办公门户系统解决方案.docx
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办公门户系统解决方案
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办公门户系统解决方案
目录
第一章方案简介3
第二章方案内容4
第三章设计理念6
第四章技术架构7
第五章功能模块9
5.1信息管理10
5.2沟通管理10
5.3个人工作管理10
5.4行政办公管理10
5.5知识管理11
5.6公文流转管理11
5.7办公流程管理11
5.8系统管理11
第六章系统特点12
6.1平台化12
6.2强大的工作流引擎12
6.3自定义表单12
6.4在线编辑13
6.5安全设计13
6.6配置灵活13
6.7扩展性强13
6.8易用性好14
第七章运行环境15
第八章价值与收益16
8.1打造集成的管理信息平台16
8.2随需应变16
8.3协同管理17
第一章方案简介
随着新技术的持续发展和知识经济管理模式的到来，用户对办公自动化系统的要求日益提高，迫切需要一个能充分利用网络优势，并可以管理组织运作知识，消除信息孤岛的软件平台，利用该平台快速建立自己网络信息系统，满足用户不断发展的需要。
这些新形势对办公自动化系统提出了新的挑战。
结合新一代办公自动化设计思想和先进技术，将研发完全自主知识产权的办公门户系统。
用信息化手段和新一代的管理思维，提供了强有力的网络化、电子化和信息化支持，把协同办公的理念，知识管理以及信息门户的思想带入办公生活，帮助xxxxx集团实现信息化程度的全面提升。
第二章方案内容
办公门户系统提供多种通信方式和信息发布交流以及外部信息的集成等模块来促进协同工作；工作流在OA中的应用也被大大延伸，不仅解决传统收发文管理，还可以处理各类流程性事务甚至核心业务；知识管理思想全面引入，便于知识积累，利于长远发展、新闻中心和情报中心作为门户系统表现，帮助组织对内外部相关信息进行收集和归类、提升了组织知识管理。
该系统的主要目的是实现一个集成的办公环境，让所有工作人员能够利用网络实现协同工作和知识管理。
办公门户系统的内容主要包括以下几个方面：
●建立内部通信平台
使项目或组织内部的数据和信息交流快捷通畅，提高沟通能力。
●建立信息发布平台
在项目或组织内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在单位内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。
●实现工作流程的自动化
这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。
各个部门都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，达到可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率的目的。
●实现知识管理
使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段，为建立学习型组织打下基础。
●辅助办公
实现会议管理、车辆管理、办公用品管理、人力资源管理等日常事务自动化管理。
●实现分布式办公
由于单位各部门地域分布广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。
系统支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公，能够很好的解决分布式办公的问题。
通过实现上述目标，最终达到节约运营成本，规范单位和项目的工作管理，加强协同工作的目的，为员工提供一个协作的平台，为领导提供一个决策平台。
第三章设计理念
我们的设计理念是既要创造价值，又要提供良好的用户体验。
创造价值是指xxxxx集团采用了这套软件后能提高管理，加快决策、提高效率、带来效益、这是软件开发的根本出发点；而提供良好的用户体验是指软件设计要人性化、方便操作，提供给用户统一简洁的界面，让用户用的明白、操作方便。
同时在系统中，也注意了引入业界领先的管理思想，在系统设计中把现代项目管理技术（ProjectManagement）、知识管理思想（KnowledgeManagement）、协同办公理念（CO-WORK），全面引入，结合国内实际情况，深入浅出的应用于OA系统。
作为一套现代化的办公自动化系统所要实现的目标不仅仅是无纸化办公，而是要实现全面的协同工作，还要实现知识管理，以及支持全过程的项目管理。
第四章技术架构
办公门户系统建立在基于.NET架构开发的先进的自主组件平台之上。
.NET技术由于其跨平台特性，面向对象特性，安全特性等使之已经成为构建各类单位应用的标准。
.NET架构把数据库访问、.NET组件、企业级应用技术等有机地集成在一起，使之特别适合于构建复杂的大中型应用，更好支持B/S结构，保证系统具有很好的可扩展性。
办公门户系统的系统总体技术架构如下图所示：
办公门户系统采用的是基于.NET的MVC模式的三层架构设计：
表示层接收用户的指令或者数据输入，提交给业务逻辑层做处理，同时负责将业务逻辑层的处理结果显示给用户；
业务逻辑层（业务层）的主要任务是负责接收表示层的数据请求，将这些请求进行必要的业务逻辑检查（包括权限检查），然后将请求分解成不同的数据层操作，由数据层进行处理，然后将处理结果返回给表示层；主要采用了.NET的ASP。
NET、AJAX.NET等技术实现；
数据层用于访问和更新存储数据的数据库服务器，主要采用了数据库连接池技术、ADO.NET技术。
办公门户系统根据设计划分为8大业务模块：
信息管理、沟通管理、个人工作管理、行政办公管理、知识管理、公文流转管理、办公流程管理和系统管理等功能模块
第五章功能模块
5.1信息管理
信息管理功能帮助组建信息中心，完善信息归集、分类和发布，按照不同的特点进行信息的查阅、使用和发布；实现对内部信息的管理。
信息管理主要包括：
新闻、公告、员工通讯录、领导日程安排、常用链接、公共留言、网上调查、在线记录、我的工作等。
5.2沟通管理
沟通是进行有效管理最为重要的手段，沟通管理集中信息化沟通方式，为组织的分支之间、部门之间、职员之间以及组织与员工之间提供通畅的交流方式，提高组织内部交流和工作的效率；沟通管理主要包括：
电子论坛、系统短消息、电子邮件、办事指南、提醒机制、网络会议等。
5.3个人工作管理
为系统用户提供了一个自己的办公管理环境，可以进行个人工作的处理以及个人一些资料知识的管理等，同时提供员工之间工作交流的管理，彼此选择性的进行资料文档和其他的交流和共享,主要包括：
名片夹、个人信息维护、个人文件夹、待办事宜、日程安排、工作计划管理等。
5.4行政办公管理
行政办公管理主要是对于内部相关的办公业务的管理，在建立同一协同平台的基础上，集合各个部门的管理办公业务，实现办公业务资源的管理，从而提升组织的内部协调和资源的合理应用。
包括：
人力资源管理、车辆管理、办公用品管理、会议管理等。
5.5知识管理
知识管理实现对技术资料、图书资料进行管理，主要实现电子资料的上传、分类、灵活查询、浏览、下载、权限分配等功能，方便分类管理和资料使用；
知识资料库可以对任何形式的资料等进行管理包括公司资料、图片档案等。
对于其他系统中的知识、文件资料可以直接归档到知识库中相应的各层管理库中，并且提供文件的版本管理。
5.6公文流转管理
公文处理可供用户实现公文收、发的全部过程，包括拟稿、核稿、签发、打印、用印、发文登记、收文登记、拟办、批办、传阅、承办、催办、注办等，处理完毕需要归档的公文可以转入档案管理系统归档，不需要保存的公文可以销毁。
5.7办公流程管理
办公流程管理主要是实现对各种业务流程的管理，以及各个部门的协同工作，并且提供透明化的业务过程管理，同时可以了解每一个业务流的状态和控制，提高工作效率，提升管理能力，可以建立合同评审、采购审批、费用审批、出差申请、财务报销、人员招聘、等办公和业务管理流程的设置，实现动态流程管理。
5.8系统管理
确立系统的管理中心，集合系统所有的基础管理信息中心，动态调整组织机构和人员的调整，以适应组织改革发展的需要。
根据经营战略、远景规划，设计适合发展的个性化的组织机构，实现网状模型（兼容金字塔模型和扁平模型）的单位组织结构信息的维护（机构编码定义，修订/删除组织节点间的关系等）和浏览（组织特色的机构图）；可以进行实现按照组织的发展进行调整和变动。
第六章系统特点
6.1平台化
集成webserver,应用服务器；
集成功能完善，性能可靠的电子邮件系统；
不依赖Domino,Exchange等软件。
6.2强大的工作流引擎
完全自主知识产权的工作流引擎，可实现多路分支，选择分支，汇聚等复杂流程；
执行者可以指定为具体人、部门或者部门负责人或者某岗位；提供文件自动锁定技术，可以防止文件被两个或多个用户同时修改时丢失信息。
工作流引擎不仅应用于公文流转还应用到了日常办公等各类业务。
通过WEB方式，定义新的流程库，设置各种库的不同参数，方便建立如报销管理、资金申请等各类型的工作流应用。
6.3自定义表单
可定义各类形式的表单，不同于一般的OA系统把自定义表单以html文件形式存在数据库，而是以xml形式存在数据库，便于以后与其他系统交互时解析数据；
在设计工作流流程时，管理员还可以通过定义自定义表单中的每个字段在每个流程步骤中的权限（隐藏、显示、修改），不同的用户执行不同步骤时，即可对表单进行不同的操作，这个功能也是国内其他OA系统不具备的。
6.4在线编辑
借助WEB文档控件，可实现在浏览器上修改Word,Excel文档，实现痕迹保留；
支持数字签名，电子印章技术。
6.5安全设计
严格的权限控制，未授权人员无法做相应操作；
强大的日志功能，记录用户的各种重要操作和系统的异常信息；
支持SSL,对在网络上传输的信息进行128位的加密，防止信息被截获泄密。
6.6配置灵活
完善实用的部门岗位设计，支持多层次多级部门设置，支持一人多岗设置；
严格完善的权限与用户组管理，管理员可定义每个用户在每个模块的各种权限。
6.7扩展性强
结合工作流引擎，采用自定义库、自定义表单、流程的方式很容易开发新的业务流转模块；
依托系统提供的基础软件和基础模块，用户可在此平台开发其他应用系统，如项目管理系统、客户关系管理系统，进销存系统，人力资源系统等，整合挖掘企业内的其他系统资源，实现企业信息门户；总公司可以实现与其他单位互连，为全面实现电子政务夯实基础。
6.8易用性好
完全B/S结构，用户用浏览器访问系统，无需安装客户端，方便远程访问；
任务推到桌面，引导用户完成操作；
界面简洁友好，使用简单，便于培训和实施。
第七章运行环境
服务器
操作系统：
MicrosoftWindowsServer2003或更高版本
内存：
1GB，建议2GB或更多
硬盘：
10GB，建议20GB以上
客户机
操作系统：
MicrosoftWindowsXP、Windows7
浏览器：
MicrosoftIE6.0以上
分辨率：
1024×768以上分辨率
第八章价值与收益
8.1打造集成的管理信息平台
该办公门户系统彻底摆脱了传统OA的束缚，注重的是用户的实际需求、现代管理知识和业务流程的电子化实现。
系统向着协同化、平台化、一体化的方向发展，为用户提供一个集成的管理信息平台。
对于管理层来说，它提供了一个能够有效监控组织运作、协调各种资源、分析运营状况，协助分析决策的OA系统；对于部门经理而言，它提供了一个可扩展、可高度订制、功能纵深的应用集成平台，有效解决“孤岛”难题；而对于经理则提供了一个能够帮助分解部门、调控和管理部门的资金、人力、物资、进度，并对项目做出各角度分析以帮助部门小组更好的完成任务的OA系统；对于普通员工，它则提供了一个个性化的个人工作界面，可以共享知识信息，与组织其它各部门人员保持沟通，共同完成各种事务，并协助有效制定个人工作计划的门户系统。
8.2随需应变
办公门户系统强大的可定制性能满足不同用户对办公自动化的需求。
组织的组织结构、人员结构、业务流程等千差万别、即使同一个组织，也会在发展过程中对各种因素做出调整，而办公门户系统提供的是一个开放的、灵活的、强适应性的办公自动化环境，无需二次开发，即可以通过少许设置完成对系统的重定义以满足组织的需求
同时，办公门户系统还提供了诸多信息集成和业务集成技术，使得信息集成、业务应用集成等繁琐的工作变得轻松可行。
为组织内其他业务系统的整合和信息孤岛问题的解决提供支持，真正实现组织信息门户。
8.3协同管理
办公门户系统可以实现组织内的信息协同及各部门、各人员之间的工作协同。
基于项目或组织信息网状管理体系建立，所有的信息和应用在系统中都不是孤立，而是强相关联的，针对不同的信息来源、结构和存储方式，用户都可以利用本系统通过某个信息点到达与其相关的任意一个信息点或提取整张信息网；实现了应用的集成化，例如进度管理、质量管理、人事管理、文档管理、资产管理等都是完全结合在一起的整体，这样用户只需要在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平台、数据库和应用系统之间切换；实现了各部门、各人员之间的协同工作，跨部门、多人员、多任务的工作可以在统一规划、统一调度、高效共享及交流下完成。
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