货品管理办法.docx
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货品管理办法
第五章 货品管理办法
第一节 总则------------------------------------------------------2
第二节 配送中心总库职责及人员岗位职责----------------------------3
第三节 配送中心产成品入库、出库、调换货管理----------------------5
第四节 配送中心促销物料及低值易耗品入库、出库、调换货管理--------8
第五节 配送中心货品储存保管、记录和盘点管理办法------------------9
第六节 配送中心报表管理------------------------------------------10
第七节 《客户货品回执单》管理办法--------------------------------10
第八节 办事处分库职责及相关人员职责------------------------------11
第九节 办事处收、发、调换货管理----------------------------------16
第十节 办事处货品储存保管、记录和盘点管理------------------------17
第十一节 办事处报表管理------------------------------------------18
第十二节 自营市场促销活动货品管理--------------------------------18
第十三节 相关责任------------------------------------------------19
第一节 总则
一、货品管理原则：
（一）、定义：
海南京润珍珠生物技术股份有限公司配送中心为公司总库，深圳京润珍珠销售有限公司各办事处仓库为分库；
（二）、监督权限：
配送中心总库负责核对总库库存；各办事处分库负责核对、汇总各销售终端网点库存；ERP控制中心负责核对汇总总库及各分库库存，财务监控和督导所有物流经过的环节；
（三）、责任归属：
明确物流各环节点，货品交接人，管理责任人，谁经手谁负责。
二、货品管理目标：
（一）、总库管理目标：
保证供应、销售、退、换货等物流环节的安全畅通，确保资产物资的安全性和准确性,为公司提高管理水平发挥积极作用；
（二）、分库管理目标：
保证销售终端各销售网点数字统计及时、准确，保证货品安全，高效完成货品管理任务。
三、财务监控货品的管理：
（一）、公司总经销海南京润珍珠生物技术股份有限公司的货品，以公司实际销售情况结算；
（二）、公司尚未销售结算的货品，由ERP控制中心汇总后，经公司财务部审核后，与生物公司财务部核对；
（三）、财务监管货品流程图
销售货款
汇总经核对核对
销商开出销售清单月末一致一致
点办事处核对
自营销售开出进项发票
销售
销售货款
四、货品管理范畴：
（一）、配送中心总库货品管理；
（二）、办事处各分库货品管理；
（三）、货品含产成品、促销赠品、促销物料及低值易耗品。
第二节 配送中心总库职责及人员岗位职责
一、配送中心总库职责：
（一）、全面负责管理公司的产成品、促销赠品、促销物料及低值易耗品。
根据各类货品的特点及库房容量，合理划分储存区域，推行科学的管理，确保公司货品的安全；
（二）、负责公司的产成品、促销赠品、促销物料及低值易耗品的收、发、退、换业务，并对公司的产成品、促销赠品、促销物料及低值易耗品进行明细分类管理，按时进行入库、发货、结存、盘点明细核算；
（三）、负责控制产成品、促销赠品、促销物料及低值易耗品的库存量，制定合理库存量，并对各类物资进行统一调配；
（四）、根据促销物料及低值易耗品的库存情况，对营销系统所需或当库存量低于安全库存量时，负责反馈到市场保障部，并提出申购；
（五）、为了使配送中心的物流管理更规范，便于统一作业，负责公司的存货编码工作；
（六）、负责产成品、促销赠品、促销物料及低值易耗品的进、出、存等各类报表；及时向公司财务部、公司相关部门及公司领导报送各类报表；
（七）、每月31日为各类物资的结算日，负责定期对各类物资进行盘点，做到账证相符，账实相符；
（八）、负责整理库存货品过期、变质等不合格的产品，积极开展废旧物资的回收、整理、利用工作，协助做好积压物资的处理工作以及报损的各类物资的上报工作和处理建议；
（九）、负责整理各销售终端及经销商退回的货品，及时通知质检部门对其质量进行检验；协调生产部门对可返修和回收利用的货品及时处理，降低货品的储存成本，减少货品损失；
（十）、严格遵守公司的《保密制度》，防止经营机密的泄露，对供应商、经销商以及库存的相关信息资料进行保密；
（十一）、做好仓库安全保卫工作，确保仓库和物资的安全；
（十二）、严格按照ERP系统的管理办法进行操作；
（十三）、负责做好客户货品的跟踪，提高服务意识。
二、岗位职责：
配送中心由部门经理直接负责；库管员、ERP操作员、内勤对部门经理负责，配送中心在账务处理上接受财务部指导和监督。
基本原则是帐物分开，管帐不管物，管物不管帐，既互相监督，又分工协作。
仓库按产品的品种不同分为：
保健品、护肤品、促销赠品、促销物料和低值易耗品分类管理：
（一）部门经理岗位职责：
1、主持本部门日常管理工作，指挥、监督、检查下属的工作，确保分工明确，人人有责；
2、主持本部门工作会议，及时传达贯彻上级指示，贯彻执行公司的各项规章制度，做好本部门劳动纪律管理，不断发现问题，解决问题，及时组织人员制定预防措施，并监督执行；
3、负责落实本部门工作计划的完成情况，协调本部门与其他部门之间的关系；
4、审核ERP控制中心汇总各办事处的要货计划，确保要货计划与生产计划的衔接以及要货计划的可操作性。
有权对促销物料及低值易耗品的供应商进行评估，具有选择、淘汰提议权；
5、掌握货品需求的计划和生产供应计划的完成情况，确保配送中心及各销售终端的产成品、促销赠品、促销物料及低值易耗品的供求平衡，负责产成品、促销赠品、促销物料及低值易耗品的有效配送；
6、负责制定公司的货品编码原则，组织配送中心人员对公司的货品进行编码，建立物资档案；
7、负责审核产成品、促销赠品、促销物料及低值易耗品的入库、发出、库存、盘点情况，有权拒绝不符合仓库管理规定的入库与出库要求；
8、负责分析公司总库和分库的产成品、促销赠品、促销物料及低值易耗品的入库、发出、库存情况，及时向上级有关部门及领导提供客观真实的物资状况，以利于领导决策和管理；
9、组织和监督下属对公司总库和分库物资进行定期盘点，确保公司物资账实相符；
10、组织人员对超储、积压物资、废旧物资进行统计分析，研究分析发生的原因，并提出相关意见与改进建议，确定合理的库存量；
11、监督下属做好产成品、促销赠品、促销物料及低值易耗品仓储过程中的安全保障及保养工作，确保库存物资的质量要求；
12、负责对本部门员工进行考核，组织员工进行业务学习，提高工作能力与素质。
对本部门职员具有任免、奖惩提议权。
（二）ERP操作员、内勤岗位职责：
1、协助部门经理管理本部门的日常账务管理工作，严格按照ERP的流程和权限进行操作；
2、及时登记产成品、促销赠品、促销物料及低值易耗品的各类数字并核对，搜集整理部门内各类单据、报表，并对其进行汇总、装订，与财务部进行核对，按时上报部门经理，以便于及时向公司相关部门和公司领导上报；
3、负责各类单据、报表的及时性、真实性、完整性，确保账务的质量；
4、负责对产成品、促销赠品、促销物料及低值易耗品的库存进行定期和不定期盘点及监督，并做到卡物相符、账实相符，保证货品的安全；
5、定期向部门经理提供须报废的产品情况，提出报废申请；
6、做好部门内电话接听工作，礼貌、耐心倾听客户反映的情况并做好登记，不能解决问题要及时向部门经理汇报，以便于进一步处理；
7、负责客户货品回执单跟踪情况，强化服务意识，并做好登记和汇总，真实、完整的填写客户反馈的情况，并向部门领导汇报和相关部门及公司领导反映；
8、整理部门各类文件,并按公司的《档案管理办法》进行归档管理；
9、负责部门内办公用品的正常使用；
10、努力学习专业知识，提高综合素质，提高工作效率和水平；
11、完成部门经理交办的其他工作。
（三）、库管员岗位职责：
1、严格执行仓库管理规定。
2、办理货品入库，对不合格产品有权拒绝入库；
3、根据审核批准的出货单发货，手续不全不予发货；
4、出入库时应及时、准确登记物料卡。
并做到卡物相符、账实相符，保证货物的安全性；
5、按照“先进先出”的原则发放货品，保证产品的质量，确保产成品不超过保质期；
6、落实安全防范措施，做好防火、防盗等工作，确保仓库环境清洁、整齐、空气流通，要随时检查货品，防止变质；
7、整理统计退回的货品数量，按规定区域堆放，及时通知质检人员质检，便于生产部及时分检回收处理；
8、保证仓库设备工具的正常运转、规范操作和保养；
9、要科学、合理分析物料的供应情况,提出科学的物料采购申请；
10、努力学习专业知识，提高综合素质，提高工作效率和水平；
11、完成部门经理交办的其他工作。
第三节 配送中心产成品入库、出库、调换货管理
一、入库、出库管理操作流程：
完工产成品
成品仓库办理入库
学质检单
发货单装箱记录货品交接清单
入库单
使用主要单据：
质检单、紧急放行单、入库单、发货单、装箱记录本、物流公司货品交接单。
二、入库管理：
（一）、在办理入库之前，库管员要先把要入库的同类产品物料卡上的数量和实物核对一致，方可摆放一起办理入库，否则另起一行办理入库；
（二）、库管员入库时，要严格按照货品的属性、特点、结构和类型规划设置仓库，并根据仓库的条件考虑划区分工；
（三）、生产部完工产品经质检部检验合格，出具质检报告单。
特殊情况时，库管员提出申请紧急放行，经公司领导同意后方可放行入库；
（四）、产成品按《入库单》办理入库手续，并附质检报告（紧急放行单）。
《入库单》一经各方签字确认，不得随意更改；
（五）、产成品库管员根据手续完备的《入库单》验收实物，并核对产品名称、规格、数量，核对无误后在《入库单》上签字确认。
验收货品时要双方当面点交清楚，明确责任。
如有差异，应立即与生产部核实并重新办理入库；
（六）、签名后的入库单要撕下“仓库联”作为登记实物的依据，并及时交ERP操作员录入ERP系统，以便及时反映即时库存；
（七）、办理入库完后，要在物料卡上登记入库的品名、规格、数量。
三、出库管理：
（一）、对于一切手续不全的提货、领料事项，仓管员有权拒绝发货，并视其程度报告部门经理，绝对不得以白条顶库；
（二）、各类手续齐全的单据必须在2个工作日内发出，遇特殊时期，如公司大型促销活动期间，所有单据无法在两个工作日之内发出的，应根据单据需求的缓急程度，在不影响销售的情况下做好发货安排；
（三）、库管员接到ERP操作员的发货单（发货单审批手续完备且必须有编流水号和部门经理签名）后，按发货单上的品名、规格、数量等及相关要求进行配货；
（四）、按“推陈储新、先进先出”的原则发放，发货时坚持一盘点、二核对、三发货、四减数的原则，要及时登记物料卡；
（五）、货品备好后，要严格按照货品的规格、属性、结构等拼好箱、做好装箱记录、进行验货（且整箱货要进行交叉验货）；
（六）、保证发货准确后，填写《客户货品回执单》、发货单客户联随货同行；
（七）、要按同一客户的货品在指定的地方码在一起，准备与物流公司交接；
（八）、海南办自营网点《出货单》上由送货人签收（送货人必须当面点清货品）-----随货同行----->销售网点：
营业员当面签收----->配送中心。
如有差异：
需网点收货人和送货人双方当面签字确认并传回配送中心，以便做出相应的处理。
四、调换货管理：
（一）、调换货操作流程：
质检
仓库待检区
调换货签报
质检报告开领料单
确请验单
所属办事处编制
（二）、使用主要单据：
调换货签报、货品清单、请验单、抽检单、质检报告、退货单、领料单；
（三）、系统内和自营终端调换货：
各网点应及时整理库存，对于存货过多自身无法销售的货品应及时退回配送中心总库，在退货前与配送中心进行沟通，确认退货时间和退货数量，并附退货清单，以便配送中心在收货时及时核对，配送中心接收后及时通知质检部门进行质检，并及时将质检报告回传到办事处及ERP控制中心，办事处根据质检报告编制调拨申请单，由ERP控制中心进行审核后将单据报送给配送中心；
（四）、经销商调换货：
经公司签报同意后，经销商将所需调换的货品发到配送中心，配送中心接收后及时通知质检部门进行质检，并及时将质检报告回传到经销商所在的办事处及ERP控制中心，办事处根据调换货的最终处理意见编制退货单，由ERP控制中心进行审核后将单据报送给配送中心，对于公司不予以调货的货品，根据经销商的实际需求确认是否退回经销商；
（五）、报损：
对于需报损的物资由配送中心ERP操作员做签报，写明报损原因，经部门经理及财务核准，报总经理和董事长批准同意后报损。
每月ERP操作员将需要报损的产品汇总编制报损处理签报，注明报损原因，并附质检报告上报财务部，依相关部门领导及总经理和董事长批准后，配送中心从存货账上消账，并将报废品单独封存放，待年末税务检查后统一销毁处理。
第四节配送中心促销物料及低值易耗品
入库、出库、调换货管理
一、操作流程：
入
库
请验质检
进入暂入库
外购
物资申购单请验单质检报告
核对货单节器 入库单
使用的主要单据：
物资申购单、请验单、货单、质检报告、入库单。
二、验收入库管理：
（一）、库管员应定期清查各类促销物料及低值易耗品的库存情况，根据要货计划、现有库存数以及库存数与安全库存之间的差异，并结合采购周期适时填写《物资申请单》，注明物资名称、规格、单位、数量、单价、金额、要求物资进库时间、申购理由等，经配送中心经理签字后，经主管销售负责人、主管市场保障部负责人、财务负责人会签，报总经理审批；
（二）、一般情况下，应做到配套申购，对于有“起订数”规定的产品可以单独申购，但要经常性地检查库存配套情况；
（三）、库管员应以实收数量入库：
a、多送时将多出数单独入库；b、少送时，以实际验收数入库；
（四）、库管员在验收时，应对整包、整箱类按不低于该类采购总数的10%比例抽查数量入库。
对说明书、标签等数量多、单价低的物料按不低于该类采购总数的5%比例抽查数量入库；
（五）、在收料2个工作日内填写质检通知单，通知质检人员验收；
（六）、如促销物料、低值易耗品质检不合格的，市场保障部必须在7个工作日内作退货处理，否则不负保管责任。
三、出库管理（参照产成品出库管理）
四、调换货管理：
对于发到各分库及各经销商的促销物料及低值易耗品，应在三个工作日之内进行验收，非质量问题的促销物料及低值易耗品原则上不予调换；质量问题的促销物料必须在收到三个工作日内提出书面调换申请，否则视为质量验收合格，不予调换。
第五节 配送中心货品储存保管、记录和盘点管理办法
一、货品储存保管：
（一）、储存保管原则：
应以货品的属性、特点和用途规划设置仓库，并根据仓库的条件划区分管，加强保管措施，使公司财产不发生保管责任损失；
（二）、货品堆放的原则：
在堆放合理安全可靠的前提下，根据货品的特点，必须做到查点方便，成行成列，摆放整齐；
（三）、仓管员要严格执行安全工作规定，切实做好防火、防盗、防虫等工作。
保证货品的安全。
未经批准，非本库人员不得擅自进入库房；
（四）、库管员于每日下班前，打扫仓库卫生，保证仓储的整洁；应巡视仓库门及电源、水源是否关闭，以确保仓库的安全；
（五）、管理方法：
实行分类、分区、分级、分品、分批的管理办法，其实质是按位置、按品种、批号、按时间顺序来进行管理；
A、分类：
护肤品、保健品、促销赠品、促销物料、低值易耗品；
B、分区：
合格品、不合格品、待检区；
C、分级：
合格品、待检品、报废品；
D、分品：
一个品种一个小区；
E、分批：
不同时间的同一品种分批次管理；
F、标识管理：
必须做出规范、醒目、清楚的标识。
严格做到先进先出，产品库管员应经常检查货品质量是否发生变化。
对于有异常情况的货品应及时报告部门经理及时处理。
对于临近保质期的货品及时上报相关部门做出处理决定；
（六）、库存盈亏反映出库管员的工作质量,力求做到不出现差错；
（七）、仓库物资如有损失、盘盈、盘亏等，应及时报告部门经理，分析原因，查明责任，按规定办理报批手续；
（八）、仓储物资未经部门经理同意，一律不准擅自借出；
（九）、库管员调动工作，必须办理交接手续，对其所管辖的货品必须一一盘点并帐实相符，作为移交清单必要组成部分。
交接双方及监交人必须对此签字负责，对失职造成的损失，除照价赔偿外，还要给予处分。
移交中的未了事宜及有关凭证、资料列出清单，写明情况，双方签字、部门领导监交，并将移交清单报公司人力资源部和财务部及本部门存档各一份。
二、记录与盘点：
（一）、记录：
1、记录要字迹清楚、整洁；
2、要及时准确填写各种单据，日清月结不积压，月报及各类报表及时报送到相关部门；
3、和库管员认真核对实物，做到帐卡相符、帐证相符、帐表相符，帐实相符。
（二）、盘点：
1、日常自盘：
库管员要不定期的对自己所管的货品进行抽盘，做到账实相符；
2、月盘：
货品实行月末盘点制，对结账日止的产品库存进行盘点。
定时为每月1日，盘点日原则上不收发货。
盘点后，库管员将盘点结果与货品明细账核对，如果出现账实不符应立即查明原因，上报部门经理；
3、季盘：
每季度末，产成品库还需会同财务进行季盘，并出具相应盘点报表送呈财务部；
4、年盘：
实物管理人员一一盘点，财务人员监盘和参盘，作出盘点表和盘点报告，分析差异原因，提出处理意见和管理建议上报财务部和公司领导。
第六节 配送中心报表管理
一、每日及时在ERP系统内编制各类单据，并及时传递数据信息至相关部门。
二、次月5日前完成上月ERP系统单据的审核，整理出各类报表给相关部门和领导。
第七节 《客户货品回执单》管理办法
一、总则：
为使公司货品整个配送过程管理的规范化，提高货品配送的管理水平，加强和经销商、各办事处的沟通，了解货品配送质量的各项指标，畅通销售环节，提升配送中心对客户和各办事处的服务质量，提高货品的可追朔性，特制定《客户货品回执单》管理办法。
二、客户的定义：
客户指经销商、各办事处和系统内各公司等经销我司产品的场所、自然人、企业。
三、专人负责制：
配送中心指定专人负责《客户货品回执单》的相关工作，对客户的服务应和蔼、主动、真诚，不得有拖延、争吵、不理睬的消极态度，在服务的过程中注重并保持公司的良好形象和风度。
四、发货主管每天根据所发每一客户货品的总数量，真实、准确按回执单的要求填写《客户货品回执单》，准确率要达100%，由发货主管签字确认后，并把“客户联”随同“发货清单”同时给客户寄出。
五、发货主管发完货后，当天要将《客户货品回执单》存根联移交给专门负责回执单管理的内勤，内勤要在第二天之前将《客户货品回执单》传真到客户所属办事处，传真后电话确认各办事处是否回收回执，让办事处知道货品发出的具体时间，便于业务员和客户之间的联系沟通及跟踪。
传真完成率和电话确认率100%。
传真、电话确认记录在《<客户货品回执单>跟踪表》上。
六、货品发出5-7天后，内勤应以主动积极的态度向物流公司和客户了解货品到货后的各项质量指标。
每批货品跟踪到位（批次跟踪率100%），并要求客户将回执单传真到配送中心进行备案。
各项质量指标包括打包带是否断裂、包装是否破损、货品数量是否准确、货品质量的好坏、货运公司服务质量的评价等。
七、如客户没有传真机或配合度不够的，要以电话的形式，主动、真诚的服务态度向客户了解货品的回执情况，并真实的按客户所说的内容填写在回执单第一联上。
记录应100%真实、完整。
客户是否回传记录在《<客户货品回执单>跟踪表》上。
八、内勤对客户的回执情况，要及时向部门领导反馈，部门领导及时、全面地向公司领导汇报存在的问题，并做相应的处理。
九、《客户货品回执单》要做到日清月结，按公司文件的要求进行管理。
十、填写和做记录时，内容要真实、完整、字迹要工整清晰。
十一、对经销商的资料，如名称、地址、联系方式等要做到保密，绝不向外披露。
十二、执行过程中的提升、过错等将严格按照公司的《货品管理办法》、《行政过失》等规章制度进行奖惩。
负责管理回执工作的内勤由各办事处、部门经理联合考核。
十三、各项指标考核计算方法：
（1）发货主管填写回执单的准确率=准确填写批次/总发货批次*100%；
（2）传真完成率=传真批次/总发货批次*100%；（3）批次跟踪率=跟踪批次/总发货批次*100%。
十四、每月针对跟踪情况做统计，填写《客户反馈意见汇总表》。
下月10日前完成。
十五、发货完毕后由配送中心经理和物流公司办理交接手续，填写《物流公司货品交接单》。
物流公司装卸车按照《安全保卫制度》执行。
第八节办事处分库职责及相关人员职责
总则：
办事处分库是公司配送中心总库货品移库到办事处为销售终端储备货品的形式，办事处应及时掌握市场物流的动态，保证市场物流的绝对安全、准确、准时，在营销中心的整体统筹情况下，按市场需求、按指令运行。
以保证终端有效的铺货态势，保证终端销售畅通无阻，不断提升公司产品的销售：
一、办事处分库货品管理职责：
（一）、负责产成品、促销赠品、促销物料、低值易耗品的收、发、退、换业务，并对公司的产成品、促销赠品、促销物料、低值易耗品进行分类管理，根据每日业务的发生情况进行入库、出库、结存、盘点明细核算；
（二）、负责控制产成品、促销赠品、促销物料、低值易耗品的库存量，制定合理库存量，并对各类物资进行统一调配；
（三）、负责产成品、促销赠品、促销物料、低值易耗品的进、销、存月报、年报；及时向公司财务部、公司相关部门及公司领导报送各类报表；
（四）、每月31日为各类物资的结算日，负责定期对各类物资进行盘点，做到账证相符，账实相符；
（五）、负责整理库存货品过期、变质等不合格的产品；
（六）、负责整理各销售终端及经销商退回的货品，及时根据ERP流程办理相关的退货手续；
（七）、定期整理统计需报损的各类产品，属于正常损耗，经财务审核，总经理批准后，进入公司“管理费用”，属于个人责任，由相关责任人承担赔偿责任；
（八）、严格遵守公司的《保密制度》，防止经营机密的泄露，对供应商、经销商以及库存的相关信息资料进行保密；
（九）、确保物资安全，做好防虫、防鼠、防蚁、防潮工作，加强防火、防盗措施；
（十）、在铺货的过程中，要对铺货负责，必须保证铺货工作的绝对安全；
（十一）、在铺货过程中，要做到营业员签收，每次必须保证签收手续齐全，不要贪图一时的方便，或碍于情面而疏忽放松对自己的要求，避免不必要的损失或丢失。
二、岗位职责：
（一）、库管员职责（如办事处无专门库管人员，则由销售内勤负责）
1、严格执行仓库管理规定；
2、办理产成品、促销赠品、促销物料、低值易耗品入库时，根据配送总库装箱单核对原来的订货单是否一致，以便满足原订货所需要的货品；
3、根据审核批准的出货单发货，手续不全不予发货，如遇特殊情况则需获得有关领导的同意，方可发货，事后应及时补齐手续；
4、出入库必须及时做好记录。
并做好盘点实物，做
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