接待管理办法.docx

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接待管理办法.docx

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接待管理办法

1.1总则

1.1为树立公司的良好形象，扩大公司对外联系和交流，使接待工作规范、有序，合理控制费用的原则，制定本规定。

1.2接待工作的原则是：

热情周到、讲究礼仪、勤俭节约、统一协调。

1.3本制度适用于公司重大活动、会议等的接待工作。

2管理职责

2.1综合管理部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。

2.2公司部门分管领导，负责审核接待计划、协调有关接待事项及接待费用，报总经理审批。

2.3公司各部门负责本部门的接待工作；每月统计接待情况报综合管理部登记备案；同时应完成公司安排的各项接待任务。

3接待对象的类型与标准

3.1本办法所指接待对象，按来访事由不同，主要分成以下几种类型：

3.1.1公务来访

3.1.1.1政府职能部门、行业主管部门工作人员来公司检查工作；

3.1.1.2项目合作来公司洽谈工作事宜；

3.1.1.3有合作意向的投资项目部、金融机构来公司考察。

3.1.2参观来访

3.1.2.1各级党政机关领导来公司视察工作；

3.1.2.2各地机关、企事业项目部来公司参观考察；

3.1.2.3国内外购车客户参观考察。

3.1.3会议活动来访

应邀前来参加公司会议、活动的各级领导、专家、新闻记者等。

3.1.4其他来访客人。

3.2接待类别

按接待对象级别不同和对公司业务的影响不同，分为A级（公司级）、B级（重要）和C级（一般）。

具体分类如下：

3.2.1A类：

公司级接待，指对公司高层的重要客人的接待，包括党政机关领导、公司重大客户和合作商。

3.2.2B类：

重要级接待，指对公司重要客户的接待，包括业务和营销客户。

3.2.3C类：

一般级接待，指对一般来客的接待，包括次重要的客户及部门级别的接待。

3.3招待原则和标准

3.3.1参观接待根据需要安排招待用餐；

类别

接待级别

到访人员类别

费用

标准

审批

餐饮

A级

公司级来宾、大客户、核心经销商

600元及以上/桌

总经理

B级

重要来宾、较大客户、重要经销商

300元-600元/桌

综合管理部经理

C级

一般来宾、一般客户、普通经销商

300元及以下/桌或职工食堂

综合管理部经理

备注

1、国外客户餐饮招待选择西餐接待，标准由总经理审批。

2、餐饮招待原则上公司陪同人员不超过客人数，并由陪同负责人担任主陪。

3.3.2住宿标准

3.3.2.1一般来访客人安排公司签订协议的酒店普通标准间；

3.3.2.2公司领导出面接待外地重要来宾住宿，由综合管理部根据需要安排。

类别

接待级别

来访人员类别

费用

审批

住宿

A级

公司级来宾、大客户、核心经销商

四星级酒店或以上

总经理

B级

重要来宾、较大客户、重要经销商

三星级酒店或以下

综合管理部经理

C级

一般来宾、一般客户、普通经销商

普通快捷酒店

综合管理部经理

3.4用车标准

3.4.1一般公务来访，根据情况需安排用车的，由综合管理部统一调度；

3.4.2列入计划的公司级、重要来宾来访用车，公司应优先予以保证车型、驾驶员、用车天数等内容应事先在接待计划中明确。

3.5接待规格

按照《接待联络单》（见附页1）的内容，A、B类接待可安排对口业务的总经理或分管副总经理会晤；C类接待则根据情况由相关部门负责接待。

第三章参观接待准备

第十二条公司各中心（部）在接到来访预约后，根据参观客户实际情况由综合管理部协调负责人统一填写《接待联络单》（附件一），营销公司参观客户实际情况由营销公司综合管理部协调负责人统一填写《营销事业部客户来访接待审批单》（附件二）。

需公司领导出面、部门协调的重要接待一般应提前2天告知综合管理部；对时间紧迫的临时重要接待任务，可先在电话中请示，并在完成接待后补办手续。

第十三条 A、B级接待计划还应考虑以下内容：

（一）是否安排车辆接送；

（二）是否需要会场布置，包括花卉、烟茶、音响设备、投影设备、领导席笺、横幅等；

（三）是否制作欢迎牌、指示牌；

（四）是否安排礼仪；

（五）是否需要邀请新闻媒体和草拟新闻通稿；

（六）是否安排摄影摄像；

（七）是否宴请，包括宴请时间、地点、参加人员、标准；

（八）是否安排住宿，是否在房内放置鲜花水果；

（九）是否安排游览、购物、娱乐；

（十）是否需要赠送礼品；

（十一）其它需要说明的事项。

第十四条对重要参观来访，主要接待部门应按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

确定来宾访问路线并检查相关设施，确保环境、楼道、洗手间清洁，欢迎牌的设置和内容正确，摄像机、照相机电源充足。

第十五条对重要公务来访或会议来访，主要接待部门应根据计划和来宾要求，提前预订好来宾下榻的宾馆；根据计划预订宴请的酒店；依据所定用餐标准，安排迎合来宾地方口味的饭菜及烟酒、饮料；根据计划确定游览路线、购物商场、娱乐项目；定制的礼品要保证质量。

第十六条对大型会议或活动的来访接待，主办部门应事先准备公司简介等相关资料；检查会场水电、桌椅、投影仪、音响等设施；安排礼仪人员，准备签到册、名片盒等。

第十七条综合管理部按接待人数调度安排接待所需车辆，并留有余地；须保证车辆清洁，安全性能良好；公司车辆应服从综合管理部的统一调度。

第三章接待流程及安排

第十八条针对A、B级接待，综合管理部在接到人员来访预约通知时及时填报《接待联络单》（由发出接待需求方进行填写，特殊情况由综合管理部门相关人员代填，营销公司需填报《营销事业部客户来访接待审批单》），根据访客的人数、重要程度制定不同的接待方案（不同级别的接待，对参观线路、食宿、礼品等相关安排会有所不同）及时成立接待行动小组将接待工作进行部署。

1、参观接待流程图

C类

A、B类

2、接待工作小组

组织机构

成员

职责

备注

主任

综合管理部经理

小组总指挥。

副主任

事业部负责人

技术中心负责人

负责接待执行全过程把控。

文案策划组

综合管理部行政管理人员

1、负责接待事宜对接；

2、负责接待所需文案的策划和整理，及文字材料的搜集准备和发放。

现场执行组

安保部部长

1、负责协调音箱、参观所用矿泉水等物资准备；

2、负责协调警车引路、安全帽、警示背心发放。

综合管理部行政管理人员

负责接待过程影像资料的记录和整理。

事业部