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公文留底
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公文留底
篇一：
公文基本常识
公文实务篇
第一部分公文写作
第一章公文基本常识
一、公文的概念
广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。
狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。
公文不是谁都可以任意制发的，它是由法定的作者制成和发布的。
公文的法定作者，就是指依据法律和有关的章程、条例、决定成立的并能以自己名义行使职权和承担义务的国家机构与其他社会组织（以下统称为机关）或代表机关组织的领导人。
二、公文的种类
公文根据不同的标准，可以分成不同的类别，主要分类情况如下表：
三、公文的效用
公文的效用就是指公文的实际效力和功用。
公文有两个方面的效用，第一是现行执行效用，也就是公文对受文者以及其他机构、组织和个人有关行为的强制影响；第二是历史效用，是指公文在记录和印证历史事实方面的权威性作用和影响。
四、公文的稿本
公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一内容和形式的文件，在撰写印刷过程中，以及根据使用时的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。
公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。
同一份文件，根据它们的不同用途，可分为正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试行本、暂行本等形式，同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。
（一）草稿
草稿也称为未定稿，指拟成而未最后定稿的历次文稿。
1.草稿内容未正式确定，不具备正式公文的效用。
2.草稿的外观特点是没有生效标志（签发、用印等），文面上常见“草案”、“初稿”、“二稿”、“三稿”等稿本标记，标记大都位于标题下方或右侧加括号。
（二）定稿
定稿也称为签发稿，是经审阅修改，由机关单位负责人签发或经一定会议讨论通过正式生效的文稿。
1.定稿是内容已确定，已履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用，是制作公文正本的标准依据。
定稿一经确立，如不经法定责任者（如签发人、讨论通过该公文的会议等）的认可，任何人不得再对其予以修改，否则无效。
2.定稿的外形特征是有法定的生效标志（签发等）；有的还标明“定稿”、“最后完成稿”等稿本标记。
（三）正本
正本是根据定稿按正规格式印刷的供向外发出用的正式文本。
1.正本内容必须是对定稿的完整再现。
2.正本的外形特征是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标志，在一些特殊公文上还标有“正本”字样的标记。
（四（公文留底））副本
副本是再现公文正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。
副本供存查、知照用。
1.作为正本复份（与正本同时印刷）的副本与正本在外形上基本上没有区别，这种副本只在送达对象和使用目的上与正本有所不同，正本送达主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，在效用方面均具备正式公文的法定效用。
2.副本常需加注“副本”字样的标记。
（五）存本
存本是发文机关留底存档的文本。
1.存本作为对外发出的正本的样本，是不向外发送的，因此可不必盖印和签署。
2.存本的作用是用于存档，且可以用它与定稿对照并检查正本发出后可能出现的问题。
如是印制过程中产生的问题，即属内部责任，通过存本与定稿核对即可查清；如属文件发出后产生的问题，通过存本与正本核对即可查清。
（六）试行本
试行本是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。
试用本主要适用于发文机关认为公文内容在一段时间的实践检验后可能将予修订的情况下使用的文本。
试行本的外形特征主要是在公文标题中加注稿本标记，一般是在文种后用括号注明“试行”字样。
（七）暂行本
暂行本也是规范性公文正本的一种特殊形式，即暂时推行本，在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用。
暂行本常用于发文机关认为因时间紧迫，公文中的有关内容可能存在不够详细周密等缺欠，不长的一段时间之后可能将予修订的情况之下。
暂行本的外形特征是在公文标题的文种之前加注“暂行”字样，如《行政法规制定程序暂行条例》。
篇二：
公文管理办法
公文管理办法
第一章总则
一、为使文书事务正常、顺利的进行，确保上情下达，下情上传，促进与提高公司管理工作效率，提高组织沟通与协调能力，特制定本办法。
二、公文是指公司与外部工作和业务上往来公文，如:
公告、通告、请示、通报、批复、意见、计划、通知、总结、报告、简报、章程、办法、规则、准则、守则、备忘录、函、会议纪要、会议记录等文件形式。
三、公司文书的编撰、收发、领取由综合部负责管理。
四、文书的密级
（一）绝密：
指极为重要，只限于公司股东及高层管理人员才能接触的文件。
（二）机密：
指不宜向公司以外人员透露内容的文件。
（三）普通：
指非保密文件，可以由本公司内部传阅或传达的文件。
第二章分则
一、公文
（一）批阅文件
批阅文件，下达书面指示是重要的指挥方法之一。
（二）呈报文件
按文件呈报程序向有关负责人呈报，呈报时间和批复时间要做记录，只能有一个人呈报，可以抄送其他人。
（三）批阅文件的处理形式
三种处理形式：
发回、批转、留中。
1.发回即发回给呈报人执行（或否）。
2.批转即被呈送人不能做出决定则批转给有关负责人。
3.留中有两种情况：
做为资料收存；暂不处理（文件暂不处理的决定要及时通知呈报人）。
二、公司中常用的文件
公司内部日常事务文件，是一种信息决策、执行配合、审批手续、立此存照、公务联系、宣传教育、工作依据、规范指导等等一系列重要手段的媒介体裁。
常使用的公文种类有：
公告、通告、请示、通报、批复、意见、计划、通知、总结、报告、简报、章程、办法、规则、准则、守则、备忘录、函、会议纪要、会议记录等等。
三、公文格式
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号及签发人；标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注及附件；抄送机关（主送机关）、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）份号。
如需标注份号，国家标准一般用6位3号阿拉伯数字，实际编号时推荐采用3-6位阿拉伯数字，虚位编排。
如：
001或0001或00001或000001。
字体推荐使用3号黑体（未作统一要求），顶格编排在版心左上角第一行。
关
于份号，份号是公文印制份数的顺序号。
一般只对涉密公文标注份号，也可对不带密级的公文编制份号。
同时，编制份号是为了能够准确掌握公文的印制份数及分发范围和对象，因此在收发时要及时准确对公文份号进行登记。
（二）密级和保密期限。
如需标注密级和保密期限，应有份号（也可无份号），其应顶格编排在左上角第二行，字体为3号黑体；密级是标识公文保密程度的标志，有“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。
其中，密级和保密期限中间用黑色“★”隔开，如“秘密★1年”、“绝密★10年”。
如果只标识密级不标识保密期限，密级（“绝密”“机密”或“秘密”）两字之间空1字。
（三）紧急程度。
如需标注紧急程度，一般用3号黑体，顶格编排在版心左上角；紧急公文的程度有“特急”和“加急”两个等级，电报有“特急”、“特急”和“加急”和“平级”四个等级。
如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则自上而下依次顶格排列。
（四）发文机关标志（文头纸）。
字体使用方正小标宋简体，颜色为红色，字号为31号（字号以不大于上级机关为原则）。
（五）发文字号、签发人。
在发文机关下空两行位臵处居中编排发文字号（或在红色分隔线之上4mm处，也就是字体按三号仿宋，在第三行编排发文字号）。
其由发文机关
代字、年份和发文顺序号组成，其中年份用“﹝﹞”括入标全称，不编虚位，字体为三号、仿宋。
如果是平行文或下行文，需居中编排。
如果是上行文，则居左空一字编排，右侧对称位臵应标注“签发人（三号仿宋）”，后加全角冒号和签发人姓名（用三号楷体），居右空一字；若有多个签发人，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，且发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。
（六）标题。
在红色分隔线下空两行（第三行）处、分一行或多行居中编排标题，回行时要做到词意完整，推荐使用（倒或正）梯形或菱形，字体为二号小标宋体。
标题由发文机关名称、事由和文种组成。
标题中除法规等名称加书名号外，一般不用标点符号。
在实际工作中，可使用“、”，不使用空格。
（七）主送机关。
标题下空一行、居左顶格编排，回行时仍顶格，在最后一个机关名称后标全角冒号。
如主送机关过多过长导致首页不能显示正文，可将主送机关移至版记中。
上行文时，原则只有一个主送机关。
（八）正文。
正文无特殊说明，均使用三号仿宋，正文结构层次依次用“一、”“
（一）”“1.”“
（1）”“①”等标注。
（九）页码。
公文页数顺序号。
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，其左右各放一条一字线；单页码右空一字，双页码左空一字。
公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页
均不编排页码。
公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
（十）附注及附件。
如有附注，居左空二字加“（）”编排在成文日期下一行。
附注是公文印发传达范围等需要说明的事项，一般用于平行文或下行文；如有附件，在正文下空一行、左空两字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号。
如有多个附件，附件序号上下对齐；如某一附件名称较长时，回行时应与上一行附件名称首字对齐；注意附件说明内容前后要一致。
（十一）发文机关署名、成文日期和印章。
1.加盖印章的公文
单一机关行文时，发文机关署名在正文（或附件说明）下空两行、以成文日期为准居中编排；印章端正，印章顶端距正文（或附件说明）一行之内，印章底端应与成文日期下边缘相切；联合行文时，发文机关署名按照顺序依次编排，成文日期同最后一个发文机关署名上下相应居中编排。
其中，首排印章顶端应距正文（或附件说明）一行之内，印章底端应与成文日期下边缘相切。
2.不加盖印章的公文
单一机关或联合行文时，发文机关署名在正文（或附件说明）下空两行、右空两字编排，成文日期在发文机关署名之下。
一般情况发文机关署名均长于成文日期（机关署名>
篇三：
公文常识
第四部分公文常识
第一章公文基本常识
广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。
狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。
公文不是谁都可以任意制发的，公文是由法定的作者制成和发布的。
公文的法定作者，就是指依据法律和有关的章程、条例、决定成立的并能以自己名义行使职权和承担义务的国家机构与其他社会组织（以下统称为机关）或代表机关组织的领导人。
三、公文的效用
公文的效用就是指公文的实际效力和功用。
公文有两个方面的效用，第一是现行执行效用，也就是公文对受文者以及其他机构、组织和个人有关行为的强制影响；第二是历史效用，是指公文在记录和印证历史事实方面的权威性作用和影响。
四、公文的稿本
公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一内容和形式的文件，在撰写印刷过程中，以及根据使用时的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。
公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。
同一份文件，根据它们的不同用途，可分为正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试行本、暂行本等形式，同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。
（一）草稿
草稿也称为未定稿，指拟成而未最后定稿的历次文稿。
1.草稿是供讨论、征求意见、修改审核、审批用的原始的非正式文稿，内容未正式确定，不具备正式公文的效用。
2.草稿的外观特点是没有生效标志（签发、用印等），文面上常见“讨论稿”、“征求意
见稿”、“送审稿”、“草案”、“初稿”、“二稿”、“三稿”等稿本标记，标记大都位于标题下方或右侧加括号。
（二）定稿
定稿也称为签发稿，是经审阅修改，由机关单位负责人签发或经一定会议讨论通过正式生效的文稿。
1.定稿是内容已确定，已履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用，是制作公文正本的标准依据。
定稿一经确立，如不经法定责任者（如签发人、讨论通过该公文的会议等）的认可，任何人不得再对其予以修改，否则无效。
2.定稿的外形特征是有法定的生效标志（签发等）；有的还标明“定稿”、“最后完成稿”等稿本标记。
（三）正本
正本是根据定稿按正规格式印刷的供向外发出用的正式文本。
1.正本内容必须是对定稿的完整再现。
2.正本的外形特征是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标志，在一些特殊公文上还标有“正本”字样的标记。
（四）副本
副本是指再现公文正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。
副本供存查、知照用。
1.作为正本复份（与正本同时印刷）的副本与正本在外形上基本上没有区别，这种副本只在送达对象和使用目的上与正本有所不同，正本送达主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，在效用方面均具备正式公文的法定效用。
2.作为复制件的公文副本（如抄本、复印本等）因不能再现公文的全部特征（如印章或签署者的亲笔签名等），公文的真实性无切实保障，因此不具备正式公文的法定效用，只能供参考、备查。
此类副本常需加注“副本”字样的标记。
（五）存本
存本是发文机关留底存档的文本。
1.存本作为对外发出的正本的样本，是不向外发送的，因此可不必盖印和签署。
2.存本的作用是用于存档，且可以用它与定稿对照并检查正本发出后可能出现的问题。
如是印制过程中产生的问题，即属内部责任，通过存本与定稿核对即可查清；如属文件发出后产生的问题，通过存本与正本核对即可查清。
（六）试行本
1.试行本是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。
试行本主要适用于发文机关认为公文内容待一段时间的实践检验后可能将予修订的情况下使用的文本。
2.试行本的外形特征主要是在公文标题中加注稿本标记，一般是在文种后用括号注明“试行”字样。
（七）暂行本
1.暂行本也是规范性公文正本的一种特殊形式，即暂时推行本，在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用。
暂行本常用于发文机关认为因时间紧迫公文中的有关内容可能存在不够详细周密等缺欠，不长的一段时间之后可能将予修订的情况下。
2.暂行本的外形特征是在公文标题的文种之前加注“暂行”字样，如《行政法规制定程序暂行条例》。
第二章公文格式
一、公文的基本构成
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）眉首部分——头
眉首，又称公文的“红头”部分，其位置是相对固定的，它相当于公文的“头”。
其中包括：
1.公文份数序号
公文份数序号要求用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。
通常根据印制数量来确定编制几位数的序号，如需印1～99份之间的，从“01”开始编写，需印100～999份之间的，从“001”开始编写。
２.秘密等级和保密期限
秘密等级和保密期限指涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。
公文的秘密等级分为秘密、机密、绝密。
应将其顶格标识于版心右上角第1行；秘密等级和保密期限之间加“★”隔开，如“机密★一年”。
3.紧急程度
紧急程度表明公文送达和办理的时限要求。
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
其中电报应当分别标明“特提”“特急”、“加急”、“平急”。
标注紧急程度的作用在于提醒处理时限，为催办公文提供依据，避免办文、办事延误。
其位置是顶格标识于版心右上角第2行，与秘密等级和保密期限对齐，字体字号与保密等级相同，如无秘密等级和保密期限，可以顶格标识于版心右上角第1行。
4.发文机关标识
发文机关标识用红色标识发文机关，以显示公文的权威性和郑重性。
它一般由有关部门核定的发文机关全称或规范化简称加上“文件”二字组成，如“杭州市人民政府文件”、“国家商务部文件”等。
使用简称时应注意其规范性、郑重性，避免产生歧义。
单一行文时，发文机关名称“一”字排开；联合行文时，主办机关排列在前，协办单位排在后，发文机关标识推荐使用小标宋体字，字号以醒目美观为原则，一般应小于22mm×15mm。
5.发文字号
发文字号又称文号，是制发机关按顺序编列的公文代号，主要作用是便于统计、查询和引用。
由机关代字、年份、序号三部分组成。
如“浙政〔20xx〕15号”，“浙政”是浙江省人民政府的机关代字，“〔20xx〕”是年份“15号”是序号。
发文机关代字编写的一般原则：
以哪个单位的名义发文，就编哪个单位的代字，例如“国发”表示国务院的发文，“国办发”即表示国务院办公厅的发文。
但是有时为了反映机关内公文的主办部门，也可以加上主办部门的代字，例如：
“财农发”则表示财政部农业司承办的公文。
编写代字时，要注意维护公文的严肃性；年份要用四位阿拉伯数字准确表达，并用六角号“〔〕”括起，不得用两位数简写，如“〔00〕”。
6.签发人
发文机关最后核查并批准公文向外发出的领导人姓名。
其作用在于对公文的制发和内容负责。
签发人只用于上报公文。
在发文字号右侧标注签发人，签发人后加全角冒号。
发文字号和签发人左右各空1个汉字平行排列；如有多个签发人，主办单位签发人姓名位于第1行，协办单位签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下，按照发文机关顺序依次顺列，其发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。
（二）主体部分——身体
主体部分又称行文部分，这一部分是指红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各要素的统称。
主体部分由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等要素组成。
（1）标题。
公文标题一般由发文机关名称、事由、文种三部分构成。
它位于公文首页红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
公文标题除法规、规章名称等可加书名号外，一般不用标点符号。
在撰写公文标题时，发文机关名称要写全称或规范化简称，如果文件首页有发文机关标识，其标题可省略发文机关名称。
事由是标题的主题部分，应准确、简炼地概括公文的主要内容。
文种是公文的种类名称，用以概括揭示公文的性质与制发的目的。
公文的标题通常有四种形式：
一是发文机关名称、事由、文种三个要素全部具备的公文标题。
二是事由和文种两个要素构成的公文标题。
三是发文机关名称和公文文种两个要素构成的公文标题。
四是只标明文种的公文标题。
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