办公管理子系统.docx

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办公管理子系统

9.6.11办公管理子系统

9.6.11.1主要功能设计

系统包括协同工作、公文管理、个人办公平台、公共信息管理、

会议管理、办公用品管理、对外接待管理、车辆管理及其流程定制

和动态监测。

9.6.11.1.1协同工作

协同工作是单位内部职员间的协同工作平台（包括异地分支）。

支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件加载。

协同数据转入邮件协同。

应该能够完成自建流程、调用模板流程、

自建个人模板、调用格式、上传附件、调用统计表单等，以完成办

公中的资料传递、审批、请示、报告、汇报、工作沟通等工作内容。

图形化流程：

可以图形化的方式灵活自建流程等。

客户端可以自定义流程。

丰富的流程策略：

可以终止、回退、撤销、加签、知会和转发

等。

可以使用统计表单。

可以图形化的方式对协同流转进行全程跟踪，催办、查办协同

的处理等。

协同可进行归档和预归档。

协同工作是用于解决日常工作中人与人之间，人与部门之间，

部门与部门之间，岗位与部门之间，岗位与岗位之间，工作小组之

间的工作协作。

协同工作管理实现跨单位，跨组织的人与他人之间进行沟通协

作的基本工具。

支持简捷的文字编、信息流转、回复、意见加载，

文件的读写支Excel、Word以及附件和内部相关协同的加载。

支持．

持单位内部协同信息与电子邮件之间互通以实现。

9.6.11.1.2公文管理

公文管理又划分为收文管理、发文管理和公文档案三个模块。

收文管理是所有外部来文的接口并转发到有阅读权限的人员；发文

管理处分中心理文件拟稿、修改、核稿、校对、领导签发、审核、

文件编号、用印、发送、归档等过程，其中有些过程还可能经过多

轮循环；公文档案管理是对日常办公中归档的公文、会议记录、文

件、传真等进行管理，包括公文档案借阅、查询、统计、删除等功

能。

公文流转过程中，将提供多种安全性和权限控制，在每个审批

环节，每个处理人都有权限限制，具有文件的起草人、历史批阅人

和当前审批人能够阅读文件内容，只有当前审批人能够对文件进行

编辑和处理工作，包括修改、批示、同意和拒绝等，且文件的流转

过程和审批人的处理都会记录下来。

9.6.11.1.3个人办公平台

个人办公平台实现了与日常办公息息相关的功能，包括公告板、

讨论区、通信录、待办事宜、即时消息和日程安排。

用户进入自己

的办公工作平台，就可以方便、快速的看到各项待办工作，用户不

用在分散的功能模块中去处理工作，从而提高工作效率。

当用户进

入个人工作台时，可为用户显示个性化、内容丰富、清晰易用的办

公界面。

9.6.11.1.4公共信息管理

主要是公告板、大事记、讨论区、公共通信录以及政策法规、

时刻表的查询等。

大事纪要管理主要是针对防办的重大事件信息进

行管理,其中包括日常记要管理和年底重大事件的汇总管理。

防汛人

员管理、防汛组织、文档管理、防汛经费、值班日志等进行管理。

9.6.11.1.5会议管理

会议管理子系统用于辅助机关工作人员策划、筹备、组织各种

会议和管理各种会议文档，由会议室申请、会议室安排、会议管理、

会议纪要管理等组成。

9.6.11.1.6办公用品管理

办公用品管理要实现办公用品采购计划的制订、申请审批，采

购过程管理，出入库管理，领用和发放管理等。

9.6.11.1.7对外接待管理

主要是针对办公室及本单位内部其他各职能部门接待申请、接

待审批、接待审核和接待管理、来宾活动日程等日常信息进行管理。

9.6.11.1.8车辆管理

车辆管理应实现车辆使用申请和派车管理、车辆维修记录等管

理，实现车辆基本信息的维护和车辆状态的查询；司机基本信息的

维护和司机状态的查询；网上用车审批和车辆派遣；车辆维护登记，

车辆维护记录查询，车辆维护统计

9.6.11.1.9流程定制和动态监测

对于需要流程的业务模块，系统可以提供流程定制接口，用户．

和系统管理员可以实时监控相关流程的运行状态。

9.6.11.2主要技术

9.6.11.2.1群件技术

在群体工作中，各工作者因为时间及所处地点的不一致，造成

交流协调的不便。

群件就是针对群体工作而发展出来的技术产品，

目的在于促进群体的交流合作及资源分享，充分提高群体的工作效

率和质量。

定义群件：

以交流（Communication）、协调

（Coordination）、合作（Collaboration）及信息共享

（InformationSharing）为目标，支持群体工作需要的应用组件技

术。

9.6.11.2.2XML技术

XML（ExtensibleMarkupLanguage）它是由W3C组织于1998年

的简化子集。

月制定的一种通用语言规范，是SGML2

XML作为一种可扩展性标记语言，其自描述性使其非常适用于

不同应用间的数据交换，而且这种交换是不以预先规定一组数据结

构定义为前提。

XML最大的优点是它对数据描述和数据传送能力，

因此具备很强的开放性。

XML的主要特点如下：

自描述性：

这个特性使差异性可以存在，计算机可以在没有人

为干涉的情况下，理解数据的含义。

可扩展性：

文档通过DTD来定义文档结构，使其他信息系统自

动了解文档的内容。

分层结构：

这样保证了信息的层次性。

．

丰富的链接定义：

对应于HTML单一的单向单通道链接，XML提

供各种不同的链接，如一对多、多对一和双向链接。

多样的样式表支持：

XML把数据内容与它们的表现形式分开，

这样既可以只关心数据的逻辑结构，也可以通过样式表来格式化数

据的表现，甚至还可以定义自己的个人样式表来显示各种不同的

XML数据。

9.6.11.2.3Ajax技术

基于JavaScript和XML的异步数据传输（Ajax）技术是结合

了Java技术、XML以及JavaScript等编程技术，可以让开发人员

构建基于Java技术的Web应用，并打破了使用页面重载的惯例。

Ajax是使用客户端脚本与Web服务器交换数据的Web应用开发方法，

Web页面不用打断交互流程进行重新加裁，就可以动态地更新。

系

统采用Ajax，用户可以创建接近本地桌面应用的直接、高可用、更

丰富、更动态的Web用户界面。

采用Ajax技术改造应用页面，加强页面互动逻辑的支持，在减

轻服务器不必要的负载情况下，提升用户访问使用的感受。

9.6.11.2.4WebServices技术

系统中与外部数据接口采用WebServices技术。

简单地说，

Services（WebWeb服务）允许计算机应用程序间以一种标准的方

式进行通信，它向外界暴露出一个能够通过Web进行调用的API。

目前，WebServices的核心标准已经相对成熟，应用服务器和供应

商都有符合标准的产品面市。

Web服务建立在开放标准和独立于平

台的协议的基础之上。

Web服务通过HTTP使用SOAP（一种基于

XML的协议），以便在服务提供者和消费者之间进行通信。

服务通过

）定义的接口来公开，LanguageDefinitionServiceWeb（WSDL．

WSDL的语义用XML定义。

UDDI是一种语言无关的协议，用于和注

册中心进行交互以及查找服务。

所有这些特性都使得Web服务成为

开发SOA应用程序的优秀选择。

9.6.11.3工作流引擎

9.6.11.3.1内部组成

公文管理子系统主要目标是完成公文在长沙市防汛抗旱指挥部

办公室内的流转。

基于这种公文的流转，利用工作流开发的理念，

形成工作流驱动核心模块，根据对工作流的分析，工作流模块的组

成如下图所示：

工作授权管理中生成

人员组工作

监控中心管理中心

上图中描述的各个构件之间的关系可用下表进一步描述：

工作流核心驱动模块

从生成器中生成相关工作流应用。

流转的流转过程，判断

并决定如何选取合适的岗位、人员。

流程流转的每一步都

工作流生成器依赖于工作流生成器进行判断并选取下一环节对应的具体

人员，可以说所有的流程流转都是通过它进行周转。

人员组织管理中心人员及组织管理中心根据用户的选择情况进行选择发送。

根据工作流的环节设置相应的权限。

授权管理中心

工作流监控中心监控工作流环节切换的信息。

根据对工作流的环节进行相应的分析：

针对工作流目前环节的定义，分为角色、动作、流向

下一个环节的流向，默认环节、备选环节、特殊环节环节流向操作权限，包括结束流程、编号、收回、签署意见、打印、催办、留执行权限言、查看催办、流程信息等等执行人员，人员通过类型包含单人、多人顺序、多人并序，多人并行单人通过执行人员

记录环节基本息和环节类基本信

9.6.11.3.2设计特点

从上述的“工作流驱动核心模块”组成图和对应关系描述表中，

可以发现上述这组构件是互相配合的，为了完善的解决工作流程的

自动生成工作，这些构件是缺一不可的。

有了这些构件，可以解决

如下设计工作流时经常碰到的问题：

1）设计日常工作流中常遇到的各种流程的路由方式（如：

单人

顺序流程、多人顺序流程、多人并序流程、条件流程、分支流程、

循环流程等等）。

2）实现流程的收回、退回（注：

不受流程的限制，后继节点总

能将流程状态退回到前驱节点，同样前驱节点能将流程状态退回到

本步骤）。

3）文档会签、会办流程（注：

关于发出的文档意见为共享内容，

流程自行流转结束即可。

）；

4）授权查看；

5）例外抛出至特殊环节，由管理员统一处理；

6）流程临时变更；

7）流程监控；

9.6.11.3.3开发模式

对于工作流类的应用系统开发过程，我们可以采用如下步骤来

实施，具体如下图所示：

下面，就上图中关于实际应用中，“工作流驱动”的构造，具体

如下表：

业务需求分析

根据具体业工作需求，完成相驱动模文件的流转

、根据工作流的生成器，生成相关应用文、利用人员及组织管理中心，生成相应人员及岗位角、根据既定业务流程的路由，发送该文、所有相关操作写入流程监管中、完成流程的环节的切

9.6.11.3.4可视化流程定制

可视化流程定制是指将审稿流程及其相关信息根据用户权限通

的界面展示给用户的功能。

可视化流程定制应提供友好过基于Web

的图形化定义界面，可伸缩的流程定义力度，可以方便的进行流程

定义与流程改造；可用于办公中各种公文办理的审批和流程控制。

管理员无需进行编程便能以拖放的形式很快的自定义出完全适

合本单位各项办公和管理要求的工作流程，使办公事务处理规范化，

实现协同工作；定制项目丰富，可很好地满足组织中各种事务处理

流程的需要。

可方便地定制出各种办文、阅文、收发文处理流程及

各项审批、签发审核等工作管理流程。