项目管理金蝶长大财务项目业务蓝图.docx

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项目管理金蝶长大财务项目业务蓝图

，

文档编号：

CD-CW-010

版本号：

2.0

密级：

中级

广东长大信息化项目

财务系统业务蓝图

金蝶软件（中国）有限公司

2009年7月

一．项目背景

继2008年长大公路工程总公司与金蝶软件展开工程项目及成本管理的信息化项目后，针对财务管控系统继续开展新一轮的合作。

通过本期的财务信息化实施工作强化财务核算控制，逐渐使集团的财务管理从核算型会计向管理型会计的转型。

使集团财务管控信息化环节的管理水平进一步提升。

二．项目目标

1.建立了集团财务架构，改善资金管理，实现资金计划和资金动态预测。

2.通过EAS出纳系统与资金预算管理系统的集成应用进行支付监控。

3.通过EAS出纳系统获取和展现长大公司所有现金和银行账户交易情况。

4.通过EAS出纳系统与U8财务系统数据传递实现资金系统与会计系统的衔接，加强从资金收付到会计核算处理整个过程的可追溯性。

5.通过EAS预算模块实现电子审批，与久其系统协同应用，加强全面预算管理。

6.通过数据加密对各机构U8系统进行远程连接，并且把登各地U8帐套地址集成EAS菜单中进行集中管理。

7.资金成本管理。

规划资金上划、下拨及存款管理电子化，为方便与外部商业银行的接口，实现外部网上银行。

以加强总公司财务信息的集团化、集中化管理功能，

8.规划工程项目管理系统与财务系统业务衔接。

三、蓝图规划

（一）财务组织架构建立

1、成本中心架构

2、财务组织架构

说明：

1.“综合部”在EAS系统不作为财务记账实体，财务组织委托“总部本部”。

设为总部部门成本中心实体。

2.“研发中心”组织暂时建立行政组织，财务组织和成本中心组织待定。

3.“第一分公司”规划设置为与二、三、四公司的财务组织和成本中心相同的组织架构。

（二）资金计划

1、资金计划业务流程图

整个资金计划分为：

编制、审核、控制及分析四个阶段。

（1）在编制阶段，各个部门需要填报各自的资金计划表，并提交到后台工作流审批。

审批完成后，还需要在施工项目部、分公司以及总公司提交资金计划套表。

套表的数据的来源是先前各部门提交的资金计划表，系统可以通过公式自动获取。

套表的作用是让项目部、分公司和总公司管理层能具体了解各企业的资金情况。

因此套表需要项目经理、分公司总经理等相关领导的审批。

具体审批流程请参考《资金计划审批流程》。

（2）审批；根据顾问在一些项目的实施经验是：

只需要将一些关键和必需设置到流程中就可以了，因为太多的审批节点会严重降低业务单据的流转效率。

（3）审批完毕后，系统就可以根据各部门提交的资金计划表格，对业务单据进行控制。

最后通过EAS的出纳收、付款完成与用友U8的数据连接，导入凭证并在期末进行资金的对帐。

（4）系统在对单据控制的同时还会自动获取每个资金计划项目的实际发生数，同时也会生成对应的资金计划分析报表。

2、资金计划表数据关系

3、资金计划表清单

报表分类

报表编码

报表名称

报表分组

基础表

ZJ-Y-F-001

年度资金计划表-套表

年度资金计划套表

基础表

ZJ-Y-S-001-01

年度资金计划表-资金来源子表（经营）

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-001-02

年度资金计划表-资金来源子表（财务）

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-002

年度资金计划表-内部资金（调入）子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-003

年度资金计划表-分包商子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-004

年度资金计划表-材料子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-005

年度资金计划表-机械使用费子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-006

年度资金计划表-其他直接费子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-007

年度资金计划表-资产购置子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-008

年度资金计划表-工薪子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-009

年度资金计划表-税费子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-010

年度资金计划表-管理费（间接）子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-011

年度资金计划表-其他费用子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-012

年度资金计划表-内部资金（调出）子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-M-F-001

月度资金计划表-套表

月度资金计划套表

基础表

ZJ-M-S-001-01

月度资金计划表-资金来源子表（经营）

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-001-02

月度资金计划表-资金来源子表（财务）

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-002

月度资金计划表-内部资金（调入）子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-003

月度资金计划表-工程分包商子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-004

月度资金计划表-材料子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-005

月度资金计划表-机械使用费子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-006

月度资金计划表-其他直接费子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-007

月度资金计划表-资产购置子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-008

月度资金计划表-工薪子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-009

月度资金计划表-税费子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-010

月度资金计划表-管理费（间接）子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-011

月度资金计划表-其他费用子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-012

月度资金计划表-内部资金（调出）子表

月度资金计划子表

数据表

ZJ-FX-M-F-001

月度资金分析表及报告-套表

月度资金分析套表

数据表

ZJ-FX-M-S-001

月度资金分析表-资金来源子表

月度资金分析子表

数据表

ZJ-FX-M-S-002

月度资金分析表-内部资金（调入）子表

月度资金分析子表

数据表

ZJ-FX-M-S-003

月度资金分析表-材料及分包商子表

月度资金分析子表

数据表

ZJ-FX-M-S-004

月度资金分析表-机械使用费及资产购置子表

月度资金分析子表

数据表

ZJ-FX-M-S-005

月度资金分析表-其他直接费子表

月度资金分析子表

数据表

ZJ-FX-M-S-006

月度资金分析表-工薪子表

月度资金分析子表

数据表

ZJ-FX-M-S-007

月度资金分析表-税费子表

月度资金分析子表

数据表

ZJ-FX-M-S-008

月度资金分析表-管理费（间接）子表

月度资金分析子表

数据表

ZJ-FX-M-S-009

月度资金分析表-其他费用子表

月度资金分析子表

数据表

ZJ-FX-M-S-010

月度资金分析表-内部资金（调出）子表

月度资金分析子表

分析表

ZJHZ-FX-M-F-001

月度资金汇总分析报告-套表

自定义分析模板分组

基础表

ZJ-NP-001

新中标项目现金流总预算

新中标项目现金流总预算

4、资金计划审批流程

（1）月度资金计划与年度现金流预算审批流程

两者的审批流程完全一致，因此放在一张流程图上进行展示。

注：

各部门资金计划表审批流程以及资金、预算管理编制、审批及上报时间详见附表“资金、预算管理审批流程及编制、审批、上报时间安排表”。

（2）新中标施工项目现金流总预算审批流程

注：

预算管理编制、审批及上报时间详见附表“资金、预算管理审批流程及编制、审批、上报时间安排表”。

5、资金计划的控制

（1）控制的方式

a）费用报销单控制：

控制到部门的费用支出，利于企业对部门进行控制及分析。

b）出纳付款单控制：

对企业公司层面资金流程进行控制。

考虑到以上两种单据的各自优缺点以及长大的实际情况，决定采用费用报销单控制的模式。

（2）资金计划控制总体流程

首先，部门需要在费用报销系统下填写一张费用报销单并选择好对应的费用类型，提交完毕后EAS工作流系统会自动扣减本部门的预算额度；然后，工作流会继续执行费用报销的审批流程，让各级领导对单据进行审批；审批全部通过后，系统通过自带的BOTP规则将生成一张出纳付款申请单，财务会计进行付款后，可以与U8的接口中，生成U8的会计凭证。

具体流程可参见下图：

（3）资金计划内费用报销单审批流程（一般流程）

（4）资金计划外费用报销单审批流程（特批流程）

（5）备用金收支计划处理。

备用金收支计划蓝图：

说明：

（1）备用金借支业务：

通过“费用单”的“借支备用金”计划项目进行扣减控制，并获取实际数据到部门级；最终通过“出纳付款单”完成付现业务。

（2）备用金偿还或转帐报销业务：

通过“出纳收款单”全额收回，公司级（财务记账实体单位）资金套表直接获取实际数据。

如果是报销转帐业务，除完成上述步骤后，再通过“费用单”的“**费用支出”计划项目进行扣减控制，并获取实际数据到部门级：

最终通过“出纳付款单”完成转帐业务。

6、资金计划的分析

资金计划的分析报表有两种方式：

1、系统自带的分析报表，这类分析报表可以通过点击系统菜单进行查询。

2、根据公司具体需求而设置的分析报表，这类报表只需在每个月财务结帐后进行批量新增，相关分析数据报表系统可以自动计算出来。

因此，不需要进行工作流的审批。

但每个月末需对分析表进行分析说明，并以附件形式上传到系统上。

（三）资金成本管理

资金成本管理主要业务：

1、银行承兑汇票

2、外部贷款利息（包含交通集团贷款）

由于长大目前只有总公司是注册的独立法人，因此集团的筹资主要由总公司负责，其相关的资金成本通过财务核算分摊到各项目工地。

（四）预算管理

1、预算业务流程图

长大公司预算报表分为：

年度财务预算套表、季度预算执行表和月度部门费用预算表。

2、预算管理报表数据关系

整个财务预算报表的业务操作分为：

（1）各项目部、分公司本部以及总公司本部在久其系统中录入本单位年度财务预算套表（集团要求）和季度预算执行情况表（集团要求）；录入完毕后，从久其系统中将预算报表导出并导入到EAS系统中。

并提交工作流进行预算流程的审批，审批完成后，分公司需要汇总下属各项目部的预算报表，在对一些数据进行调整和修订后，最后提交工作流审批。

（2）月度、年度部门费用（间接费）预算表不通过久其系统直接在EAS系统中完成编制及审批工作。

（3）最后集团汇总各分公司的数据，经过工作流审批后，将整个预算套表导出，最后导入到久其系统中，上报到交通集团。

3、预算报表清单

编码

名称

模板分组

01YS-Y-001

全面预算_年度预算表

年度预算

02YS-Q-001

全面预算_季度执行表

季度执行

03YS-Y-D-001

全面预算_年度部门管理费

年度部门费用预算

04YS-M-D-001

全面预算_月度部门管理费

月度部门费用预算

05YS-FX-M-D-001

全面预算_月度部门管理费分析

月度部门费用分析

4、部门费用预算表审批流程

包含月度和年度部门费用审批流程

注：

预算管理编制、审批及上报时间详见附表“资金、预算管理审批流程及编制、审批、上报时间安排表”。

5、年度财务预算套表审批流程

包括年度部门管理费（间接费）预算表

注：

预算管理编制、审批及上报时间详见：

广东长大公路工程有限公司文件粤公程财[2009]115号—附表“资金、预算管理审批流程及编制、审批、上报时间安排表”

6、季度预算执行表审批流程

注：

预算管理编制、审批及上报时间详见：

广东长大公路工程有限公司文件粤公程财[2009]115号—附表“资金、预算管理审批流程及编制、审批、上报时间安排表”

（五）EAS与U8数据信息接口

为了达到EAS财务信息系统资金支付控制环节结束后转换成目前财务U8系统会计凭证，最后达成成EAS资金明细帐与U8出纳明细帐一致的状态。

经过三方初步讨论，拟通过EAS资金出纳管理系统收款单和付款单转换成U8所需要的会计凭证信息接口方案。

1、资金系统单据转换U8凭证工作关系说明

工作关系说明：

（1）EAS收款单和付款单在日后的业务操作中将作为资金收付款的驱动单据。

对于收付款单的上游单据可以是部门费用单或者是手工录入的单据产生。

（2）EAS付款单和收款单审批后由最后一个环节的点击“支付”或“收款”功能键，收、付款单记录自动记入EAS出纳日记帐。

（3）收、付款单导出到U8凭证模板，主要输出的信息包括：

单据编号、单据日期、支付或收款的货币资金科目、单据金额、收款人名称等业务信息内容。

如下图：

（4）

导出信息

拟放置U8凭证的位置

字段格式说明

1、单据编号（8位）

凭证备注栏目或摘要栏目或结算号栏目

文本

2、单据日期

凭证日期

日期

3、货币资金科目+帐户

会计科目栏目，

（细致到全集团统一的二级科目）

科目编码（二级科目）

4、收、付款金额

会计凭证借、贷方

（收款为借方，付款为贷方）

数字

5、收款人名称（适用于付款单）

凭证摘要栏目

文本

6、付款人名称（适用于收款单）

凭证摘要栏目

文本

7、摘要信息

凭证分录摘要栏

（5）EAS收、付款单输出到U8凭证模版后，在U8系统中点击凭证导入功能，把信息直接导入U8凭证，并对U8凭证的信息进行补充修改。

（6）U8凭证保存、审核、记账后形成U8明细帐。

所有收付款业务通过导出导入方式生成的凭证，可以达到“EAS出纳日记帐”与“U8明细帐”的一致状态。

同时在“U8明细帐”中保存有收付款单据编号和日期，以便于精确追溯查找。

（7）各机构的EAS出纳日记帐自动形成“资金汇总表”可以通过EAS资金系统进行整个长大公司的穿透查询，一张表可知整个长大的资金收支明细。

2、EAS出纳汇总表与U8明细帐期末对帐工作关系说明

（1）对帐关联条件：

银行帐号：

必须是整个长大公司唯一的，即独占。

使EAS和U8的银行帐号能够形成唯一相对应关系。

方法概要：

1）在U8的原来银行存款科目属性的“助记码”栏目中填充完整真实的银行帐号号码。

2）在EAS辅助资料中由各核算单位增加“银行帐户”基础资料，保持与U8系统银行科目的助记码内容保持一致。

（2）工作关系说明：

1）针对广东长大金蝶方开发出资金汇总表和数据导出工具。

2）期末对帐时通过条件过滤EAS资金汇总表导出到U8指定的数据格式模板中。

3）再由财务人员导入对应的U8插件中，形成以上的《资金平衡期末对帐表》，供两个系统之间的资金帐进行核对。

3、实现的预期效果

（1）每一笔资金使用通过EAS收、付款单的录入可以形成资金使用的事中控制（月度资金计划）。

（2）收付款单的信息输出和输入到U8凭证没有为财务人员增加额外的工作量。

并且会计核算与资金收支的业务分离得更趋于合理，分工更加明确和规范。

体现内部制衡会计制度。

（3）通过输出导入的接口两个系统所产生的信息都能一致的分别记录到EAS出纳日记帐和U8明细帐中。

同时收付款单据编号可摘U8帐上反映，增加了准确的追溯性，更加方便资金帐的核对。

（4）EAS资金日记帐形成的“资金汇总表”一表反映了整个长大公司个机构的资金收付明细情况。

达到了总部对资金及时掌握的目的。

图例：

资金汇总表

4、需配合开发实施工作

（1）EAS收、付款输出到U8指定的凭证模板进行接口的开发。

（2）收集所有整个长大公司的银行存款科目和现金科目的名称和编码。

（3）在EAS系统中开立“金融中心”、“银行账户”和相应的现金和银行存款的“会计科目”等基础资料。

（4）各机构对EAS资金日记帐进行初始化的工作。

（六）U8远程连接地址集成EAS

为了加强对长大公司各机构财务核算账务处理的及时监督，通过在各地安装远程登录软件，把加密后的数据直接传送回总部，并且把登录各地U8帐套地址集成EAS菜单中进行集中管理。

实现效果和过程大致如下：

步骤一：

登陆EAS系统并打开菜单，下图：

步骤二：

选择“长大组织公司”菜单中具体要查看的机构名称位置，下图：

步骤三：

登陆该机构瑞友天翼系统，下图：

步骤四：

登陆U8系统

特别事项：

总部财务本部的U8合并报表需要发布到天翼远程软件进行

蓝图设计完成确认单

客户名称

广东省长大公路工程有限公司

客户联系人

熊晓波

客户电话

38867954

软件版本

EASV5.40

完成情况

资金预算体系蓝图设计完成

输出资料

《广东长大公路工程公司财务系统业务蓝图CD-CW-010》

经过双方共同的努力，长大公司财务项目的蓝图设计工作圆满结束，制定了新的业务流程。

经检查确认，蓝图设计工作达到了预期效果，符合双方约定的实施标准和要求，按有关程序可以开展下一阶段实施工作。

客户项目经理：

日期：

金蝶项目经理：

日期：