行政管理制度.docx

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行政管理制度

序

阿尔创行政管理制度，规范了阿尔创公司主要行政工作开展的基本方法和要求，为各项工作的操作和实施提供行为准则，以求减少在管理中的矛盾，保障整个行政管理工作能优质高效、正常有序的开展。

本行政管理制度的最终解释权归属行政人事部。

一、办公室纪律

1、目的规范办公室的工作秩序，树立公司办公形象，维持良好的办公气氛。

2、执行范围全体公司员工

3、规定与纪律

3.1准时上班、下班后无急需或必须完成的工作应按时离开办公室。

3.2上班着装整齐、仪表整洁。

男职员不得留长指甲、长头发。

3.3工作时间内一律佩带员工卡。

位置：

悬挂前胸。

3.4公共办公区、会议室、会客室内不能吸烟。

自备水杯。

3.5保持个人工作区域的卫生整洁，爱护公共卫生。

剩饭盒及易发臭的垃圾自觉丢到写字楼的大垃圾筒内。

3.6办公室内不得大声喧哗，不得串岗，不带与公务无关人员进入工作场所。

3.7不利用上班时间做工作以外的事情，特别是登陆无关的网站、下载无关的资料。

3.8爱护公物，不能擅自挪动、私用、外借公司办公设备，节约使用公司资源。

3.9下班前要整理放好各种文件，关闭电脑及其它用电器电源，做好防盗、防火工作。

3.10文明办公、团结互助、以礼相待。

对违反公司规定的行为大胆指正，维护公司良好的办公气氛。

4、违规处理违反3.3点被查上班时间3次/月未佩带员工卡者，罚款200元，其余视情节轻重，给予“书面警告”及以下的行政处分。

二、内部行文规定

1、目的使公司办公文书规范化，强化部门之间、上下级之间、公司与员工之间的联系，减少工作纠纷，为指令的传达、需求的沟通提供顺畅的渠道。

2、执行范围：

各级行政领导及全体员工

3、规定与要求:

3.1文书的种类及意义

3.1.1决定或通报

由公司领导签发或是由行政人事部代表公司向全体员工发布的重要事项、奖惩、任免决定及纪律规定等具有强制性质的指令。

各代表处、各部门有同类的文书发布，需经公司领导审批手续后，由行政人事部统一颁发。

3.1.2通知或通告

适用于公司、代表处及部门对所属员工以书面形式传达工作信息、行为规范及计划要求等。

3.1.3报告

适用于向上一级汇报工作，反映情况、意见，答复上级的询问等。

报告是下级向上级的信息表达，上一级可或不作出答复。

3.1.4请示

适用于向上一级请求批示、批复。

上一级必需对请示作出答复。

3.1.5内部联络书

是无直接从属关系员工之间的来往、沟通及平行部门之间的工作联系。

3.1.6会议纪要

适用于公司、办事处、各部门的各类行政会议、业务会议、技术专题会议等的记载，用以传达会议情况和议定的事项，检查下步工作的完成情况。

3.1.7其它形式的行文

包括有董事会决议、经营决策报告等公司一级内部机要文件及各部门的各种报

表及单据。

这些“内部资料”是指导企业发展，规范企业行为，整理汇总、分析比较企业运作的结果。

3.2行文规则

3.2.1行文应当确有必要，注重效用。

3.2.2行文关系要根据隶属关系和职权范围来确定，一般不能越级请示和报告。

3.2.3“请示”应当一文一事，一般只有一个主送对象，其它应当用抄送形式，但不能抄送发文其下级的部门或人员

3.2.4“报告”不得夹带请示事项。

3.2.5任何行文的发出，都要经过出文单位的责任领导审核、同意签名才能发出。

决定、通报、各种规章制度、工作流程应有公司总裁的同意签名或由公司总裁授权的职能部门负责人同意签名才能发出。

会议纪要需会议主持人/召集人签名确认才能发出。

3.3行文编号及保密等级

3.3.1行文编号

3.3.1.1编号管理归属

任何行文都应有行文编号。

以公司名义发出的行文应到行政人事部职责人员处领取编号，以办事处、联络处名义发出的行文，应到办事处、联络处的行政人事管理人员处领取编号。

以部门名义或个人名义发出的行文，在所属部门指定的职责人员处领取编号。

3.3.1.2编号制定原则

公司、办事处行文编号由四部分组成

英文（中）缩写代码+[年份]+文书类别缩写+三位递进数字序号

英文（中）缩写代码：

AL代表阿尔创（广州）信息技术有限公司

GZAL代表阿尔创（广州）信息技术有限公司本部

BJAL代表阿尔创（广州）信息技术有限公司北京办事处

SHAL代表阿尔创（广州）信息技术有限公司上海办事处

董代表阿尔创（广州）信息技术有限公司董事会

文书类别缩写：

决代表决定

通代表通报

知代表通知

告代表通告

纪代表会议纪要

规代表规章制度类

年份：

[2002]代表2002年

[2003]代表2003年

数字序号：

每年1月1日开始从001递增编号

举例1：

2003年北京办事处行文发出的第3号通报编号为：

BJAL[2003]通003号

举例2：

2003年财务部重新修订了岗位职责，因在这之前，行政人事部和商务部已发出过此类文件，则其出文编号为：

AL[2003]规003号

部门、联络处行文编号由五部份组成

[年份]+地区（缩写代码）＋部门（英文缩写代码）＋文书类别缩写＋三位递进数字序号

年份：

[2002]代表2002年

[2003]代表2003年

地区缩写代码：

粤代表阿尔创（广州）信息技术有限公司本部

京　代表　阿尔创（广州）信息技术有限公司北京办事处

沪　代表　阿尔创（广州）信息技术有限公司上海办事处

深　代表　阿尔创（广州）信息技术有限公司深圳联络处

汕代表　阿尔创（广州）信息技术有限公司汕头联络处

南代表阿尔创（广州）信息技术有限公司南京办事处

津代表　阿尔创（广州）信息技术有限公司天津联络处

部门英文缩写代码：

TS　代表　通信系统事业部项目部

SD　代表　通信系统事业部营销部

IT　代表　信息系统部

DB　代表　软件开发中心

SA　代表　商务部

F　代表　财务部

AP　代表　行政人事部

P　代表　产品与技术发展中心

PM　代表　市场部

文书类别缩写：

知代表通知

告代表通告

报　代表　报告

请　代表　请示

联　代表　内部联络书

纪　代表　会议纪要

数字序号：

每年1月1日开始从001递增编号

举例1：

2003年上海商务人员行文发出的第2号工作请示编号为：

[2003]沪SA请002号

举例2：

2003年深圳联络处项目技术人员行文发出的第9号内部联络书的行文编号为：

[2003]深TS联009号

3.3.2保密等级

公司文件的保密等级界定为三个档次，即“绝密”、“机密”、“一般”，并同时按下面二个原则由行文部门去权衡、确认文件的保密等级。

3.3.2.1根据文件可读人员的行政职务去划分，如全体员工内部可读文件的保

密等级应为“一般”；主管或以上人员可读文件的保密等级可定为“机密”；董事会人员及确认的有关职能人员可读文件的保密等级为“绝密”。

3.3.2.2根据文件的性质、内容去划分。

如董事会决议、工资与分配方面的文件、有关公司经营决策的文件、财务分析报告，供应商、客户信息资料等的有关保密文件应列为“绝密”，而对于通知、通告、通报、规章制度、岗位职责、工作流程

等可列为“一般”，界于这两者之间的行文可考虑为“机密”；对没有作出行文保密等级界定的文件一律视为保密等级为“一般”。

3.4行文基本格式（见附件）

1、通知行文参照本

2、报告行文参照本

3、请示行文参照本

4、内部联络书行文参照本

3.5发文及管理

3.5.1文件的分发应由文件编号管理部门或文件的起草人进行。

除了通知、通告等面向全体员工的文件外，一切分发到部门、个人手上的文件都应在归档的正本上签收。

3.5.2因发文的需要可制作文件文本多份，其中批复或有签收的正本原件为归档文件。

3.5.3公司、代表处、联络处、各部门根据工作的需要设立档案、资料管理人员负责文号的编发及文件的分类归档。

3.5.4归档的文件资料，管理人员应进行归档登记，并建立借阅、查找登记手续。

3.5.5每年的二月份，各部门根据公司文档管理的要求，将本规定所属的文件资料整理移交给公司、代表处文档管理人员。

属于“绝密”的文件应用大号信封封好，并在信封面注明文件编号，保密等级及文件名。

3.5.6对于归入公司、办事处档案室的文件，根据公司有关文档管理的规定进行保存、查阅及管理。

4、违规处理违反本规定的内部行文视为无效行文，收文单位或个人应拒绝签收，

退回发文部门重新行文。

附件：

1、通知行文参照本

2、报告行文参照本

3、请示行文参照本

4、内部联络书行文参照本

附件1

关于对×××××通知

编号：

[2003]粤AP知（005）号

×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　（正文内容）×　×　×　×　×　×　×　××　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　××　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　

×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　

行政人事部×××（出文部门或人员）

2003年×月×日（出文日期）

同意　×××　（出文部门领导审核同意签名）

附件2

关于××××工作的报告

编号：

[2003]粤AP报（003）号

保密等级：

一般

××××：

（主送部门或人员）

×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　（正文内容）×　×　×　×　×　×　×　×

附件　×××××

行政人事部×××（出文部门或人员）

2003年×月×日（出文日期）

同意　×××　（出文部门领导审核同意签名）

抄送：

×××　　　×××

附件3

关于×××××工作的请示

编号：

[2003]粤AP请（002）号

保密等级：

机密

××××：

（主送部门或人员）

×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　×　（正文内容）×　×　×　×　×　×　×　×

附件　×××××

行政人事部×××（出文部门或人员）

2003年×月×日（出文日期）

同意　×××　（出文部门领导审核同意签名）

回复批示：

××××××××（批复内容）

×××（回复人签名）

2003年×月×日（回复日期）

附件4

内部联络书

InternalCommunicationReport

编号：

[2003]粤AP联002号日期：

2003.1.15

No:

Date:

收文部门

To:

收文人

Addressee:

请审阅请归档

ToReviewToFile

请落实请答复

ToFulfilToReply

发文部门

From:

发文人

Addresser:

主题

Subject:

抄送：

CC:

三、印章管理规定

1、目的:

本规定对公司所有印章的管理过程进行了规范，以保证印章在使用中的严肃性并得以有效的控制。

2、执行范围:

印章管理人员及申请盖章人员等。

3、印章的类别划分

公司印章按三大类划分：

3.1公司/办事处印章包含公司/办事处公章、公司合同章。

3.2部门/联络处印章包含部门/联络处专用章，各类业务图章（如财务专用章、出入库章、图纸审核章等）。

3.3个人私章因工作需要以个人姓名刻制的印章。

4、规定与要求

4.1印章的刻制

4.1.1只要有充分的工作理由，部门就可向行政人事部提出刻章申请，申请内容包括申请理由、印章用途、刻章要求（如印章尺寸、形状）、印章颜色及所用材料、完成日期等。

刻章申请必须有申请部门领导同意签字。

4.1.2行政人事部职责人员根据申请内容提出意见，如申请的合理性、刻章的费用及其它条件要求等。

4.1.3刻章申请除公章（含办事处、联络处）、合同章、财务部预留银行印鉴需公司领导审批（以旧换新刻章除外），其它印章由行政人事部职责领导审批刻制。

4.1.4公司印章的刻制必须要到具有公安备案手续的印章公司刻制，凡刻制公章和合同专用章都需印章公司提供当地公安局的备案证明。

4.2印章的管理使用

4.2.1印章刻制好后都要在公司/办事处行政职责人员处留样登记，按照《公司印章存档》表所规定的手续，由刻章申请部门指定专人登记领出且负责保管使用。

4.2.2公司公章、合同章，办事处/联络处公章、合同章都应由行政人事部行政专职人员管理。

管理人员应具有高度的责任心和工作原则性，公章和合同章的使用

应严格按本规定执行。

对不履行盖印申请手续的要求要拒绝执行。

4.2.3主要的印章如公章、合同章、财务专用章等应放入保险柜内保管，暂不具备保险柜条件的，应确认保管条件的安全性。

公司所有印章的存放保管都要保证其相对的安全条件。

4.2.4公章、合同章的使用都要办理盖印申请手序由需盖印人填写《印章盖印申请单》并按以下审批终审权限进行审批盖章。

终审盖章审批人对盖印文件的最终发出负全责。

4.2.4.1商务部盖章终审权限

4.2.4.1.1商务部经理审批权限

●单个50万以下的采购合同

●框架协议以内的销售合同

●付款通知书

●报价单

●进口代理合同

●香港公司的采购合同、装箱单、发票

●结算文件

●货品签收、提货证明

●各种批文证明

4.2.4.1.2财务总监审批权限

商务部经理职权外的所有盖印申请

4.2.4.2财务部盖章终审权限

4.2.4.2.1财务部经理审批权限

●税务登记手续

●各地工程发票手续

●外出经营证明

4.2.4.2.2财务总监/公司总裁审批权限

●银行开户、销户手续

●纳税报表

●贷款手续

●其它未明确的财务工作盖印

4.2.4.3通信系统事业部项目部盖章终审权限

4.2.4.3.1通信系统事业部总经理/副总经理审批权限

●初验报告

●终验报告

●服务承诺书

●施工证明、申请单

●设计、竣工文件

●安全规范

●各类技术考核表

●施工资产明细表

●各类技术证明文件

4.2.4.3.2公司主管副总裁审批权限

通信系统事业部总经理/副总经理权限外的所有盖印申请

4.2.4.4通信系统事业部营销部盖章终审权限

4.2.4.4.1通信系统事业部总经理/副总经理审批权限

●业务邀请函

●工作回复函

●工作解释说明文件

4.2.4.4.2公司主管副总裁审批权限

通信系统事业部总经理/副总经理权限外的所有盖印申请

4.2.4.5软件开发中心、信息系统部盖章终审权限

软件开发中心、信息系统部的所有盖印申请都需经公司主管副总裁审核同意

4.2.4.6行政人事部盖印终审权限

4.2.4.6.1行政人事部经理/副经理审批权限

●人事工作对外联络函件

●员工入保、停保手续

●招聘工作手续

●各类人事服务协议

●人事工作的各种证明

●员工试用协议

●员工劳动合同

●行政事务各类对外联系函件

●公司物品放行条

●酒店商务合同

●电信业务各类手续

●各类服务、维护合同（所需费用应在权限以内）

●经公司总裁审批同意后，行政工作所产生的实施文件

4.2.4.6.2公司总裁审批权限

行政人事部经理/副经理审批权限外的所有盖印申请

4.2.4.7各办事处/联络处的公章、合同章的盖印终审权归首席代表/联络处负责人或由其书面授权的人员审批。

4.2.5盖印审核工作要严格按程序办理，当终审领导不在时，应向再上一级领导至公司总裁申请审核批准。

4.2.6有公司领导/首席代表签名的文件可直接盖印，无需填单申请。

4.2.7各类印章的盖出都应有相应的文字内容，不允许盖出任何空白印章。

4.2.8公章、合同章原则上不允许携带外出，因工作需要一定要带出的，需有公司领导/首席代表的审批签名。

4.2.7印章管理人员不能私自转移印章管理责任，因特殊原因需代管的，应将管理责任移交给所属上级，如需最终转移管理责任的，应得到部门领导的同意，再到行政人事部办理移交手续。

4.3印章的报废

4.3.1具备以下条件之一的印章可申请报废：

变形，字体模糊、印章缺损、失

去使用意义。

4.3.2印章报废手续：

首先由印章保管人员提出报废申请，经印章管理部门的领导同意签名，将需报废的印章送到行政人事部领出登记人员处留样并当其面彻底作废印章，在登记手续上注销（注：

印章作废起码要有两人在场，一个经办人，一个证明人），报废印章可直接销毁。

5、违规处理视情节轻重，给予“书面警告”及以下处分。

附表

（1）印章盖印申请单

（2）公司印章存档

四、话务管理规定

1、目的本规定对公司有线电话的使用和管理做出必要的规范，旨在保证公司的电话资源能最大限度地为公司经营及各项业务工作的开展服务，使其成为公司对外形象宣传、沟通的有效途径。

2、执行范围前台文秘及全体员工

3、规定与要求

3.1根据公司、办事处、联络处的发展规模及当地的电信资源，可采用汇线通、小总机或直线电话作为对外、对内通讯的手段。

3.2公司及办事处应设立前台文秘，专职电话接转，联络处及部门可设立兼职电话转接人员。

专职或兼职的电话转接人员接听电话时应使用标准规范用语，如“您好，阿尔创公司”“请稍等”“电话占线，请稍候再打”等。

全体员工在接听电话时都应使用“您好”“请”等礼貌用语。

3.3国内、国际长途电话要使用IP长途。

各地应根据当地电信资源择优选取、利用中国电信、联通、网通、吉通等的长途优惠政策，降低长途话费成本。

3.4公司电话是为了与外界的工作沟通、方便业务开展而配用的，除紧急、必须的情况下，在工作时间内不应打私人电话。

任何情况下严禁“煲电话粥”。

严禁私人拨打各类信息台。

3.5如果员工私人确有需要，允许善用公司电话资源。

市内电话暂不作控制收费，国内、国际私人长途电话允许付费使用。

3.6小总机应安装计费系统。

行政管理人员每月都要对公司电话使用情况进行检查，对不合理、违规的情况要及时纠正。

3.7每个员工根据工作的需要配有专用电话机及开通不同的功能，每个员工对所配电话负有使用及管理责任。

不允许私用他人电话机打外线，或带公司以外人员（无工作关系的）使用公司的通信资源。

3.8因工作需要使用电话线拨号上网的，需向行政人事部提出申请，否则严禁用电话线拨号上网。

3.9对于所配的电话及配件不能私折、私换。

如电话发生故障应及时报给行政

管理人员处理。

3.10每位员工都应珍惜公司的电话资源、除尽量不作私人用途外，在工作中也应注意提高通话交流质量，既要完成工作任务、也要降低办公成本。

3.11公司一级经理、董事会成员的家庭电话费、上网月租费（只限各一条线），公司予以报销。

4、违规处理：

视情节轻重给予“记过处罚”及以下的行政处分。

五、公司网络使用管理规定

1、目的：

公司内部网络是为公司日常工作服务，是进行相关远程管理的共享性计算机信息网络系统，负责提供公司内部资源共享、信息交换平台和Internet接入服务。

为了确保公司内部网高效、安全运行，杜绝利用网络进行其它无关及有害的行为，特制定本规定。

2、执行范围：

网络管理人员及全体员工

3、规定及要求

3.1行政人事部作为公司网络的规划、设计、建设和管理部门，有权对公司网络运行情况进行监管和控制，经过必要的呈批手续后有权对网络上的信息进行检查和备案。

3.2公司在各地局域网的日常维护和管理工作由网络管理员负责，没有专职网管员的单位应指定其它技术人员兼职管理，除此之外任何部门或个人不得私自更改网络结构或进行软件设置等。

（兼职网管人员的网管工作受公司网络主管的领导）

3.3在工作时间内任何人都不允许在网络上从事与工作无关的活动，在任何时间里都不允许下载或传送与工作无关的超大文件，以保证公司网络资源的合理使用。

3.4个人电脑所用的IP地址必须按所在地点网络管理人员指定的方式设置，不可擅自改动，并妥善保管使用。

3.5不得使用非法手段窃取他人口令，盗用他人IP地址，非法入侵他人计算机系统，阅读他人文件或电子邮件。

3.6不得有意散布计算机病毒，严禁破坏数据、破坏网络资源或其它恶作剧行为。

3.7不得复制和使用网络上未公开和未授权的文件，或销售免费共享的软件。

3.8不得在内部网中制作、查阅、复制和传播反动、淫秽信息，不得在网络上发布不真实的信息，不得发布具有威胁性、不友好、有损公司、同事声誉的信息。

3.9在域管理用户中及其它相关网络应用中所涉及到的用户帐号和密码只限本部门或本人使用，不得随意将帐号和密码告诉他人使用；也不得利用他人账号使用网络资源。

3.10不得私自安装PROXY代理、WWW、FTP、SMTP、POP、DHCP、DNS等服务，避免与内部网中相关服务发生冲突。

如确需建立WWW、FTP等应用，应经行政人事部同意批准。

3.11网络管理员负责对网络用户的技术支持。

各部门在配置网络终端设备时，应在设备的有关技术参数方面征得网管人员的同意。

对于不符合规定、影响网络整体性能的设备不得入网。

3.12对分布在公司内各处的网络设备（光纤、交换机、集线器、主干布线）的管理、维护由网管人员负责。

如发生人为损坏将追究有关人员的责任，并视情节给予赔偿或罚款处理。

4、违规处理视情节轻重，给予“辞退处罚”及以下的行政处分，情节特别恶劣者追究其法律责任。

六、办公室安全管理制度

1、目的“安全第一、预防为主”，提高安全意识，是保障公司和员工利益的基础，办公室安全管理制度，规范了公司日常工作的安全行为，通过管理手段，消灭事故隐患。

2、执行范围全体员工

3、规定与纪律

3.1防火安全

3.1.1防火安全责任防火安全是安全工作的重点，防火安全第一责任人由公司总裁/首席代表担任，具体安全工作的落实由行政人事部指定专人负责。

3.1.2公司办公区域禁止抽烟。

如有违反，每次罚款50元并发出执罚通知（从工资中扣除）。

3.1.3按写字楼的要求配备灭火器材，如灭火器、防烟面具等，并按规定对防火器材进行更新。

3.1.4办公室内的电器、电线不能私自接驳。

除了常规的办公设备外，不能私自使用其它的用电设备，防止短路造成的火灾。

3.1.5每半年进行一次防火安全教育，加强职员防火意识，学习防火器材使用方法，提高对事故的应变能力。

3.2防盗安全

3.2.1防盗安全责任公司的防盗安全工作由行政人事部负责。

具体工作由行政主管/行政人事主管负责。

防盗工作是一个全员的工作，每个职员都应予重视。

3.2.2公司大门除配置门锁外，还应配备安全性能保障的防盗锁，防盗锁根据职员的流动情况，最少每半年更换一次。

防盗锁的钥匙发放到部门经理及以上人员保管，平时员工加班应到行政人事部登记、领取钥匙，钥匙保管人员不能私自配钥匙，如有遗失应及时报给行政人事部处理。

3.2.3公司密码门根据员工的流动情况，最少每三个月更换一次密码，每个职员都有保密密码的责任，不能向外人泄露密码。

3.2.4每个员工都要做好自我防盗工作，工作文件、电脑资料等要根据保密等

级设立密码或放在安全的