附录A）。

3.3　供应商填写《供方基本情况调查表》后，附上以下证书复印件（加盖企业鲜章）：

营业执照、组织机构代码证、税务登记证、质量（或环境）管理体系认证证书、特种设备设计或制造许可证、国家规定的必须纳入强制认证的产品的认证证书、其它有关资质或证书一并交采购部。

3.4　采购部对供应商返回的《供方基本情况调查表》及提供的有关资料进行初选，初选合格的，可采取下列之一形式进行评定：

a）建议直接评定为合格供方或产品试用考察；

b）组织人员实地考察。

3.5　现场实地考察、评审时，由采购部组织有关领导、质保、技术部等部门人员进行《供方现场评审表》（见附录B）评分。

现场评审的合格分数最低分为80分。

3.6　现场评审合格的，由采购部门与其签订《加工/配套协议》（见附录C）、技术部签订《技术保密协议》（见附录D）后才能发放产品图纸，同时做好记录。

3.7　由采购部通知供方按图纸和技术要求进行生产并送样，样件应为供应商正常生产情况下的代表性产品，数量为2～10件（具体由技术部根据产品种类而定，基本原则为大件低数量，小件高数量）。

3.8　在样件送达公司后，由质保部完成样件的材质、性能、尺寸、外观质量方面的检验，并填写《产品检验报告》（见附录E）。

3.9　经样品鉴定合格的供应商转入试用期进行试生产，经3个批次的试生产，采购部组织有关部门对其进行综合评价。

其中，生产部评价质量状况及改进措施；采购部评价交付及服务及时性、服务质量；技术部评价工艺技术保证；财务部评价价格。

评分达到80分及以上的，由质保部与之签订《供方质量保证协议》（见附录F），而后将《供方基本情况调查表》、《供方现场评审表》、《技术保密协议》、《供方质量保证协议》、《产品检验报告》五份资料一并附后，交总经理最后批准。

3.10　在总经理最后批准后，采购部将其列入《合格供方名单》（见附录G），并建立好供方档案。

3.11　原有合格供方需扩展的配套产品与已供货的产品，加工设备、工艺条件大致相近和相似，可直接申请公司领导批准样件生产，经样品测试合格，小批试用3批后直接列入《合格供方名单》。

4　原材料、外购外协件的采购

4.1　所有原材料、外购外协件均须按公司发布的《合格供方名单》的供应商进行采购，特殊情况下的临时采购须经公司领导签字认可。

4.2　质保部必须在确认原材料、外购外协件供货方是我公司的合格供方后才可进行检验，临时采购的凭副总经理、总经理的签字认可进行检验，否则不得进行检验。

4.3　进厂验收和生产时发现的不合格品由质保部根据与供应商签订的《供方质量保证协议》进行索赔。

5　供应商所供产品质量管理

5.1　供应商管理应遵循双方互惠互利，共同发展，稳定提高配套产品质量的原则。

5.2　供应商必须签订了《供方质量保证协议》和《技术保密协议》后才能签订供货合同。

拒不签署协议的供应商，由公司领导通知采购部，有计划地削减该供应商供货量，在指定期限内取消其合格供方的资格。

5.3　供应商必须对我司的产品实施检验，每批产品均应提供检验合格报告或合格证明、材质报告等以承诺所提供的产品合格。

在没有经过本公司事先书面通知的情况下，供应商不得改变供我公司产品的原材料、重要生产工艺或设计参数。

5.4　供应商在变更厂名时，必须提交新厂名的营业执照复印件一份，及变更厂名的通知函。

通知函应包括更名前和更名后的厂名、法定代表人、开户行、账号、税务登记号、电话、地址、邮政编码等信息，并盖有更名前和更名后的有效印章。

如果变更厂名后工厂条件（如地址、生产设备、生产工艺等）发生了变化，须重新进行现场考察以确定新的工厂条件是否满足合格供方规定的要求。

5.5　采购部负责根据供应商的要求下发供应商更名通知到公司相关部门，并建档备查。

5.6　供应商连续一年未供货，再供货时应重新进行样品测试和小批量试用，必要时还需进行现场实地考察。

连续二年未供货的供应商，其资格自动取消。

当其要求重新供货时，必须按新供应商选择和评定程序重新审理。

5.7　质保部每月对各合格供方所供产品质量状况进行统计，适时向供方发送产品质量信息纠正/预防措施单，对出现较多质量问题的供应商，先责令其采取纠正和预防措施，再根据纠正措施实施效果确定是否暂停其供货或取消其供货资格。

6　供应商的考核

6.1　《合格供方名单》实施动态管理，每年年底评定一次。

评定由采购部负责组织，评定的依据为供应商的考核结果。

根据评定结果对合格供方名单进行修订。

6.2　考核对象

被列入《合格供方名单》的所有供应商。

6.3　考核方法

c）对供应商进行综合评价，实行评分等级制度，满分为100分。

d）评分大于或等于90分的，为A级供应商；

e）评分大于或等于80分，低于90分的，为B级供应商；

f）评分大于或等于70分，低于80分的，为C级供应商；

g）评分低于70分的，为D级供应商，即不合格供应商。

6.4　计分项目和评分标准

h）质量状况：

50分×（1-不合格件数/总交货件数）；

i）交付及时性：

20分×（迟交货批数/总交货批数）；

j）服务质量：

10分（服务质量好，用户满意10分；因服务质量问题导致用户抱怨5分；因服务质量问题导致用户投诉及索赔的0分）；

k）纠正措施：

15分（纠正措施按时回复并实施有效15分；纠正措施不按时回复，但实施有效13分；纠正措施按时回复但效果有限5分；纠正措施不按时回复实施无效0分）；

l）价格水平：

5分（偏高2分，居中3分，稍低5分）；

以上的第a）、d）项由质保部提供评分，第b）、c）、e）项由采购部提供评分。

提供评分时，应同时报送相关原始数据、存档原始资料备查。

6.5　采购人员应要求供应商按时交货和及时提供售后服务，同时应记录其及时交付率、服务及时率及服务质量。

6.6　考核结果的处理

m）考核结果在90分及以上的供应商，优先采购；

n）考核结果大于等于80分，低于90分的供应商，要求对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，质保部对提交的纠正措施和结果进行确认；

o）考核结果大于等于70分，低于80分的供应商，要求对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，质保部对提交的纠正措施和结果进行现场确认；

p）考核结果低于70分的限期整改，整改合格后列为C级供应商，不合格的取消供货资格；

q）对造成我司生产停产和产品质量问题的供应商处罚XX元罚款。

附　录　A

（资料性附录）

供方基本情况调查表

法定企业名称

企业经营地址

邮编：

电话：

传真：

业务联系人：

企业性质：

成立时间：

生产/经营许可证号：

员工总人数：

技术人员人数：

质检人员人数：

是否通过权威机构产品认证

有：

何机构何时//无

主要市场和顾客：

可提供生产产品名称：

对应的技术标准编号：

是否通过质量体系认证

是：

ISO9001/QS9000/TS16949何机构：

年月//否

生产建筑：

平米，仓储用地：

平米，是否具设计资格/能力：

，实验室面积：

主要供应商：

主要

生产

设备

概况

设备名称规格型号台数

主要

检测

装置

概况

装置名称精度/量程台/件数

质量

保证

能力

简介

填表人：

填表日期：

职务：

公司签章

注：

1.此表由供方认真负责填写后及时传真或寄回；

2.以上提及的证书必须附影印件在本表后；

发出人：

发出时间：

本公司电话：

附　录　B

（资料性附录）

供方现场评审表

供方名称

提供产品

评审时机

首次评审□再次评审□年度评审□其它（）□

评价项目

评审细项

评分标准

分值

供方自评

客户评分

备注

公司概况（15分）

经营规模

大型企业，得3分；中型企业，得2分，小型企业，得1分

3

占地面积

自有建筑面积，得3分；租赁面积视面积大小，得分不得超过2分

3

客户/供应商

有同行内知名客户或供应商，得3分；否则，得分不得超过2分

3

产品品牌

有自己品牌且属于知名品牌，得3分；有自己的品牌，得2分；无品牌，有计划申请认证品牌，得1分，其它，得0分

3

生产作息方式

三班制，得3分；二班制至一班制，如需求加班，得分不得超过2分

3

采购管理（25分）

交期、进度控制能力

有订单评审、专门部门对交期及进度进行管控并形成制度，得7分；能管控但未形成制度、可按期，得5分；长于行业交期交货，得分不得超过3分

7

价格优势

低于业界水平、有竞争力，得6分；与业界水平相当，得4分；高于业界水平10%以内，得2分；高于20%，得0分

6

支付方式

月结，6分；50%以上货到验收合格支付，得4分；全额预付，0分

6

开票权限

具备开出17%增值税，得6分；3%增值税，得4分；别人代开票据，得2分；无法开票，0分

6

工艺设备（25分）

开发设计能力

有自己的开发设计团队，且人数占本公司的5%，得7分；否则，得分不得超过3分

7

生产技术力量

自行生产，不委外加工，得6分；非关键技术委外加工，得3分，其它得O分

6

生产设备

有整套生产设备并定期维护，且设备处于行业领先，得6分；生产设备不齐，得分不得超过3分

6

检验设备

具备整套检验设备并定校验，得6分；只具备关键检验设备并定校验，得4分，无检验设备，得0分

6

现场管理（5分）

FIFO库存管理

所有物料发放遵循先进先出原则，且有用到标识保证先进先出的2分；能够遵循先进先出原则发放物料，但个别批次没有执行＝1分；物料发放不遵循先进先出原则＝0分。

2

5S、现场环境控制

厂房及作业环境清洁明亮，工位及生产用具摆放合理整齐，生产现场井然有序，员工持上岗证并严格按照工作指引操作3分；厂房布局合理，工具摆放整齐，但设备较陈旧＝2分；环境较差，工具摆放较乱、区域划分不明确＝1分；厂房环境脏污、操作人员无上岗证、工具摆放乱＝0分。

3

质控能力（30分）

品质认证

通过国际/国内排名前五名认证机构认证的质量管理体系,得3分；通过其它认证机构认证的质量管理体系，得2分；无质量体系认证，有认证计划，得2分；无质量认证，无认证计划，得0分

3

质量控制计划（如QC工程图）

有品质控制计划，能够运用QC的相关手法对品质情况进行统计监控3分；无QC工程图，得0分

3

生产工艺流程图

有生产工艺流程图，且执行到位，得3分；否则得分不得超过2分

3

来料检验

有专门的IQC对来料检验，且保留记录，得4分；有IQC检验但不保留记录，得2分；无检验，得0分

4

制程控制及全程品质管理

在产品实现中，有相关的检验、测试、监控、查核、追溯等作业，且每一作业都有详细的作业指导书，得4分；在产品实现中，对需要监控的过程缺少相关的检验或查核等作业，得2分；在相关的作业中，作业指导书描述不清楚，缺乏指导性，得1分；无检验、测试、监控、查核、追溯等作业，得0分。

4

出货管控

有QC对每批出货进行检验，且有出货检验报告，得4分；有QC检验但没检验报告，得2分；无检验，无报告，得0分

4

不合格品控制程序

有不合格品控制程序，有不合格物料或超期物料的清退或处理流程，对不合格品能够进行标识、隔离处置4分；有不合格品控制程序，有不合格物料或超期物料的清退或处理流程，但对不合格品未及时处理、标识2分；只有不合格品处理程序，未有不合格物料或超期物料的清退或处理流程1分；全无0分。

4

客户的质量投诉

针对客户的投诉有专门进行登记，专门负责分析和处理，回复客户及时5分；回复客户及时，有进行分析、处理和跟进的4分；有回复客户的投诉未有进行登记，未有及时处理2分；客户的投诉未有处理0分；

5

合计

100

备注：

1、高风险产品供方，得分75分以上方可纳入合格供方；中风险产品供方，得分70方可纳入合格供方；低风险产品供方，得分60方可纳入合格供方。

2、公司概括与采购管理模块由采购评分；工艺设备由开发或设计评分；现场管理与质控能力由质量检验部评分。

3、本表由评审主导人汇总，最终交质量部存档。

供方自评小组会签：

客户评审小组会签：

采购部：

质保部：

开发部/设计部：

其它：

附　录　C

（资料性附录）

加工/配套协议

定做方：

（甲方）

承揽方：

（乙方）

甲方乙方依据《中国人民共和国合同法》，经友好协议达成同识，供双方遵守。

甲方委托乙方加工的产品如下：

编号

规格/单号

数量

单位

单价/元

金额

备注

交货期限：

年月日

一﹑乙方对质量的负责及期限。

1、主配料、五金拉链质量的确定。

2、颜色﹑尺码﹑规格确认。

3、缝纫手工艺的确认。

4、其他质量问题的确认。

5、该批委托加工产品负责期内的质量问题。

二﹑违约责任

1、如果乙方自己原因导致产品交货延期，每延一天乙方需要赔偿甲方货款总金额（材料费和加工费总和）即总金额的百分之三的违约金。

2、乙方隐瞒原材料的缺陷或使用不符合合同规定的材料而影响产品质量时，甲方有权要求乙方承担重做减少价款或赔偿损失等违约责任。

3、乙方若违反甲方的保密要求，造成甲方的机密泄露，甲方有权要求乙方返还相关资料，扣除所有的货款，并保留追究法律责任的权利。

4、乙方已到甲方领完料，如果做货期间出现物料丢失等情况，由乙方承担经济损失。

5、乙方必须严格遵守甲方规定的质量及技术指标生产，如果未达到要求而导致退货，乙方向甲方支付退货金额的100%违约金。

6、如果甲方给乙方做货的数量,乙方未能按定货数量交货，甲方受的损失由乙方承担经济损失。

三、其他事项

本合同由合同正本,生产单,领料单构成,本合同一式两份，甲方，乙方各一份。

甲方：

（盖章）长春北方化工灌装设备有限公司乙方：

（盖章）

授权代表（签字）授权代表（签字）

年月日年月日

附　录　D

（资料性附录）

技术保密协议

甲方：

乙方：

　经双方协商一致认为确保相应工作涉及的技术信息和技术资源不被泄露，并防止上述保密信息被滥用，甲乙双方达成如下协议：

一、甲乙双方作为相关工作的承担或参与单位，其工作任务依据相关工作的有关任务书确定，本协议仅涉及承担或参与该相关工作过程中及以后的保密责任。

二、本协议涉及保密的技术信息和技术资料包括：

　　1．相关工作任务书中涉及的技术信息和技术资料，

　　2．相关工作实施过程中产生的新的技术信息和技术资料；

　　3．经甲乙双方在该相关工作实施过程中确认的需要保密的其他信息。

三、甲方责任

　　1．甲方应根据相关工作任务书的规定，向乙方提供必要的技术信息和技术资料；

　　2．甲方在以书面形式（包括：

邮件、传真、磁盘、光盘等）向乙方提供技术信息时，可以进行登记或备案；

3．甲方对乙方提供的注明保密的技术信息和资料负有保密责任，未经乙方同意不得提供给与本相关工作无关的任何第三方；

四、乙方责任

　　1．乙方应仅将项目批漏的保密信息用于本项目工作范围内的工作。

2．乙方对从甲方或者甲方以外的其他渠道获得的涉及相关工作的技术信息和技术资料负有保密责任，未经甲方同意不得提供给任何第三方，包括乙方的分支机构，子公司或委托顾问方，接受咨询方；

五、本协议中涉及的有关保密信息，其中已经拥有知识产权的归甲方所有；

六、甲方为实施相关工作的需要，除乙方特别声明不能提供给他人的以外，可以将乙方提供的有关信息向与本部门相关工作的有关方面（包括：

承担相关工作的其他成员、聘请的专家、政府主管部门）提供，此行为不视为甲方违约。

七、违反本协议的约定，由违约方承担相应责任，并赔偿由此产生的一切损失。

八、本协议要求双方承担保密义务的期限为三年，自本协议签字之日起。

九、双方在履行协议中产生的纠纷，应通过友好协商解决。

如协商不成，双方约定的纠纷裁决地点为甲方所在地，机构为宝鸡人民法院。

十、本协议一式三份，甲方持有两份，乙方持有一份。

甲方（盖章）：

代表人（签字）：

年月日

乙方（盖章）：

代表人（签字）：

年月日

附　录　E

（资料性附录）

产品检验报告

被检测部件：

检测部门：

检测日期：

检测标准

检测方式

主要问题

处理意见

领导审批

备注

检测人：

核查人：

报告日期：

附　录　F

（资料性附录）

供方质量保证协议

甲方：

（以下简称甲方）

乙方：

（以下简称乙方）

甲乙双方本着“质量第一、共同发展”的原则，在平等自愿的基础上，为建立起长期友好的合作关系，确保甲方的产品质量稳定和不断提高，特签订本协议：

1、技术要求

1.1乙方所供产品技术要求必须满足甲、乙双方约定的技术文件规定的要求。

1.2产品外观、尺寸、粗糙度、性能应符合甲方要求及零部件检验规程和生产使用要求。

1.3产品包装要求规范、可靠、标识清楚，便于运输和贮存。

4验收规则：

甲方按产品加工半成品图纸、产品要求、进厂验收标准，对乙方加工的产品进行抽样检验（特殊要求除外），并按标准进行判断，经验收合格后办理入库手续，不合格数（项）超过标准规定的，则视为不合格品（批）。

2、质量保证要求

2.1乙方在供货时，应附检验合格证、检测报告（检测结果），并注明产品的型号、规格、批号、生产日期。

否则甲方有权拒收。

2.2甲方按产品图纸（零部件检验规程）对乙方产品进行检验和判定。

2.3乙方保证积极配合甲方对其产品的质量改进，并与甲方在质量方面及时进行交流与提高，乙方对甲方产品的材料、设计等方面不得有任何变更。

2.4质量问题的处理判罚

2.4.1入厂检验判为不合格的产品，原则上整批退货并按该批货款的5%处罚。

对偏差代用的、让步接收的产品，按10%给予供方的处罚，直至取消供方的资格。

2.4.2当乙方产品作退货处理后，若乙方在以后的进货中混有被退货件（未经返工或不可返工件、使用回料以次充好等），一经甲方发现，甲方有权将该批货物就地处理，退还给乙方，并按该批部件价值的3-10倍进行罚款或取消供货资格。

2.5该批产品在厂检验或使用过程中，一经发现表面及倒角处有毛刺等特殊外表缺陷，处以5元/只的罚款，严重者加倍处理。

2.6赔偿兑现，赔偿款额由甲方按以上规定，从乙方货款中或送货数量中直接扣除。

2.7甲方将建立乙方的产品质量档案，每月考核乙方的供货质量水平，甲方根据“优质优供”的原则，供货及时性和服务水平以及在质量保证能力、对本协议的执行情况进行综合性评价，根据其结果，甲方有权对乙方月度供货数量、资金分配进行调整。

3、供货要求

3.1乙方应按甲方提前十天下达的当月生产计划，保质保质按时交货，如交货有实际因难应提前7天以书面形式（传真）通知甲方，乙方未按双方约定的交货时间，供货未足或不及时造成甲方生产脱节（停产），按甲方工作时间累计，每停产一小时处以乙方300-800元的罚款，取消供货资格。

3.2甲方如因市场原因，应及时向乙方追加（减少）计划，己定做好的产品甲方予以取收购对供货计划或样品试样计划，乙方必须全力协助，并按时交货。

3.3乙方不得因资金、材料等困难为由，不按期交货。

出现上述情况，甲方有权停止乙方供方供货，情节严重则取消其供货资格，一切损失乙方承担。

如甲方原因未按时支付货款，乙方有权停止供货，造成乙方损失的甲方还应赔偿一切损失。

3.5如人力不可抗拒的情况外，甲方在收到货物之日起，对货物的质量异议应在10天内提出，甲方对存在质量问题的货物要求退货的，乙方应在接到书面通知后10天内处理完毕，否则甲方有权自行处理，不承担任何责任和经济损失。

4、货款与结算

4.1部件价格根据甲方竞价招标与比价定价的方法组织招标或定价。

4.2甲方收到乙方货物之日起二十天内通知乙方开票，甲方自乙方开票日起一个月内支付货款。

5、说明

5.1本协议签订之前，双方己签订的相关协议，如与本协议相抵触的均以本协议为准。

5.2本协议有效期为产品样品件加工时间。

5.3本协议未尽事宜，双方协商解决，本协议在双方确认签字盖章后生效。

5.4本协议在执行过程中，内容若有变更，以双方签字盖章后的文件为凭。

甲方代表（签字）：

乙方代表（签字）：

甲方单位盖章乙方单位盖章

年月日年月日

附　录　G

（资料性附录）

合格供方名单

序号

供货单位及地址

供应品名称

类别

联系人

联系电话

备注

编制：

审核：

批准：

_________________________________