OA详细方案.docx
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OA详细方案
1.管理困境
1.1执行力差
温家宝总理指出:
“执行力是政府工作的生命力。
执行力弱，政令不畅，有令难行，甚至有令不行，政策落实就可能出现‘雷声大雨点小’的状况，也会使政府的公信力受到损害。
”不仅是政府，只要在组织存在的地方，执行力都是一个组织生存和发展的根本。
执行力差的具体表现：
•新的经营策略、营销策略等已经开会说明了，一到下面就走样；
•即便确实按照公司的指示去做了，但就是产生不了预期的结果；
•财务部对促销费用审核非常严格，但年终核算时发现费用增加了但销量没增加；
•大区客户经理都签了目标责任书了，但还是完成不了任务；
•公司员工都在忙，但就是不出成绩；
•一件小事吩咐下去3个月还解决不了，并且没有主动的反馈，要等到自己过问才知道……
•决策、策略、愿望一大箩筐，议而不决，光说不练，流于“口号”；决策、策略、愿望没有落实到具体的目标、计划上，也未将目标、执行方法列出时间表落实到人头，更没有根据达到的程度订立赏罚标准；
•“组织末梢神经麻痹症”—越到执行最关键的基层，员工对工作越是拖拖拉拉，不痛不痒、马马虎虎，得过且过、敷衍了事；一旦整顿来临，头一低，风头过了，依然我行我素；
•下图所示是生产部门需要采购一大型生产设备的采购申请流程。
整个流程长则两星期，至少平均花费7天。
在等待的7天中，生产部门不知道他的采购申请旅行到了哪个“码头”，电话询问也不得而知。
于是生产效率低下，成本浪费。
显然，该组织本身的执行程序是繁琐的，执行力是低下的。
•有一家权威公司做过一项调查：
整整一年时间里，许多公司只有15%的时间在为顾客提供服务，其余85%的时间所做工作对顾客而言根本没有意义。
换言之，公司为了维护组织自身平衡稳定，将大量的时间和精力花在单位内部协调、开会、解决人事问题、处理各种管理纷争上了，此时单位组织变成了“为了存在而存在”而不是“为了顾客而存在”、“为了发展而存在”。
显然，这样的组织是没有执行力的。
•“雷声大、雨点小”；“目标明确，措施有力，但推行困难”；内部协调难；有责不负，该做的不做，该管的不管，互相推诿；
执行力差是现象，管理不善才是本质。
1.2流程不规范
具体表现：
•领导者和流程参与者无法清除了解流程进行到了哪个环节？
目前停滞于哪个部门？
原因为何？
•流程更改成为家常便饭，导致流程参与者不知道下一步应该去找谁审批，流程长期处于混乱状态。
•很多事情靠领导驱动，而不是靠流程驱动。
一旦管理和监督不到位，流程就会出现问题。
而这种问题又不能通过流程节点上人的自觉调整优化而得到解决，导致问题出现后无法追溯问题点，从而无法分清责任，最终无法促进各环节员工的工作积极性和责任心的提升。
•流程节点上的人按照各自的习惯做事，沟通无凭据，全靠人员之间的沟通配合，即便出现高效的沟通路线，也会因为没有相关文档与记录的支持无法复制。
特别是当流程上的人员变化时，由于缺乏成型的材料传承，新人学习全盘业务的周期长、效率低，且容易出错。
•组织领导层不能及时建立与新业务流程配套的管理体系，而是动用大量资源不断修订配套管理体系，耗费大量的管理资源，反而使流程上的人无所适从，流程管理陷入混乱，导致一系列管理问题。
1.3资源整合难、共享难
具体表现：
•资源散落在各个部门之中，流通不畅，发挥不了应有的价值；
•领导想要了解销售方面信息需要进入销售系统，想要了解人事信息需要进入人事管理系统，……找寻自己需要的信息就像大海捞针；
•需要资源的部门得不到想要的资源，拥有资源的部门则闲置资源，造成资源浪费；
•资源过度集中导致信息孤岛，集体内部各部门间可能存在信息孤岛，集团和集团之间也可能存在信息孤岛；
1.4知识没有积累
具体表现：
•某项目，技术负责人离开，他所负责的工作全部濒临瘫痪，这时赫然发现，此人的能力并没有复制给下属人员，一人离开，工作无法顺利开展；
•某技术员，加班加点、废寝忘食研究出的技术成果，公开后发现，早在一年前，公司内已经有人研究成功过，由于知识不共享导致劳动重复….
不科学的知识管理机制带来知识共享和积累过程中的种种困难，导致非常具有传承价值的经验和知识没有沉淀不能传承不能共享，不仅给公司新进人员带来学习和工作上的困难，也给其他员工带来知识交接的不便。
1.5沟通不畅
具体表现：
•员工对领导的指示和思想不能正确的理解，管理者与基层员工之间存在沟通断层，工作相关信息的流动存在明显的滞后性；
•基层员工的问题和看法不向领导层反映，领导层不主动了解基层员工的思想，久而久之，造成基层员工“只干活，不说话”，上层领导把握不了员工的思想状态；
•员工之间、管理层和员工之间人际关系冷漠，相互协作意识淡薄，团队呈现一盘散沙的状态….
现在管理学上有一种说法，管理就是沟通。
管理问题多半是由于沟通不畅引起的。
重视管理沟通、采取有效措施改善管理沟通是实现组织目标的关键。
2.解决之道
随着业务流程的日益复杂，业务与业务之间关联与交叉的日趋频繁，人与人、部门与部门、企业与企业等之间的沟通和协作愈来愈多愈来愈重要，而同时，在此过程中凸显的管理难题和困境也层出不穷，采用什么手段打破各种沟通和管理的屏障？
如何从管理难题和困境中顺利走出？
如何实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作？
这是所有政府部门、企业和其他团体都在思考的问题。
信息化条件下的协同办公尤其是协同办公系统的出现给解决这些问题带来了曙光。
2.1执行规范化
执行规范化能够在组织内部形成从上到下的直接执行机制，有效解决执行力差带来的问题，使领导制定更有针对性的工作计划、时刻关注进展情况，将各项决策更好的落到实处，同时能够增强基层员工的责任意识。
通过实行执行规范化，上级对下级的监督不再是单纯听取汇报，而只需轻点鼠标，一切情况就悉数知道，减少了执行工作中的许多漏洞和不实环节，提高了领导监督力度，增强了执行工作的透明度；而基层员工则能够及时接受领导指示，工作方向更加明确，上下级沟通更加充分，有利于员工素质的快速提高。
执行力差是现象，管理不善才是本质。
执行力差主要有两方面原因：
人的原因和执行方法不当。
人的原因主要表现在：
•管理者没有长抓不懈——虎头蛇尾；
•管理者出台管理制度时不严谨——朝令夕改；
•制度本身不合理——缺少针对性、可行性，制度制定可操作性不强；
•从高层开始就执行力不强—上行下效（有的请示很长时间没有决定，甚至重复做出不同的决定）；
•逐渐形成了一种“懒惰”与“不负责”文化（官僚式作风，务虚，应付）；
•只管自家门前雪，不管他人瓦上霜，不讲合作；
•员工不知道干什么，不知道怎么干，干起来不顺畅，不知道干好了有什么好处，知道干不好没什么坏处；
执行方法不当：
•执行的过程过于繁琐——囿于条款，不知变通；
•缺少良好的方法——不会把工作分解汇总；
•缺少科学的监督考核机制——没人监督，也没有监督方法；
•责权不清晰、不明确、不具体；
•没有科学的激励方法和规范的激励机制，激励不够，员工不珍惜工作；
由以上分析可以看出，执行规范化应通过人和执行方法相结合进行。
《瑞信协同办公系统》提供多种功能提升组织执行力和工作效率，实现执行规范化。
•通过协同工作提升执行能力和协调能力。
瑞信OA提供协同工作功能，使管理者能够在整个事务进展过程中实时跟踪、监督、指导，避免方向偏离导致的工作重复、效率低下，同时解决管理者因公务繁忙无法对一件事务常抓不懈、管理高层执行力弱的问题。
另外，协同工作还能够提高各部门的协作能力，做到工作计划明确、过程透明、成果具体，责权清晰。
•通过规范工作流提升执行规范化水平。
瑞信OA提供灵活的工作流自定义功能，便于组织将各类制度落实到各类具体的工作流程中，建立流程驱动模式的管理机制和规范的执行过程，并在实际运行中加以调整和完善，形成适合组织现状的各类工作流，达到执行过程简单化、执行监督科学化，最终建立良好的管理机制，形成“以制度管人、而非人管人”的管理模式，实现组织内部管理的公平性。
规范流程中的人不再需要专门的管理和监督，流程的流向由系统自动引导，并且根据事先设定好的高效沟通路线执行下去，引导每个节点的相关责任人执行相关事务，并且记录问题点，以便后期出现问题后的反向追溯，明确责任，促进员工积极性和责任心，准确预测流程结果，提高执行效率。
在整个流程执行过程中记录相关文档，实现各种信息的收集和积累，并对归档文件进行分析，优化流程。
•通过有效的沟通保证执行力的提升。
系统提供多种沟通方式，如电子论坛、在线短信、手机短信、协同邮件等，使基层员工参与到公司制度制定过程中，广泛收集基层员工意见，建立符合组织现状、符合员工和领导期望的各类管理制度、绩效制度、考核制度等，最大限度解决制度不合理导致的各类管理问题。
2.2工作协同化
工作协同化能够有效解决各部门、人员等难以协调的问题。
管理者能够实时监控事务执行情况，从宏观上把握事情发展方向，推进执行进度，提升执行效率；下级参与者则能够与其他参与者进行沟通交流和信息交互，发挥“1+1>2”的团队优势，提高组织协作能力，从而更有效的提升组织执行力。
瑞信OA提供协同工作功能，即为了达成某个目标，在多个参与者之间，设定规则实现信息的自动传递，且整个过程可监控、可交互、可跨地域执行，解决工作重复、效率低下的问题，同时解决管理者因公务繁忙无法对一件事务常抓不懈、管理高层执行力弱的问题。
2.3流程电子化
流程电子化能够有效提高流程处理速度，全程监控流程动向，及时根据实际情况更新流程并及时建立与之相配套的管理体系，提高组织整体工作效率和协作能力。
流程环节分明更能分清责任，提高人员责任心，更好的解决流程不规范问题。
流程不规范的具体原因有：
•流程管理方式落后。
在科技迅猛发展的今天，在流程流转过程中仍然采用手工审批方式和领导驱动方式，显然已经跟不上时代的发展。
手工审批方式明显降低流程运转效率，这点毋庸置疑；而靠领导驱动流程流转则会导致管理失控。
•流程的随意性强，流程规范性不强。
制定流程的随意性将最终导致流程混乱，而缺乏相应的流程规范，则会使节点上的人按照各自习惯做事，无法挖掘和保持高效的沟通方式，导致流程运行效率低下。
•流程变化块，而相应的管理体系没有跟上。
流程变化可能导致流程环节长短的变化、职位设置变化、相应职位工作内容变化、各个环节重要性和价值贡献度的变化等管理问题。
为了适应新流程，动用大量资源不断修订配套管理体系，耗费大量的管理资源，同时也使得流程上的人无所适从，流程上采集信息之间缺乏可比性，流程管理仍然陷入混乱。
变换不定的流程是推行规范化管理的重要阻碍因素，没有严密的执行体系和灵活的流程转换作支撑，单纯希望通过管理来适应变化的流程，是很难实现的。
由以上分析可以看出，解决流程不规范带来的种种问题必须要建立严密的执行体系和灵活的流程转换体系。
《瑞信协同办公系统》提供了直观的拖拽式图形化流程自定义工具，用于实现强大的工作流管理功能。
•变革审批方式，提高审批效率。
瑞信OA变革传统的手工审批为电子审批，改变流程管理方式落后的现状，同时，流程中涉及的各类信息自动流转，并自动推送至用户桌面，便于各级用户及时处理，提高流程运转效率。
•灵活且规范的工作流管理适应组织实际需要。
瑞信OA提供强大的工作流管理功能，能够根据组织实际情况定制流程，杜绝流程随意更改的现象，规范流程管理，同时兼顾灵活性，更加贴近实际，解决流程流转过程中流程时间延长、无法进行等问题。
•直观的图形化配置工具提高易用性。
瑞信OA为流程管理人员提供图形化工作流配置工具，所见即所得，操作更简单。
•流程图注释提升透明度。
系统提供流程图注释功能。
在流程流转过程中，流程参与人员能够及时了解流程流转过程、审批处理时间、审批结果等信息，实现流程透明化、规范化管理。
2.4信息资源整合化
信息资源整合化实现组织内部各业务系统信息资源的跨部门、跨人员共享与整合，实现现有信息资源的互联互通、综合利用，避免重复投资和资源浪费，解决组织内部资源整合共享难问题。
瑞信OA提供单点登录、公文交换、不同系统间数据交换、整合其他系统的数据资源进行挖掘、分析和深层次利用等功能：
•通过单点登录用户能够快速进入其他业务系统处理公务，不需要同时开多个窗口切换；
•通过公文交换用户能够及时与其他部门或组织进行公文的收文和发文，实现公文的自由流转，整合共享公文类资源；
•通过不同系统间的数据共享整合，用户能够及时获取和更新关联系统的数据，无需刻意寻找和重复录入；
•通过对数据资源的挖掘分析，能够为领导提供决策支撑。
2.5知识积累规则化
知识是一个组织的核心竞争力。
知识的发展是一个积累的过程，即新的知识创造是逐渐的、持续的和不断精细化的过程，并需要在实践中不断得以检验和适应。
因此，建立知识积累的规则和制度，对提升组织竞争力尤为重要。
瑞信OA能够为组织提供知识积累的信息化手段，并推进知识积累规则制度建设，实现知识积累制度从无到有、从有到精的转变。
瑞信OA提供知识库这样一个平台来积累和共享内部各种资源，将有用的资源沉淀积累为知识，这样以来，即便是员工离开，他所掌握的知识仍然能够留在组织里进行传承，方便后续人员使用；同时还提供讨论区方便组织内部人员对各类知识进行讨论修改以创新旧知识、积累新知识，实现知识的增值。
知识没有积累的原因主要是因为组织内部信息资源分散，信息的覆盖面和覆盖深度十分有限，且由于信息孤岛持续普遍存在，组织又缺乏相应的制度和科学的规则来进行知识积累，导致知识难以积累和传承。
瑞信OA如何解决知识不能有效积累的问题？
获取知识：
除了现成的文档资料外，知识更多的存在于日常活动的过程中，并不断的在产生和更新过程中。
因此瑞信OA提供信息抓取分析整合功能，不仅能够广泛获取OA系统中的各类知识，且能够通过与其他系统的接口搜索、整合、分析其他系统的信息，将其中的信息沉淀为知识，使组织能够随时随地的关注、跟踪和挖掘业务过程中产生的知识，并及时记录留档。
例如对一个客户从获得信息到签单的销售过程可以很方便的随时记录在OA系统中，签单结束后自动形成知识库的一部分。
整理知识：
知识的原始形态是杂乱无章的，因此需要对各种结构化和非结构化知识的有序管理。
瑞信OA提供对各种形式（word、excel、PPT、图片等）信息的存储，提供自定义的知识目录，提供可细分的、多角度的共享权限安全设定，提供各种知识展现平台，提供知识与知识之间的关联。
分发知识：
完成知识的获取和整理后，下一步需要将这些有价值的知识通过各种手段进行广泛的传播。
瑞信OA提供多种形式完成知识的分发，如内外网站、组织新闻、期刊等，另外还提供知识借阅、交流社区、推荐阅读等进行分发，分发对象可以选择是组织内部某部门的人员，也可以是组织外部的合作伙伴、客户等。
利用知识：
知识的分发完成后，更为重要的是促进人员有效的对知识进行汲取，并对知识的转化进行评估和分析。
瑞信OA提供出色的信息检索功能，使组织人员能够快速迅速获取需要的知识信息；通过分析知识被阅读情况，判别知识的价值及人员的趋向等。
创新知识：
知识被汲取并加以利用后，又会在实践中产生新的知识。
因此知识管理还需要利用创建、沟通、交流等手段让新的知识显性化，补充到原有的知识体系中，并重新进入知识获取、存储、共享、利用、创新的新一轮循环，以实现知识的不断更新和积累。
瑞信OA提供多种功能如工作计划、工作总结等，使组织内人员能够在日常生活中随时和便利的创建知识、更新知识，使新知识能够迅速进入原有的知识体系，完成知识的创新。
2.6沟通简单化
沟通不畅的原因可能多种多样，有人员自身的原因，但同时也有沟通方式复杂的原因。
OA不能从根本上解决人员自身原因，但能够在人员有沟通需求时，提供简单的沟通方式，以达到沟通的最佳效果。
瑞信协同办公系统提供多种简单化的沟通方式：
邮件沟通，沟通更有效。
瑞信OA提供传统的一对一、一对多的电子邮件功能，此外还提供协同邮件功能。
协同邮件能够在收件人和发件人之间形成一个沟通小组，更好的实现多人沟通。
论坛沟通，更广覆盖面。
瑞信OA的电子论坛功能面向组织内全体人员公平讨论，人员可以选择实名发帖或匿名发帖，更好地进行沟通和交流。
在线短信，实时沟通更顺畅。
瑞信OA提供一对一、一对多的在线短信实时沟通方式，能够实时感知组织内人员的在线情况，并进行及时沟通交流。
手机短信，重要信息及时传递。
瑞信OA的手机短信功能能够发送重要信息到对方手机，保证重要事务的及时沟通。
3.系统概述
办公即是日常的工作，企业管理者希望随时了解整个公司的运作情况，与各部门保持经常性的沟通和交流，从人力资源、财务等方面监控企业的整体情况并支持决策，因此他关注监控和决策；部门领导希望方便的分配工作任务，查看下属的工作进展情况，对其做出相应的指导，对业绩进行评价，并与上下级和其他部门建立紧密的联系，因此他关注管理和协调；普通员工希望可以查看自己的工作计划和进度，很方便的利用各种管理工具，例如文档管理、知识库、客户管理、项目管理等完成自己的工作任务，因此他关注高效和协作。
协同，就是在人与人、部门与部门、企业与企业等之间打破层级，实现互动交流，便于计划指令、过程指导、工作结果等信息的流通共享，建立立体化、纵横交错的协同模式，精确协调运作。
协同办公即是利用网络、计算机、信息化等手段向用户提供多人沟通、共享、协同工作，给办公人员提供方便，同时降低成本、提高效率。
随着社会进步和科技发展，协同办公随之扩展，目前已经提升到智能化办公的范畴。
《瑞信协同办公系统》不仅提供日常办公、资产管理、业务管理、信息交流等常规协同的功能，且在即时沟通、数据共享、移动办公、智能办公等方面也独树一帜，为客户提供一个低成本、高性能、高整合、智能化的内部通讯平台、信息发布平台、工作流转平台、知识管理平台等为一体的综合性管理应用平台。
3.1设计思想
总设计思想：
高效做事，快乐做人。
3.1.1建立一个统一的内部即时通讯和互动交流平台
建立单位的电子邮件系统，使内部通讯与信息交流快捷流畅，并且与专网邮件互通。
通过在线短信系统，实时的感知用户是否在线，使用在线短信进行实时交流和留言。
通过手机短信功能将通信平台扩大到无限领域，当重要工作到达时以短信形式将通知发送到非在线用户手机中，确保重要事件的及时通知。
通过电子论坛为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可以在此进行自由的谈论和发言，包括咨询、解答和问卷调查等。
3.1.2建立一个高效简捷的资源整合和共享平台
通过建立公文库、知识库等资源库，将散落在各部门内的资源进行整合，并通过权限控制信息共享度；同时通过接口、单点登录、数据抓取、挖掘等方式实现其他独立系统资源的整合和共享，为客户提供高效便捷的资源获取、整合、分析、共享平台。
3.1.3建立一个协同办公平台
通过实现单位无纸化办公和各项工作、日常事务的高度自动化跟踪管理，将传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的扁平式管理模式，提高工作的监控、管理和辅助决策能力。
变革传统纸质文件为电子化流转审批方式；变革传统的日常办公方式，跨越办公地点和时间的限制，有效降低办公费用、劳动强度和出错率。
通过全流程电子化管理实现对各类流程的全程监控和透明化管理，有效防止流程不规范带来的种种问题和弊端。
通过工作流协同管理实现工作进度状况自动推送给相关人员，使流程参与者明晰工作进展和各阶段的结果，便于领导层的指导和各部门的规划，有效节约时间，进一步缩减管理成本。
3.1.4建立一个远程办公、移动办公的平台
飞跃信息时空，享受轻松办公。
借助日益发达的网络系统，实现工作地点、时间的随意化，使您无论何时何地都可以随时投入到工作中，使管理者实时监控和下达决策，使部门领导实时进行管理和协调，使底层执行者实时报告工作成果和进度，与其他执行人员高效地协作。
3.1.5建立一套完善严密的安全体系
采用多种手段确保系统信息的可用、安全、可靠，保证用户信息和数据资源的安全。
•电子身份认证
•科学的权限控制
•严格的权限管理
•完善的运行日志
•用户密码保护
3.2系统功能架构
瑞信协同办公系统的整体功能如下图所示：
除上图中所示模块外，系统还提供扩展插件功能：
其中，附件管理插件提供痕迹保留、公章管理、支持word格式、表单盖章套红头等功能；流程图插件则用于展现流程图、流程流向和流程处理内容；大附件上传插件支持200M的附件上传、多附件上传，优化上传速度；桌面截图插件支持全部范围内的截图操作，图形可以直接传入邮件或论坛中；报表插件提供数据报表展现、打印、图形展示等功能。
4.系统亮点
4.1良好的用户体验
系统的设计充分考虑用户的使用习惯，具有较好的可操作性，实现“0，1，2，3”标准。
0Manual不再需要用户手册
1Portal一个个性化主页
2Seconds两秒钟内启动服务
3Clicks最多三次点击得到指定服务
4.2强大的工作流管理和图形化工作流自定义设置
瑞信OA提供单独的工作流引擎，实现更贴近用户实际需要的工作流管理功能，且能够通过调用接口为其他系统提供工作流引擎，完全开放给用户配置流程流转，具有非常好的灵活性和实用性。
•适应各种流程，对固定流程和自由流程均可自由配置，更好的适应用户实际需要。
•提供多种操作方式，如会签、传阅、转办、催办、挂起、特送、委办、督查等方式，使工作流更加规范同时更加灵活。
•提供多种流程方式供用户选择，如直线流程、分支流程、子流程等，实现全部流程的电子化流转，进一步提升组织工作效率和执行力。
•实现了流程流向的自定义管理功能，用户能够对流程流向进行配置，能够对流转条件进行限制，对每一流程节点的办理时限进行界定，另外对流程处理超时也进行了正规化控制，杜绝流程流转速度慢、效率低等情况的发生。
•除了对流程本身进行管理外，还对流程中涉及的表单进行自定义管理，所有表单均可根据实际情况进行定制，且通过表单设计器直接配置。
•提供流程中大附件管理功能，通过与word、excel的完美结合，实现痕迹保留、电子印章、分环节管理、公文套红头等个性化功能，进一步提升了易用性，以获取最佳的用户体验。
•提供多种提醒方式—在线提醒、手机提醒、邮件提醒，提醒流程中的用户及时处理工作，实现事情主动找人。
强大的工作流管理功能
图形化工作流自定义设置
4.3强大的数据整合功能
系统提供单点登录、公文交换、不同系统间数据交换、整合其他系统的数据资源进行挖掘、分析和深层次利用。
4.4强大的自定义功能
提供桌面、组织机构树、提醒方式、导航等自定义。
4.5强大的文件处理——与office的完美结合
4.6可规划、可扩展、易操作
采用SOA面向服务的架构，灵活强大的权限管理体系，系统可以任意规划和扩展；数据自动推送的模式，具有简单易用的操作方式。
4.7数据高安全性、可靠性
系统提供用户名+密码身份认证、CA认证、分布式权限分配机制；让我们系统具有：
数据库安全性、表单安全性、文档安全性
5.系统功能
5.1.系统特色功能
5.1.1协同工作
协同工作包括协同事件和协同邮件，实现组织内部一个群组之间的协作。
协同事件：
协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具，用它来完成事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成事项的办理，并支持规则的成型和管理。
如上图所示，总经理发起一个任务，将其分配给三个副总开展协同工作，副总将工作继续向下分解，整个过程事务的处理过程均有据可查，其发展过程和结果全部记录，最终完成事务处理。
另外，协同工
升级会员 