办公室必备发文件格式.docx
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办公室必备发文件格式
办公室必备发文件格式
一、红头文件的制作及标准
1、进行页面设置选择“文件”——“页面设置”选择“页
边距”附签，上：
3.7厘米下：
3.5厘米左：
2.8厘米右：
2.6
厘米。
选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不
同”,在该选项前打“√”。
选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。
然后单击“确定”按钮，这
样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个
汉字的国家标准。
2、插入页号选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。
然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按
边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；
字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设
置成左空一个汉字。
3、发文机关标识制作选择“插入”——“文本框”——“横
排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word2000版面上单击鼠
标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输
入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格
式”，在这里来设置红头的属性。
选择“颜色和线条”附签，“颜
色”设置成“无填充颜色”。
选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。
注：
用户可根据实际情况调节尺寸。
选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：
“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐：
“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：
用户可根据实际
情况调节尺寸。
然后单击“确定”。
选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。
文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。
选中文本框内的全部文字，将颜
色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。
4、红线制作首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”
选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平
线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，
红线的属性在这里进行设置。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”
设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25磅”。
选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。
选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：
“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：
“绝对位置”设置
2
成“页边距”，“下侧”设置成“7cm”——平行文标准，“13.5cm”
——上行文标准，注：
用户可根据实际情况进行调节。
单击确定。
5、文号制作平行文文号：
文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号：
文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发
人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字
的距离。
注：
文号一定要使用六角符号。
六角符号插入方法：
选
择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，
将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。
6、主题词制作选择“表格”——“插入”——“表格”，
选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对
齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预
览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体
内容：
主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄
送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。
7、保存成模板文件单击“文件”——“保存”，“保存类
型”：
选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：
给模板命名；“保存
位置”：
模板所在路径（一般不做，默认即可）。
至此，模板制
作完成。
以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接
进行公文正文的排版。
要对该模板进行修改，可以调出相应模板，
方法是：
选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若
模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板
即可进行修改。
二、公文正文排版
1依据模板建立新公文：
选择“文件”——“新建”——“常
用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。
2制作公文正文内容：
正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以
从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：
标题——二号小标宋字体，
居中显示；主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；正文——三号仿
宋字体；成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入
方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。
文号、签发人、主题词——按照
模板定义的字体填写完整。
最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、
正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。
5、关于坚持的名言，
4
你既然期望辉煌伟大的一生，那么就应该从今天起，以毫不动摇的决心和坚定不移的信念，凭自己的智慧和毅力，去创造你和人类的快乐。
——佚名
6、最可怕的敌人，就是没有坚强的信念。
——罗曼·罗兰
7、只要持续地努力，不懈地奋斗，就没有征服不了的东西。
——塞内加
8、无论是美女的歌声，还是鬓狗的狂吠，无论是鳄鱼的眼泪，还是恶狼的嚎叫，都不会使我动摇。
——恰普曼
9、书不记，熟读可记；义不精，细思可精；惟有志不立，直是无着力处。
——朱熹
10、既然我已经踏上这条道路，那么，任何东西都不应妨碍我沿着这条路走下去。
——康德
11、坚强的信念能赢得强者的心，并使他们变得更坚强。
——白哲特
12、三军可夺帅也，匹夫不可夺志也。
——佚名
13、立志不坚，终不济事。
——朱熹
14、富贵不能淫，贫贱不能移，威武不能屈。
——孟子
15、关于坚持的名言，意志目标不在自然中存在，而在生命中蕴藏。
——武者小路实笃
关于坚持不懈的50条励志名人名言
16、意志若是屈从，不论程度如何，它都帮助了暴力。
——但丁
17、只要有坚强的意志力，就自然而然地会有能耐、机灵和知识。
——陀思妥耶夫斯基
18、功崇惟志，业广惟勤。
——佚名
19、能够岿然不动，坚持正见，度过难关的人是不多的。
——雨果
20、立志用功如种树然，方其根芽，犹未有干；及其有干，尚未有枝；枝而后叶，叶而后花。
——王守仁
21、谁有历经千辛万苦的意志，谁就能达到任何目的。
——米南德
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22、不作什么决定的意志不是现实的意志；无性格的人从来不做出决定。
——黑格尔
23、执着追求并从中得到最大快乐的人，才是成功者。
——梭罗
24、有了坚定的意志，就等于给双脚添了一对翅膀。
——乔·贝利
25、有百折不挠的信念的所支持的人的意志，比那些似乎是无敌的物质力量有更强大的威力。
——爱因斯坦
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