银行分行会计档案管理实施细则.docx

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银行分行会计档案管理实施细则

银行**分行会计档案管理实施细则

第一章总则

第一条为规范会计档案管理，保证会计档案安全完整，满足会计档案调阅利用需要，根据财政部颁布的《会计档案管理办法》和中国人民银行颁布的《银行会计基本规范指导意见》、《银行会计档案管理办法》及总行《**银行会计档案管理办法》等规定制定本实施细则。

第二条会计档案是本行档案的重要组成部分，是各项业务活动的原始记录和重要史料。

会计档案为维护客户和本行利益、防范金融风险等提供信息支持与保障。

第三条会计档案管理的基本要求是：

收集齐全，整理规范，安全保管，方便利用，到期销毁。

第四条档案保管单位必须加强会计档案管理工作，建立会计档案的归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防会计档案毁损、散失和泄密。

第五条本行会计档案业务原则上不允许外包，如无条件自行保管需要外包的，应经运营管理部同意，并严格执行本行外包管理办法规定，建立外包管理制度、应急机制和防止档案信息泄露措施。

会计档案传递外包或寄库，应采取档案封存等防护措施，防止外包服务商直接接触到档案内容。

第二章会计档案的范围和分类

第六条会计档案是业务经营活动中形成的会计凭证、会计账簿、会计报告（表）等会计核算专业资料。

第七条会计档案具体包括如下四类：

（一）会计凭证类：

原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。

（二）会计账簿类：

总账（含会计科目报表）、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助性账簿等。

（三）会计报告（表）类：

月度、季度、半年度、年度财务报告（表）。

（四）其他类：

对账单、存款余额调节表、纳税申报表、各类登记簿、会计档案移交清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他应归档的会计核算专业资料和管理方面的档案材料。

具体会计档案种类见附件1《**银行会计档案清单》。

第三章会计档案的归档

第八条会计档案产生机构，按照规定的归档范围与保管期限，对本机构会计档案进行收集、清点、装订、编目和登记。

第九条会计档案的收集。

（一）会计凭证类。

每个核算机构应当按机构、交易日期、交易柜员、交易流水收集会计凭证，交易原始凭证、附件等资料附在对应的普通记账凭证后面，按交易时间的先后顺序收集齐全。

（二）会计账簿类。

每个核算机构产生的会计账簿，分门别类按记账日期先后顺序归集，同类会计账簿涉及不同币别的，需按照先本币后外币的顺序归集。

（三）会计报告（表）类。

每个核算机构产生的月度、季度、半年度、年度会计报告（表），需分别归集。

其中，月度、季度、半年度会计报告（表）应按时间先后顺序归集。

（四）其他类。

每个核算机构产生的其他类会计档案资料，需按每类档案记录的时间先后顺序分类归集。

第十条会计档案的清点。

应逐份清点归集齐全的会计凭证、会计账簿、会计报告（表）和其他类会计档案的张数，并逐页编号。

同时，应去除会计资料原有的杂物，将电脑联机打印纸沿折叠线撕开，对于非规格会计资料进行必要的折叠。

第十一条会计档案的装订。

对不同保管期限、不同类别、不同机构的会计档案应分开立册。

采取装订方式封装成册的，每册应具备封面、封脊、封底、账首、目录。

封面应包括档案名称与类别、产生机构名称、机构号、档案日期、张数、档号、立册日期、立册人签章、会计主管签章等内容（格式见附件2），贴封衔接处应加盖装订人骑缝章。

会计档案的装订应做到结实牢固、整齐美观，横向装订的做到左齐、下齐，纵向装订的做到左齐、上齐。

（一）会计凭证的装订

会计凭证按机构、按日期、按柜员、按交易时间顺序排列，柜员轧账单在前，交易凭证按交易时间的先后顺序排列附后。

会计凭证采用塑封的，由扫描中心在扫描结束并完成事后监督后抽取真空，统一装箱。

塑封的会计凭证应加具封面一同封装。

不同机构产生的会计凭证应单独装箱并按时间顺序排列，箱满后在箱体显著位置粘贴标签，注明箱内会计凭证的产生机构、份数、起止日期、起止档案编号等内容，以便查阅。

采取装订方式封装成册的，每册厚度不宜超出5厘米，加具封面、封底，做到结实牢固、整齐美观。

（二）会计报告（表）的装订

会计报告（表）按年度年报、半年报、季报、月报的顺序排列。

报告（表）的币种顺序为：

本外币、人民币、外币折人民币、外币折美元、单外币报表，单外币报表按币种国标代码的字母顺序排列。

（三）会计账簿的装订

会计账簿按年度以总账、明细账分科目或账号顺序排列，币种按先人民币、后外币，先表内后表外、按科目顺序排列，外币按币种国标代码的字母顺序排列；可按年归档的登记簿按具体种类装订。

（五）其他类会计档案的装订

其他类会计档案以便于管理和查阅原则，按年度顺序装订。

第十二条会计档案的编目。

应按照会计档案编号编制规则，逐册编制档案编号。

会计档案的档号共17位，编制规则是：

类目代码（2位）+档案形成年度（4位）+机构代码（4位）+保管期限（3位）+顺序号（4位）。

（一）类目代码（2位）：

使用档案类别大写汉语拼音开头字母。

其中，会计凭证类为PZ、总账账簿类为ZZ、分户账账簿类为FH、会计报告（表）类为BB、登记簿类为DJ，其他类为QT；

（二）档案形成年度（4位）：

使用4位阿拉伯数字组成的年份；

（三）机构代码（4位）：

使用核心系统中机构号对应的3位网点序号前加0（可在核心系统机构信息查询交易查询对应关系）;

（四）保管期限（3位）：

使用“Y”（永久）或“D”（固定期限）+2位阿拉伯数字，如：

Y99表示永久保管，D10表示保管10年，D30表保管30年；

（五）顺序号（4位）：

使用4位数阿拉伯数字表示。

（会计档案的档号编制举例见附件3）。

第十三条会计档案的登记。

装订后应详细登记每卷封面、封脊、账首或目录信息。

保管期间应及时登记《**银行会计档案保管登记簿》，详细记录保管会计档案的信息。

第十四条整理后的会计档案需满足以下要求：

（一）会计档案分类、保管期限、编目准确；

（二）会计档案收集齐全、清点准确；

（三）会计档案立册符合要求，每册封装结实牢固；

（四）会计档案封面、封脊和会计档案保管登记簿信息填写齐全完整、字迹清晰规范，封面骑缝章清晰、无漏盖；

（五）会计档案实物与会计档案保管登记簿登记的数量相符。

第四章会计档案的保管

第十五条会计档案保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件。

总行部门对专业性会计档案有部门要求的从其规定。

第十六条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

定期保管期限一般分为10年和30年。

其他监管部门有明确规定长于此期限的，从其规定。

各类会计档案的保管期限见《**银行会计档案保管期限表》（附件4）。

属于永久保管类的会计档案须打印纸质资料装订成册永久保管。

会计档案的保管期限从会计档案形成的年度终了后算起，如有必要可以延长，但不能缩短。

第十七条当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由档案产生机构保管一年，期满后两个月内应统一移交一级支行集中保管。

因工作需要确需推迟移交的,应当经本行运营管理部同意，但最长不得超过二年。

第十八条由于本行确实无法达到集中保管条件，二级分行和一级支行产生的会计档案仍由二级分行和一级支行自行保管，二级分行和一级支行所管辖内的所有营业机构会计档案交由二级分行和一级支行统一保管。

自存会计档案库房应满足档案保管条件要求。

出纳人员不得兼管会计档案。

第十九条会计档案移交保管时应编制《**银行会计档案移交清册》（附件5）。

《**银行会计档案移交清册》一式两份，应详细列明移交的会计档案名称、档案编号、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容；交接双方按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由接收部门负责人监交；交接完毕后，交接双方经办人和监交人在会计档案移交清册上签章，以明确责任。

第二十条会计档案保管单位应及时登记《**银行会计档案保管登记簿》。

第二十一条会计档案库房需建立双人管库与定期查库制度以及应急管理机制。

第二十二条会计档案库房需由档案管理人员双人进出、双人操作，每次离开库房时，需检查断水、断电、上锁及是否有明火等情况。

第二十三条会计档案管理人员因离职或工作调动交接会计档案时，要在《**银行会计档案保管登记簿》备注上注明移交日期、接交人，双方要彻底清点档案，在《会计人员工作交接登记簿》上详细登记移交档案的信息，在同级主管监督下办理交接手续并签章确认，办理完成全部移交手续后方可离岗。

第二十四条分支机构分立、原机构存续的，会计档案由原机构保管；原机构撤销的，会计档案应经分立各方协商后由其中一方代管，或移交上级机构保管。

第二十五条分支机构合并，会计档案应由合并后的机构保管；分支机构撤销，会计档案由其上级机构保管。

第二十六条年度终了和换人管库时需进行彻底查库。

查库后需填写查库登记簿。

发现破损和变质的档案应及时进行修补与复制或采用其他技术处理，以确保会计档案的完整与安全。

如发生人为因素或不可抗拒因素造成的档案损失事故，应及时采取补救和抢救措施，并向本行运营管理部报告。

第五章会计档案的传递和移交

第二十七条会计档案传递途中，需采取上锁封存等风险防范措施，严防途中档案遗失或信息泄露。

第二十八条移交会计档案时，须严密交接手续，明确交接双方的责任。

第二十九条营业机构与事后监督之间会计资料的移交传递，要遵守“封包传递、专人交接、当面点清、签章登记”的原则。

即营业机构移交给事后监督的会计凭证必须密封封包不得散漏外露，由指定的专人进行传递交接。

后督人员收到营业机构送达的会计凭证后，应认真清点，双方签章确认。

确保会计资料交接过程中的安全性、完整性，严防遗漏、丢失事故的发生。

第三十条分支机构发生分立、合并、撤销等情况移交会计档案时，要编制《**银行会计档案移交清册》，交接双方办理会计档案移交手续。

第三十一条因搬迁、装修等需临时存放会计档案时，临时档案库房也应符合档案库管理要求。

转移会计档案前须对会计档案进行清点核查，并留存书面记录，移回后立即对照留存记录对档案进行再次盘点，确保无遗漏、无丢失；临时存放的会计档案要与保管方严格交接手续，填制《**银行会计档案移交清册》双方签章确认，以明确双方责任。

第三十二条纸质会计档案移交时应当保持原册的封装。

个别需要拆封重新整理的，移交部门应当会同接收部门共同拆封整理，以分清责任。

第六章会计档案的调阅

第三十三条会计档案自形成之日起，调阅时需严格履行审批及登记手续，填写《**银行会计档案调阅申请单》（见附件6）。

第三十四条内外部机构调阅营业机构自行保管的会计档案需经营业机构会计主管或营业室主任审核并报行长或主管运营业务副行长审批；调阅分行会计档案由档案保管部门负责人审批，专业部门有要求的从其规定。

外部公安、检察院、法院、海关、税务等有权部门调阅会计档案时，必须持有单位介绍信和调阅人的有效身份或工作证件。

第三十五条调阅会计档案应由专人协同查阅，严防缺失和泄密。

第三十六条查阅人员对所需的证据或有关材料，可以抄录、照相或复印，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第三十七条调阅会计档案后，相应档案保管部门应将调阅日期、调阅部门、调阅人、查阅情况等在《**银行档案调阅登记簿》进行详细记录，由档案保管部门经办人和查阅人共同签字确认，以备查考。

第七章会计档案的销毁

第三十八条会计档案保管期满需销毁时，应由会计档案的保管机构牵头，组织运营管理部、审计部门、保卫部门、合规部门、产生机构共同对需销毁的会计档案进行鉴定，并填写《**银行拟销毁会计档案鉴定意见书》（见附件7），报分行运营业务分管副行长审批同意后销毁。

第三十九条未满保管期限或属于永久保管的会计档案不得销毁。

销毁会计档案时按照以下程序办理:

（一）档案保管机构编制《**银行会计档案销毁清册》（附件8），列明销毁会计档案的名称、档案编号、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）应送指定厂家，档案管理部门、审计部门共同派人现场监销，以防档案遗失和泄密。

监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对。

（三）会计档案销毁后,监销人应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

第四十条保管期满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应当单独抽出立册，保管到未了事项完结时为止。

保管完结后按照档案销毁程序进行销毁。

单独抽出立册的会计档案，应当在《**银行拟销毁会计档案鉴定意见书》、《**银行会计档案销毁清册》和《**银行会计档案保管登记簿》中列明。

第八章附则

第四十一条本实施细则由分行运营管理部负责解释和修改。

第四十二条本实施细则自发布之日起执行。