国务院公文处理办法公文处理办法.docx

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国务院公文处理办法公文处理办法

【国务院公文处理办法】公文处理办法

公文处理办法

公文处理办法

第一章总则

第一条为使南京大大投资有限公司（以下简称“公司”）文件处理工作规范化、制度化，提高公文处理的效率和质量，根据国家有关规定，结合本公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所称公文（文件）是指公司及各部门在经营管理等活动中撰写和使用的或外单位传送给公司及各部门的各类应用文、合同、协议、电话记录、传真等。

第三条公司综合管理部负责和协调公司的公文处理工作，主要任务是：

（一）负责拟订公司公文处理规章，经批准后组织实施；

（二）负责对公司公文处理工作进行业务指导，组织业务培训和交流；

（三）负责公司文件的制发管理工作；

（四）负责公司文件的收发、流转、办理和归档工作。

第四条各部门负责本部门内部的公文处理工作，主要任务是：

（一）负责本部门文件的收发、流转和办理等工作；

（二）负责起草、校对以本部门名义制发的文件；

（三）负责承办公司领导批办和公司办公室分办的有关文件事项：

（四）负责本部门文件处理中的督促检查工作：

第五条公文处理应坚持实事求是的原则，按照行文要求和文件处理规定进行，做到准确、及时、安全、保密。

第二章文件种类、格式

第六条公司常用的文件有以下三大类共十三种：

（一）上行文

1、请示——向上级单位请求指示和批准，用“请示”。

2、报告——向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级单位查询等用“报告”。

报告事项不得夹带“请示”的内容。

3、申请——向无隶属关系的管理单位请示批准事项等，用“申请”。

（）

（二）下行文

4、通知——发布公司规章制度、任免干部、部署工作、转发主管单位和无隶属关系单位的文件、批转下级单位的文件，用“通知”。

5、批复——答复请示事项，用“批复”。

6、规定——对某一具体事项进行安排，要求有关部门、人员遵照执行。

7、决定——公司对重要事项做出决策和安排，用“决定”。

8、决议——对公司经会议讨论通过的重要事项，用“决议”。

9、意见——对重要问题提出建议，阐明工作活动的指导原则，用“意见”。

10、通报——表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况、介绍工作经验，用“通报”。

11、会议纪要——记载和传达会议决定事项、主要精神，要求与会单位共同遵守、执行，用“会议纪要”。

会议决定事项涉及机构、编制、人事任免、工资福利、表彰、重大项目的审批等事项，须用其他文件种类行文。

（三）平行文

12、函——公司与不相隶属单位之间以及公司内部各平等部门之间相互商洽工作、询问、提出要求和答复问题，用“函”。

13、合同、协议——公司或被授权的公司各部门、子公司按《合同法》等有关法规规定，与公民、法人和其他经济组织签署的应承担民事责任的法律文件。

第七条按文件格式不同，公司文件分为正式公文、非正式公文、合同（协议）三种。

（一）正式公文格式一般包括发文单位（文头）、紧急程度、秘密等级、发文字号、签发人（上行文）、横隔线、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、主题词、抄报抄送单位、打字人员、校对人员、印发单位、印发日期和印制份数等。

根据有关规定，上行文应注明签发人，位于横隔线之上右首，同时发文字号移至横隔线之上左首。

会议通过的文件，还应在标题之下，正文之前注明会议名称和通过日期。

正式公文原则上不得主送领导个人。

（二）非正式公文是指不采用红色文头、发文字号、印制版记等固定格式的文件，包括一般性函件、传真、电话记录、会议资料、信息资料、内部签报等。

（三）合同（协议）一般应遵照国家有关法律、法规和不同的业务类型合同（协议）格式的规定。

自拟合同（协议）应参照相应合同（协议）格式。

第八条制发公司正式文件所用代字、编号和文头如下：

（一）重要文件用“大大[××]×号”格式编号，用红色“南京大大投资有限公司”文头套印。

（二）重要公函统一用“大大函[××]×号”编号，用红色“南京大大投资有限公司”文头套印。

（三）一般性的公函、内部通知等，可不编文号，用红色“南京大大投资有限公司”文头套印。

如编文号，应位于横隔线之下右首。

（四）公司职能部门以本部门名义制发文件禁止使用“南京大大投资有限公司文件”文头和公司代字。

公司职能部门在公司内部行文，可以“南京大大投资有限公司”红色文头代用，

但必须用本部门的落款和部门章。

第九条公司发文标题用二号或小二号华文中宋体字或黑体字，正文用三号仿宋字或小三号仿宋字，正文段落标题可用黑体字或楷体加粗。

第十条公司文件用纸幅面规格一般采用国际标准a4型，左侧装订。

第三章行文规则

第十一条向上级单位请示问题，应当一事一文。

向上级单位行文，一般只写一个主送单位。

如需要其他相关的上级单位或部门阅知的，可以抄报。

不得越级向上级单位或主管领导行文，尤其不得越级请示问题；因情况紧急必须越级行文时，应同时抄报被越级的上级单位或主管领导。

向上级单位的请示，不得同时发送下级单位或下级个人。

向上级单位的报告，一般不下发，如有特殊需要可抄送同级或下级有关单位或个人。

向下级单位的重要行文，可抄报直接上级单位或主管领导。

第十二条正式行文时，除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人个人报送“请示”、“报告”、“意见”。

第十三条行文权限和范围

（一）公司可以对公司以外机构和对公司各部门正式行文，可以和有关单位或企业联合发文；

（二）公司综合管理部根据董事会、公司办公会议或董事长、总经理授权，可以对外和向公司各部门行文。

第十四条文件内容如涉及公司内部其他部门的职权，办文部门应就该事项与其他有关部门主动协商并会签；若有不同意见，应报请公司领导裁定。

文件内容未经协商一致或未经上级领导协调裁决的，不得上报和下发。

第四章收文办理

第十五条收文处理一般包括签收、登记、拟办、交办、承办、督办等程序。

第十六条凡标明由个人或部门收启的公文，由公司综合管理部收发人员直接分给个人或部门签收处理，其他公文由公司综合管理部收发人员签收登记。

第十七条各部门直接收到上级单位的公文应及时送交公司综合管理部收发人员签收登记，外出开会人员带回的文件及重要资料，涉及公司事务的也应及时送至公司综合管理部收发人员签收登记，不得擅自留存。

第十八条公司综合管理部收发人员在文件登记后，应将文件附上阅办封面送公司综合管理部负责人阅批分办。

公司综合管理部负责人根据文件内容、秘级和紧急程度，及时对收文提

出拟办意见，其中重要来文要呈公司领导指示后办理，其他来文可直接批转有关部门办理。

对紧急文件，分办人应提出办理时限：

对秘级文件，应按保密规定阅办。

对需送几位领导指示的文件，一般应按领导排序由后向前递送。

对需送几位领导传阅的文件，一般应按领导排队序由前向后传送。

第十九条公司领导及各部门负责人阅批文件后要签名并注明日期，对需要办理的文件要按职责权限及时明确地签署意见，以便承办人员正确领会和办理。

第二十条文件承办人应抓紧时间处理文件。

对确不属于本部门职责范围内问题或者不适宜由本部门办理的问题，应当迅速退回公司综合管理部并说明理由。

对需要几个部门会办的文件，由公司领导或公司综合管理部负责人明确主办部门，由主办部门联系其他部门协办。

第二十一条文件传阅、批办、承办过程应有严密手续。

公司综合管理部应随时记录、掌握文件传阅、批办、承办情况，必要时要催阅、催办，保证文件正常流传，提高文件办理效率。

第五章发文处理

第二十二条发文办理一般包括拟稿、审核、会签、签发、打印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等环节。

第二十三条正式文件制发的一般程序是：

承办人拟稿并填写发文稿纸封面→部门负责人审核→如有必要，由有关部门会签→公司综合管理部负责人核稿→对外有承诺事项的文件，由法律事务管理部门审核→公司领导签发→发文登记→拟稿者将文件磁盘交综合管理部清样→拟稿人校对一综合管理部缮印→公司综合管理部盖章、归档→承办部门或公司综合管理部封装发送。

第二十四条合同（协议）等法律文件需要经法律事务管理部门等有关部门会签，才能送呈公司领导签批。

具体办理程序是：

承办部门准备合同（协议）文本，填写“内部请示报告处理单”→送法律事务管理部门及有关部门审核→公司综合管理部负责人审核→分管领导审核→主管领导签发→公司综合管理部用印→承办部门发送。

合同经有关单位签署后，应送公司综合管理部存档，承办部门留存复印件。

第二十五条对以公司名义制发的非正式文件，如一般性的通知、请示、公函、工作建议、工作信息等，应附“内部请示报告处理单”，经部门负责人和公司综合管理部核稿后，由公司领导签发。

第二十六条草拟文件注意事项：

（一）文件内容应符合国家的法律、法规，符合党和国家的方针、政策，符合上级单位的指示，并同公司现行有关规章制度相衔接。

（二）草拟文稿应做到主题突出，观点明确，条理清楚，逻辑严密，内容完整，情况真实，

文字简洁，语气恰当。

此外，还应电脑打样。

（三）文件起草时，有关人名、地名、数字、引文必须准确。

应用文件应先引标题，后引发文字号。

日期应当写具体的年、月、日。

要使用简称时，应先用全称，再加以说明。

（四）文件结构层次序数，第一层为“一”：

第二层为“

（一）”：

第三层为“l”；第四层为“

（1）”。

（五）文件必须使用国家法定计量单位。

文件中的数字，除成文时间、部分层次序数和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为辞素的数字必须使用汉字外，应一律使用阿位伯数字。

代表数量金额的数字，应加标点分隔符、金额单位、币种（不加币种视为人民币）。

（六）文稿送签时，若有需要向公司领导说明事项，应另外附简要的说明，随文稿一并送审。

第二十七条建立发文三审制度：

签发人主要负责审查办文是否必要、是否符合法律和政策、是否符合办事意图。

各部门负责人主要核查文稿数据、事实的准确性，所提措施是否切实可行，以及是否清楚表述说明的问题，避免言不尽义、文种错用、该协商未予协商的情况。

公司综合管理部核稿主要就是否需要行文，是否符合国家的有关法律法规和方针政策，是否符合公司有关规定，是否会商有关部门（或会签），以及文字表达、文种使用、文件格式、印发范围是否准确、规范等问题进行把关。

第二十八条文件经核稿后，按以下规定签发：

（一）以董事会名义发文，由董事长签发；

（二）以党支部名义发文，由党支部书记签发；

（三）以公司名义发文，由董事长、总经理按规定职权签发；

（四）经过批准在报刊发表的公司公文，必须经董事长或总经理批准。

第二十九条签发人签批文件时应表明同意与否，并签署姓名和日期。

其他审批人签名或圈阅，则视为同意。

第六章立卷归档

第三十条文件办理完毕后，公司综合管理部应及时将文件正本、文件草稿、领导批示等有关材料，搜集完整，整理立卷。

由各部门承办的文件，承办人在承办完毕后，应及时将有关文件资料移送公司综合管理部立卷。

第三十一条文件立卷应根据其性质特征、相互联系和保存价值等进行分类整理，保证齐全完整，反映工作全貌，便于保管查找。

第三十二条公司综合管理部应将立卷文件及时移送文档管理员，由文档管理员分类归档。

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对没有存档价值的文件，经过鉴别并报请公司综合管理部负责人批准后定期销毁。

秘级文件销毁，应逐件登记并由两人监销。

（）第七章文件处理时限

第三十三条收发人员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到2小时内送达公司综合管理部。

公司综合管理部负责人分文和拟办时限应视文件数量、内容和性质至迟在1天内办理完毕。

第三十四条公司领导阅批文件时限：

（一）对紧急文件应做到即阅、即批、即办、必要时可以集体传达、研办。

（二）对一般性传阅的文件应尽量速阅速传，一般不超过1天。

如有紧急事务在身无法及时阅文，可通知公司综合管理部延后阅文。

（三）审核签发公司文件，一般应于当日处理完毕；其他呈批性文件应于3日内签署意见并通知公司综合管理部退交呈批单位。

第三十五条承办人员处理时限：

（一）急件、电报、传真、机密文件应随到随办，于文到当日处理完毕；

（二）一般文件由部门主管斟酌经办人员工作情况，指定处理时限，一般以文到3日内处理完毕为原则；

（三）来文有答复期限者，应尽力于来文期限处理完毕；

（四）对计划、总结、案例材料、研究材料、项目材料、规章修订等特殊文件承办，可视情况适当放宽处理时限；

（五）监印人员原则上于发文当天完成用印；

（六）文件归档，应做到日案日清，最迟不得超过2天。

第三十六条送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，公司综合管理部要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第八章附则

第三十七条公司电子文件的管理办法，可参照本办法另行制订。

第三十八条本办法由公司综合管理部负责解释。

第三十九条本办法自发布之日起施行。

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