行政公关工作手册.docx

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行政公关工作手册

索引

1.目的…………………………………………………………………………3

2.范围…………………………………………………………………………3

3.定义…………………………………………………………………………3

4.参考资料…………………………………………………………………………3

5.解释…………………………………………………………………………3

6.行政公关部职责范围、组织架构表和岗位职责

6.1职责范围……………………………………………………………………4

6.2组织架构表…………………………………………………………………5

6.3岗位职责……………………………………………………………………6

7.行政管理

7.1公文管理……………………………………………………………………13

7.2印鉴管理……………………………………………………………………15

7.3保密制度……………………………………………………………………16

7.4例会制度……………………………………………………………………17

7.5接待制度……………………………………………………………………18

7.6办公用品管理………………………………………………………………19

7.7电脑管理……………………………………………………………………20

7.8电话及传真管理……………………………………………………………21

7.9车辆使用管理………………………………………………………………22

7.10写字楼管理…………………………………………………………………23

8.公关管理

8.1加强信息交流工作…………………………………………………………24

8.2建立音像资料系统…………………………………………………………25

8.3组织大型活动,宣传公司形象………………………………………………25

8.4公司对外捐款与赞助工作…………………………………………………25

8.5新闻发布的规定…………………………………………………………26

8.6有关公司形象突发事件的处理程序……………………………………28

8.7制作宣传印刷品的管理…………………………………………………31

9.档案管理

9.1定义……………………………………………………………………………33

9.2档案管理原则…………………………………………………………………33

9.3档案管理体制…………………………………………………………………33

9.4档案收集………………………………………………………………………33

9.5档案处理………………………………………………………………………39

9.6档案管理现代化………………………………………………………………43

9.7档案处罚………………………………………………………………………44

10.附件

附件1.《收文处理专用纸》……………………………………………………45

附件2.《发文纸》…………………………………………………………………46

附件3.《印章使用申请单》……………………………………………………47

附件4.《办公用品领用登记表》…………………………………………………48

附件5.《电脑耗材领取登记表》…………………………………………………49

附件6.《汽车行驶任务单》……………………………………………………50

附件7.《乘坐出租车登记表》……………………………………………………51

附件8.《车辆维修申报单》……………………………………………………52

附件9.《档案移交登记表》……………………………………………………53

附件10.《档案卷内目录表》……………………………………………………54

附件11.《档案借阅申请表》……………………………………………………55

附件12.《档案销毁登记表》……………………………………………………56

附件13.《档案摘录复印申请表》………………………………………………57

1.目的：

为适应公司业务发展的需要，使公司的办公系统更加规范化、制度化、科学化，对外树立公司良好的企业形象，不断扩大影响力和社会各界对公司业绩及前景的兴趣和信心；对内加强企业文化建设，不断增强员工的凝聚力和公司的向心力，特制定《行政公关管理制度》。

2.范围：

适用于中海发展（北京）有限公司各部门、项目发展部及子公司。

3.定义：

行政公关管理是公司承上启下、对内协调与服务、对外联络与宣传的纽带与桥梁，是弘扬中海文化和企业精神，提升公司对外形象的窗口和舞台，是为领导决策提供可靠依据，发挥参谋助手作用、沟通协调作用和服务保障作用的重要手段。

4.参考资料：

《中国海外集团有限公司管理制度》

5.解释：

本制度内各项规定和表格均由行政公关部负责制订。

各部门、项目

发展部、子公司办理有关事项时，必须遵守本制度和正确使用有关

表格。

6.行政公关部职责范围、组织架构表和岗位职责

6.1职责范围

6.1.1在主管副总经理领导下，认真做好公司的行政公关管理工作。

6.1.2负责公司的文秘工作,如文件收发、公文呈转、印鉴管理、会议组织、文

书档案、公关接待、车辆调度及取送信函物件等事宜。

6.1.3负责公司组织架构表、各部门、项目发展部及各子公司职责范围的综合及

印发。

6.1.4负责公司有关文字工作，包括公司公文的起草、核稿，以及与公司有关

的各类报道的收集、整理，公司各部门、项目发展部及各子公司对外发布

消息或图片资料等的文字审核工作。

6.1.5负责公司档案管理，包括各类资料的整理、存档、借阅和档案室管理。

6.1.6负责公司的接待工作，如安排食宿、陪同参观游览、预定机票车票船票

等事宜。

6.1.7负责大型活动的组织，包括外界要求公司参加的有关展览、演讲会等

的统筹与协调，并做好礼品发放等事宜。

6.1.8负责联系新闻传媒，进行有关公司外部形象事宜的沟通和管理。

6.1.9负责公司广告的联系设计及刊登，以及设计制作公司宣传类有关物品，

包括礼品和纪念品的制作、分发与管理。

6.1.10负责公司摄像录像工作。

培养自己的摄像摄影人员，并与专业摄像摄影

人士保持联系。

搜集、保存公司的各种摄录资料，为公司领导或公司制

作简介录像片等提供服务。

6.1.11负责与社区及有关福利、慈善机构的联系。

根据公司领导批示,受理外界

要求公司赞助实物、款项等事宜。

6.1.12负责公司网站（页）的建立与编辑；公司局域网的建立、发展和应用管

理以及各部门电脑软、硬件的选购、安装、维护等相关事宜。

6.1.13负责公司的总务工作，如采购分发办公用品，负责写字楼内租摆花草的

管理及饮用水的管理。

6.1.14负责电话接转，电话机、传真机、复印机的维修、保养及费用结算等事宜。

6.1.15负责公司写字楼的防火、防盗、安全保卫、清洁卫生工作及公司其他物

业的有关事项。

6.1.16负责公司会议室的统筹安排及日常清理。

6.1.17配合财务部做好固定资产的管理。

6.1.18负责公司员工工服的订制。

6.1.19负责公司车辆调度、保养与管理，保障公司领导、各部门公务用车以及

上级单位领导用车要求。

6.1.20指导各子公司、各项目发展部及各子公司的行政公关管理工作。

6.1.21负责公司突发事件的及时处理与汇报。

6.1.22认真完成领导交办的其他工作。

6.2组织架构表

中海发展（北京）有限公司

行政公关部组织架构表

部门经理

副经理

助理经理经理

秘书公司总经理

电脑管理

司机班

后勤服务

前台

秘书

公关接待

备注：

上表中虚线框表示该职务目前未到岗。

6.3岗位责任

6.3.1部门经理

A.在公司主管副总经理领导下工作。

B.组织领导：

全面管理部门业务，负责部门工作计划制定，督促并调动部

门员工认真落实工作计划。

C.传达指示：

及时传达公司领导和上级主管部门的指示，检查监督并指导落实。

D.组织活动：

负责公司重大节假日（“五一”、“十一”、“元旦”、“春节”）集体康乐活动的策划与组织，并协助上级单位搞好在京组织的文化活动。

E.制度管理：

负责组织公司各项管理制度的制订、贯彻、检讨、学习、修订工作。

F.会议安排：

负责公司及上级单位在京召开的各种会议的会务安排，并做好会议服务。

G.值班管理：

负责国家法定节假日放假和休息日写字楼的值班安排工作，并做好值班记录，保证写字楼在节假日里不发生任何事故。

H.公关联络：

负责加强与地方——公安、交通管理部门、街道办事处、派出所、电话局等单位的关系。

I.贵宾接待：

负责前来公司参观、检查、指导的上级领导及重要宾客的接待工作，并拟定活动日程，安排落实。

J.费用管理：

1会同财务部根据公司规定，实施行政管理费用开支计划、审批、报销、登记等工作。

2会同人事部办理员工调离公司时，使用的办公器材、办公用品及费用的收交工作。

K.资产管理：

凡行政公关部配发给各部门及某个项目或个人掌握使用的交通工具、照相器材、电视机、收录机、复印机、洗衣机、空调机等物品，必须严格履行登记手续，并保存好原始登记资料；建立增减台帐，一季度统计一次。

组织分管写字楼、项目发展部的员工，每半年做一次固定资产（500元以上）的盘点以及使用状况的清查工作，配合资金财务部搞好固定资产管理，并及时提出添置或报废申请。

L.办公秩序：

负责写字楼办公秩序管理及制度的制订，并检查办公秩序执行情况。

M.领导交办：

积极组织部门员工努力完成公司领导及上级单位交办的各项工作。

6.3.2.副经理

A.起草文件：

⑴负责公司综合性公文的拟稿、送审、校对及资料收集整理。

（如年度工

作总结、计划、领导讲话稿等）。

⑵负责公司会议和重要业务专题会会议的记录工作，并对会议的重要内容

形成会议纪要。

⑶负责行政公关部文件的起草、呈签、校对、打印、发送工作。

B.档案管理：

负责公司档案管理工作，对各部门档案工作进行指导，并随时

记录公司的《大事记》（如组织架构变更、人事任免、业务拓展、领导检

查指导、公司获奖等）。

每月进行一次文字图片的综合整理、编辑送审、

打印归档，随时提供使用。

C.公关事务：

协助行政公关部经理做好公关方面的工作，加强对新闻单位的

联络工作。

D.宣传报道：

负责公司《工作简报》的拟稿送审、打印分发及对外宣传报导

工作。

E.会议服务：

负责公司大小会议室召开会议的准备服务工作。

F.领导交办：

完成公司领导和部门领导交办的其它工作。

6.3.3助理经理

A.电脑管理：

⑴公司电脑发展应用的规划与计划管理。

⑵公司电脑网络的发展应用与管理。

⑶电脑软、硬件选购与安装、调拨的统筹安排。

B.车辆管理：

⑴公司车辆的调度。

⑵车辆用油、行车公里数、维修、保养费用统计等。

⑶司机的日常管理。

⑷负责与车管所、交管部门、安委会保持良好的关系。

C.后勤保障：

负责领导工作餐的订购以及工作宴请的安排等。

D.领导交办：

完成公司领导和行政公关部领导交办的其他工作。

6.3.4公关接待

A.购买三票：

负责上级单位、本公司领导及协作单位领导出差、探亲的机

票、火车票和汽车票的购买工作。

B.办公用品管理：

负责公司办公用品的计划拟订、采购、立帐、保管、分

发工作。

C.印章及介绍信的管理：

负责公司、部门、地盘印章的刻制、登记、留模、

盖章、保管工作，同时负责公司介绍信的登记填写工作。

D.药箱管理：

负责公司〖保健箱〗药品的购置和分发工作。

E.领导交办：

完成公司领导和行政公关部领导交办的其他工作。

6.3.5秘书（董事长秘书）

A.服务领导：

负责公司董事长办公室日常清洁，文件整理，到访客人

的接待与通报等。

B.文件呈传：

负责向公司领导呈转各部门文件，承办公司领导交办的文书

工作，准确传达公司领导的书面和口头指示。

C.传真件管理：

负责公司传真件的收发登记管理。

D.会议通知：

按照领导要求，及时通知相关人员参加会议。

E.文字处理：

负责有关文件资料的打印、翻译、送发。

F.领导交办：

完成公司领导和行政公关部领导交办的其他工作。

6.3.6秘书

A.文档管理：

负责以公司名义上报、下发的全部文件及原稿的收集整理

和归档工作，对上级和本公司的重要文件、会议记录和报刊报道存档

并随时提供使用。

B.印发公文：

负责公司文件格式的审核，编号登记。

C.档案管理：

负责收集整理档案，建立和完善档案计算机管理系统，提供

档案信息供各部门利用。

D.影视资料的管理：

负责公司重大活动及事件照片、摄像资料的收集、整理

及保存。

E.领导交办：

完成公司领导和行政公关部领导交办的其他工作。

6.3.7前台

A.服务工作：

早上提前20分钟到岗，清洁领导办公室并倒茶水。

B.接待宾客：

⑴热情礼貌迎接前来写字楼视察、参观指导的上级领导，并首先安排到

接待室或引导到会议室。

⑵对前来写字楼拜见公司领导的客人，首先安排在接待室并马上报告有

关领导，客人入座后负责倒上茶水。

⑶对前来写字楼联系业务人员，视情况引导到各业务部门。

C.订发信报：

负责公司文件、资料、信函的传递工作；报刊订阅分发以

及信件、包裹等邮寄、接收、分发工作。

6.3.8电脑管理员

A.电脑采购：

负责电脑硬件与软件设备的询比价、选购与安装以及电脑设

备的付款办理。

B.维修保养：

负责电脑设备的维修保养、调拨、报废；电脑应用检查及相

关、培训。

C.软件管理：

系统软件、工具软件、专用软件的管理。

D.网络发展：

公司电脑网络的发展应用与管理；公司网站（页）的文字编

辑。

E.领导交办：

完成公司领导和行政公关部领导交办的其他工作。

6.3.9后勤保障

A.通讯管理：

负责公司电话号码的申请和电话机、BP机、对讲机、手提电

话的统计、计划、选购，费用缴纳及台帐的建立工作，负责公司每月通

讯设备费用支出的统计工作。

B.写字楼管理：

⑴负责写字楼办公秩序管理，每月检查一次并做好记录向经理汇报。

⑵负责写字楼办公所需桌椅、电器及卫生用品的询价采购、验收登记、

发放等工作。

C.安全保卫：

负责写字楼内下班时间的安全保卫工作，加强大门管理，节假

日期间，非值班人员不得进入写字楼，保证不失盗。

D.应急处理：

熟悉防火知识，熟练使用消防器材，牢记报警电话（火警、匪

警）。

一旦发生意外事故，要及时报警并报告行政部领导。

E.领导交办：

认真完成公司领导和行政公关部领导交办的其它工作。

6.3.10司机班班长

A.车辆管理：

负责管理公司汽车档案资料，如汽车的申请购置文件、发票单

据复印件、商检手续、上牌手续、使用说明书、车底盘编号、引擎编号、

行车执照、保险、驾驶证等复印件的收集、保管、登记统计工作，做到可

随时提供使用。

负责汽车的购置咨询、商检、上牌、年审、年检、行车执

照、养路费等费用的缴纳车辆投保等工作。

B.车辆维修：

负责公司车辆技术状况的定期检查，组织司机开展车辆维修保

养及卫生等工作。

负责检查汽车出勤日记、出车日记及防盗安全工作；负

责提出公司车辆管理使用规定的修改意见。

C.事故处理：

协助部门领导做好行车安全事故的处理工作。

D.法规学习：

要经常对司机进行安全教育和交通法规学习。

E.领导交办：

完成公司领导和行政公关部领导交办的其它工作。

6.3.11司机

A.车辆安检：

对车辆进行定期保养，随时检修，及时排除安全隐患。

B.车辆清洁：

每天提前上班，将车擦洗干净，检查仪表，保持车容、车

貌和车内的清洁美观，车内无杂物，后背箱物品摆放整齐。

检查车上

应准备的必要物品与配件是否齐全等。

C.服务意识：

严格执行交通法规，加强安全责任感。

严禁酒后开车，违

章驾驶。

讲究职业道德，提高驾驶技能，端正服务态度，提供一流服务；

D.服从调度：

司机要服从安排，听从指挥，随时做好出车准备，接到出车

通知，立即出车，确保出车安全。

司机接到公司领导安排的临时性出车

任务，要及时知会行政部，以便重新调整安排车辆。

司机班实行晚班和

节假日轮流值班，确保公司业务在节假日正常开展。

E.节约意识：

树立增收节支的观念，节约用油、用料。

晚间收车时，要向

行政公关部汇报登记当天的公里数、耗油量以及车况。

7.行政管理

7.1公文管理

7.1.1收文

A.收文办理程序包括签收、登记、分发、批办、承办、传递、催办、查办、

立卷、归档、销毁。

B.收到上级机关、北京市政府各部门及有关单位的公文后，均应由行政公

关部按照密级、挂号文件、重要程度、文件内容、内部资料等进行分类登

记编号，并填妥《收文处理专用纸》（附件1），由行政公关部呈公司领导批阅

或交相关部门处理。

C.根据阅批范围，由行政公关部及时送阅处理，并负责催阅、催传。

D.为提高传阅速度和保证文件安全，文件送到后，公司领导和部门领导要及时阅看，阅签后及时退回行政公关部。

公文不得带出公司。

E.各部门对公司领导批示的公文要及时处理，并将处理结果注于公文阅办单

上，处理完毕后退交行政公关部。

F.传阅文件，请阅后签名并注明阅文日期。

G.公司领导及部门领导开会带回的有关公文及会议文件一律交行政公关部登

记、处理、存档。

H.凡上级机关和北京市政府发给有关部门的重要文件，应将原件送交行政公

关部存档，复印一份给部门办理或留存。

I.有关部门、地盘工作简报、通报、报告由行政公关部统一登记后，按派送

范围及时送达。

J.有关部门的进度表、图纸等按规定时间送达行政公关部汇总、存档。

7.1.2发文

A.凡以中海发展（北京）有限公司名义制作的公文，文件的起草由相关部门

具体承办，填妥《发文纸》（附件2），部门领导核签（如与其他部门业

务有关的文件，应请有关部门会签）。

B.部门已签署的文件草稿应先交行政公关部核稿，确定发文编号、范围、印发份数和缓急程度，由行政公关部呈送主管领导审批签发。

签发后的文件由行政公关部负责盖章，并按印发范围发文，文件底稿由行政公关部存档。

C.发文应遵照公文格式及字体规则：

文号：

四号仿宋GB2312左齐

标题：

三号黑体居中

正文：

小三号仿宋GB2312

视正文内容多少，行间距定义为最小值或单（双）倍行距，并通过调整字间

距，尽量避免“此页无正文”或段落最后一个字另起一行，以保证页面充实、

完整、美观。

附件：

正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称。

成文时间：

四号仿宋GB2312右齐以领导签发日期为准

印章：

除会议纪要外，应加盖印章。

抄报、抄送：

四号仿宋GB2312与正文齐

D.公文用纸统一采用国际标准A4型，左侧装订。

以“中海发展（北京）有限

公司”名义或子公司名义发文，要分别采用相应的公司信笺，并加盖相应印

章，不得混用。

E.中海发展（北京）有限公司名义发文，其发文号为：

中海地产京（部门）字（年

份）第（序号），具体文号如下：

行政公关部：

中海地产京行政字（年份）第（ⅩⅩ）号

人力资源部：

中海地产京人力字（年份）第（ⅩⅩ）号

资金财务部：

中海地产京财务字（年份）第（ⅩⅩ）号

投资策划部：

中海地产京投资字（年份）第（ⅩⅩ）号

合约管理部：

中海地产京合约字（年份）第（ⅩⅩ）号

设计研究部：

中海地产京设计字（年份）第（ⅩⅩ）号

经营销售部：

中海地产京销售字（年份）第（ⅩⅩ）号

中海紫金苑发展部：

中海地产京紫金字（年份）第（ⅩⅩ）号

中海馥园发展部：

中海地产京馥园字（年份）第（ⅩⅩ）号

中海·凯旋发展部：

中海地产京凯旋字（年份）第（ⅩⅩ）号

F.严肃公司行文制度，要注重效用，不得滥发，做到少而精。

G.拟发传真时，先填写传真登记表并按传真对象要求选用公司传真书写纸，力

求字迹工整，言简意明。

7.1.3各部门都必须严格执行《中海发展（北京）有限公司公文处理办法》的规

定，对本部门保管、发出或签收的公文要指定专人按公文要求分类管理，

妥为保存，年终归档，严防公文的散失。

行政公关部将定期对各部门保管

和处理的文件进行检查指导，维护公司公文的严肃性。

7.2印鉴管理

印章是公司凭信的标志，具有法定性和效用性。

公司印章的保管与使用是

极为严肃的，为此特做如下规定：

A.公司和各部门印章由行政公关部统一管理，并指派专人保管。

B.各部门需用公司印章的文件必须是部门领导审定的正式文本，并填写《印

章使用申请表》（附件3），注明时间、用途、份数等由行政公关部呈主

管领导批准后方可用印。

C.凡公司领导已签署的文件、合约、标书等，如需用印，经领导同意，可直

接与行政公关部联系办理。

D.非签约等特殊情况，不得携带印章外出，必要时须经公司领导批准，经办

人递交借用申请，或由行政公关部安排专人执章陪同前往，用后及时归还。

E.一般性事务，部门经理可直接与行政公关部联系办理用印事宜。

E.凡授权有关部门管理使用的印章要严格用印制度，认真履行登记签字手续，

不得擅自扩大使用范围，印章须有专人保管，不得随意转交他人。

G.印章的销毁

⑴因更名、损坏等原因需刻制新印章时，应按印章管理权限，由使用部门

将旧印章交回印章管理部门或公司。

⑵如因业务需要继续使用旧印章时，须经印章管理部门同意，暂缓销毁，

但使用时仍按印章批准权限办理。

⑶需销毁印章应交回行政公关部，并由2人办理且需登记备案。

7.3保密制度

A.做好安全保密工作是公司每位员工义不容辞的责任和义务，各部门负责人对本部门的保密工作负直接责任。

B.公司内部的文件、资料、管理规定、发展动态、重要商业活动日期、重要客人来访、人事变动、工资福利等均属于商业机密，未经允许，一律不得向外界和公司其他员工透露。

C.严禁在办公桌上存放密级以上的文件、资料，不得在与外来人员交谈或交往中泄露公司商业机密。

员工在使用完电脑后，要及时关闭，并将软盘放在上锁的地方，避免遗失和泄露信息。

D.公司领导的办公室、会议室以及文件柜、资料柜，任何员工未经允许不得擅自入内或开启。

E.外来人员到公司联系业务，因公司办公区域为开放式，均应到会议室商谈工作。

员工在与外单位人员进行业务交往中出具公司有关资料和信息，须经部门经理同意。

F.凡发往集团公司和系统外的传真，必须由公司分管领导签字