计划财务管理部.docx

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计划财务管理部

工作流程

1、货币资金收付流程

1.1收款流程

1.1.1、销售收款、收取定金、预收货款存入银行流程

客户身份证复印

1.1.2销售收款、收取定金、预收货款存入银行卡流程

原始凭证交会计作账。

以上手续齐备并经出纳员审核无误后加盖现金收讫章

1.1.3、收个人还款

个人还款

1.2付款流程

1.2.1借款审批流程及说明事项：

1.2.1.1借款审批流程

会计审核是否有尚未还清的欠款（前次借支出差费返回时间超过3天无故未报销者，在原借款未还清前，不得再借。

但借支旅差费未结清不影响购买物资请款）。

1.2.1.2说明事项：

①要求支付各种定金、预付款应先填请款单并附采购合同、原材料临时请购单、请购商品报告单。

经以上程序批准后，按合同要求付款。

②借用旅差费需事先填制“出差申请单”，（见附件五）出差期限由派遣负责人视情况需要，事前予以核定。

出差人凭核准的“出差申请单”填写“预借旅费申请单（附件六）”向财务部暂支相当数额的旅差费。

出差人员返回公司后，报销旅差费时，提供出差总结报告。

③试用人员及档案不在本单位者（包括试用期人员，不在本单位办理各种保险、档案不在本单位者）借业务费，周转金等须由正式员工出具借款担保书（附件七）签认担保，方能办理，若借款人未能偿还借款，担保人负有连带责任。

④借用业务招待费，须有“业务招待费申请单”，（附件八）借款人凭经批准的“业务招待费申请单”在报销额度内报销业务招待费用。

原则上不允许先斩后奏，因特殊原因无法事先办理的，事前应请示相关领导，事后补签。

⑤借款审批人负责借出款项的结算、清理工作，督促经办部门负责人或经办人及时结清借款，如因工作失误造成借出款项无法清回，对相关责任人给予一定比例的处罚。

⑥年终无论任何人的任何借款全部交回财务，进行往来欠款清算。

第二年如有需要重新借支。

如特殊原因年末形成账面欠款无法清还时，由本人写出欠款清算报告（附件九）（写明欠××公司款项，欠款时间、金额、原因，款项用途、证明人、归还或结算期等事项，并由本人签字确认。

否则，停发次月工资。

）→报主管副总（涉及生产、采购、销售事宜借款）、财务部长（不涉及生产、采购、销售事宜的其他部门借款）审批→报财务总监→财务部备案，相关负责人按期催还或办理结算。

⑦为促进销售，降低成本费用开支，本公司底盘采购事宜，由各4S店总经理自主负责购买时间及购买数量。

购买时填写“请购商品报告单”，写明购买原因、购买数量、时间，所支付款项等内容报财务备案。

购买后原则上由购买者负责销售，暂时形成库存部分，采用融资贷款的形式进行融资，超过融资期限无法实现销售或无法实现融资的库存商品形成的损失由相关4S店总经理承担。

各4S店总经理对由于合同签订不当及由于其采购的底盘滞销（购入时间超过3个月无法实现销售）造成的后果承担责任。

1.2.2报销冲账流程：

经办人填写报销单（或差旅费报销单）

执行现金或银行付款程序

1.2.3报销流程：

经办人填写报销单及粘贴单（或差旅费报销单并附费用清单）见附件十、十一

执行现金或银行付款程序

1.2.4现金支付程序

经办人领款并签字

1.2.5银行付款流程：

由出纳人员到银行办理支付

2、应收款项管理流程:

2.1对账流程：

报财务总监、总经理

2.2赊销款的管理：

见复杂销售合同的签订流程。

2.3催收欠款流程

主管会计与财务部长每月对往来款项进行会审检查

2.4处理呆死账流程：

以后年度收回已作冲销处理的坏账按会计制度规定进行处理

责任人对形成的应收款项永远负有清回的责任，其责任并不因公司已做呆死账处理而灭失。

2.5处罚流程：

对已到期无法清回的款项取销该笔业务销售返利及销售提成。

由销售经手人及部门负责人在诉讼时效内及时提出处理意见并协助律师实施，但诉讼费用由相关责任人承担。

对超过诉讼时效无法清回的应收款项，由相关责任人承担相应损失。

财务扣款

报主管副总批准执行

三、存货管理流程

3.0存货管理流程

原材料编号的设计：

原材料按存放地点位置标准编号：

四号定位法（仓库号、料架号、层号、位号或区号、点号、排号）

3.1计划编制流程

财务管理部根据销售、采购部门上报的月、周销售（采购）计划及销售部、财务部、人力资源、办公室、动力部、基建部等各部门编制的月（周）收支款项计划及时编制月、周资金收支计划，以保证正常生产经营所需资金。

3.2选择供货商

生产副总审批

3.3采购合同签订流程

3.3.1外协件、外购件采购合同

对紧急需求物资，合格供方不能满足供货的条件下，可从其它供货单位或从市场采购，生产部门在采购前应填写《临时采购计划》，须经部门负责人签字同意，物资进公司后必须严格检验，保留不合格退货的权力及凭证。

采购员按采购计划与供方签约，必须清楚的注明质量要求。

原材料、外协件订货合同须经生产副总审阅，批准生效。

合同如有变更时，由订货人负责变更，做好记录，并及时通知供方，以确保质量及交货期。

3.3.2底盘采购合同

销售会计对其请购商品报告单中毛利的计算过程进行复核计算，并提出采购意见。

对其模糊返利情况设备查账进行跟踪核实。

财务管理部部长审核确认。

100万元以内的经部门经理审核批准后确定采购。

销售部门根据销售订单或市场预测编制底盘采购申请。

并附请购商品报告单。

将采购合同原件交财会备案。

由财务按采购合同执行支付定金、尾款事宜。

500万元以上的经常务副总审批。

200万元至500万元的由财务总监审批。

100万元至200万元的经销售副总审批。

3.4存货入库管理流程

3.4.1外购、外协件管理流程

3.4.1.1外购、外协件报检流程:

产品质量管理部负责监督。

3.4.1.2外购、外协件入库流程：

库管员根据请购单与经质检员检验合格的验收单，会同供应厂家核对材料名称、规格，并清点数量，开具《采购入库单》（附件二十二）一式五联，一联仓库留存；二联财务报账；三联财务记账；四联交供应厂家，做为结算凭证；五联采购留存。

采购员应分清万荣改装与钢结构材料，协助仓库按万荣改装与钢结构材料正确办理入库手续，签字时在入库单上注明。

仓库主管审核

财务收到报账联签字并留存

送货人（单位）签字

采购员签字确认

收料后，库管工应将所收料品填入“原料卡”（附件七十）。

库管员将每日所收物料汇总填入“进货日报表”（附件二十三）（万荣改装与钢结构材料分别填列）作为入账清单的依据。

交货数量未达到订购数量时，以补足为原则，但经请购部门负责人同意者，可免补交。

3.4.2底盘入库流程

3.4.2.1自购底盘入库流程：

库管员依据带有质检员签字的底盘入库单验收随车工具等备品是否齐全完好，并在底盘入库单上签字确认，“底盘入库单”自留一联，作为计帐凭证。

整车出厂前必须打牌号。

3.4.2.2劳务底盘入库流程：

营销管理部负责入库劳务底盘的识别、检验、储存和维护。

劳务底盘与自销车分别存放在不同的区域，在底盘上标明委托单位。

客户留存联由客户或采购员留存，作为对帐或提车的依据。

底盘入库后由经办人对送货厂家打收条,收条应注明与顾客协商的事项及结果，并注明“本厂在接收时的验证，不免除顾客提供合格财产的责任“。

收条一式两份，一份交财务部，一份交送货人。

→底盘具体验收标准如下：

1）凡入厂车辆外观必须保证整洁干净,不清洗车辆不能验收入厂。

2）凡入厂车辆必须严格检验车况，包括整体各部分是否完好无损，无刮碰，检验项目主要为保险杠，风挡玻璃，前脸，驾驶室，照明（转向，刹车，侧车）灯，倒车镜，油箱等易损部位，如发现问题，及时要求送车人处理完成后方可再验收。

3）检查车内电器系统（各种仪表、收音机、暖风、雨刷器、喇叭、空调）是否工作正常。

如有问题请送车人员解决，处理正常后方可再验收。

4）检查发动机、变速箱、离合器、转向、刹车等大系统是否正常工作，确认以后方可入厂。

故障车严禁验收入厂。

5）严格检查轮胎有无损毁，轮胎气压是否充足，如发现问题严禁验收入厂。

6）检查车辆工具是否齐全，如有缺失，必须补齐后方可验收入厂。

7）检查油箱内燃油是否达到正常发车及正常入厂改装备量（要求三指油以上，能够确保上线改装试车离厂用量）

凡入厂改装底盘必须严格按上述标准验收，不符合标准的车辆严禁入厂，车辆入厂发现问题严格按相关规定对车辆验收当事人进行处罚。

3.4.3带料加工原材料验收审批流程

主管会计审核代加工原材料入库单是否有相应的代加工合同并标注于入库单，否则发回仓库同时要求代料加工承揽部门提供相应合同，并由主管会计签字确认。

3.4.4自制半成品产成品入库流程:

自制半成品入库单、产成品入库单必须经质检部验合格并附“成品检验记录”（附件七十五）后，才能办理入库手续，随时入库随时上报。

仓库主任

保管员

生产副总

质检部验收合格后

车间主任

经办人

3.4.5商品车入库流程:

库管员验收入库，并登记台帐。

3.5存货出库管理流程

3.5.1原材料出库流程：

3.5.1.1在定额范围内生产领料程序

超出部分不予发放（超过部分执行超定额领料审批程序）

3.5.1.2超定额生产领料程序

经审核后的领料单交库管员据实发料

3.5.1.3发料（只限于定额内领料）：

保管工依工令及发料时间备料并送至现场点交签收。

3.5.1.4售后服务部门领用材料：

售后服务部根据顾客的索赔情况，填写《售后服务索赔单》及售后服务领用材料申请表（见附件二十七），经部门主管签字后，填写及《领料单》。

具体操作过程见售后服务部部门工作手册。

保管员记账、保管工发料。

3.5.1.5其他部门领用材料

公司基础建设和设施维护需要领用材料时，由使用部门填写《领料单》并附使用说明

保管员在出库时单独作标记，并在原料出库汇总表上单独汇总出库。

保管工发料。

3.5.1.6物料的转移：

车间核算员持审批后的领料单交仓库保管员办理冲转出账

3.5.1.7材料的销售

顾客需要购买材料时，按下例程序办理：

由顾客到仓库办理领料

3.5.2底盘出库流程:

领用底盘时，由总装车间依据生产计划填写《底盘出库单》（附件五十二），到底盘库领出相应型号、数量的底盘。

3.6存货退料管理流程

3.6.1生产中遇有用料变更或用余时引起的退料：

使用单位对于领用的物料，在使用时遇有用料变更或有剩余时，车间核算员应注记于“退料单”（附件二十九）并连同料品缴回仓库

仓库保管员办理退库手续

保管工收回物料

3.6.2物料质量异常引起的退料：

物料质量异常欲退料时，车间核算员应先将退料品及“退料单”送质量管理部门检验

3.6.3月末材料假退库手续

月末车间核算员应将车间已领未用材料于每月25日晚生产结束后办理假退库手续,签“退料单”并登记入账。

同时签同月26日的“领料单”并登记入账。

以利于正确核算本月材料实际耗用量。

3.7存货盘点流程:

财务部（采购部、生产部、仓库）经办人

总经理审批

财务（采购部、生产部、仓库）总监及各部门主管副总审核批示

对盘点中发现的异常情况由财务部（采购部、生产部、仓库）部长及各部门负责人研讨处理意见。

3.7.1原材料盘点流程：

由财务部、采购部、生产部、仓库每半年组织一次原材料盘点，填写“原材料盘点表”（见附件三十），对各种原因引起的盈亏进行处理。

财务部每月对仓库进行抽查盘点。

3.7.2库存商品盘点流程：

由财务部、销售部、仓库每月25日组织底盘及库存商品车盘点（见附件三十一）。

财务（销售部、仓库）负责人

库管员兼材料会计，每月与财务核对账目，并与保管工核对实物，发现问题及时找出原因并予以更正。

保持账账相符，账实相符。

核对中发现超出职责范围的问题经相关领导批示后及时上报财务部长

4．0低值易品（办公品、印刷品、劳动保护品）管理流程

公司行政部门为低值易品之采购、管理部门，设置标准库房，并设专门保管人员管理，财务部为核算监督部门。

4．1低值易品购入流程：

询价员报价

各部门急需或特殊的办公用品，经以上程序批准，可自行购买。

4.2低值易品领用流程：

4.2.1办公用低值易品领用流程

定额内的办公用低值易品可一次性领用，领用人填写办公用品领用簿，公司对员工领用费用进行内部财务核算，并与成本效益综合评价。

超定额部分由各部门负责人审批。

贵重办公用品等，须经公司主管领导批准后才能领用。

4.2.2劳动保护类低值易品领用流程

仓库保管员按月25日汇总报向财务报送低值易耗品管理清单（附件三十四）,低值易耗品领用统计表（附件三十五）

超定额部分需主管副总审批。

4.2.3工具类低值易品

4.2.3.1工具类低值易品领用流程

仓库保管员按月、按车间汇总每月25日向财务报送《低值易耗品管理清单》（附件三十四）。

超定额领用部分需主管副总审批

以上低值易耗品如发生物品转移,即由另一个使用人转移给他人使用时应填写“物品转移清单”（附件三十六）

4.2.3.2工具的借用：

工具在使用过程中丢失的，除赔偿外还要按丢失物资价值的20%进行罚款。

4.3低值易品报废流程：

4.3.1非一次性使用的办公用品，如计算器，办公桌椅等工具类低值耗品报废流程

报废时应由使用部门填写低值易耗品报废申请表（附件三十七）

金额在500元以上的由部门副总审批

每月25日由仓库保管员向财务部门抱送低值易耗品报废汇总表（附件三十八）

仓库保管员按月、按车间汇总报废情况

部门负责人审批

交仓库收回

4.3.2工具类低值易耗品的报废流程

每月25日由仓库保管员向财务部门报送低值易耗品报废汇总表，并附报废申请表。

员工调离，须归还物品的应交回原物，否则按规定折价赔偿。

4.4低值易品盘点流程：

经审核，存有疑问，应及时查明原因，予以更正；如经审核无误，应根据低值易耗品的存在形式进行相关账务处理。

行政部门主管应定期统计物品采购、库存、发放、使用情况。

在满足保证办公效率情况下，使库存资金最小化，压缩行政费用。

5.0固定资产管理程序

5.1固定资产管理要求

5.1.1固定资产是指同时具有以下特征的有形资产：

（1）为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的；

（2）使用寿命超过一个会计年度”。

5.1.2公司固定资产的购置、使用、内部转移、报废、转让、.变卖、出租、抵押、赠送、盘盈、盘亏等,必须履行登记和报账手续。

5.1.3财务部对本公司固定资产负责统一编号、资产调配，并责成各部门部对其资产做妥当的管理。

生产部门对其使用的固定资产应落实负责人管理制度，并接受财务部门的监督。

5.1.4固定资产实物管理部门

固定资产按以下类别,由公司指定部门负责管理,其管理与保养细则由服务管理部门会同使用部门自行制定。

5.1.4.1土地、房屋及建筑物、运输设备、事务性设备由行政管理部负责管理。

5.1.4.2机器、机电设备由使用部门进行管理。

5.1.4.3工具、器皿等由仓库负责管理。

5.2固定资产购入流程：

5.2.1申购：

机械动力管理部审核，机械动力管理部同时查核该设备是否可以调配使用。

5.2.2签订合同流程：

由经办人按标准的采购合同草签

设备管理部门（涉及生产用设备由生产部门相关人员参加提出意见）确认各项性能指标并标注于合同条款中

采购部总经理签字确认

总经理签字审批

购销双方盖章确认签字

原件在签定合同的次日报财务部备案

财务按生效的合同执行支付定金、款项等事宜

5.2.3固定资产验收及入账流程:

新购设备进厂后，由生产部组织机械动力管理部、产品工程管理部及设备使用部门一起开箱验收。

生产部会同有关部门审验设备是否达到合同条款规定的性能及各项指标。

经验收合格后由生产部及相关部门填写《固定资产验收报告单》（见附件四十一）

使用部门应填写”固定资产增加表（附件四十二）”一式三联经由固定资产管理部门签章后,送财务部门填写购置金额.耐用年限.月折旧额,第一联送固定资产管理部门转入”固定资产登记卡”,第二联由财务部门自存转记入”固定资产登记卡”,第三联送使用部门留存。

财务部门应每月与固定资产管理部门核对”固定资产登记卡”的记载事项,如有缺漏,应立即通知补正。

5.2.4付款流程

50万元以上的由财务总监审批。

50万元以下的由主管副总审批。

采购经手人填写请款单，并附固定资产验收报告单

采购负责人

100万元以上的由总经理审批。

会计登记固定资产台帐（卡片）并将该固定资产编号,验收单第二联由使用单位负责人存,第三联连同发票及请购核准文件由财务部编制传票。

财务部长确定记账事项。

注:

购入固定资产使用说明书由采购人员负责归档，由档案室统一管理

5.3受赠处理

固定资产由其他公司拨入、捐赠而取得的,应填明价格,如原价无法查得或根本没有原价,应由使用部门会同财务部门予以估列,并按固定资产增置手续办理。

5.4产权登记

土地、房屋及建筑物等不动产取得所有权后,由固定资产管理部门统一办理固定资产增置手续办理。

5.5保险

固定资产应由固定资产管理部门统一办理财产保险。

5.6出租或出借处理

固定资产出租或出借,固定资产管理部门应会同财务部门报总经理批准后办理,并应签订出租或出借合同,副本送财务部门以备核对。

5.7固定资产内部转移流程：

移出部门填写固定资产转移单（见附件四十三）。

于发生时报财务.

土地、房屋及建筑物、运输设备、机械设备、机电设备及其他设备等固定资产在公司内部相互转移时,应由移出部门填写”固定资产转移单”一式四联并送交各相关部门办理手续。

转出人（兼职设备管理员）

转出部门主管副总

转出部门负责人

接收人（兼职设备管理员）填写固定资产转移验收报告单（附件四十四）。

发生时报财务作相关账务处理。

接收部门主管副总

接收部门负责人

5.8固定资产处置流程：

房屋及建筑物、运输设备、机械设备、机电设备等到因减损而报废的,应由使用部门填具”固定资产减损单”（见附件四十五）一式四联,注明报废原因及有关事项。

5.9固定资产盘点流程：

由固定资产管理部门牵头，兼职设备管理员、动力部、信息部、办公室、财务部参加，每季度组织盘点，对固定资产现有状况形成盘点表（见附件四十八）。

固定资产管理部门对于盘盈或盘亏除应详细说明原因上报外,还应办理增置或减损的有关手续。

6.0应付款项管理程序

销售部（采购部）统计员按月向财务报送应付账款明细表（附件四十九），其他应付款由财务部相关人员制表，由经办人签字。

6.1对账流程：

销售经理（采购部部长）确认

财务部长审核

总经理

财务总监

销售部（采购部）统计员按月列出计划付款明细表，于每月20日报财务管理部。

6.2付款流程:

财务部长审核后对应付款项的赊欠及支付情况（进行会审检查，向主管领导提供到期日及到期应支付的款项明细）按月向财务总监、总经理报送月报表。

会计人员每月对应付款项按账龄及地区进行归类汇总。

财务部长审核。

支付款项时由相关人员写请款单，经部门负责人同意。

财务总监审批。

7.0各种长、短期借款管理程序

会计人员对各种借款按出借单位进行归类汇总。

财务部长对各种长、短期借款的赊欠及支付（本金及利息）情况按月向财务总监、总经理报送月报表

8.0销售合同评审、签订流程：

8.1、合同评审流程：

8.1.1职责：

营销管理部负责合同的编制，为合同评审归口的管理部门。

其中：

定型产品的合同评审，由营销管理部组织评审。

非定型产品由营销管理部组织相关部门参加评审，营销管理部负责评审记录的管理。

8.1.2工作程序

8.1.2.1顾客需求的识别

顾客没有规定，但国家强制性标准及法律法规规定的要求。

8.1.2.2评审要求

对口头订单应有记录，填写《订单确认表》。

8.1.2.3合同评审

对于顾客有特殊要求或数量较大、交货期紧的合同或订单，在销售合同签定前，需和生产部沟通交货期。

由营销管理部向相关部门发出《定型产品合同评审记录》（附件七十三），经评审签属意见后，营销管理部存档。

新开发设计产品的合同评审，由营销管理部组织合同评审，产品工程管理部、生产部、产品质量管理部参加，常务副总审批，评审记录由营销管理部存档。

8.1.2.4评审内容：

就质量要求、交货期、供货能力，技术、生产、采购、设备，检验能力、产品一致性等方面进行评审，并拟定具体实施计划方案，形成书面文件（工艺流程）。

8.1.2.5评审结果满足顾客要求后，由营销管理部负责人或其授权人与顾客签订合同，如不能满足，可由营销管理部负责人或其授权人与顾客协商，取得一致意见后，再签约，必要时再评审。

8.1.2.6合同更改

在合同评审后执行中如遇到：

a）顾客要求更改合同条款中的某项内容；

b）本企业需要更改合同条款中的某项内容；

销售部门组织再评审。

合同更改需持《合同更改通知单》，同时跟踪原合同所形成的文件传递

8.2合同签订流程：

8.2.1定型产品、提货付现销售合同签订流程：

由经办人按标准的销售合同草签

成本会计审核其价格的合理性，并对其配置是否在价格之内进行审核并附审核说明。

财务管理部部长对审核结果复核确认并提出处理意见。

金额在100万元以内的由部门总经理签字审批

金额在300万元以内的经部门总经理签字后由销售副总理签字审批

金额超过300万元的销售合同经销售副总签字后由财务总监审批

金额超过500万元的销售合同经财务总监签字后由常务副总审批

金额超过1000万元的销售合同经常务副总签字后由总经理审批。

办公室按其授权批准签字程序在相关人员签批后盖合同专用章。

双方均签字生效的合同原件在签定的次日报财务部备案。

财务按生效的合同执行收付定金、款项等事项。

8.2.2非标准产品和复杂的销售合同（如分期付款等非付现提货合同）签订流程：

销售部每日向财务管理部报销售/采购合同（订单）签订情况日报表（附件七十五）核对合同签定及执行情况。

由经办人按标准的销售合同草签

9.0订单签订与传递流程：

9.1订单签订要求

9.1.1订单表示某一商品的生产数量，以及计划开工、完工日期，为组织生产或领料的依据，工厂的生管或物管通常以生产订单为中心，以控制其产能利用、缺料、效率、进度等情形，确定其完工状况。

9.1.2订单（见附件五十一）上必须统一编号，明确购车单位名称及联系人，整车型号、底盘号、箱体代码、底盘价格、上装价格、数量、付款方式及交车日期、相关政策、特殊要求等必须认真填写。

9.1.3对客户销售产品必须签订合同,特殊情况下不签合同只签订单时,订单的签订执行合同的评审及签订流程。

9.2订单签订流程：

经办人依据生效的合同书（需投产的）签发订单，经部门总经理签字确认。

资金结算部确认收讫订金

生产副总（需投产的订单报生产副总）确认

9.3已批复的订单下发相关部门的工作流程：

9.3.1新产品、特殊工艺的产品订单下发流程

技术部门据此提供各种产品的生产订单标准用量，生产工艺，定额工时等基础资料

9.3.1.1

下发仓库、生产车间核算员、财务会计

向技术部门下发已批复的订单

人力资源部门据此提供各种产品的定额工时等基础资料

9.3.1.2

向人力资源部