文件与记录控制程序.docx

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文件与记录控制程序

目录

1.目的1

2.适用范围1

3.定义1

4.文件控制程序1

4.1内部文件编制、审批、发表1

4.1.1管理程序文件1

4.1.2执行文件2

4.2外部文件管理2

4.2.1外部组织文件2

4.2.2政府及集团公司文件2

4.3法律法规及标准2

4.3.1信息收集2

4.3.2购买3

4.3.3发放登记3

5.文件修订与更新3

5.1管理程序文件3

5.2执行文件3

5.3文件更新标识3

6.文件保存与处置3

6.1项目管理程序文件3

6.2执行文件3

6.3外部组织及集团公司文件4

6.4法律法规/标准规范4

6.5特别说明4

7.文件效力4

8.文件密级设置原则4

9.文件与记录编号4

9.1程序文件编号4

9.2执行文件及记录编号5

9.3记录要求5

9.3.1文件、记录保存方式5

10.文件、记录保存时限5

11.文件、记录编号5

12.相关文件5

13.附表5

文件与记录控制程序

1.目的

为明确大庆建筑安装集团有限责任公司在抚顺天然气综合利用项目工程文件、记录等建设文件控制的基本准则，以对其适宜性、充分性及相应的审批、发表范围、更新、编号、效力标识、保存、废止和外来文件的接收、转发等事项进行管理，使其始终处于有效的受控状态，特制定本程序。

2.适用范围

本程序适用于抚顺天然气综合利用项目大庆建筑安装集团有限责任公司抚顺项目部管理过程中发生/接收文件、记录的控制。

其中包括：

2.1项目管理体系策划形成的程序文件；

2.2工程建设项目管理发生的执行（作业）文件与记录；

2.3接收的政府职能部门及集团公司的文件；

2.4适用的法律法规、部令及国家、行业标准规范；

2.5与项目部合作、协作的外部组织有关的文件与记录等。

3.定义

部门：

项目部织机构设置的明确赋予了工作职责的职能部门。

4.文件控制程序

4.1内部文件编制、审批、发表

4.1.1管理程序文件

程序文件由各职能部门根据项目部定义、分解的管理工作及职责编制，文件编制格式及要求见《管理体系程序文件编制规定》（FSZX-SGD-GLWJ-GLTX-01）。

程序文件编制应充分表达策划的工作方法、资源需求、职责权限及必须的记录要求，形成的初稿职能部门评议审核后，提交项目各职能部门会签（包括电子介质）。

若项目部各职能部门评审认为文件需要予以完善、优化时，则提出反馈意见；若涉及其他部门的内容不适用或有矛盾时，提出反馈意见和增编内容；编制部门应根据反馈意见进行修改完善，已确认文件初稿可适用或经修改完善的文件，经项目综合部打印并报项目经理批准后执行。

批准执行的程序文件由主编部门根据密级设置及工作涉及界面在“文件传送单”（FSZX-SGD-GLWJ-WJCS-B1）确定发表范围，由项目综合部负责分发，并长期保存原件及经接收部门签收的“文件传送单”；（程序文件若对外部发表时，须经主管领导批准）。

程序文件纸介质项目每个部门发放一份，电子介质由项目综合部统一在内部信息平台局域网上发表（发表范围与纸介质一致），其登录、置换、撤消操作权限设置在项目综合部，所有程序文件中设计的电子介质应用格式范本则另设相应的数据库保存，以方便各作业面下载使用。

4.1.2执行文件

执行文件应按程序文件中设计的格式与要求编制（属于保密文件的，应根据保密特性设置密级标识），向本部门/项目部外发出的文件必须由部门/项目部部负责人或授权人批准或签发；当部门/项目部认为其权限、能力不足以最终决定文件内容时，或由部门起草但以大庆建安集团抚顺项目部名义对外发表的文件，必须经部门负责人审核并经主管领导批准或签发。

当执行文件内容涉及需其它部门/项目部确认、支持事项时，文件发生部门/项目部应以“文件会签/审批单”（FSZX-SGD-GLWJ-HQSP-B2）方式，将文稿提交有关职能部门/项目部评审，并按适宜的或形成一致的意见修改后送项目经理审批（如有规定）。

执行文件发放范围（要考虑密级因素）的确定及签收采用“文件传送单”形式，对外发出的重要文件（如：

商务、财务或涉及法律事项等）应要求对方签收回执。

执行文件原件、“文件会签/审批单”及形成签收记录的“文件传送单”在文件发出部门/项目部保存。

执行文件电子介质由发表部门/项目部负责在事先设置的信息平台局域网部门数据库上登录,并根据密级设置发表界面及阅览权限。

4.2外部文件管理

4.2.1外部组织文件

外部组织文件发送到项目部时，由综合部文控工程师统一接收/转发。

收件部门应对收到文件的效力进行识别，当文件涉及相关部门时，收件部门应及时再转发；当文件内容涉及商务、核心技术、财务及外事等重大事项时，收件部门应及时转呈主管领导，若此类文件需再转发其他外部组织时，需经主管领导批准。

外部组织文件电子介质由最初接收部门负责在项目信息平台局域网数据库上登录,并向有关部门发表，其登录、置换、撤消权限设置在文件登录部门或由项目综合部统一管理。

4.2.2政府及集团公司文件

政府部门及集团公司的文件接收及转发控制方式同4.2.1条要求。

4.3法律法规及标准

4.3.1信息收集

法律法规及国家/行业标准规范及更新状况信息由各部门负责根据工作需要收集并向有关界面发表（包括电子介质），情报可通过各类学会、协会或媒体（网络查询、下载）渠道获得。

4.3.2购买

各部门/项目部对法律法规或标准规范（包括电子介质）如有购买需求时，应由部门/项目部负责人签署注明购买资料名称、编号、份数的“资料购买申请单”FSZX-SGD-GLWJ-ZLSQ-B3，经主管领导批准后提交综合部统一购买与发放。

4.3.3发放登记

标准规范发放时，综合部负责以“标准规范发放登记”FSZX-SGD-GLWJ-BZFJ-B4方式在计算机中保持记录；当法律法规、标准规范更新或废止时，综合部应根据其记录通知使用部门/项目部。

5.文件修订与更新

5.1管理程序文件

当管理程序文件因国家法律法规修改、内部机构调整、职责权限变更、工作程序需优化、完善等改进要求时，文件编制部门应对文件的适宜性、充分性进行评审，并开展修订工作。

修订更新的管理程序文件发表过程同4.1.1条。

综合部发放新修订更新的程序文件时，应根据原文件发放范围记录，在收件部门/项目部保存的旧版文件封面标注“废止”标识。

电子介质文本由综合部在项目信息平台局域网上置换并公告。

5.2执行文件

执行文件的修订更新通常只涉及“计划”、“报表”类文件，修订更新应由原发生部门/项目部负责，批准、发放过程及范围应与前版一致。

修订更新的执行文件发表后，旧版文件由发件/收件部门、项目部根据其价值决定保存或弃毁。

5.3文件更新标识

修订更新的文件编号与原文件一致时，其版号相应递增，以确保使用处对文件的更新和现行修订状态得到及时识别。

6.文件保存与处置

6.1项目管理程序文件

管理程序文件原件保存在综合部，当文件更新后，旧版原件标以“作废”标识，保存至项目工程移交弃毁，各部门/项目部配发的文件旧版可适时弃毁。

6.2执行文件

各部门/项目部应对发生/接收的文件进行分类，并动态登录相应的“文件目录清单”FSZX-SGD-GLWJ-MLQD-B5以便于查询检索。

文件归档由文件发生部门/项目部执行档案管理要求，办理归档手续；不须归档的文件由各职能部门/项目部视文件价值适时弃毁，保密文件由各职能部门/项目部负责人统一送交综合部封存、处置。

6.3外部组织及集团公司文件

外部组织及集团公司的文件保存处置同6.2节，归档由文件接收的主管部门负责移交综合部统一管理。

6.4法律法规/标准规范

当保存、使用法律法规、标准规范的部门在获得作废或更新信息时，应在废止的法律法规、标准规范封面标以“作废”标识，电子介质则由综合部在信息平台局域网数据库上置换并公告。

6.5特别说明

各部门在编制程序文件时，除应对过程发生的文件、记录的控制方法、力度、权限明确具体要求外，还应对其保存与处置方式做出规定。

7.文件效力

7.1程序文件及执行文件一经批准发表后，即赋予了执行效力，形成对具体工作制约、指导、支持的准则和依据，项目部全员均应理解并贯彻执行或应用。

7.2在文件执行期间，其解释权在编制发表的部门。

若执行部门标以对条文内容释义产生严重分歧时，则由项目部负责协调；确因文件内容不适用或不充分时，执行第5章要求。

8.文件密级设置原则

任何有保密要求的文件应设置相应的密级标识，并采取有效的保密措施，以确保其在确定发送范围、流转、回收等事项的控制与文件的保密程度相适应。

文件密级设置应遵守以下基本原则确定：

项密一级：

文件内容仅限于决策层、部门执行层及与其本人工作有直接关系的特定人员阅览；

项密二级：

文件内容仅限于决策层、与其部门工作有直接关系的特定执行层人员阅览；

项密三级：

文件内容仅限于决策层及其指定的核心技术/商务/财务/工程部门等人员阅览。

9.文件与记录编号

9.1程序文件编号

各职能部门编制的程序文件，其编号统一执行《管理体系程序文件编制规定》（FSZX-SGD-GLWJ-GLTX-01）要求。

9.2执行文件及记录编号

所有工作执行过程发生的文件/记录，其编号统一参照《中石油昆仑燃气有限公司工程建设项目竣工验收手册》7.1、7.2条款的相关要求执行。

文件编号由项目名称代码—项目建设阶段代码—文件起源代码—文件类型代码-文件名称代码—流水号组成。

代码采用文件名称或习惯简称的汉语拼音首字母缩写构成，如“大庆建筑安装集团有限公司”代码为：

DQJA。

9.3记录要求

9.3.1文件、记录保存方式

执行文件/记录发放、转发、接收部门/项目部应在“文件目录清单”上保持登记，“文件目录清单”应与覆盖的文件/记录形成分类卷宗系统。

10.文件、记录保存时限

因文件流转发生的“文件传送单”、“文件会签/审批单”在各部门保存至工程移交，关乎经营结算方面文件保存至工程结算审计完毕；“资料请购单”可作为资料采购批准的凭证，在办理财务报销手续时提交财务部。

11.文件、记录编号

“文件传送单”、“文件会签/审批单”、“文件目录清单”按本文件9.2节要求编号，“资料购买申请单”、“标准规范发放登记”不要求编号。

12.相关文件

《管理体系程序文件编制规定》（FSZX-SGD-GLWJ-GLTX-01）；

《项目部组织机构及职责》（FSZX-SGD-GLWJ-WJCS-ZZJG-01）。

13.附表

FSZX-SGD-GLWJ-WJCS-B1文件传送单；

FSZX-SGD-GLWJ-WJHQ-B2文件会签/审批单；

FSZX-SGD-GLWJ-ZLSQ-B3资料购买申请单；

FSZX-SGD-GLWJ-BZDJ-B4标准规范发放登记；

FSZX-SGD-GLWJ-WJQD-B5文件目录清单。

文件传送单

编号:

FSZX-SGD-GLWJ-WJCS-B1

文件名称

签

发

岗位

部门负责人

公司主管领导

文件编号

签署

文件发生/转发部门

日期

对公司本部部门发送范围

部门

签收

日期

部门

签收

日期

对建设项目管理组织发送范围

部门/项目部

签收

日期

部门/项目部

签收

日期

对外发送范围

序号

收件单位及部门名称

签收

日期

说明事项:

联系人:

电话:

传真:

Email:

文件会签/审批单

FSZX-SGD-GLWJ-WJHQ-B2

文件名称

编号

FSZX-SGD-GLWJ-WJHQ-B2

文件编号

签发部门

签发人

签发日期

紧迫程度

加急紧急急

年月日

会签部门

文件送达

月日时

要求返回

月日时

评审意见：

签署：

年月日

会签部门

文件送达

月日时

要求返回

月日时

评审意见：

签署：

年月日

会签部门

文件送达

月日时

要求返回

月日时

评审意见：

签署：

年月日

会签部门

文件送达

月日时

要求返回

月日时

评审意见：

签署：

年月日

项目领导

文件送达

月日时

要求返回

月日时

审批意见：

签署：

年月日

紧迫程度定义：

加急（1天）、紧急（2天）、急（3天）；选项采用符号“”表示。

资料购买申请单

FSZX-SGD-GLWJ-ZLSQ-B3

序号

资料或标准规范名称

标准号

份数

使用部门/专业

购买用途或理由：

申请部门负责人：

年月日

质量管理部意见：

部门负责人：

年月日

审批意见：

公司主管领导：

年月日

标准规范发放登记

FSZX-SGD-GLWJ-BZDJ-B4

序号

标准规范名称

标准号

发放时间

份数

接收部门

领取人

当前效力

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

文件目录清单

FSZX-SGD-GLWJ-WJQD-B5

编号

FSZX-SGD-GLWJ-WJQD-B5

保存部门

文件状态

序号

文件编号

文件名称

版号

登录日期