黑龙江省农村信用社信贷档案管理办法.docx

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黑龙江省农村信用社信贷档案管理办法

附件3

黑龙江省农村信用社信贷档案管理办法

第一章总则

第一条为进一步加强对全省农村信用社信贷档案工作的科学管理，促进信贷资产管理规范化、制度化，有效防范信贷风险，根据《中华人民共和国档案法》、《黑龙江省农村信用社贷款操作规程》、《黑龙江省农村信用社农户贷款管理办法》等有关法律法规和规章制度，特制定本办法。

第二条本办法适用于办理信贷业务和从事信贷管理的经营社，本办法所指经营社是指有权办理和经营信贷业务的县级联社（含农村商业银行、股份制联社，下同）及其分支机构（含基层信用社、农村商业银行分支行）。

第三条本办法所称信贷档案是指全面、完整反映和记录信贷业务和信贷管理工作事实状况的数据、文件和资料。

第四条本办法所称信贷档案分为信贷业务档案和信贷管理档案。

信贷业务档案是指经营社在办理信贷业务过程中形成的用以记录和反映信贷业务全过程及信贷客户关系的重要文件、凭据、图表、声像等资料。

主要由借款人的基本信息资料、信贷业务中的相关契约等资料组成。

信贷管理档案是指各级信贷业务管理部门在实现信贷经营管理目标、履行管理职责过程中，形成的记录和反映管理状况的文件、监测台账以及各类报表等资料。

第五条信贷档案管理应当遵循以下原则：

（一）全面保全信贷资产权益事实和证据；

（二）完整记录信贷业务流程，有利于明确信贷经营责任、明确信贷管理责任；

（三）简洁、规范、真实、完整；

（四）安全保密，档案管理责任明确。

第二章信贷档案管理的机构、人员及职责

第六条各级联社信贷业务管理部门和信用社（含农村商业银行分行，下同）为信贷档案管理机构，并指定专人负责档案的收集整理、归档管理等项工作。

影像声档案由各级风险管理部门管理。

第七条档案管理人员原则上实行专职，确无条件的可以兼职，但必须由责任心强、坚持原则、熟悉业务的人员担任。

临时聘用人员不得担任信贷档案管理员。

第八条各级联社分管信贷业务的主任（副主任）、信贷业务管理部门负责人、信用社负责人负责全辖信贷档案建设工作的组织实施和督导检查，负有管理责任。

信贷档案管理员是信贷档案管理的直接责任人。

办理信贷业务和从事信贷管理的信贷相关人员有义务依照信贷业务管理有关规定采集、移交信贷档案资料。

第九条信贷档案管理员的工作职责：

（一）严格执行国家政策和法律法规，认真学习和钻研档案管理业务，不断提高业务素质。

（二）负责信贷档案资料的汇集、分类、整理、装订和保管。

（三）定期检查信贷档案完整性，及时对破损、变质档案进行复制、修复或其他保全性技术处理，防止毁损、散失和泄密。

（四）负责信贷档案管理的合理利用及保密工作。

（五）在实施档案管理中必须遵循档案资料交接、查阅档案登记、移交档案监交、保持档案完整等相关规定。

（六）需要负责的其他事项。

第三章信贷档案的分类和内容

第十条信贷业务档案的分类及内容。

信贷业务档案包括公司类信贷业务档案、非农户个人信贷业务档案、农户信贷业务档案、银行承兑汇票承兑及贴现业务档案、影像声档案、特别业务档案。

第十一条公司类信贷业务档案包括但不限于以下内容：

（一）基础类资料。

企业法定代表人或授权委托人身份证明复印件，已年检的《企业法人营业执照》复印件，合资、合作的合同和验资证明，组织机构代码证复印件，税务登记证复印件，贷款卡复印件，工商行政管理部门调阅的企业章程核对件，企业法人注册资本的验资报告复印件，印鉴卡，董事会或股东代表签署同意借款有关决议书，企业各期财务报表，有关审计报告，税务部门纳税证明资料复印件，中长期项目可行性报告及建设进度、营运计划等。

（二）担保类资料。

1、保证人提供的资料：

身份证明复印件，营业执照复印件，特殊行业生产经营许可证复印件，企业资质等级证书复印件，有限责任公司或股份有限公司的《同意保证意见书》，财务报告等。

2、抵押人提供的资料：

身份证明复印件，抵押物权利证书复印件，有限责任公司或股份有限公司的《同意抵押意见书》，国有资产管理部门同意的抵押函等。

3、质押人提供的资料：

身份证明复印件，质物鉴定和价值评估报告，有限责任公司或股份有限公司的《同意质押意见书》等。

4、担保公司提供的资料：

同意放款通知单，同意担保函，承担贷款经济责任保证书。

（三）管理类资料。

贷款调查报告，信用等级评定表，授信额度测算表，企业征信报告，审查中形成的资料和意见，贷审组（贷审会）审批意见，各级信贷咨询委员会批复意见，贷后检查报告，到期贷款通知书及回执，逾期贷款（垫款）催收通知书及回执，担保人履行责任通知书及回执，五级分类信贷状况风险分析报告及会议记录等。

（四）合同类资料。

企业借款申请书，借款合同、担保合同及其合同附件、补充协议、签约委托书、借据、展期还款协议书等。

（五）权证类资料。

抵质押物评估报告及作价依据，抵质押物所有权、使用权证复印件或证明文件，已办理抵质押登记的他项权证复印件或有关证明文件，抵押物出租三方协议，抵质押物清单，抵质押物保险单，抵质押物公证书，质押凭证止付通知书等。

第十二条非农户个人信贷业务档案包括但不限于以下内容：

（一）基础类资料。

借款人夫妻双方身份证明复印件，婚姻证明（单身要提供单身证明）复印件，实际居住地证明资料，个人及家庭收入明细、家庭资产证明，贷款用途证明资料（包括各类合同、协议以及自有资金证明）等。

（二）担保类资料。

1、保证人提供的资料：

身份证明复印件，营业执照复印件，特殊行业生产经营许可证复印件，企业资质等级证书复印件，有限责任公司或股份有限公司的《同意保证意见书》，财务报告等；国家公职人员及教师为保证人的，需提供工资证明及工资卡明细。

2、抵押人提供的资料：

身份证明复印件，抵押物权利证书复印件，有限责任公司或股份有限公司的《同意抵押意见书》，国有资产管理部门同意的抵押函等。

3、质押人提供的资料：

身份证明复印件，质物鉴定及价值评估报告，有限责任公司或股份有限公司的《同意质押意见书》等。

4、担保公司提供的资料：

同意放款通知单，同意担保的函，承担贷款经济责任保证书。

（三）管理类资料。

个人借款申请审批表，信用等级评定表，授信额度测算表，个人征信报告，贷前调查表，审查中形成的资料和意见，贷审组（贷审会）审批意见，各级信贷咨询委员会批复意见，贷后检查报告，到期贷款通知书及回执，逾期贷款（垫款）催收通知书及回执，担保人履行责任通知书及回执，贷款分类认定表及会议记录等。

（四）合同类资料。

个人担保借款合同或最高额个人担保借款合同及其合同附件、补充协议、签约委托书、借据、展期还款协议书等。

（五）权证类资料。

抵质押物评估报告和作价依据，抵质押物所有权复印件、使用权证复印件或证明文件，已办理抵质押登记的他项权证复印件或有关证明文件，抵押物出租三方协议，抵质押物清单，抵质押物保险单，抵质押物公证书，质押凭证止付通知书等。

第十三条农户信贷业务档案包括但不限于以下内容：

（一）基础类资料。

借款人夫妻双方身份证明复印件，户口，婚姻证明复印件或缺失证明（单身要提供单身证明），土地使用权、承包经营权及其他重要生产资料权属证明等。

（二）担保类资料。

1、保证人提供的资料：

身份证明复印件，营业执照复印件，特殊行业生产经营许可证复印件，企业资质等级证书复印件，有限责任公司或股份有限公司的《同意保证意见书》，财务报告等；国家公职人员及教师为保证人的，需提供工资证明及工资卡明细。

2、抵押人提供的资料：

身份证明复印件，抵押物权利证书复印件，有限责任公司或股份有限公司的《同意抵押意见书》，国有资产管理部门同意的抵押函等。

3、质押人提供的资料：

身份证明复印件，质物鉴定及价值评估报告，有限责任公司或股份有限公司的《同意质押意见书》等。

4、担保公司提供的资料：

同意放款通知单，同意担保的函，承担贷款经济责任保证书。

（三）管理类资料。

农户借款申请，农户经济档案，农户信用等级评定表，农户授信额度测算表，个人征信报告，农户贷前调查表，审查中形成的资料和意见，贷审组（贷审会）审批意见，各级信贷咨询委员会批复意见，贷后检查报告、到期贷款通知书及回执，逾期贷款（垫款）催收通知书及回执，担保人履行责任通知书及回执，五级分类信贷状况风险分析报告及会议记录等。

（四）合同类资料。

农户互保（联保）借款合同、粮食补贴资金质押担保合同、最高额农户信用借款合同、个人担保借款合同或最高额个人担保借款合同及其合同附件、补充协议、签约委托书、借据、展期还款协议书等。

（五）权证类资料。

抵质押物评估报告和作价依据，抵质押物所有权复印件、使用权证复印件或证明文件，已办理抵质押登记的他项权证复印件或有关证明文件，抵押物出租三方协议，抵质押物清单，抵质押物保险单，抵质押物公证书，质押凭证止付通知书等。

第十四条银行承兑汇票承兑及贴现业务档案包括但不限于以下内容：

（一）承兑业务。

1、基础类资料。

申请人营业执照复印件，组织机构代码证复印件，税务登记证复印件，贷款卡复印件，法定代表人身份证明复印件，经办人身份证明复印件，授权书，公司章程，近三年企业报表，“开户许可证”复印件，与承兑汇票内容相符的购销合同复印件，开立保证金账户及保证金到账证明，承兑汇票第一联复印件等。

2、管理类资料。

银行承兑汇票申请书，客户基本情况调查表，征信报告，银行承兑汇票票据贴现业务审批（咨询）表，审贷委员会（小组）会议记录，银行承兑汇票业务通知书等。

3、合同类资料。

银行承兑汇票相关的协议及清单。

（二）贴现业务。

1、基础类资料。

贴现申请人营业执照复印件，组织机构代码证复印件，税务登记证复印件，贷款卡复印件，法定代表人身份证明，经办人身份证明，授权书，公司章程，企业财务报表，交易合同、增值税发票复印件，银行承兑汇票复印件等。

2、管理类资料。

银行承兑汇票贴现申请书，征信报告，银行承兑汇票贴现调查表，银行承兑汇票贴现审查表，银行承兑汇票真伪审验意见表，银行承兑汇票票据贴现业务审批（咨询）表，审贷委员会（小组）会议记录，银行承兑汇票查询查复书，贴现业务通知书，贴现凭证（第五联）、汇划款凭证等。

3、合同类资料。

银行承兑汇票贴现协议及清单。

（三）转贴现买入、卖出业务。

涉及的档案资料以相关业务管理部门规定内容为准。

第十五条影像声档案内容。

影像声涉及的档案资料以风险管理部门规定内容为准。

第十六条特别业务档案内容。

特别档案包括已核销的资产档案，抵债资产档案，诉讼档案以及其他重大的需要特别管理的信贷档案。

（一）已核销信贷资产档案。

逐户逐笔经批准核销的信贷资产明细清单；申请核销和核查、审批的全部文件；责任人落实和追究情况等。

（二）抵债资产档案。

抵债资产的管理监测台帐；取得抵债资产的文件；依照程序需要报批的申报和批准文件；抵债资产权属变动和管理过程中形成的有关文件资料；处置过程中形成的有关档案资料等。

（三）诉讼档案。

起诉书；答辩状；律师代理合同，代理词；判决书或调解书（和解协议）；关于起诉、应诉和诉讼中的论证决策的会议记录、决定；执行中的法律文书等。

诉讼档案的判决书（调解书、和解协议）与抵债资产取得档案划分发生冲突的，归入其中之一档案，另一档案目录中须记载对应档案卷号页码。

第十七条信贷管理档案内容。

（一）记录和反映联社、信用社实现信贷经营管理目标、履行管理职责的文件、会议记录、监测台账、统计报表、调查分析等资料。

（二）审批、咨询信贷业务的请示、审查、复查、审批等文件以及会议记录、表决情况等资料。

（三）信贷检查、督导、考核工作记录和报告、批示、规定、办法等资料。

（四）其他需要纳入信贷管理档案的文件资料。

第四章信贷档案的采集、移交、汇总和整理

第十八条采集。

信贷档案的采集应当贯穿信贷业务和信贷管理工作全过程，按照本办法规定的内容及时采集相关资料。

每一工作岗位工作完结后应当及时向下一岗位移交信贷档案。

第十九条移交。

信贷档案的移交应当进行签收登记，签收登记的方式和手续由各县级联社按实际情况确定。

第二十条汇总。

信贷档案管理员应当按照信贷业务操作规程以及本办法规定的内容汇总审核、分类整理各岗位移交的信贷档案资料。

第二十一条整理。

信贷档案资料原则上要使用A4纸保存。

凡借款企业或个人提供的复印件资料，需在复印件上签署“与原件核对相符”字样及核对人姓名。

汇总时审核整理发现档案资料、档案内容不完整或有缺漏的，应当向有关岗位人员催索，有关人员应当在5日内及时补交，未补交的，信贷档案管理员应及时报告，由有关领导处理。

汇总审核整理资料完整、符合本办法规定的，方可进行立卷、装订和归档。

第五章信贷档案的立卷、装订和归档

第二十二条信贷档案由有权审批的县级联社信贷业务管理部门、信用社分别进行立卷、装订和归档。

第二十三条信贷档案的立卷应当达到以下要求：

（一）信贷管理档案按类别分类立卷，有文号的按文号顺序排列，没有文号的，按时间先后序时排列；

（二）公司类信贷业务档案按客户立卷，档案内容较多超过一卷装订量的可以多卷；

（三）非农户个人信贷业务档案根据档案资料的数量确定，可以多户一卷；

（四）农户信贷业务档案可以按互保（联保）小组或村屯立卷；

（五）银行承兑汇票承兑及贴现业务档案按客户立卷；

（六）其他特殊档案按业务类别立卷；

（七）档案案卷内首页必须设置卷内目录表，且卷内目录标题对应页码应当与信贷档案资料一致。

第二十四条信贷档案实行一年一装订，次年二月底前装订完毕。

已核销的信贷资产档案、抵债资产档案均应按年专门建档，专门立卷管理。

档案装订要牢固、整齐、美观，便于查阅。

第二十五条信贷档案装订完毕后归档。

信贷档案管理员要建立信贷档案总目录，登记信贷档案归档情况。

第六章信贷档案的保管、调阅

第二十六条贷款档案的保管期限分为五年、十年、长期三类。

第二十七条信贷业务档案保管期限划分如下：

（一）个人类信贷业务本息已结清的，保管期限为五年；

（二）公司类信贷业务本息已结清的，保管期限为十年；

（三）未结清本息的信贷档案、特别档案和具有重要研究价值的档案为长期保管；

（四）影像声记录档案保存期限为贷款本息结清两年后。

信贷业务档案保管期限的起算时间自该档案卷内全部信贷业务本息均结清的次年起计算。

第二十八条信贷管理档案资料的保管期限划分如下：

（一）普通的信息、情况通报、上级文件和临时的统计分析资料的保管期限为五年；

（二）信贷综合统计分析资料和具有一定核查及研究价值的信贷档案，保管期限为十年；

（三）会议记录、贷款审批决定、信贷政策措施、信贷检查处罚、重要管理文件，保管期限为长期。

信贷管理档案的保管期限自该档案装订之日起计算。

第二十九条信贷档案存放应当符合以下要求：

（一）配备信贷档案专用保管柜保管信贷档案，有条件的应设置信贷档案专用档案室；

（二）保管柜内档案存放按年分类排列；

（三）安全保密，方便查阅。

第三十条本机构内部员工因工作需要调阅信贷档案，应由调阅人提出申请，由信用社主任或各级联社信贷业务管理部门负责人批准后方可调阅。

第三十一条有权的管理监督检查单位因履行职务需要查阅信贷档案时，应持有确定其身份的有效身份证件和工作文件，在信用社主任或各级联社信贷业务管理部门分管领导批准后，由专人陪同查阅。

第三十二条调阅信贷档案在经有权人同意后可以抄录、照相、复印或复制，但不得将信贷档案拆封和借出、不得涂改、圈划。

第三十三条信贷档案管理员应对调阅人员姓名、时间和调阅内容等事项在调阅登记簿进行登记，并由调阅人签字确定。

第七章信贷档案的移交和销毁

第三十四条信贷档案移交应当遵循以下规定：

（一）信贷档案管理人员因工作变动，应移交其管理的信贷档案；

（二）移交信贷管理档案时，应抄列移交清册，在移交人、接收人和监交人同时在场的情况下，清点核对一致后签字交接；

（三）移交信贷档案的监交人由信贷档案管理机构或部门的负责人担任；

（四）信贷档案移交清册作为重要信贷档案资料装订在本年度信贷管理档案卷内；

（五）机构分立、原机构存续的，信贷档案由原机构保管，原机构解散的，信贷档案应经分立各方协商后由其中一方代管；

（六）机构合并，信贷档案应由合并后的机构保管。

第三十五条信贷档案保管期限届满，确无保存必要，可以销毁的，依照下列程序办理：

（一）由县级联社信贷业务管理部门负责人、审计（稽核）部门派出人员、信用社负责人和档案管理员组成鉴定小组，逐卷鉴定，确定存毁。

可以销毁的，要在清册上签字确认；

（二）对销毁的档案要清点核对，登记造册；

（三）县级联社分管领导在信贷档案销毁清册上签署意见。

第八章检查考核和责任

第三十六条各级联社应定期对信贷档案管理工作进行检查、考核。

实施信贷检查、审计（稽核）检查时，应当在检查报告中对信贷档案管理的状况做出评价。

第三十七条违反本办法规定，擅自对外提供、涂改、伪造和透露信贷业务信息，造成档案管理混乱、损害信贷资产保全、贷款责任不明等危害管理秩序的，将视情节，对直接责任人、管理责任人按照《黑龙江省农村合作金融机构员工违规处理办法》等有关规定给予相应处分。

造成损失的，责令赔偿，触犯法律的，移交司法机关处理。

第九章附则

第三十八条本办法所列信贷档案内容是指至少应包括的基本内容，但不限于所述内容。

如遇新增信贷业务品种，以相应管理办法所列内容为准。

第三十九条本办法由黑龙江省农村信用社联合社负责解释、修订。

第四十条本办法自印发之日起实施。

《黑龙江省农村信用社信贷档案管理办法》（黑农信联发〔2006〕296号）自本办法印发之日起废止。