行政工作管理手册.docx

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行政工作管理手册

行政管理工作手册

一、编制目的

为加强公司行政管理，完善行政工作管理体系，使各项工作标准化、规范化、流程化，提高办事效率，综合管理中心在行政管理制度、流程和《工作职位说明书》基础上，结合行政工作的特点和实际情况制定《行政管理工作手册》。

四、行政管理制度

XXX行政文件管理制度

第一章总则

第一条目的

为提高集团公司和各公司行政文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于XXX集团所属各公司、各工厂、各部门的行政文件管理。

第三条职责

1、集团综合管理中心负责此制度的归口管理和解释工作，并负责其他部门文件格式的指导和监督检查工作。

2、各单位行政管理部门负责按照此制度进行文件的日常工作及管理。

第四条管理总则

1、公司所有行政文件力求措辞严谨、简明扼要，防止官僚主义、形式主义。

文件处理的基本原则是准确、及时、保密。

2、各公司、各部门、各级组织之间的沟通，应采取OA线上沟通或书面沟通的方式，并有沟通方最高负责人的签字意见，以保证沟通信息的一致性，对信息理解的准确性。

特殊情况口头答复或批复的，信息接收人必须形成文本备案并履行补签手续。

第二章文件类别

第五条公司文件的定义

公司行政文件（简称“文件”）是指在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。

第六条公司文件的主要类别

（一）通知：

适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求下级部门办理或者知晓的事项等。

（二）决定：

适用于对重要事项做出的决策和安排；奖惩有关单位；人事变更等。

（三）通报：

适用于公司采取重大或强制性措施，或人事嘉奖与惩罚等。

（四）制度：

适用于公司要求员工共同遵守的办事规程或行动准则，以及相关的工作流程。

（五）纪要：

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（六）报告：

适用于向上级单位或领导汇报工作，反映情况，答复上级单位或领导询问。

（七）请示：

适用于向上级单位或领导请求对某项工作、问题做出指示，对某项政策界限给予明确，或对某事予以审核批准。

请示只能针对某一位上级，不能多头请示。

（八）批复：

适用于答复下级单位的请示事项。

（九）函：

适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

对外文件一律以函，正式函件应用红头。

第七条公司文件版本管理

1、对公司规章制度、技术规程、业务流程等重要文件，应该启动文件的版本管理，并明确文件的发布日期以及实施日期，具体按《文件控制程序执行》。

2、文件中涉及三条以上主要内容修改时，应启动新版文件。

新版文件获准下发并开始生效后，旧版文件自动失效。

3、在文件修改但未批准下发前，各部门应该严格按照现有管理文件执行。

第八条实行版本管理的文件编号

对实行版本管理的文件要进行统一编号，其编号规则如下：

1、各公司及系统代码，按以下常用代码代表（可根据组织机构调整，其中生产性公司用JS代表，工程公司用GC代表,工厂用GA代表）。

DFYH:

XXX集团公司

BJJS:

北京XXX防水技术股份有限公司

BJGA:

北京工厂

BJGC:

北京XXX防水工程有限公司

SHJS:

上海XXX防水技术有限责任公司

SHGA:

上海工厂

SHGC:

上海XXX防水工程有限公司

TJGC:

天津XXX防水工程有限公司

GDGC:

广东XXX防水工程有限公司

SCGC:

四川XXX防水工程有限公司

YYJS:

岳阳XXX防水技术有限责任公司

JZJS:

锦州XXX建筑材料有限责任公司

XZWNS:

徐州卧牛山新型防水材料有限责任公司

JSWNS:

江苏卧牛山保温防水技术有限公司

KMFX:

昆明风行防水材料有限公司

SDTDF:

山东天鼎丰非织造布有限公司

HZJS:

惠州XXX建筑材料有限责任公司

MYJC:

XXX民用建材分公司

DKJS:

北京XXX地矿安全技术有限公司

GQSYB:

XXX工程渠道事业部

GBDP:

XXX海外事业部

TPOSYB:

XXXTPO单层屋面事业部

QSSYB:

XXX桥隧事业部

2、各职能代码，按以下常用代码代表（参照英文缩写编写，可根据职能范围调整）

RD:

技术研发管理PP:

生产运营管理PB:

采购供应管理

MM:

市场管理SD：

销售与分销管理HR:

人力资源管理

FI:

财务管理RM:

风险管理LA：

法务管理

EM:

行政管理IT:

信息化管理QEHS:

体系管理

AI:

审计监察PT:

工程技术PS:

工程管理

SA：

证券事务管理PM：

设备管理GB：

海外业务

GQ：

工程渠道销售MYJC：

民用建材QS：

桥梁隧道

3、文件代码，按以下常用代码代表（可根据文件类型调整）

ZD:

规章制度ZC:

政策性文件BZ:

执行标准

CZ:

管理细则/操作规程/岗位手册（1.2.3...）:

业务流程

4、文件编号（每个编号只能对应一个标题）

DFYH/HR-ZD-01

文档数字编码（两位数字）

文件代码，如“制度”

职能代码，如"人力资源管理"

各公司及系统代码，如“DFYH”

DFYH/HR-ZD（01）-01

文档数字编码（两位数字）

文件代码，如“人力资源制度对

应的业务流程”

职能代码，如"人力资源管理"

各公司及系统代码，如“DFYH”

第三章文件格式

第九条文件格式

按照公司行文需要，公司文件分为标准红头文件格式和简化文件格式两种。

（一）标准红头文件格式：

由红头、文号、主体、附注四部分组成。

适用于集团公司和各公司层面的决定、重要事项通报、制度、重要对外函件等。

（二）简化文件格式：

通常只有文件主体部分，没有红头、文号、附注。

适用于公司层面的一般性事项通知、会议纪要以及部门内部的相关文件。

规章制度执行《文件控制程序》。

第十条标准红头文件类型

（一）集团公司董事会文件：

集团公司董事会的重要决议、决定、规章制度、通知等，设立“雨虹（集董）字【】第号”发文；

（二）集团公司文件：

集团公司总裁办管理层的重要决议、决定、规章制度、通知等，设立“雨虹（集*）字【】第号”发文。

为了方便分类归档备查，文号按集团运营管理体系、各系统职能编序，包括：

1、技术研发系统：

集团技术研发工作方面的重要决议、决定、规章制度、通知等，如研发管理制度、新产品上市制度等，设立“雨虹（集研）字【】第号”发文；

2、生产运营系统：

集团生产运营管理方面的重要决议、决定、规章制度、通知等，设立“雨虹（集产）字【】第号”发文；

3、采购供应系统：

集团采购供应工作方面的重要决议、决定、通知、规章制度等，设立“雨虹（集采）字【】第号”发文；

4、市场及销售管理工作：

集团市场管理、销售工作方面的重要决议、决定、业务政策、规章制度、通知等，设立“雨虹（集市）字【】第号”发文；

5、工程技术管理系统：

集团工程技术、工程施工方面的重要决议、决定、规章制度、工法标准、通知等，设立“雨虹（集工）字【】第号”发文；

6、人力资源系统：

集团人力资源工作方面的重要决议、决定、机构设置、人事任命、规章制度、通知等，设立“雨虹（集人）字【】第号”发文；

7、财务管理系统：

集团财务管理方面的重要决议、决定、规章制度、通知等，设立“雨虹（集财）字【】第号”发文；

8、法务管理工作：

集团法务、风险监管、打假工作方面的重要决议、决定、规章制度、通知等，设立“雨虹（集法）字【】第号”发文；

9、综合管理工作：

集团综合管理工作，包括信息化管理、行政、体系等方面的重要决议、决定、规章制度、通知等，设立“雨虹（集管）字【】第号”文。

（三）分子公司文件

分子公司按是否为独立的法人单位为标准授权，设立标准红头文件发文。

1、北京XXX防水技术股份有限公司：

北京股份公司的重要决议、决定、规章制度、通知等，设立“雨虹（京）字【】第号”发文。

第十一条简化文件类型

标准红头文件之外的所有文件，都适用于简化文件格式，主要包括部门内部的通知、决定、制度、报告、纪要、请示等，也包括各部门之间的函件。

简化文件格式通常只包括文件主体，内容力求简明扼要，清晰明了。

第十二条文件书写规范

（一）发文单位红头和标题

1、文件的发文单位红头由各综合管理部按公司的标准字体统一设计、套红或印制。

2、文件的文号用宋体小4号字，居中排录，一般与文头横线间隔0.5行。

3、标题一般包括主标题、次标题、小标题，其中主标题一般用黑体3号字居中排录，上、下各空2行；次标题用黑体4号字居中排录，上、下各空1行；小标题用黑体小4号字顶格排录，上、下各空0.5行。

4、标题中一般不使用标点符号。

（二）正文

1、正文用宋体小4号字排录，每段首字缩进2个字符，字间距采用标准值。

正文行间距设为20磅，段前、段后间距为0.5行。

2、主送部门用黑体4号字顶格排录，后接冒号。

3、文件中结构层次序数分别表述为：

第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1、”，第四层为“

（1）”。

若内容只有两层时，第一层为“一、”，第二层则为“1、”。

凡标明层次的句子独立成行时，句尾均不用标点符号。

4、落款一般上空两行，用宋体小4号字靠右排录；分两行写明发文单位及发文时间。

发文时间居于发文单位中间位置。

5、正文末尾落款加盖发文部门印章。

（三）附注

1、附件说明、附注、印发单位、印制时间和份数用宋体小4号字。

附注每行加注下划线。

2、主题词是反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组。

先标明反映文件内容的词，后标明反映文件类型的词。

3、抄送、抄报单位应根据文件内容、发文目的和隶属关系严格控制，其排列顺序一般为：

上级单位单排一行，其他单位合排一行。

（四）附件

1、附件标题一般用黑体3号字，附件正文用宋体小4号字。

2、附录中的图表用宋体5号字排录；表格的标题用黑体4号字居中排录于表格的上方；图像的标题用黑体小4号字居中排录于图像的下方。

（五）其他

1、一般情况下使用A4纸张，页面设置采用默认值。

2、为将简单的文件版面控制在一页之内，或为避免单字成行、单行成页的情况，可适当紧缩字符间距、行距和段间距。

3、文件中涉及的字体、字号、位置、间隔等具体内容，参考附后的样式。

第四章文件的起草

第十三条文件的起草

文件起草是公司经营管理工作的一项重要内容，各部门要高度重视。

重要文件的起草应由相关负责人亲自动手或亲自指导、主持进行，并应与文件管理部门确认文件为新建还是修订。

1、起草文件应当准确、真实、全面反映公司经营管理工作的需要，体现工作的连续性和逻辑性。

若与已发有关文件相矛盾或抵触，在新文件中要指明以新文件为准。

为了控制文件总量以防误用，原则上原文件重要条款涉及三条以上需要修改时，应对原文件进行修订，重新发文，原文废止。

2、起草文件时要充分征求相关职能部门的意见，不得敷衍草率，严肃发文管理。

在未取得一致意见时，不得擅自行文，并要避免同一文种同一内容的文件以新文号重复下发。

3、起草文件要观点鲜明，结构严谨，条理清楚。

人名、地名、数字、时间要准确，标点符号使用要恰当。

文内需使用简称的，一般应当先用全称，并注明简称。

文件用语要规范，文字要简明通畅。

一般不用修饰性语言，不得使用口语、土语、俚语以及冷僻字，不能生造词句。

4、起草文件时，要根据实际情况和有关要求正确选择类型，确定文件发布形式和发布窗口。

5、起草文件要符合基本格式，严格按照标准文件格式的要求，将所拟文件的所有部件标明，不得遗漏、缺失。

6、红头文件的发文内容由发文单位编辑处理，文件格式由各级管理部门文件管理人员指导、监督和执行。

7、公司所有文件的末尾必须注明：

此文由***中心/部门负责解释和归口管理。

第五章文件的审批与发放

第十四条红头文件的审批及印信

凡是以公司红头下发的文件必须经审批后才能发布，未经审批或盖章用印的文件视为无效文件。

文件的发放管理统一由各级行政管理部门负责在OA线上发放。

（一）集团公司董事会文件

经集团董事长批准，由集团综合管理中心负责，套“北京XXX防水技术股份有限公司文件”为红头，盖“北京XXX防水技术股份有限公司”公章，以“雨虹（集董）字【】第号”下发。

（二）集团公司文件

根据职能管理划分，经各系统最高负责人审核，集团总裁/执行总裁批准，套“北京XXX防水技术股份有限公司文件”为红头，盖“北京XXX防水技术股份有限公司”公章下发。

（文号按集团运营管理体系、各系统职能编序编号，见第三章第八条第2款）。

第十五条文件的签批

1、为了保证文件的全局性、可执行性、认识的一致性，文件签发人应该保证文件在下发前已经得到组织充分论证。

重要文件原则上需要经过各级组织的决策机构统一研究、确定，或对涉及部门组织会签。

2、为了保证和提高沟通的效率，文件的会签和签发审批由文件起草部门分管领导负责，要求以OA线上会签的方式进行。

由文件起草人发起“文件签发审批流程”，起草部门分管领导负责指定文件会签人及文件签发人。

3、涉及会签的部门在收到会签文件后，原则上要求在4个小时内提出回复意见。

如因事项重大认为需要讨论决策的，应要求文件起草部门提请会议讨论、确定。

4、文件会签完毕后，由文件起草部门分管领导指定的签发人审批后，予以下发。

5、各公司文件规定与集团公司文件精神不符的，以集团公司文件为准。

集团公司有权对分子公司不符的文件予以撤销。

第十六条文件的发放

1、各公司红头文件由各级行政管理部门统一负责管理和发放。

发文人员应严格按照文件签批中指定的范围发放。

2、各公司所发红头文件，应默认共享给集团相关职能部门，接受集团公司的统一监管。

3、各公司红头文件需要在全集团公司转发的，经综合管理中心主任审批同意后，通过集团窗口向全集团转发。

4、发文部门要及时发文，定期催办。

文件处理过程中，必须严格执行公司各项保密规定，做到及时、准确、安全。

5、为了节约资源，提高效率，公司发文主要以电子形式发放。

除特殊情况及秘密文件，公司一般不再发放纸质文件。

第十七条非红头文件的管理

1、请示、报告等不需以红头发放的文件，按照公司日常管理职级、权限、分工，由相关领导批准后执行。

如果涉及其它部门知晓的事项，应OA线上转发通报相关部门。

所有请示、报告需由行政管理部档案管理员归档。

需要由行政管理部门督办的事项，应将批示件交行政管理部门登记备案，由行政管理部门负责督办。

（文件格式按红文执行）

2、对外来文件，由行政管理部门统一登记、造册，由行政管理部门负责人根据文件的类型确认、指定办理人后，将文件扫描通过OA系统“留言”流程发相关人员办理，并负责跟踪处理结果。

3、各系统、各部门内部的制度、报告、函等简化文件，由各部门经理、各系统总监签发，部门内部认同。

（文件格式按红文执行）。

但与公司红文规定不符的地方，以公司红文为准。

公司有权对下级部门不符的文件予以撤销。

4、纪要文件由各会议管理员起草，经会议主持人签批后，通过OA系统下发相关人员组织学习和贯彻执行。

第六章文件的归档、借阅与报废

第十八条文件的归档

1、各公司行政管理部门负责所有文件的移交、整理、分类、编号、借阅、归档工作，并负有监督和检查的职责。

为保证文件的安全，对所有经行政管理部门承办的文件，除电子存档外，均应有纸质文件存档。

2、各发文单位应将需存档的文件在文件签发后及时转公司档案管理员存档，有领导批示的，应随附领导批示原件。

经办部门视实际需要留存复印本。

3、文件归档，应根据其内容特点、时间及保存价值分类整理立卷，要保证归档文件材料的齐全、完整，能够体现公司的主要经营工作情况。

第十九条文件的借阅

1、各职能部门经办人员因业务需要调阅档案时，到行政管理部门进行登记借阅。

2、调阅档案时调阅人的档案权限为借阅人经办业务。

调阅非借阅人经办业务的档案时，需本部门分管领导以及行政分管领导批准同意，特殊情况下须经总经理/总裁批准。

第二十条文件的报废

1、对没有存档价值和存查必要的文件资料，经鉴别后登记造册由行政分管领导批准，予以销毁。

2、销毁秘密文件，要进行登记，由两人监销，保证不丢失、不漏销。

相关规定遵循《XXX档案管理制度》执行。

第七章附则

第二十一条附则

1、本制度相关/支持性文件包括：

《XXX档案管理制度》、《XXX保密管理制度》。

2、本制度涉及的流程及表单包括：

（1）XXX文件签发审批流程及《文件签发审批表》

（2）《XXX文件样稿》

（3）XXX工作请示流程及《工作请示表》

（4）XXX工作汇报流程及《工作汇报表》

3、本制度由集团综合管理中心负责管理和解释。

附件1：

文件签发审批表

文件名称

文件编号

文件版本

管理单位

文件管理员

制/修订时间

制/修订情况

制/修订次数

制/修订主要内容

发布日期

实施日期

文件起草部门

分管领导意见

分管领导：

会签意见

□阅□同意□意见：

会签人：

会签意见

□阅□同意□意见：

会签人：

会签意见

□阅□同意□意见：

会签人：

签发人

意见

签发意见及发放范围：

签发人：

签发时间：

附件3：

工作请示表

请示标题

关于××××的请示

请示主送单位/主送人

请示原由

请示事项及要求