市场费用申请核销管理制度.docx
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市场费用申请核销管理制度
市场费用申请、核销管理制度
目的
市场费用即市场活动、政策费用、合同返利及合同内规定的奖励项目费用,目的是规范市场费用的申请、核销和奖惩流程,系统地掌握市场活动的执行和费用使用情况,提高市场费用使用质量和效率。
职责
市场部负责本制度的制定和修订;
区域经理负责市场费用的申请和执行
市场督查部负责市场费用真实性检核;
财务部负责票据合规性审核及市场费用冲销、挂账。
市场费用科目分类
特殊陈列费用
区域广告费用
事件营销费用
品鉴会费用
赠酒费用
人员费用
促销用品费用
消费者促销费用
渠道促销费用
其它费用
市场费用申请注意事项
申请费用必须在规定的预算范围内;
市场费用申请必须在公司规定的科目范围内;
市场费用申请必须用公司规定的统一表格并规范填写;
所有的申请必须要有执行的起止时间;
同一时间、同一科目、同一渠道、同一形式的费用必须在一张申请表上体现,不得分割申请;
所有市场费用申请必须报市场部备案,否则不予核销
市场费用执行
遵循谁申请、谁负责的原则;
费用批准后,费用使用内容、执行时间发生变更的,必须提交变更申请,变更申请按原申请流程执行审批,否则发生的费用不予核销;
执行方案/同一科目全部结束后方可提出核销申请,由区域经理填报《费用核销申请表》统一表格,经销商签字(盖章);
区域经理整理核销所需材料,同一活动,材料统一装置;附上费用申请报告批复件
区域经理将整理好的核销文件寄回市场部核销
6核销资料明细
品鉴会
核销时限
所需资料
资料要求
结束后5天内
照片每场5张
店名,全景氛围,用餐场景
餐单
餐饮有效点菜单/打印凭条单
票据
有效章印
团购/品鉴赠酒
姓名、职务、联系电话、赠酒明细及时间
市场费用
酒店(商超)进店/陈列/物料应用
活动做完10天内
进店/陈列协议
有效章印
进店费用
有效票据
首批进货单
有效章印
照片
实景照片3张以上/家(要有店名、店内陈列全景、产品陈列照片)
包装及建设(专卖店、酒店氛围、店招)
活动做完10天内
广告制作/发布
协议
广告信息(公司地址、联系电话)、
票据
有效章印
照片
实景照片5张以上(店名1张、不同角度店内全景4张)
一般性消费者活动
活动做完7天内
照片及活动宣传材料
活动场景照片5张以上(海报、条幅、单、报纸广告等)
人员薪资
活动做完5天内
品推人员薪资表
促销人员身份证复印件(正反两面)并签字、联系方式
消费者促销活动
活动做完5天内
相关票据
有效章印
活动执行合同/协议
有效章印
活动照片
10张以上/次(不同角度全景)
区域广告类
活动做完5天内
广告制作/发布
协议
广告信息(公司地址、联系电话)、印章、公司公司三证
票据
有效章印
照片
实景照片5张以上
付款凭证
经销商付给广告公司的凭证(转账单、支票复印件等)
注:
1、所有照片上要有时间显示
2、任何单次核销必需提供全额资料,含经销商投入部分,整理好后寄回市场部办理核销
3、所有资料必须统一整理(同一家店的协议、照片、票据装订在一起),否则全部退回
4、核销时限:
指同一科目活动全部结束开始计算
7市场费用申请、核销流程
申请阶段:
区域经理组织策划相关市场活动,提交市场费用申请表
审批阶段:
区域经理提交申请区域总监审批(24小时之内,核对情况可行性)市场部审批(24小时之内,核对活动费用是否合理)总经理审批(24小时之内)区域经理活动执行
活动执行阶段:
由区域经理按照活动方案组织实施(预留所有活动资料及费用单据)
活动结案阶段:
区域经理提交结案表、申请表、活动资料————区域总监审批(24小时之内,核对资料是否齐全)————商务部审批(24小时之内,核对该经销商剩余市场费用,是否按照合同履行经销商义务)————市场部审批(72小时之内,核对活动费及资料是否准确)总经理审批(24小时之内)————商务部发货(24小时之内)
8处罚措施
对于经销商伪造报账资料的(伪造协议、合同、公章、发票等),一经查实整笔费用不予报销,同时给予一定的经济处罚;对于已经冲账处理的,予以扣回。
超出费用预算或没经批准的费用由申请人自行承担
对于销售人员、市场推广人员在费用使用过程中弄虚作假,虚报费用的行为,一经发现将立即开除,并追究相应的法律责任,该区经理经理给予1000元处罚并通报批评
对于检核人员及经销商或销售人员串通,提供不实核查结果,从中谋取私利的,一经发现将立即开除,并追究相应的法律责任
对于未按规定时限审批、提报材料、审计核查造成经销商投诉或市场战机贻误的,将给于当事人一定经济处罚
金沙古酒市场费用申请表
区域:
申请人:
标题
目的
时间
费用
计入方式
客户(经销商)签字:
总经理
市场部
区域总监
区域经理
8.2市场费用核销表:
金沙古酒市场费用结案表
区域:
负责人:
标题
目的
时间
计划费用
处理方式
酒水冲抵
实际费用
计入方式
市场费用
效果评估:
市场部督导签字:
总经理
市场部
区域总监
商务部
区域经理