文件和资料管理程序.docx
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文件和资料管理程序
文件和资料管理程序
（ISO9001：
2015）
1.0目的
为使本公司质量管理体系所使用的文件和资料满足顾客需要并确保为有效版本，提供质量管理体系有效性及其改善和可追溯性的依据。
2.0适用范围
适用于与本公司质量管理体系相关的文件和资料（包括外来文件和资料）的控制。
3.0职责
3.1文控中心：
负责受控文件的发放、回收、销毁及正本保存。
3.2各部门
3.2.1负责本部门内受控文件的发放、使用及保存。
3.2.2负责本部门内部受管制文件的发放、使用及保存。
3.4质量管理体系文件的制订、修订和废止职责：
文件级别
文件名称
制订
审核
批准
一级
质量手册
品质部
管理者代表
总经理
二级
程序文件
主管部门
管理者代表
总经理
三级
作业指导书
使用部门
部门主管
部门经理
四级
记录表格
随二、三级文件一同审批
4.0定义
4.1受控文件：
为保证公司质量管理体系运作而作出的依据文件（包括内/外部文件），受更改和分发控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有蓝色“受控文件”印章，其中文控原件盖有蓝色“文控原件”印章。
4.2非受控文件：
为制定作业文件而制定的参考文件或与产品质量无直接关系的文件，仅作登录管理，但不需作变更管理的文件。
4.3外来文件：
来自公司外部的文件。
如顾客的产品图纸、检验标准，生产设备附带的技术资料、产品说明书，国际标准、国家标准、行业标准、地方标准，法律、法规等。
5.0工作程序
5.1质量管理体系文件的分类
5.1.1一级文件：
质量手册；
5.1.2二级文件：
程序文件；
5.1.3三级文件：
作业指导类文件，包括作业指导书、检验标准、图纸、规定等；
5.1.4四级文件：
各种记录、表格。
5.2文件的编写
5.2.1质量手册文件的封面应有制订人、审核人、批准人的签名和日期。
5.2.2程序文件首页应有制订人、审核人、批准人的签名和日期，及简要的文件修改记录，并在首页注明该文件的分发部门。
5.2.3三级文件要有简要的文件修改记录及注明文件分发部门，并有制订人、审核人和批准人的签名和日期。
5.3文件的编号
5.3.1质量手册：
QM01
流水号（01—99）
5.3.2程序文件：
QPXX
QP代表质量管理体系程序文件
流水号（01—99）
5.3.3三级文件:
WI—XXXX—XX—XX
对应的程序文件编号或部门代码（详见5.3.4条）
作业指导书的缩写
5.3.4部门代码如下：
行政部
业务部
物控部
生产部
品质部
工程部
HR
MB
PM
MF
QC/QA
ME
5.3.5四级文件：
QR—XXXX—XX
5.3.4部门代码如下：
行政部
业务部
物控部
生产部
品质部
工程部
HR
MB
PM
MF
QC/QA
ME
5.3.5四级文件:
QR—XXXX—XX
5.4文件的归档管理
5.4.1质量手册、程序文件、作业指导类文件及记录的正本由文控中心保存。
5.4.2文控中心负责编制全公司《文件和资料管理台帐》，提供快捷的查阅方式。
5.4.3各部门使用的受控文件由该部门负责人指定专人进行管理，每月定期检查。
5.4.4文控中心每半年向各部门发行最新的《文件和资料管理台帐》，以供使用部门核对正在使用的文件是否为最新版本。
5.5文件的制定、修订和废止
5.5.1文件的制定、修订和废止由文件原制订部门或相关人员以《文件制定、修订、废止申请单》提出及说明原因，并交文控中心，由文控中心组织有关部门讨论。
5.5.2文件修订和废止的审批，按3.4条规定执行。
5.6文件分发与回收
5.6.1文件制定后，由拟制单位将文件发送给文控中心进行更新，文控中心根据文件分发部门及分发份数对文件进行复印，填写《文件分发和回收登记表》对文件进行分发，由文件持有人签收。
5.6.2除四级文件外，所有正本文件需用加盖“文控原件”印章；各级文件副本发行前加盖“受控文件”印章；对于有RoHS要求的产品，应在其文件上加盖“RoHS”印章；文件收旧或作废加盖“作废”印章。
5.6.3当文件持有人的文件破损、严重影响文件的使用，或文件丢失时，应到文控中心办理更换或补发手续，并在《文件分发和回收登记表》上注明原因。
5.6.4文件发行后，因各种原因回收，如过期、换版或更改时，文控中心应根据《文件分发和回收登记表》上的记录回收所发放的旧文件，文控中心保留历次修订版本的原件，在原件正面盖“作废”印章后作销毁处理。
5.6.5经过发行的文件，不得在其上乱写、乱划、乱涂改或私自复印。
5.7文件的版本
5.7.1质量手册的原始版本为A0，如修改某一页，则该页版本为A1，累计修改10次后，整份手册收回，换为B0版，依次类推。
5.7.2程序文件及三级文件的版本号由1位英文字母和1位数字构成，即XY（版本号+修订号）。
例如：
A0表示原版文件，A1表示第一次修改，依次类推。
程序文件及三级文件修改累计超过10次，应换为B0版。
5.7.3版本号改变前后文件名称须保持一致。
文件一次修订的内容较多或程序发生重大变化时，文件需进行版本变更。
5.8工艺文件
工艺文件的管理按《工艺文件管理作业指导书》的规定执行。
5.9外来文件和资料管理
5.9.1外来文件和资料由各使用部门负责收集、整理，经部门经理审批后，交文控中心，由文控中心填写《文件分发和回收登记表》，并加盖“受控文件”印章，统一分发，具体执行按5.5和5.6条。
5.9.2外来文件和资料的收集应确保及时更新的渠道，文控中心可以不保存原稿。
5.9.3外来文件和资料应转换为本公司文件和资料才能使用，特殊情况下应经过管理者代表批准同意才能采用。
5.10电子文件的管理
5.10.1公司受控文件的发放／传送如果以电子档的方式发送仅供参考，实际有加盖“受控文件”为准。
5.10.2本公司的所有文件的电子档案存档于文控中心电脑硬盘，并由文控中心每月进行一次备案，安装杀毒软件，并定期开收、防止文件的遗失。
6.0表格与记录
《文件和资料管理台帐》
《文件分发和回收登记表》
《文件制定、修订、废止申请单》
7.0相关文件
《工艺文件管理作业指导书》
8.0附件
附件一：
文件和资料管理台帐
附件二：
文件分发和回收登记表
附件三：
文件制定、修订、废止申请单
附件四：
“文控原件”章，“受控文件”章，“作废”章，“RoHS”章
附件一：
文件和资料管理台帐
文件和资料管理台帐
文件类型：
序号
文件编号
文件名称
新规
变更
废止
日期
版本
新规
变更
废止
日期
版本
版本：
编号：
附件二：
文件分发和回收登记表
文件分发和回收登记表
发放日期
文件名称
文件编号
版本
发放记录
回收记录
备注
接受部门
发放份数
收领人
发放人
回收份数
回收日期
回收人
附件三：
文件制定、修订、废止申请单
附件四：
“受控文件”章，“作废”章，“RoHS”章，“文件原件”章。
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