03新中大GE简易财务管理操作手册.docx

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03新中大GE简易财务管理操作手册

GE简易财务管理操作手册

1.基础设置及初始

1.1基础设置

1.1.1总账基础设置

设置科目代码级次及启用会计期（必设）；账簿的展示风格。

菜单路径：

总账——基础设置——基础设置——总账基础设置

1.1.2凭证公用设置

财务主管设置窗口，主要设置内容：

是否允许删除中间凭证、是否允许录入历史年度的调整凭证、凭证日期与凭证号顺序是否一致等等。

菜单路径：

总账——基础设置——基础设置——凭证公用设置

1.1.3凭证个性设置

设置凭证界面科目的展示风格（如：

显示所有各级科目名称：

银行存款-建行；显示末级科目名称：

建行）、及凭证录入时的一些方便性操作。

菜单路径：

总账——基础设置——基础设置——凭证个性设置

1.1.4科目导入及科目设置

按照行业分类导入所需科目体系，增加所需明细科目；设置科目属性（如：

应收账款需设置成客户核算、应付账款设置成供应商核算、费用科目需要核算到部门的设置成部门核算）。

菜单路径：

菜单路径：

总账——基础设置——基础设置——科目导入

菜单路径：

菜单路径：

总账——基础设置——基础设置——科目设置

1.2初始化

1.2.1总账初始

1.科目余额初始

菜单路径：

总账——基础设置——总账初始——科目余额初始，选中需要初始的科目，单击【当前科目初始】录入初始金额；设计客户、供应商、部门、辅助项……等辅助核算的科目，需要同时录入相关辅助信息。

数据录入完成后，借贷必相等。

2.数据初始完成

菜单路径：

总账——基础设置——总账初始——数据初始完成

这是一个数据转换的过程，只需要单击【数据初始确认】，其他工作系统自动完成，直到提示“诗句初始化完成”。

3.总账初始确认

菜单路径：

总账——基础设置——总账初始——总账初始确认

总账初始化结束标志，确认后初始数据将不允许被修改。

1.2.2客户初始

初始原理：

所有客户相关数据，都在总账初始时录入，客户初始时只需要导入总账数据即可。

1.导入总账数据

菜单路径：

总账——基础设置——应收初始——应收余额初始，打开界面后点【导入】按钮，全选客户数据后【确认】，把客户数据全部导入进来（在导入的过程中会提示是否打开期初余额录入窗口？

因数据已经导入，不需要再录入；所以选“否”，其他提示选“是”）。

1.应收初始确认

菜单路径：

总账——基础设置——应收初始——应收初始确认，点【结束初始化】直到完成即可。

1.2.3供应商初始

与客户初始完全一样

菜单路径：

总账——基础设置——应付初始——应付余额初始/应付初始确认。

2.凭证处理

2.1凭证录入

2.1.1手工录入凭证

菜单路径：

总账——日常处理——凭证处理——凭证录入

凭证录入是所有财务数据的源头！

必输项：

摘要、科目、金额；有借必有贷、借贷必相等；摘要、科目录入时都有google搜索条（如图：

科目代码输入1，那么1开头的前7个科目就会展示出来，方便录入）；涉及到辅助核算的科目（如客户、辅助项）会自动弹出辅助核算窗口供录入；可以把经常要录入的凭证存为草稿，用时直接调用……

2.1.2其他模块自动生成凭证

供应链：

入库通知单、采购发票、发货单、销售发票都可以事先设置凭证模板，记账生成凭证到总账系统；

固定资产：

资产的任何增减变动，都可以设置生成凭证，在复核操作时生成凭证到总账系统。

引用出纳账：

可引用出纳账直接生成凭证.

2.2自动转账凭证

菜单路径：

总账——日常处理——凭证处理——自动转账凭证

每个月底都需要做转账凭证，例如结转损益。

此类凭证都具有一定的规则，可以通过设置自动转账凭证来实现自动结转，下面以结转收入为例：

选择“直接选择结转科目”结转方式，这张凭证的目的是实现把收入科目贷方余额自动结转到本年利润的贷方（亏损也这样转，会以负数列示），那么“凭证借方”则为收入科目（即转出方）、“结转内容”为贷方净额、转出方科目把收入科目都选择、转入方科目为本年利润：

模板设置好，月底直接点【生成凭证】按钮即可生成自动转账凭证。

2.3凭证管理

菜单路径：

总账——日常处理——凭证处理——凭证管理

凭证管理界面功能包括：

新增、修改、删除、冲红、审核、打印等。

“审核”是必须要做的，月底结账前本月所有凭证必须经过审核。

注：

自己不能审核自己的凭证。

3.账簿查询

账簿是对凭证数据的分类和整理，凡在科目属性中设置了相应的辅助核算属性，在相应的账表中就能查到该科目的业务发生数据。

例如：

“1122-应收账款”是客户核算，那么在客户往来账簿中便能查找到1122科目的相关数据。

普通科目核算就在总账账簿中查询。

菜单路径：

总账——日常处理——账簿查询

最常用的是科目余额表，科目余额表可以进行往来分解、辅助项分解等。

例如：

在科目余额表中选中1122-应收账款科目，点击鼠标右键，选择往来分解，便可以展示1122科目下的客户余额表。

分解的结果如下：

其他账簿都根据需要查询。

4.报表处理

菜单路径：

总账——日常处理——报表——报表处理

报表处理的功能，主要是制作财务报表和管理类报表，报表格式的设计过程是比较类Excel的，主要是报表取数公式的设置。

在报表的单元格中，定义好取数公式规则，点击“整表计算”，便可以算出报表的数据。

设置报表公式的过程如下图，选中一个单元格（如货币资金期末数），点单元格右边的帮助按钮，打开公式选择窗口，选择“J_QMYE借期末余额”、科目选择1001，然后输入“+”号，再选择“J_QMYE借期末余额”、科目选择1002，表示货币资金的期末数是现金和银行存款的期末数相加，生成的公式为：

J_QMYE（"1001",,,,）+J_QMYE（"1002",,,,），点“当前单元格计算”按钮，便可以计算出数据。

5.数据备份与恢复

5.1数据备份

可以定期或不定期对数据进行备份，以防数据损坏或误删数据，出现异常可对已备份数据进行恢复。

备份、恢复数据在“GE账套数据库管理”中进行

菜单路径：

电脑开始菜单——所有程序——新中大金色快车GE（Server）——GE账套数据库管理，用户名为空，密码为，点击【确定】按钮进入（如下两图）：

在左边选中要备份的账套和年度，然后单击顶端标题行的【备份】按钮（如下图）

选择一个备份路径，单击【确定】按钮就开始备份了。

5.2数据恢复

当需要恢复备份的数据时，选中要恢复的账套和年度，单击【恢复】按钮，找到所要恢复的文件，点【确定】按钮即可。