档案工作现代化和信息化.docx
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档案工作现代化和信息化
档案工作现代化和信息化
关键词：
档案工作现代化档案信息化
内容要点：
1．档案工作现代化的概念与标志
2．档案工作现代化的意义
3．档案工作信息化的概念与含义
4．档案工作信息化的建设与发展
档案工作现代化和信息化涉及的范围很广、内容较多。
本章主要阐述档案工作现代化的概念与标志、档案工作现代化的意义、档案工作现代化的状况、实现档案工作现代化的对策、档案工作信息化概念与建设等理论问题。
第一节档案工作现代化的概念与标志
档案工作现代化是一个动态的概念，在各个时期对它的认识是不一样的，是不断发展变化的。
一般来说，档案工作现代化是指档案工作中具有现代化知识与技能的档案工作人员，应用现代化的技术设备和科学的管理方法，对档案工作实行全面、有效的管理，使档案工作具有现代先进技术和先进管理水平，以适应现代化社会对档案工作要求的活动。
档案工作现代化的主要标志是：
档案工作技术与设备的现代化、档案工作组织管理的现代化、档案工作人员的现代化。
一、档案工作技术与设备的现代化
先进的档案工作技术与设备，是档案工作现代化中很重要的内容，也是实现档案工作现代化的主要标志之一。
它以电子计算机技术与设备为核心和主体，包括现代通信技术、光学技术、声像技术、网络技术与设备在档案工作中的应用。
1．电子计算机技术与设备在档案工作中的应用，使档案工作实现自动化
电子计算机不仅能进行数字计算，而且具有高效率的信息处理功能、逻辑推理和判断功能，快速输入、存储和输出数据等功能。
由于它所具有的功能很适合档案工作的需要，所以实现档案工作现代化，很重要的内容之一就是将电子计算机技术与设备应用到档案工作中。
根据计算机所具备的功能，以及档案部门应用计算机进行档案文献处理的实践，电子计算机在档案工作中的应用范围主要有以下几个方面：
（1）进行自动编目与检索。
档案编目与检索是档案工作中很重要，工作量很大的工作环节。
应用计算机进行编目，就是将档案文件的形式特征和内容特征按照固定的格式输入计算机后，计算机便可根据事先编制的程序将输入内容按一定顺序编成文档，这些文档的总和便构成了计算机数据库，将数据库中的各种数据编制成各种形式的目录、索引，用于报导、查考、交换等各个方面。
计算机编目与检索的最大特点是一次输入，多样输出。
将档案内容与形式特征等信息输进计算机后，利用者查阅档案时，可以根据需要很方便地输出各种目录以及所需档案的档号、存放地点，排除了手工编目与检索的多次重复，提高了编目与检索的效率与质量；同时，应用计算机进行编目与检索的速度快、准确性高。
（2）进行档案信息处理。
计算机可用来处理档案的登记、自动标引和统计，办理档案的借阅和归还手续，辨认到期应销毁的档案和鉴定保管期限，建立各种档案信息库。
应用计算机网络技术与通信技术结合，建立档案目录中心和实现档案信息传递网络化，提供各种统计数字。
（3）进行库房管理。
计算机可进行档案的库房提取和标引工作，随时报告每个库房中存在哪些档案、占用多少空间，哪个库房还有剩余空间等库房库存情况；还可以用来对库房进行温湿度自动监测控制，记录分析库房空气清洁度，自动控制防火、警卫、档案传输等管理环节。
（4）可进行档案文献的编研出版，以及缩微档案、声像档案、机读档案的管理和提供利用。
（5）可用于档案部门的工资计算、财务管理、人事资料统计等一般日常管理工作。
（6）计算机技术和设备可与其他先进技术结合运用，扩大其功能。
铡如：
计算机网络与光盘技术结合，可以实现一次辅助文献的联机检索和辅助文献字迹增强与恢复处理；计算机技术与人工智能技术的结合运用，使语言处理人工智能化，有助于对档案材料中的信息进行筛选、提炼，使之精练有序，易于用户利用。
总之，计算机在档案工作中具有广泛的用途和明显的效果。
可以大大提高档案存储、处理、控制、利用等方面的功能，推动档案工作的全面改革和发展；可以节省利用者大量查阅档案资料的时间，减轻档案工作人员的劳动；可以扩大检索途径和提高检索效率，满足利用者快速、准确以及多途径检索的要求。
2．现代通信技术在档案工作中的应用，以实现档案工作组织机构和档案信息传递网络化
现代通信技术，包括数字、光纤、卫星等技术，可用于档案工作组织机构之间的通信连接和档案联网检索中，使档案管理机构实现网络化，使档案信息传递由成批检索、联机检索发展为联网检索。
按照应用范围，档案信息系统网络有内部网、外部网、局域网、区域网，国际互联网之分。
联网检索是指用通信线路通过数据传递把广泛分布在不同地区、不同档案机构的电子计算机终端设备、数据库、各种输入输出装置等互相连接，使之形成一个网络系统，使利用者在网络内的任何一台计算机终端上都可以检索到其他任何计算机存储的档案信息。
联网检索的优点是利于开发计算机资源和档案信息资源，实现资源共享；同时，计算机检索网的建立，可以实现远距离检索，为利用者节省时间，提高检索速度和计算机的使用效率。
特别是因特网的使用，使档案信息传播与利用更方便、更快捷。
3．声像技术在档案工作中的应用，可使档案资料视听化、档案传播声像化
声像技术是指利用录音、录像、电影、电视、幻灯片、唱片等直接记录声音和图像，来表达和传播知识、信息。
用这些方式方法形成的文献资料一般被称为视听资料。
档案视听资料是其中的一种，常被称为声像档案。
声像技术可直接收集与传递档案信息，可利用声像档案宣传档案馆藏以及档案学研究成果。
其优点是具有能闻其声、能观其形的特殊效果，给人以直接的感性认识，既准确生动，又形象深刻，具有传统的纸质印刷品所没有的优越性。
但是它往往不能直接阅读和观看，必须借助于特殊设备、器材才能利用，或者说它本身就包括设备和器材。
4．光学技术在档案工作中的应用，使档案资料缩微化
档案缩微化是指利用专门的光电摄录装置和摄录方法，把以纸张为载体的档案资料或机读文件按照一定的缩小比例，摄录在感光材料上，制成缩微复制品，进行存储、传递和使用。
档案缩微化的优点较多，主要有五个方面：
（1）能提高档案信息的存储密度，缩小档案体积，便于管理。
一般缩微率为20:
l到40:
l，超缩微为150:
1，特超缩微可以缩小到万分之一甚至几万分之一。
（2）查找迅速，传递方便。
不管档案原件体积是大或小，都可以缩摄在同一种尺寸的胶卷或平片上，规格统一、排列整齐，便于管理和查找，传递也十分方便。
（3）复制性能好，成本低廉，保存期长。
（4）有利于保护档案原件。
档案缩微后，可以用缩微胶卷直接提供利用，并根据利用者的需要，随时复制或者放大复制成若干份。
这样可以减少档案原件的磨损，延长档案的寿命。
（5）缩微复制技术与计算机技术结合使用，即运用缩微技术全文存储档案文件，将缩微影像终端与计算机检索系统相连接，就可以通过计算机的快速检索，以档案缩微品的全文读出、还原复印或远距离传输等方式提供利用，从而将档案的目录检索提高到全文检索，更好地满足利用者的需要。
档案工作技术与设备的现代化除上述内容以外，还包括档案保护技术与设备，如防火除尘装置、温湿度计以及档案传输等技术与设备等也应实现机械化和自动化。
二、档案工作组织管理的现代化
档案工作组织管理的现代化是指采用科学的方法和手段组织管理档案工作，即对档案工作进行计划、组织、指挥、控制、协调，应用行政、法律、经济以及信息论、系统论、控制论等现代管理理论与方法管理档案工作。
档案工作计划的制订，是开展档案工作组织管理的第一步，对其他各项内容具有重要的作用。
有了计划，可以避免各项工作的盲目性和随意性；使档案工作按计划进行，有条不紊地围绕档案工作计划去开展活动。
档案工作组织，是指为实现档案工作计划，建立各种组织机构和规章制度，配备适当的人员，制定各机构和人员的工作内容及相应的职责，即对机构、人员、物资等进行合理安排和使用，使之发挥其应有作用时所进行的一系列组织活动。
只有组织实施得力，．才可能使档案工作计划以及组织工作中出现的具体情况，连续不断地做出各种决策，并通过各种形式将决策通知下属，并使之执行。
档案工作协调，是指对档案工作各要素、各环节及其与外部的各种关系加以统一和调节，使之配合适当、协调运转。
控制，是指随机地处理档案工作中出现的问题，并随时纠正偏差。
档案工作组织管理科学化除了正确发挥上述管理功能外，还有一个重要内容就是采用科学的管理方法，包括行政方法、经济方法、法律方法的结合应用，不能仅凭经验管理方法和行政管理手段，还应包括以系统科学为基础的系统管理原则和方法。
充分认识和重视科学管理方法与手段是出效率、出速度，提高档案工作水平的重要内容。
只有学会应用先进的管理方法，才能适应档案工作现代化建设的要求。
二、档案工作人员的现代化
档案工作人员的现代化，是指档案工作人员应具备现代化的思想观念，掌握现代化的知识与技能。
现代科学技术的日新月异，使档案信息的载体形态、馆藏结构、利用者需求等方面都在发生巨大变化。
档案工作组织与管理的科学化；现代科学技术与设备在档案工作中的应用，都要求有一批现代化管理思想和知识技能的人才。
首先是人员思想观念的现代化。
要能够正确全面地认识档案工作现代化的重要意义，积极地、自觉地接受现代化的思想，破除陈旧落后的、自我封闭的思想观念和思维定式。
其次是努力学习和掌握现代管理科学和先进的技术方法，并将这些方法运用于档案工作中，成为既懂档案专业又懂现代化技术知识的人才。
档案工作现代化的三项内容是互有联系的，档案工作技术与设备的现代化是最基础的内容，没有技术设备的现代化，就不可能使其他方面实现现代化，单纯依靠传统的手工管理方法是不能适应现代化档案工作发展要求的。
档案业务工作、档案工作组织管理中都需要应用先进的技术设备与手段，有了现代化的技术与设备，方能进行科学的组织与管理；而实现档案工作现代化的关键又在于人员的现代化，即档案工作人员具有现代化的思想、素质、工作方式，能熟练地运用现代化的技术、设备与方法开展档案业务工作和组织管理工作。
第二节档案工作现代化的意义与条件
一、档案工作现代化的意义
档案工作现代化的意义在于：
它是现代社会发展的需要，可以解决档案工作面临的各种复杂问题，提高档案工作效率与质量，有利于档案信息资源的开发利用，以更好地适应现代化社会对档案工作的要求。
1．档案工作现代化是现代社会发展的需要
现代社会，信息是一种重要的资源，作为社会发展的要素，已经引起各方面的密切关注和重视。
社会要求信息部门能以较高的存储、处理、控制、传递能力为社会提供服务。
同时，现代科学技术的发展，推动和迫使信息部门进行改革和发展。
档案部门作为信息部门的重要组成部分，同样面临着挑战，必须采取相应的对策，才能适应其发展。
传统的、手工的贮存、处理与传递档案信息的方式已不能适应现代社会发展的要求。
当今社会，人们对获取档案信息的要求是快速、全面、系统、准确，而手工式的贮存、处理与传递档案信息的方式，使查寻和提供档案信息的速度慢且准确性低，许多有价值的档案信息被长期埋没在馆库中，难以发挥作用。
只有采用现代化的技术、设备和方法，才能提高贮存、处理与传递档案信息的能力，及时、准确地为社会提供服务。
现代科学技术日益渗透到人类社会的各个领域，使社会生产力发生了巨大变化，社会对档案工作领域的要求也愈来愈高，落后的档案管理思想和方法与社会需求的矛盾日益尖锐，广大档案工作者面临着尽快提高档案管理水平，不断适应满足利用者利用档案的巨大压力。
同时，现代科学技术的发展使档案的载体、记录方式出现了多样化趋势，如缩微型、声像型、机读型等新型载体以及文字记录式、图像记录式、声像记录式的出现，推动和迫使着档案工作从传统的手工管理与服务方式向机械化、自动化方向发展。
新型档案载体与多种记录方式的档案需要特定的管理技术、设备与方法，这些是传统方式难以替代的。
2．档案工作现代化可以解决档案工作面临的各种复杂问题
档案数量越来越多，与库房容量的矛盾日渐突出。
近些年来，我国保管档案的数量已经有大幅度的增长，今后还会不断增长，仅靠修建库房是不能解决问题的，必须运用现代缩微复制等技术设备来解决。
档案数量大，查找困难，必须运用以电子计算机为主的现代技术手段去解决。
随着社会的发展，历史上形成的档案逐渐老化或处于“自毁”之中，必须采用现代化的技术方法与设备来解决纸张霉烂、脆变、虫蛀、字迹退色等问题，尽量延长档案寿命。
3．档案工作现代化能提高档案工作效率与质量，有利于档案信息资源的开发利用，更好地适应现代化社会对档案工作的要求
由于传统的管理方法和手段落后，档案信息的加工、存储、传递缓慢，使许多档案长期沉睡在库房中，档案信息资源没有得到充分的开发与利用。
而实现档案工作现代化，可以提高档案信息加工、存储、传递的速度和效率，科学地组织与管理档案工作，更好地为社会提供服务。
二、实现档案工作现代化的条件
档案工作现代化的实现，对于推动档案工作的发展，更好地为社会服务具有重要意义。
但是，实现档案工作现代化，必须具备一定的条件，包括内部条件和外部条件。
这些条件和因素影响和制约着档案工作现代化的实现，只有充分认识到这些条件并积极创造好的条件，才能更快更好地开展档案工作现代化。
1．内部条件
内部条件是指档案工作本身的条件，包括档案机构的建立与健全、档案基础工作质量、档案工作标准化管理、必不可少的资金投入、具有现代化思想观念并掌握现代化技能的档案工作人员。
档案基础工作质量，主要是指现代化管理的前处理工作质量，包括档案著录、标引质量以及与此有关的案卷质量、整理质量等。
立卷归档时就应与缩微复制、微机录入的前处理工作结合进行，使进馆案卷不再返工重做；档案著录与标引应严格按照现代化档案工作的要求，以规范化的语言、格式进行著录与标引。
另外，档案的鉴定、统计、检索工具的编制都应与现代化技术手段结合起来，按照档案工作现代化建设的要求做好这些基础工作。
档案工作没有实行标准化，就不可能实现现代化。
做好各种标准的制定、颁布与实施，是实现现代化的前提条件。
没有统一的标准就难以实现计算机联网和文献资源共享，档案工作标准化的迟缓则会影响现代化建设的步伐。
因此，必须做好标准的配套工作。
实现档案工作现代化必然少不了资金投入。
资金有保证，才能购置现代化必需的设备，引进先进的技术。
一方面应将档案工作现代化建设项目列入国民经济和社会发展规划，使国家财政拨款得到落实，国家和社会对档案工作的投资有一定的规定，投资多少还取决于档案工作对当地国民经济和社会发展所做的贡献，档案部门若能积极开发档案信息资源，使档案产生的社会效益和经济效益增大，则投资相应增多，产生良性循环；另一方面，档案部门可以广辟财源，为档案工作现代化建设积累资金。
档案工作现代化的实现，关键靠人。
邓小平同志曾说过：
“靠空讲不能实现现代化，必须有知识，有人才。
”①人才既是现代化的内容，也是实现现代化的重要条件。
因此，必须培养一批既懂档案专业又懂现代化的人才。
2．外部条件
外部条件是指档案工作以外的条件，即社会条件。
它对档案工作现代化的实现具有一定的影响和制约，认识这一条件，是为了把握有利或不利因素，不失时机地推进档案工作现代化的进程。
安定的、和谐的社会环境对档案工作现代化的实现影响较大。
人民安居乐业，政治民主、开放，利用档案的人员多，档案为广大民众所共享，供与求的矛盾随之增大，迫切要求采用现代化的技术与手段来解决这一矛盾；同时，社会安定、政治民主，档案工作人员也才有时间和精力去研究实施现代化的方法与手段。
档案工作现代化的实现，需要有一定的经济条件。
整个国家经济基础雄厚，对档案工作现代化所需设备与技术的投资会相应增多；而整个国家贫穷落后，对档案工作现代化的要求不迫切，则投资也不会多。
对于一个地区来说也是如此。
应正确认识本国、本地区的经济条件，开展与此相适应的档案工作现代化建设。
国家科学技术发展整体水平对档案工作现代化具有很大影响。
计算机、缩微复印机、现代通信线路、光学仪器等设备必须功能好，价格低廉，这样才能较快地引进到档案工作中，并结合档案工作特点进行软件开发技术、档案缩微复制技术以及档案检索网络技术等的研制与利用。
文化教育程度、社会档案意识等也与档案工作现代化的实现有一定关系，有时甚至成为推动或阻碍档案工作现代化的动因。
第三节现代信息技术与设备应用于档案工作的回顾
档案工作现代化是世界各国档案工作的共同发展目标，许多国家已经取得了一些成就。
我国档案工作正朝着现代化方向迈进，现代信息化技术与设备应用于档案工作中，已取得了一定进展。
一、计算机技术与设备在档案工作中的应用情况
1．国外档案工作中的应用简况
1946年美国研制的世界上第一台数字电子计算机，以电子管为元件制成，主要用于数学计算。
经过几十年的发展，逐步发展成体积小、功耗低、可靠性高的微型机。
不仅能进行数学计算，而且可以用于信息处理；不仅用于计算部门，而且广泛应用于工业、经济、医疗、机关、学校、家庭等方面。
文献信息部门是计算机应用的一个重要领域。
现代科技和生产的发展导致文献信息猛增，对这些信息的加工处理十分烦琐，即使投入大量的人力、物力也很难跟上“信息爆炸”。
因此，国外图书情报部门在20世纪50年代初，就开始将先进的电子计算机技术运用到文献管理中，世界上第一个把计算机用于情报、图书部门的单位是美国海军兵器中心（NOTs）图书馆，该馆于1954年使用IBM一70l型计算机，实现了单元词组配检索。
进入六七十年代以后，图书情报部门运用计算机技术管理文献已经较普遍。
计算机在档案工作中应用得最早的机构，是美国国会图书馆手稿部，该部于20世纪60年代中期研制了两个比较复杂的档案管理自动化系统：
MRMC（MasterRecoi。
dsOfManuseripCollec!
ions）和SPINDEX。
后来几经改进，特别是1967年美国国家档案及文件服务署完善和改进SPINDEX，1973年后正式发展成SPINDEX．一Ⅱ及SPINDEX一Ⅲ系统，这一系统成为美国使用最广泛的档案管理自动化系统。
在美国国会图书馆手稿部的带动下，美国其他一些档案机构也发展了一批自动化系统。
英、法等国档案部门70年代也开始设立专门机构或由专人研究电子计算机在档案管理和检索等方面的应用。
法国国家档案馆从1971年就开始研究档案管理自动化问题，目前已在巴黎建立了几个档案数据库。
法国的档案库房也应用计算机管理，可随时把库房情况打印成表输出。
英国在应用计算机进行档案文件管理、档案编目、档案检索以及档案馆管理等方面都取得了较大的成绩。
加拿大、罗马尼亚等国的档案部门应用计算机管理档案、检索档案也有较大发展。
总之，国外不少先进国家已普遍将计算机技术应用于档案工作中，使档案工作水平得到迅速提高。
2．国内档案工作中的应用现状
我国档案部门研究计算机技术在档案工作中的应用，是20世纪70年代末80年代初开始的。
中央档案馆从1979年底率先开始了计算机应用的调查研究工作，他们根据本馆实际，选择了档案自动编目课题，1983年在微型计算机上开始了文书档案自动编目、自动检索以及档案馆事务处理等方面的应用试验，1985年完成了档案自动编目检索系统——zDBJ，1986年底从国外引进了较先进的日立M220k中型计算机系统，建立了一个综合性档案自动化系统。
中国第一历史档案馆与原子能科学研究院电子部合作开发研制了中国第一历史档案馆历史档案编目检索系统——LSDA。
中国人民解放军档案馆在PDP—ll／24小型计算机上实现了多终端、多用户、多功能的档案计算机管理系统，并与缩微机、传真机结合使用，构成了一个功能较齐全的系统。
国家档案局档案科学技术研究所与不少单位联合研制了计算机档案管理软件。
与中国通达电子网络系统公司合作开发了微机光盘档案管理系统，与北京市档案馆合作开发了通用型动态档案数据库微机管理系统，与江苏省档案馆合作开发了档案馆小型计算机档案管理系统。
许多省、市级档案馆，高等院校及企业、机关档案部门也对计算机档案管理系统进行了研制与试用。
档案自动化管理所使用的软件，从引用、借鉴外界现成的程序系统，到联合开发或自行开发，产生了一批适应本部门、本专业系统以及通用的档案自动化管理程序软件。
现在，计算机在档案工作中的应用已非常普通。
档案部门应用计算机技术，也还存在不足，如缺乏明确的目标、各自为政、软件不成熟、软件成果的实际应用面不宽、现代化技术人员少等。
二、缩微复制技术与设备的应用情况
缩微复制技术的起源可以上溯100多年。
在早期应用阶段，主要用于军事文件传递、金融票证副本制作、珍贵文献复制等，设备较简单，处理量不大。
20世纪30年代进入发展阶段，60年代进入成熟期，设备性能和胶片质量有了较大的提高，在文献保护、存储、传递等方面显示出极大的优越性，因此，各国档案界普遍重视并采用。
1981年，国际档案理事会设立了档案复制专业委员会，研究各种现代复制技术在档案工作中的应用。
世界各国档案部门已普遍应用缩微复制技术。
美国国家档案馆每年都要复制几十万米的缩微胶片出售，还建设了现代化的缩微胶片库；日本国家档案馆在1973年6月制订了一个计划，要在五年内把第二次世界大战前日本内阁和首相府的文件（1868～1945）全部拍摄成缩微胶片，用以保证原件安全、提供利用和进行交换。
现在，世界各国档案工作中应用复制技术相当普遍。
我国档案部门于20世纪50年代末60年代初就开始试用缩微复制技术，以后由于十年动乱被迫中断。
20世纪80年代以来，缩微复制技术在我国档案部门得到普遍应用。
1990年底全国几乎每个省级档案馆都有了缩微设备，部分条件好的省有多套质量高的设备，许多档案部门拍摄了档案缩微胶片，为保护和抢救档案做出了一定贡献；通过培训和实践，培养了一批档案缩微技术专业人才，总结和探索出一些经验，取得了一批缩微技术研究成果。
缩微复制技术目前在我国档案界的应用已经相当普及了。
三、光盘技术的应用情况
光盘技术产生于20世纪70年代，经过多年的摸索、实验、试用、批量投入商品生产，到80年代中期，才在国际范围内推广应用，并趋向普及。
我国档案界科研人员，在20世纪80年代初开始注意到这一现代化科学技术，翻译、介绍过这方面的情况，并开始思索光盘在我国档案工作中的应用问题。
1987年、1988年已有档案部门宣传并选择档案管理作为光盘技术应用的对象。
1990年11月，中国档案学会在北京举办了第一次“光盘在档案工作中应用技术交流与设备展示会”，介绍光盘知识和有关设备在档案部门使用的情况，并提出对光盘技术要积极开展研究，投入使用。
1992年10月下旬，中国档案学会在厦门市召开了第二次光盘在档案工作中应用技术交流会。
光盘技术应用较好的单位，已经分别扫描输入l万～7万多页全文档案信息，摸索研制出科学的批量输入、存储与检索、增强字迹图像的清晰度、密级控制、与计算机联网等技术。
我国档案界目前已有许多单位购买了不同种类和型号的光盘设备，已有不少光盘档案管理系统有了阶段性科研和实践成果并通过了技术鉴定。
四、网络技术的应用情况
不少档案机构建立了局域网、内部网，特别是随着因特网的产生和发展，世界各国的各级各类档案馆纷纷在因特网上建立网站。
我国有许多档案机构建立网站，从事档案信息服务活动方面的内容较多，将在本章第五节重点阐述。
第四节实现我国档案工作现代化的对策
我国档案工作在对现代技术与设备的运用等方面已经取得了一定进展，已经具备了实现档案工作现代化的基本条件和基础，但离真正实现较高层次的现代化还有一段距离，还存在不少困难和问题，如思想观念、标准化配套、应用目标、技术人才与资金等方面都还需要采取相应的对策。
一、明确认识、加强研究
思想认识正确，是实现档案工作现代化的思想基础。
关于实现档案工作现代化方面仍存在一些片面认识：
认为档案工作现代化就是买一些先进设备就可以了；或者认为档案工作搞不搞现代化无所谓；还有一些则认为要搞档案工作现代化就可以完全抛弃传统技
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