QuickBooks操作手册.docx
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QuickBooks操作手册
OuickBooksPremier-AccountantEdition2014操作手册
（五）OpenSecondCompany同时打开多个账套界面……………………………………………………………..........8
（四）CreditMemo销售订单退订（冲销主营业务收入）的录入........................................
（二）PayBill应付账款的录入................................................................
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7、Bank................................................................................41
（一）WriteCheck填写注意事项、（费用）的录入....................................................41
（二）MakeDeposits填写注意事项、（往来款）的录入................................................42
（三）TransferFunds填写注意事项、（预付款）的录入................................................42
（四）CreditCard填写注意事项、（信用卡）的录入..................................................42
（五）Memorized复制凭证.................................................................................................................................................43
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1、File
（1）NewCompany新建一个公司
1、打开左上角菜单File---NewCompany，或者点击Createanewcompany
（二）OpenorRestoreCompany打开备份（未在本机OuickBooks中打开过的备份,必须通过以下方式才能打开）
1、选择File-OpenorRestoreCompany
2、点击Next
3、选Localbackup，然后点击Next
4、选择需要打开的备份，然后点击“打开”
5.点击NEXT
6、点击保存,可选择覆盖原备份或另存其它路径,注意有差异数据的管理;
备注：
有时部分数据打不开，可能是路径的问题，最好放在电脑桌面或者直接放入盘（不另外建立文件夹）
7、如果想清除曾经打开过的帐套，选中要清除的帐套，然后点击EditList，进入另外一个界面，再选择帐套，点击OK。
清除历史记录帮助自己能快速找到想要的帐套。
（三）OpenPreviousCompany打开最近账套
如下图操作,可看到所有在系统中打开过的账套,可任意选择所需要打开的账套
（4）BacuUpCompany备份数据
将数据从系统备份至本地,建议如有数据变化,及时备份,
1.路径如下图:
2.选择Localbackup,然后点击Next,进行本地保存
（五）.同时打开多个账套界面,操作路径如下:
1.点击OpenSecondCompany
2.对于以下列表中已经有的账套,选中需要打开的账套,点击Open打开,对于列表中没有的账套,则点击openorrestoranexistingcompany,按打开备份的方法,打开本地备份.
2、Lists
（1）ItemLists产品的查看、编辑、增加、删除
1、产品列表的查看：
Lists----ItemLists，在这里，可以看到所有产品的名称、种类、用途等详细信息
2、产品的增加、编辑、删除等
（1）.Lists----ItemLists，打开存货后，点击左下角Item的倒三角，就出现New,EditItem等,可以新增、编辑，删除存货信息。
（备注：
可以点击右键，也同样有产品增加、编辑、删除等）
（2）.本公司产品分两类:
1.InventoryPart（实体产品）;2.Service（运费,维修费等服务类）,在新增产品时,需特别注意必填项目,明细如下图一（实体产品的标准设置）,图二（服务类产品的标准设置）
图一:
图二.
（二）FixedAssetItemList固定资产的查看、编辑、增加和删除,固定资产增加后,不能自动生成凭证,需要手动录入凭证.
点击工具栏上的Lists---FixedAssetItemList,点击固定资产列表左下角的Item，点击倒三角，出现新增，编辑，增加、删除等操作。
（三）CurrencyList汇率的转换
打开Lists----CurrencyList，看销售订单的日期查询当天兑换美元汇率，录入兑换汇率
汇率查询可以参与以下网址：
1、
2、
三、Accountant（科目）
（一）ChartofAccounts会计科目的增加、修改、删除等
1、打开Accountant---ChartofAccounts或Lists---ChartofAccounts
2、会计科目界面的左下角Account有个倒三角，点击倒三角，可以出现以下界面，可以对科目进行增加（New），编辑（EditAccount），删除（DeleteAccount）等
3.选择需要增加的科目类别,然后点击Continue
4.在增加会计科目时，若有期初余额，可以点击EnterOpeningBalance录入期初余额
5.如果隐藏暂时不需要科目，点击MakeAccountInactive;若想恢复隐藏科目，请点击IncludeInactive,取消科目左边交叉。
（二）ChartofAccounts录入凭证
1.1、Accountant----ChartofAccountants,可以进行凭证的录入，双击要运用到的科目，进行录入即可
1.2、在录入费用凭证的界面中，我们要输入的内容有DATE（日期）、PAYEE（支付款项对应的公司名称）、PAYMENT（对方）、DEPOST（贷方）、ACCOUNT（会计科目）、MEMO（摘要）
2.1如果涉及的会计科目过多，可以在以下界面进行录入借贷方
备注：
Accountant---MakegenenralJournalEnteries一般录入是工资计提和其他科目（不包括有银行科目，往来，销售和采购）。
（三）WorkingTrialBalance试算平衡表
打开Accountant---WorkingTrialBalance,即可出现试算平衡表，试算平衡表上方可以选择查询的日期等，该表有“账户名称”栏、“期初余额”、“本期发生额”、“期末余额”三个金额栏。
用以检查借贷方是否平衡，检查账户记录有无错误的一种表式。
通过总分类账户本期发生额和余额对照表，可一般地了解该期间经济活动和预算执行的概况；，也可作为编制会计报表的重要依据。
四、Customers
（一）CustomerCenter客户的查看、添加、删除
1、客户的查看：
工具栏的Customers------CustomersCenter可以查看客户的信息
2、客户的新增：
在查看客户信息界面中，左上角的NewCustomer可以添加新客户,输入客户信息即可,在新建客户的时候，在新建客户时，要根据货币种类选择不同的Currency,必须录入的标准信息如下:
图一
图二
图三:
如果销售含税,需要在SalesTaxSettings中进行设置,如果不含税,则不需要设置;
3、客户的删除：
在查看客户信息界面，右键出现以下选择，选择DeleteCustomer:
Job,即可删除客户信息
（二）CreateInvoices销售订单（主营业务收入）的录入
打开Customer----CreateInvoices,在Create
（三）ReveivePayments应收账款的录入
1、首先设置：
Edit——Preferences——Payments——Automatically——OK（如果不设置，那么在录入收款时，选择不了收款银行）设置如下图：
2、录入收款信息：
Customer-------ReveivePayments,在ReveivePayments界面中，在RECEIVEFFROM中选择客户名称，如果新客户，则新增客户资料，在PAYMENTAMOUNT中录入收到款项金额，DATE中输入收到款项日期，DEPOSITTO中选择收款的银行，在表格勾选所收款项对应的Invoice编号
（4）CreditMemo销售订单退订（冲销主营业务收入）的录入
1.点击打开Customers---CreateInvoice,界面右上方点击Refund/Credit，出现CreditMemo销售退单，录入内容基本跟Invoice一样。
（5）PayBill应付账款的录入
点入菜单Vendors---PayBill,进入界面，所有的Bill都显示出来，选择应付款的Bill，最后点击PaySelectedBills
完成的paybill
五、Vendors（供应商）
（一）VenderCenter供应商的查看、编辑、添加和删除
1、供应商的查看：
Vender---VenderCenter,在这里，双击供应商，可以查看到每个供应商的详细资料，包括公司地址、电话等。
右边VendorInformation是供应商与我公司的业务往来，如下图
2、供应商的新增，在供应商的查看界面中，点开左上角NEWVender的倒三角,选择NewVendor,输入供应商信息即可，如下图
3、供应商的编辑、删除
（二）EnterBills采购订单的录入
打开Vendors—EnterBills,在EnterBills界面中录入即可，
主要录入:
供应商信息（VENDOR）、订单日期（DATE）、发票号码（REFNO.）、产品名称（ITEM）数量（QTY）、单价（COST）、总价（AMOUNT）等信息.在录入
此处也要填入，方便查阅。
六、Employees
（一）EmpolyeesCenter员工信息的查看、编辑、添加和删除
1、员工信息的查看：
Empolyees---EmpolyeesCenter可以查看员工详细信息，包括员工借支、工资等
2员工信息的增加：
在查看员工信息的界面中，点击左上角的NewEmployees,填写相关资料即可,员工信息必须有姓名,联系地址,邮箱及联系电话
3、员工信息的编辑、删除：
在查看员工信息的界面中，选中要删除的员工，鼠标右键，则出现EditEmpolyee（编辑），DeleteEmpolyee（删除）,即可编辑、删除员工信息
8、Bank（银行和现金）
（1）录入现金和银行流水账金额，通过WriteCheck界面录入凭证
（2）录入银行和现金的往来款和总公司借款，通过Bank---MakeDeposits
（3）录入Advance&Prepayments这个预付账款科目，有银行或者现金进出，通过Bank---TransferFunds
（4）录入信用卡金额，通过Bank---EnterCreditCardCharge
（5）录入完凭证，在界面上方点击Memorized,相当于复制凭证，在下个月有类似发生科目可以通过Lists-MemorizedTransaction找到类似科目，无需再录入。
选择你需要的复制凭证，双击进去就可以复制成新凭证。
八、Reoprts
（1）Customers&Receivables应收账款的查询
在Reports---Customers&Receivables----CustomerBalanceSummary可以查询到每个客户应收账款的汇总数据，在Reports---Customers&Receivables----CustomerBalanceDetail中可以查询到每个客户应收账款的明细账。
（二）Sales销售情况的查看
1、在Reports----Sales中可以查询销售的汇总数据或者明细数据
销售情况按客户汇总数据查询如下
销售情况按客户明细情况查询如下
销售情况按产品汇总情况
销售情况按产品明细情况
销售情况按销售人员销售的汇总数据查询
销售情况按销售人员销售的明细数据查询
2、在Lists菜单查询
2.1打开Lists----ItemLists界面，在ItemLists界面的左下角有Reports,打开倒三角，可以按产品销售汇总（SalesbyItemSummary），也可以按照销售明细（SalesbyItemDetail）查询，如下图
（三）Purchases采购情况的查看
1、在Reopots菜单查询
2、在Lists菜单查询，具体操作如下：
2.1打开Lists----ItemLists界面（上文已讲），在ItemLists界面的左下角有Reports,打开倒三角，然后按照如下图依次打开
2.2、出现采购详细信息（采购日期、摘要、供应商、产品名称、数量、单价、金额），在这里也可以核对当月录入采购订单是否正确，可以按供应商信息（PurchasesbyVendorDetail）排列、可以按照产品名称（PurchasesbyItemDetail）排列，如下图
（4）CustomReports所有凭证的查询
在Reports中打开CustomReports----TransactionDetail.在Display中可以选择查询日期，就可以查询到选择期间的所有凭证
（五）各类明细账
1、若要查询各类明细账，在Display中选择日期,在FILTER中选择所需要查询的科目，即可出现所有的序时账簿
（六）查询库存明细账
在Display中可以选择查询日期，在FILTER中可以选择Item,在Item中选择AllInventoryItems即可
（七）BalanceSheet、Profit&Loss资产负债表、利润表查询
在Reports中打开Company&Financial,可以见到资产负债表，利润表等
现金流量表查询
管理者需要的报表，通过Report---MemorigedReports--Accountant
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