大仪费用管理模块需.docx
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大仪费用管理模块需
东南大学大仪费用管理模块
需求分析说明书
版本号
发布时间<2012-01-02>
编写人<>
修订人<>
文件审核表
文件名称：
东南大学大仪费用管理模块需求分析说明书
编写人：
编写时间：
2011年11月28日
版本号：
V0.1
修改时间：
2011年12月14日
版本号：
V1.1.3
修改时间：
2012年1月2日
版本号：
V1.1.4
单位名称
相关负责人签字（可多个）
签字日期
公司技术部
公司商务部
体验用户
设备处领导
目录
收费模块业务功能描述1
1模块分析1
1.1充值管理1
1.1.1功能描述1
1.1.2角色功能定义1
1.1.3业务流程图2
1.1.4主要数据信息2
1.1.5表单格式3
1.1.5.1分析测试费转账申请单3
1.1.5.2设备处管理员转账管理3
1.1.5.3个人账单查询3
1.1.6备注说明4
1.2收取管理4
1.2.1功能简介4
1.2.2功能描述4
1.2.3角色功能定义5
1.2.4业务流程管理6
1.2.5主要数据信息6
1.2.6表单格式7
1.2.6.1收费标准表单7
1.2.6.2实验后管理责任人收费填写单7
1.2.7备注说明9
1.2.7.1系统出现故障时处理方案9
1.3测试费切块报表10
1.3.1功能简介10
1.3.2业务流程管理10
1.3.2功能描述10
1.3.3主要数据信息10
1.3.4备注说明11
1.3.4.1切块比例表单11
1.3.4.2模拟页面展示11
1.4结算管理（在本大仪费用管理模块其它功能试运行后再明确主要数据信息）12
1.4.1功能简介12
1.4.2业务流程管理12
1.4.3功能描述12
1.4.4主要数据信息12
收费模块业务功能描述
财务处已经分配设备处一个测试费公用账号，大仪费用管理采取预存、实验后扣除以及统一结算的形式。
转账和充值统一到财务处办理；所有收取的费用统一归纳到测试费公用账号；收取的费用支出方式由设备处按照一定比例（按东南大学大型仪器设备经费管理办法（校通知[2011]67号））切块报表。
模块分为：
预存转账和充值管理、实验费用收取管理和结算管理。
1模块分析
收费模块主要分为充值管理和收费管理、结算管理三个主要管理部分。
另外，还有一个收费切块的报表。
1.1充值管理
1.1.1功能描述
由申请人在平台系统中填写《分析测试费转账申请单》，并打印。
通过人工的签字盖章后交给设备处管理员，再由设备处人工到财务处转账。
设备处管理员能够查看到所有的申请单，根据转账成功的回单在平台系统中进行确认与录入。
即是通过手工的方法，将平台系统中的测试费转账记录与财务处对接。
1.1.2角色功能定义
角色名称
功能定义
约束
申请人
使用老师在预约时，如余额不足，可申请充值
系统中执行
院系
经费负责人签字，院系盖章
手动操作，不经过系统
财务部门
接受由设备处管理员递来的纸质申请单，进行财务转账。
手动操作，不经过系统
设备处管理员
根据转账成功的回单在平台中确认。
系统中执行
1.1.3业务流程图
注：
红色部分需要在手工执行的，不在系统中执行。
1.1.4主要数据信息
分析测试费转账申请单的数据字段
序号
中文名
类型
长度
备注
1.
申请单号
字符
6
机器自动生成，前两位年，后4位为序号
2.
申请时间
字符
机器自动产生
3.
测试费用使用人一卡通号
字符
4.
姓名
字符
根据一卡通号自动产生
5.
所在院系
字符
下拉单选择
6.
经费负责人
字符
填写，不需要与一卡通号关联
7.
经费号
字符
8.
拨款金额
数值
9.
财务处转账时间
字符
设备处管理员填写回执上面财务处转账时间
10.
财务凭证号
字符
设备处管理员填写回执上面财务处转账凭证号
11.
状态
字符
转账申请、转账成功、转账撤销
12.
批准人
13.
批准时间
14.
备注
1.1.5表单格式
1.1.5.1分析测试费转账申请单
1.1.5.2设备处管理员转账管理
转账管理
测试费公用帐号费用总额：
状态
序号
测试费使用人一卡通号
测试费使用人姓名
院系
转账经费号
转账金额
财务处转账时间
财务凭证号
1
2
增补数据：
1.1.5.3个人账单查询
转账管理——个人查询
登录者姓名：
转账总额：
账户余额：
状态
序号
院系
转账经费号
转账金额
转账时间
财务凭证号
1
2
1.1.6备注说明
1、一般预存转账时针对校内的，充值是针对校外的。
校外的流程与预存转账类似，但具体流程还需要沟通后确定。
1.2收费管理
1.2.1功能简介
1、预约确认后，如果申请人不来做实验，则按照预约额的50%扣除（数值可由设备处商定，如不需要，只要把数值改为0即可）；如果来做实验，则按照下列流程收费。
2、每次实验后，从申请人账户中扣除本次实验经费；
3、实验的费用按照使用机时和样品收取。
每次实验后，由管理责任人选择按照样品或机时方式收取；
4、收费标准在每台大仪设备的信息中由管理责任人填写，由设备处负责审核，按照上述的方式以及按照申请人类别，学科组、校内以及校外制订不同的收费标准；
5、不管是按照机时还是样品，费用都分为两个部分，标准费和附加费。
1按照机时收费：
标准费为机时费，由采集终端通过刷卡方式获取时间，扣除启动时间，乘以收费标准得到机时费。
附加费可填写数量或者金额，计算得出；
2按照样品数收费：
标准费为样品费，由管理责任人填写样品数，系统计算得出，采集终端通过刷卡方式获取的时间需要显示出来，但不参加计算。
附加费可填写数量或者金额，计算得出。
1.2.2功能描述
功能名称
功能说明
使用角色
收费标准管理
在大仪设备管理信息中由管理责任人添加收费标准，由院系秘书审核，设备处管理员审批
管理责任人
院系秘书
设备处管理员
预约管理
申请人在平台中针对某台大仪设备预约，填写相关实验内容，系统根据时间，折算机时，如果管理责任人批准预约，则冻结费用，冻结费用为收费标准中的机时费乘以预约时间；如果因为非申请人原因而取消本次预约成功的实验，则由管理责任人将原冻结费用解冻。
申请人
管理责任人
违约管理
一旦管理责任人对预约确认后，则当预约时间结束时申请人还不来做实验，则由管理责任人在使用后信息登记中填写违约金比例，系统按照冻结金额乘以比例作为违约金来扣除。
管理责任人
实验后收费管理
管理责任人实验后，填写相关数据进行收费，并打印收费清单，交给申请人签字。
管理责任人
申请人
帐户查询
个人的账户查询，显示每次的实验费用和相关信息
管理责任人可查询与所管理的设备相关的信息
可设置图标按钮，进入后可看明细。
申请人
管理责任人
大仪测试费公用帐号金额查询
大仪测试费公用帐号金额的清单查询，显示每次实验费用和相关信息。
可设置图标按钮，进入后可看明细。
设备处管理员
1.2.3角色功能定义
功能范围
角色名称
功能定义
约束
设备收费标准信息审核功能角色定义
管理责任人
在设备信息中添加收费标准。
填写自己管理下的设备收费信息
院系秘书
对收费标准进行初审。
设备科
对收费标准进行最终审核。
预约收费功能角色定义
用户老师
1、查找设备，预约。
2、使用后，对费用单进行确认签字。
账户中有金额的情况下
设备责任人
1、对用户的预约进行审批。
2、用户实验后，要对实验进行信息登记，填写使用费用情况，提交数据。
登记时要将费用单打印让用户签字后，才可提交数据。
1.2.4业务流程管理
注：
红色部分由人工操作，不在系统中执行。
1.2.5主要数据信息
收费标准数据字段
序号
中文名
类型
长度
备注
1
机时标准费
数值
每小时费用
2
机时附加费
数值
需要维护，可由管理责任人添加，如材料费、样品处理费等。
3
样品标准费
数值
每个样品费用
4
样品附加费
数值
需要维护，可由管理责任人添加，如材料费、样品处理费等。
5
启动时间
字符
6
实验机时费
数值
刷卡时间段扣除启动时间乘以时间标准费
7
附加类别数量（时间）
字符
除了其它这一项为直接填写金额，其它每一种附加类别费都是以元/单位，填写数量后，系统自动计算附加类别费
8
实验附加费（时间）
数值
针对每种附加类别进行计算并与其它类别中填写的数值相加。
9
样品数
字符
10
实验样品费
数值
样品数乘以样品标准费
11
附加类别数量（样品）
字符
除了其它这一项为直接填写金额，其它每一种附加类别费都是以元/单位，填写数量后，系统自动计算附加类别费
12
实验附加费（样品）
数值
针对每种附加类别进行计算并与其它类别中填写的数值相加。
13
违约金比例
数值
由管理责任人确定x%
14
违约费用
数值
根据每次违约情况，按照预约额的x%扣除。
1.2.6表单格式
1.2.6.1收费标准表单
收费方式
类别
附加类别
学科组
校内用户
校外用户
备注
机时
标准（元/小时）
附加费
材料费（元/单位）
样品处理费（元/单位）
…
样品数
标准（元/个数）
附加费
材料费（元/单位）
样品处理费（元/单位）
…
…
1.2.6.2实验后管理责任人收费填写单
收费结算单
设备名称
系统自动填写
设备编号
系统自动填写
管理责任人
系统自动填写
实验申请人
系统自动填写
实验申请人类别
系统自动填写（学科组、校内还是校外）
实验起始时间
系统自动填写（预约时间）
实验结束时间
系统自动填写（预约时间）
刷卡起始时间
系统自动填写（采集终端数据）
刷卡结束时间
系统自动填写（采集终端数据）
收费方式选择
○时间收费○样品收费
操作员
启动时间
样品数
标准费用
系统自动填写
附加费用
数量
金额
材料费
制样费
…
其它
无
违约金比例
（由管理责任人填写）
违约金额
（系统根据x%计算出来）
打印
提交
注：
1、上表中灰色部分需要填写，其它系统自动产生；
2、收费方式选择：
如果选择机时收费，则样品数变灰色，不可填；如果选择样品收费，则启动时间不可填。
1.2.7备注说明
1.2.7.1系统出现故障时处理方案
当系统出现故障或网络中心出了问题，导致系统无法登记费用，可先手动填写表格，等系统恢复后再进行补登。
此表格不需要经过系统，以纸质的形式记录实验费用使用情况。
手动填写的表格格式如下：
收费结算单
设备名称
设备编号
管理责任人
实验申请人
实验申请人类别
（学科组、校内还是校外）
实验起始时间
（预约时间）
实验结束时间
（预约时间）
收费方式选择
○时间收费○样品收费
操作员
启动时间
样品数
标准费用
附加费用
数量
金额
材料费
制样费
…
其它
无
违约金比例
（由管理责任人填写）
违约金额
（系统根据x%计算出来）
实验申请人签字：
1.3测试费切块报表
1.3.1功能简介
大仪测试费是由设备处统一管理，收取的测试费用，按照一定的比例，和不同的切块项目进行分配，项目为：
交学校纳入大型仪器设备维护维修基金（简称校级维修基金）、交仪器所在单位纳入大型仪器设备维修基金（简称院系维修基金）、交学校管理费（简称校管理费）、日常维护水电耗材人员管理费（简称基本成本费）、交学校充实大型仪器设备开放共享分析测试基金（简称校测试基金）、仪器保管单位用于支付加班费聘请操作人员费用（酬金）等。
比例根据用户类型而定。
1.3.2业务流程管理
由设备处管理员维护切块项目和切块比例。
用户的类型有3种，学科组、校内和校外。
1.3.2功能描述
功能名称
功能说明
使用角色
切块项目的维护
由设备处管理员添加、删除切块项目
设备处管理员
切块比例维护
由设备处管理员根据用户类别修改切块比例
设备处管理员
每笔实验收费清单分配查询统计
每笔实验收费清单中的切块费用查询
设备处管理员
处长
测试费的切块
每收一笔测试费，则按照当前比例计算切块费，按照时间段进行统计、汇总。
设备处管理员
1.3.3主要数据信息
切块比例表单数据字段
序号
中文名
类型
长度
备注
1
切块项目
字符
需要维护，由设备处管理员添加、删除
2
切块比例
字符
需要维护，由设备处管理员进行修改
3
总比例
字符
为统计数据，系统自动计算。
根据所有用户类别的总比例
1.3.4备注说明
1.3.4.1切块比例表单
切块比例
切块项目
学科组
校内用户
校外用户
校级维修基金
院系维修基金
校管理费
基本成本费
校测试基金
酬金
1.3.4.2模拟页面展示
1.4结算管理（在本大仪费用管理模块其它功能试运行后再明确主要数据信息）--不明
1.4.1功能简介
以院系/重点实验室为单位，每年进行2次的测试费结算，院系/重点实验室提出申请，经院系签字盖章后交设备处，系统完成统计与切块，制作结算报表，提交财务处进行审核与测试费的分拨。
每当一个项目完成需要结题时，财务需要审计，需要大仪系统提供该项目经费号所有涉及的测试清单。
1.4.2业务流程管理
由设备处管理员按照项目经费号进行统计，并打印，交给财务处。
1.4.3功能描述
功能名称
功能说明
使用角色
大仪测试基金查询
大仪测试基金的清单查询，显示每次实验费用和相关信息。
设备处管理员
1.4.4主要数据信息
目前用户尚未提供，需进一步沟通。
说明：
关于预付券管理（预付券模块系统中暂不考虑，但在原系统中“我管理的设备”——“设备使用记录”中增加实验空闲时间查询；在原系统中“使用后信息”——“使用信息登记”增加补登使用后信息登记功能）
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