行政部职能说明手册.docx
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行政部职能说明手册
行政部职能说明手册
部门名称
行政部
直属上级
总裁
工作关系
内联部门：
公司各个职能部门、公司门店
外联部门：
消防、保卫等主管部门；
岗位编制
经理、行政专员、电脑工程师、网站主编、前台文员、司机。
部门目的
负责公司行政、后勤、安全、网络、消防、卫生等综合管理和日常事务的处理，以及外部关系的协调，法务处理等工作，确保公司经营活动的顺利运行。
部门
职能
工作内容
制度
建设
负责本部门相关各项规章、制度、流程的制订，以达到规范管理的目的；
负责对本部门相关规章、制度、流程的合理性与有效性进行定期检查并汇报，以及向公司提出改进建议；
部门
计划
编制本部门年度、月度工作计划，有序开展部门工作，提高部门工作的目标性；
组织、落实本部门工作计划，并对计划过程进行监控，保证计划目标的完成；
定期对计划总结和汇报，分析计划执行结果，以不断提高计划编制准确性；
人员
管理
开展本部门人员绩效计划的制定、跟踪与落实工作，以加强员工绩效管理；
负责本部门人员的绩效考核与利益分配相结合工作，激励员工提升业绩；
负责对本部门人员的任免建议、请假等人事事宜进行管理；
部门员工指导、激励、培养和职业生涯规划，以督促本中心员工提高综合素质；
部门员工关系的协调及处理工作；
宣传
组织、编写、审核各类宣传、参展材料，并进行对内、对外推广；
负责公司专栏、墙报等宣传材料的张贴、更新等事宜；
公司内部各个部门评优、评先等表彰活动的归口管理；
安全
保卫
拟订公司安全保卫目标，并编制公司安全控制检查计划；
检查、审核、修订公司安全保卫相关文件；
组织编制公司安全保卫相关的培训教材，并实施；
系统
网络
维护
公司软件系统维护、更新和升级；
公司办公网络系统维护，以及网络安全管理；
公司网页制作，信息发布及更新；
建立、更新公司办公数据库；
公司网络使用权限的分级管理与维护；
编制公司办公自动化培训材料，并实施；
会议
管理
收集、整理公司各种会议用的文件资料，拟订会议议程，并下发会议通知；
组织、安排公司相关人员参加各种会议，并负责参会人员签到；
维持会议持续；
对各种会议形成的决议向相关人员进行反馈，跟踪会议决议执行情况，并进行汇报；
行政
管理
负责办公室人员考勤和处理各种假期；
负责接待工作，手续办理；
综合处理各部门、各单位意见，协调各种关系，营造宽松的内部工作环境；
负责公司办公设施配置，办公设施、用品和劳动用品的采购和分发，以及日常管理等工作；
负责公司信息处理工作，收集和整理各部门、各单位信息，为公司领导决策提供参考；
建立公司文件、资料等档案的分级管理，并严格实施；
负责文件、资料的登记、编号、送阅、督办及归档等工作；
负责公司公文、材料印制，以及公文、资料分发和传递；
后勤
管理
负责信件、报刊、杂志的订阅、收发等管理工作；
负责员工膳食、节日福利的购发等管理工作；
负责公司办公场地的清洁卫生监督管理；
负责员工宿舍的租赁和管理，公司内房屋水电维修、环境卫生、治安保卫；
负责车辆调度、使用、保养和维修，以及驾驶员管理和交通安全管理等工作；
其他
检查、督促各种文件、资料的报送、跟进情况；
完成公司安排的其它工作任务；
行政部经理岗位说明书
岗位名称
经理
类别
岗位编号
部门
行政部
直属上级职位
总裁
直接下属岗位/人数
行政专员、电脑工程师、网站主编、前台文员、司机。
工作协
作关系
内部协作关系
公司各个职能部门、公司门店
外部协作关系
消防、保卫等主管部门；
工作概要
负责公司行政、后勤、安全、网络、消防、卫生等综合管理和日常事务的处理，以及外部关系的协调，法务处理等工作，确保公司经营活动的顺利运行。
职责类别
工作任务说明
工作要求
制度
建设
组织人员制订公司办公、宿舍、消防、卫生、请假等制度、流程，并贯彻执行，达到规范管理的目的；
符合公司经营要求，达到控制的目的
定期检查公司办公、宿舍、消防、卫生、请假相关规章、制度、流程的合理性与有效性进行并汇报，以及向公司提出改进建议；
制度、流程得到严格执行
部门
计划
编制本部门年度工作计划，有序开展部门工作，提高部门工作的目标性；
计划能承接公司目标并切实可行
组织、落实本部门工作计划，并对计划过程进行监控，保证计划目标的完成；
按期、保质完成计划目标
定期对计划总结和汇报，分析计划执行结果，以不断提高计划编制准确性；
总结及时、有对性
人员
管理
依据公司培训规划，编制本专业的培训课件，并按照培训计划进行员工培训；
达到培训要求
开展本部门人员绩效计划的制定、跟踪与落实工作，以加强员工绩效管理；
按期、按人制订员工绩效计划
指导本部门人员的绩效考核与利益分配相结合工作，激励员工提升业绩；
公平、公正与客观的进行考核
负责对本部门人员的任免建议、请假等人事事宜进行管理；
按规定进行
部门员工指导、激励、培养和职业生涯规划，以督促本部门员工提高综合素质；
员工素质达到提高
部门员工关系的协调及处理工作；
避免员工冲突
宣传
组织、编写、审核各类宣传、参展材料，并进行对内、对外推广；
达到公司宣传要求
负责公司专栏、墙报等宣传材料的张贴、更新等事宜；
符合规定、无差错
公司内部各个部门评优、评先等表彰活动的归口管理；
达到激励员工的效果
安全
保卫
拟订公司安全保卫目标，并编制公司安全控制检查计划，组织检查实施；
提交及时、无安全隐患
检查、审核、修订公司安全保卫相关文件；
保持最新版本
组织编制公司安全保卫相关的培训教材，并实施；
达成培训目标
系统
网络
维护
安排人员对公司软件系统维护、更新和升级；
及时、无差错
安排人员进行公司办公网络系统维护，以及网络安全管理；
符合办公要求
组织人员进行公司网页制作，信息发布及更新；
及时、准确
组织人员建立、更新公司办公数据库；
及时、无遗漏
审查公司网络使用权限的分级管理与维护；
符合规定
安排人员编制公司办公自动化培训材料，并实施；
达到培训要求
会议
管理
收集、整理公司各种会议用的文件资料，拟订会议议程，并下发会议通知；
齐全、及时
组织、安排公司相关人员参加各种会议，并负责参会人员签到；
无缺席人员
维持会议持续；
有序进行会议
对各种会议形成的决议向相关人员进行反馈，跟踪会议决议执行情况，并进行汇报；
跟踪执行到位
行政
管理
安排人员负责办公室人员考勤和处理各种假期；
无违规行为
安排人员接待工作，手续办理；
积极、主动、无差错
综合处理各部门、各单位意见，协调各种关系，营造宽松的内部工作环境；
积极、主动、无矛盾产生
负责公司办公设施配置，办公设施、用品和劳动用品的采购和分发，以及日常管理等工作；
满足办公所需
负责公司信息处理工作，收集和整理各部门、各单位信息，为公司领导决策提供参考；
信息传递顺畅、无误解
组织人员建立公司文件、资料等档案的分级管理，并严格实施；
符合规定
指导人员进行文件、资料的登记、编号、送阅、督办及归档等工作；
及时、无遗漏
安排人员进行公司公文、材料印制，以及公文、资料分发和传递；
无差错、无遗漏
后勤
管理
安排人员进行信件、报刊、杂志的订阅、收发等管理工作；
及时、无失误
负责员工膳食、节日福利的购发等管理工作；
满足要求
安排人员进行员工宿舍的租赁和管理，公司内房屋水电维修、环境卫生、治安保卫；
满足需要、无事故
安排人员负责公司办公场地的清洁卫生监督管理；
卫生达到要求
负责车辆调度、使用、保养和维修，以及驾驶员管理和交通安全管理等工作；
车辆完好、无事故
其他
报送各种文件、资料；
及时、准确
负责协调部门内部、部门与公司其它部门间关系；
及时、公正
完成公司安排的其它工作任务；
积极、主动、认真
主要工作权限
对公司办公设施、办公用品的管理权；
对公司工作环境，卫生、清洁程度监督权；
公司公文，会议记录的管理权；
对员工宿舍，工作餐的管理权；
车辆调度使用管理权；
公司会议、各种活动的组织权；
对下级工作有检查权；
对下级在工作中的争议有裁判权；
在授权范围内，有代表企业对外联络的权力；
有对直接下级岗位调配的建议权、任命的提名权和奖惩建议权；
对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权；
任职资格
生理要求
性别
不限
年龄
30--45
身高
不限
健康状况
良好
教育水平
大学本科以上学历
专业要求
秘书、中文、公关、行政管理等相关专业
获取证书
中级技术职称
培训经历
受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务知识等方面的培训。
经验要求
6年以上工作经验，4年以上行政管理工作经验。
；
知识
熟悉消防、安全、保卫等法律、法规和相关办事程序；
优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；
较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；
熟练使用办公软件、办公自动化设备。
能力要求
做事客观、严谨负责、踏实、敬业；
具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。
用人理念
满足公司用人理念，符合公司的五用五不用用人标准。
行政专员岗位说明书
岗位名称
行政专员
类别
岗位编号
部门
行政部
直属上级职位
经理
直接下属岗位/人数
无。
工作协
作关系
内部协作关系
公司各个职能部门、公司门店
外部协作关系
消防、保卫等主管部门；
工作概要
负责公司办公、宿舍等的安全、消防、清洁卫生，以及相应的固定资产设备、设施等的管理，以保障公司员工有一个安全舒适的办公和休息的环境。
职责类别
工作任务说明
工作要求
安全
保卫
消防
拟订公司安全、保卫、消防目标，并编制公司安全、保卫、消防控制检查计划，组织检查实施；
提交及时、无安全隐患
编制、修订公司安全、保卫、消防相关文件；
保持最新版本
定期对公司各种消防、安全设施、设备进行检查与维护；
保持备用状态
编制公司安全、保卫、消防相关的培训教材，并实施；
达成培训目标
宿舍
管理
负责公司员工宿舍租赁；
及时、无失误
负责公司员工宿舍水电维修、环境卫生、治安保卫工作；
无事故
负责编制宿舍用品采购计划，并进行购买与分发；
满足需要
建立完善公司员工宿舍所用各种设备设施台帐、定期进行检查使用情况；
保证完好
负责员工宿舍纪律检查与管理；
无违规行为
负责协调员工宿舍维修工作；
积极、主动
宣传
协助上级编写各类宣传文件，制作参展材料，并进行推广；
积极、主动
负责公司专栏、墙报等宣传材料的张贴、更新等事宜；
办公室
管理
依据公司经营情况，拟订公司办公用品、办公设施、消防、安全等采购计划；
提交及时；
负责办办公用品、节日福利用品的购买与分发；
及时、满足质量
负责建立公司办公室所用各种固定资产管理台帐和卡片，并不断进行更新与完善；
帐、卡、物三相符
负责固定资产的使用、更新、调拨管理，并办理相关手续，使资产落实到相应使用人；
明确到人
负责对办公用固定资产进行日常维护，并定期组织进行资产盘店。
资产完好
负责定期检查办公室清洁卫生；加强办公区域的5S管理；
环境舒适
负责办公室防火、防盗等安全、消防管理；
无事故发生
负责协
升级会员 