供应商主数据最终用户培训教材.docx

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供应商主数据最终用户培训教材

供应商主数据

（维护和查询）

培训教材

作者：

董梅

日期：

2000/8/25

审核：

张建飞

目录

流程介绍………………………………………………3

基本概念………………………………………………6

系统操作步骤…………………………………………7

系统操作方法………………………………………2

供应商主数据的查询…………………………….

供应商主数据的创建…………………………….7

供应商主数据的更改…………………………….19

供应商主数据的冻结……….…………………….21

供应商主数据的删除……………………………..24

一、维护供应商主数据流程介绍:

一、流程描述：

为了向供应商下达采购申请，完成采购任务。

需要在系统中创建并维护供应商的主数据。

如果供应商主数据发生变更，需要及时更改有关数据。

主要活动：

供应商主数据维护流程主要包括以下内容。

一、产生维护新的供应商主数据的需求。

1、在系统中查找是否存在该供应商的编码；

2、如果新的供应商在集团范围内已经存在，扩展维护公司代码数据和采购组织数据；

3、如果新的供应商在集团范围内不存在，在SAP系统中创建供应商的一般数据、公司代码数据和采购组织数据。

二、产生供应商主数据变更需求。

1．如果需要在集团范围内变更供应商的一般数据，通知相关平台后，在系统中更改有关数据；

2．如果需要在公司范围内变更供应商的公司代码数据和采购组织数据，在系统中更改有关数据。

三、需要冻结/删除供应商记录时，在系统中进行冻结/删除供应商主数据。

二、基本概念：

供应商主数据包括三个层次：

一般数据、公司代码数据、采购组织数据。

一般数据：

是集团公司内部各子公司共同使用的数据。

包括供应商的地址、电话、与其进行联系所使用的语言、以及供应商的银行信息、税务信息等。

公司代码数据：

是公司一级的有关供应商的会计信息。

包括统驭科目、付款条款等。

采购组织数据：

是存在于采购组织一级的与采购运作有关的数据。

包括定单货币、付款条款、合伙人功能等。

三、系统操作步骤：

1、在SAP系统中查询供应商编码。

2、在SAP系统中创建供应商主数据。

3、在SAP系统中查询已经维护了的供应商主数据。

4、对SAP系统中的供应商主数据进行更改。

5、对SAP系统中的供应商主数据进行冻结。

6、对SAP系统中的供应商主数据进行删除。

四、R/3系统操作方法（含所需单据）

1、在系统中查询供应商是否已经存在：

-查询某供应商的一般数据是否在系统中存在？

-查询某供应商在某个采购组织下是否存在？

路径：

后勤物料管理采购主数据供应商清单显示采购清单

操作说明：

进入“供应商清单：

采购”屏幕

将光标置于供应商空白处，点击图标出现检索条件窗口。

点击

图标选择“按供应商增殖税登记号查询”条件，进行查询。

由于增殖税号码是唯一的，所以可以确定供应商的唯一性

输入字段

1）检索词：

用于建立一个匹配码的短名。

检索词的命名规则：

国外供应商以供应商英文名称的简称作为检索词。

国内供应商以中文名称前六个字的汉语拼音第一字母

命名。

例如：

国外供应商TOSHIBACORPORATION的检索词为“TOSHIB”

国内供应商上海惠普有限公司的检索词为“SHHPYX”。

操作方法：

1、直接在空白处输入所要查询的检索词，然后点击

图标。

2、使用模糊查询。

如：

要查询所有检索词中带有“H”的供应商，

需要在空白处输入“*H*”，然后点击

图标。

3、如果需要将所有供应商全部列出，空白处不输入任何内容然

后点击

图标。

2）名称：

供应商名称

操作方法与检索词相同

3）增值税代码：

供应商的增殖税代码

操作方法与检索词相同

显示查询结果：

如果所查询的供应商已经存在，双击供应商编号，再点击

图标显示查询结果。

结果显示该供应商是在0107这个采购组织下的，如果需要在0205LTL（沈阳）采购组织下创建，就需要在0205这个采购组织下继续创建采购组织数据。

2、创建供应商主数据：

（1）创建一般数据：

路径：

后勤物料管理采购主数据供应商中央的创建

操作说明：

一般数据包括地址、控制、收付交易。

进入创建供应商：

初始屏幕

输入字段：

1）、公司代码：

输入公司代码，或者按

键选择输入。

2）、采购组织：

输入采购组织，按

键选择输入

3）帐户组：

输入帐户组，或者按

键选择输入。

帐户组分为集团内供应商（如：

香港联想）、集团外国内

供应商（能够开具增值税专用发票的供应商，如：

上海惠

普有限公司）、集团外国外供应商（如：

东芝）、临时供

应商（不能具增值税专用发票的供应商）。

4）参考：

可以参考已经创建好的供应商的数据创建。

I）供应商：

输入要参考的供应商

ii）公司代码：

输入要参考的供应商所在公司代码

iii）采购组织：

输入要参考的供应商所关联的采购组织

输入所须项后，按

键进入下一屏幕：

输入字段：

名称：

供应商公司注册名称。

（必填）

检索词：

查询所使用的短名。

（必填）

街道：

作为地址部分的街道和房屋号码。

（必填）

城市：

作为地址部分的城市名称。

（不带”市”字）（必填）

地址：

对街道的补充。

邮政编码：

注册地址的邮政编码。

（必填）

国家：

在空白处输入国家代码，或者点击

图标进行选择。

（必填）

地区：

为供应商所在的省份。

在空白处输入国家代码，或者点击

图标进

行选择。

（必填）

语言代码：

在空白处输入语言代码，或者点击

图标进行选择。

（必填）

电话：

在空白处输入电话号码。

传真号：

在空白处输入传真号码。

因特网地址：

在空白处输入因特网地址。

回车或者点击

图标，进入下一屏。

输入字段：

客户：

如果该供应商既是我公司的供应商又是我公司的客户，则点击

图

标选择客户类型。

目前暂不使用此功能。

税务代码1：

此处输入该供应商的增值税代码。

国外供应商此处不填.（15位）（必填）

回车或者点击

图标，进入下一屏。

在国家空白处输入国家代码或者点击

图标进行选择。

然后将光标置于银行户主空白处，按回车键弹出银行数据窗口。

在空白处输入银行的名称（必填）、地区、街道、城市、分行信息，然后按回车键进入下一窗口。

在银行帐户空白处输入相关信息.（必填）

在银行户主空白处填写完全的帐号的科目。

（必填）点击

图标进行选择。

银行户主是银行帐户的全集,银行帐户是银行户主的子集.如图所示:

然后按回车键进入下一窗口

排序码：

此处选择014，即订单号。

（必填）

统驭科目:

2030100,即应付帐款-集团外（必填）

回车或者点击

图标，进入下一屏。

付款条款：

向供应商付款的期限。

（必填）

容差组：

选择103，即应付帐款。

（必填）

检查双重发票:

选中.（必填）

回车或者点击

图标，进入下一屏。

信函功能暂不使用。

回车或者点击

图标，进入下一屏。

催款程序：

LXJT（必添项）

回车或者点击

图标，进入下一屏。

创建采购组织数据：

订单货币：

在空白处输入或者点击

图标进行选择。

（必填）

付款条件：

应向供应商付款的日期。

在空白处输入或者点击

图标进行选

择。

系统会自动统计在某一时点应向供应商付款的总金额。

（必

填）

国际贸易条件：

如果是国外供应商，在第一个空白处选择贸易条件。

在第二

个空白处填入补充条件。

例如：

在第一个空白处输入CIF，

在第二个空白处输入“北京”。

方案组,供应商：

平台向北京采购使用的供应商选择2“公司间采购”，其他

情况不选。

销售员：

供应商销售员的名称。

电话：

供应商销售人员的电话。

控制数据：

基于收货的发票校验：

收货以后才能进行发票校验（必填）

回车或者点击

图标，进入下一屏。

系统提供了多项合伙人功能。

当商品供应商、发票提供者、承运方与供应商不同时，将该供应商的编号输入在号码空白处。

例如：

发票提供者为“董梅的集成东芝测试供应商，财务部将应付帐款计到“董梅的集成东芝测试供应商”而不是“新进电脑系统（上海）有限公司”身上。

回车或者点击

图标，屏幕显示产生一个新的供应商。

系统信息栏显示在该公司代码下的某采购组织下创建了编号为XXXX的一个供应商。

创建结束。

3、在SAP系统中显示已经维护的供应商主数据。

路径：

后勤物料管理库存管理采购主数据供应商中央的显示

操作说明：

根据SAP菜单路径操作，将出现初始屏幕

1、显示供应商：

初始屏幕

输入字段

1）供应商：

输入要显示的供应商的编码，或按

键选择输入

2）公司代码：

输入公司代码，或者按

键选择输入

3）采购组织：

输入采购组织的编号，或按

键选择输入

4）一般数据：

如须显示，用“√”选择

I）地址：

如须显示，用“√”选择

ii）控制：

如须显示，用“√”选择

iii）收付交易：

如须显示，用“√”选择

5）公司代码控制

I）会计信息：

如须显示，用“√”选择

ii）受付交易：

如须显示，用“√”选择

iii）信函：

如须显示，用“√”选择

iiii）预扣税：

不选择。

6）采购组织数据

I）采购数据：

如须显示，用“√”选择

II）合伙人功能：

如须显示，用“√”选择

点击

图标全选。

填入须填项后，按

键进入下一屏：

显示供应商：

地址

连续按

键可查询在初始屏幕中所选各项目的明细信息。

查询后，按

键退出操作。

4、供应商主数据的更改：

路径：

后勤物料管理库存管理采购主数据供应商采购中央的修改

操作说明：

更改供应商：

初始屏幕

输入字段

选择需要修改的字段，用“√”选择。

方法与显示相同。

进入需要修改的屏幕后对有关字段进行修改。

按

键结束操作。

5、供应商主数据的冻结

路径：

后勤物料管理库存管理采购主数据供应商中央的冻结

操作说明：

1、冻结/解冻供应商：

初始屏幕

输入字段：

1、供应商：

输入已知供应商编号，或按

键选择输入

2、公司代码：

按

键选择输入

3、采购组织：

输入供应商所对应的采购组织，或按

键选择输入

输入完毕，按

键进入下一屏幕：

2、冻结/解冻供应商：

细节

1）记帐冻结

I）所有的公司代码：

在所有的公司代码下冻结。

ii）指定的公司代码：

选中指定的公司代码下进行冻结。

解除冻结时，则将

√”取消。

2）采购冻结：

I）所有的采购组织：

如果要在所有的采购组织范围内冻结某一供应商，则用“√”选择此项；如果要解除某一供应商的冻结，则将“√”取消。

II）选择的采购组织：

如果在某采购组织内冻结某一供应商，则用“√”选择此

项；如果在某采购组织内解除某一供应商的冻结，则将“√”取消。

3）由于质量原因而冻结：

按

键选择。

如解除冻结时，此处空白。

操作完毕后，按

键回到初始屏幕：

在此屏幕下的信息栏有“变化已经发生”的信息出现

按

键结束操作。

6、删除供应商主数据：

路径：

后勤物料管理库存管理采购主数据供应商中央的删除标记

操作说明：

待删除标记供应商：

初始屏幕

输入字段：

1、供应商：

输入已知供应商编号，或按

键选择输入

2、公司代码：

按

键选择输入

3、采购组织：

输入供应商所对应的采购组织，或按

键选择输入

输入须输入的项后，按

键进入下一屏幕：

2、待删除标记供应商：

细节

删除标记：

1）所有范围：

若对某供应商删除的动作在全集团范围内进行，用“√”选择此项；

2）公司代码的删除标记：

若删除有关公司代码数据时，用“√”选择此项；

3）选择的采购组织：

若对某供应商删除的动作针对某采购组织进行，用“√”选择此项；

按

键，再按

键回到初始屏幕：

在删除供应商主记录前

在此屏幕下的信息区有“变化已经发生”的信息出现

按

键结束操作。

附表：

供应商申请表

事业部:

申请日期:

年月日

名称

集团内供应商

集团外国内供应商

集团外国外供应商

临时供应商

供应商码

公司代码

采购组织

账户组

10

20

30

40

供应商注册名称

检索词

供应商注册地址

城市

邮编

国家

CN

CN

语言

ZH

ZH/EN

ZH

电话

传真

增值税码

银行国别

银行名称

银行账号

统驭科目

2030200

2030100

2030100

排序码

1.0142.003

1.0142.003

1.0142.003

容差组

103

103

103

是否检查发票

X

X

X

订单货币

付款条件

国际贸易条件

国际贸易条件（地点）

是否基于发票校验

X

X

X

X

合作伙伴功能标识

合作伙序号

申请人:

事业部经理:

数据创建人:

主数据修改申请表（冻结/删除）

申请时间：

申请部门：

申请人：

申请部门领导签字：

关键字

修改字段

新系统中的数据

须修改成的数据

需要修改的原因

受理人意见及是否已修改

1.数据修改负责人将本申请表打印出书面文件，部门领导签字后提交数据组，数据组将据此文件进行修改。

2、表格中“关键字”一列对于物料：

填工厂＋新物料编号；

对于供应商：

填采购组织＋供应商序号

对于客户：

填客户序号＋销售组织＋分销渠道＋产品组＋信用控制范围。