保密工作管理规定.docx

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保密工作管理规定

1目的

为规范保密管理工作，对保密过程进行有效控制，防止泄密行为的发生，特制定本规定。

2范围

本规定适用于公司保密事项制作、收发、传递、使用、保存和销毁全过程的管理。

3定义

3.1绝密：

最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。

3.2机密：

重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受严重的损害。

3.3秘密：

一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。

3.4秘密载体：

是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载企业秘密信息的纸介质、磁介质、光盘等各类物品。

磁介质载体包括计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等。

3.5泄密：

指使公司秘密被不应知悉者知悉的；或使公司秘密超过了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。

3.6商业秘密：

指不为公众所知悉，能为公司带来经济利益，具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息。

3.7技术信息秘密：

是由公司研发或以其他合法方式掌握的、未公开的、能带来经济利益或竞争优势，具有实用性且采取了保密措施的技术信息，包括但不限于设计图纸（含草图）、试验结果和试验记录、工艺、样品、数据、计算机程序等。

技术信息可以是有特定的完整的技术内容，构成一项产品、工艺材料及其改进的技术方案，也可以是某一产品、工艺材料等技术或产品中的部分技术要素。

4职责

4.1公司总经理负责公司保密事项密级及保存期限的审批。

4.2公司总经办负责保密事项的归口管理，负责保密事项密级申请的汇总和初审，并报公司总经理审批。

负责组织秘密载体的制作，并负责对公司范围内的保密管理工作的指导、监督和检查。

4.3公司人力资源部负责与员工签订《保密合同》，负责向员工宣传公司保密管理制度。

4.4所有相关部门（以下统称涉密部门）都有严格遵守公司保密制度的责任和义务。

4.4.1负责对本部门需保密的信息进行收集和整理，提交密级确定申请表交总经办确定秘级，并严格履行保密义务。

4.4.2指定专人负责本部门秘密载体的日常管理工作。

4.4.3涉密部门负责人对本部门执行保秘工作的指导、监督和检查。

5程序

5.1密级及保密期限的确定

5.1.1公司保密事项分为绝密、机密和秘密三种密级。

5.1.1.1公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料等为绝密级；

5.1.1.2涉及项目部总体的规划、计划、统计、财务（成本及报价）、通信、重要的合同、客户贸易渠道等秘密事项；对外招投标标价和标价的计算依据，定标签约前谈判方案，合作条件；项目自身施工工艺，关键技术以及施工、安全、质量、物资、涉密文件、资料、图纸等部分；财务帐簿、报表、凭证、银行帐户帐号以及经营状况；尚未出台的人事变动方案、项目会议记录等为机密级。

5.1.1.3公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入公开的各类信息等秘密级。

5.2密级的变更管理

a）公司保密事项的密级和保密期限，应根据情况变化及时变更。

密级和保密期限的变更，由申报部门填写“密级变更申请表”，经部门负责人初审，总经办审核后，由公司总经理审批。

b）公司保密事项的保密期限届满的，自行解密；保密期限需要延长的，由原申报部门提出申请，部门负责人初审，交总经办审核后，由公司总经理审批。

c）公司保密事项在保密期限内不需要继续保密的，由总经办收集汇总，交高管办公会批准后，由总经办实施解密。

5.3秘密载体的控制

5.3.1秘密载体的管理原则

秘密载体管理遵循“严格管理、严密防范、确保安全、方便工作”的原则。

5.3.2秘密载体的制作

公司总经办负责秘密载体制作的指导、监督、核准。

a）制作秘密载体，应当依照总经办组织核定的密级和保密期限，注明发放范围及制作数量，绝密级、机密级的应当编排顺序号。

b）纸介质、磁介质、光盘秘密载体应在批准的定点场所印制。

c）制作秘密载体过程中形成的不需归档的材料，应当及时销毁。

d）制作秘密载体的场所应当符合保密要求，使用电子设备的应当采取防电磁泄漏的保密措施。

5.3.2秘密载体的收发与传递

a）收发秘密载体，应当履行清点、登记、编号、签收等手续。

b）传递秘密载体，应当包装密封；秘密载体的信封或者袋牌上应当标明密级、编号和收发件单位名称。

使用信封封装绝密级载体时，应当使用由防透视材料制作的、周边缝有韧线的信封，信封的封口及中缝处应当加盖密封章或加贴密封条；使用袋子封装时，袋子的接缝处当使用双线缝纫，袋口应当用铅志进行双道密封。

应当选择安全的交通工具和交通路线，并采取相应的安全保密措施。

c）采用现代通信及计算机网络等手段传输秘密信息，应当遵守国家有关保密规定。

5.3.3秘密载体的使用和携带

a）接触和使用秘密的原则是：

●绝密级，只限于经过审定的人员；

●机密级，限于工作直接需要的部门和人员；

●秘密级，凡工作需要的部门和有关人员均可使用。

b）涉密部门收到秘密载体后，由部门负责人根据秘密载体的密级和制发单位的要求及工作的实际需要，确定本部门知悉该秘密的人员的范围。

任何部门和个人不得擅自扩大企业秘密的知悉范围。

c）阅读和使用秘密载体应当在符合保密要求的办公场所进行；同时应当办理登记、签发手续，管理人员要随时掌握秘密载体的去向。

d）复制和汇编秘密文件、资料，应当经原制发部门批准，未经批准不得汇编。

复制秘密载体应当到批准的定点场所进行。

e）因工作确需携带秘密载体外出，应经部门领导批准，并采取严格的安全保密措施，使秘密载体始终处于携带人的有效控制之下。

5.3.4秘密载体的保存

a）保存秘密载体，应当选择安全保密的场所和部位，并配备必要的保密设备。

绝密级载体应当在安全可靠的保密设备中保存，并由专人管理；工作人员离开办公场所，应当将秘密载体存放在保密设备里。

b）涉密部门每年年底对当年所存秘密载体进行清查、核对，发现问题及时向相关部门报告。

按照规定应当销毁的秘密载体，应及时如数销毁。

c）涉密人员、秘密载体管理人员离岗、离职前，应当将所保管的秘密载体全部清退，并办理移交手续。

d）需要归档的秘密载体，应当按照公司档案管理规定归档。

e）被撤销或合并的涉密部门，应当将秘密载体移交给承担其原职能的部门，并履行登记、签收手续。

5.3.5秘密载体的销毁

a）销毁秘密载体，由主办人员填写“密级载体销毁申请表”，经本部门负责人审核批准，并履行清点、登记手续后报分管领导审核、总经理批准后处理。

b）销毁秘密载体，应当确保秘密信息无法还原。

c）销毁纸介质秘密载体，应当采用焚毁、化浆等方法处理；使用碎纸机销毁的，应当使用符合保密要求的碎纸机。

d）销毁磁介质、光盘等秘密载体，应当采用物理或化学的方法彻底销毁。

e）禁止将秘密载体作为废品出售。

5.3.6绝密级载体的管理

a）送往外地的绝密级载体，通过机要交通、机要通信递送；在本地传递绝密级载体，由发件或收件部门派专人直接传递；不得利用计算机、传真机传输绝密级公文。

b）涉密部门或人员收到绝密级载体后，必须按照规定的范围组织阅读和使用，并对接触和知悉绝密级载体内容的人员做出文字记载。

c）绝密级载体封装时应粘贴密封条或加盖密封章，携带绝密级载体应经主管领导批准，并有二人以上同行。

禁止携带绝密级载体参加涉外活动，禁止将绝密级载体携带出境。

d）绝密文件要单独登记，存放在设备完善的保险装置中，不得存于私人住宅或其他不安全的地方。

e）绝密级技术在保密期限内不得申请专利或者保密专利。

f）借阅绝密文件，应先填写“调卷单”，需董事会2人以上批准可在档案室内阅读。

g）严禁绝密件横传、翻印、复制和传抄。

如有特殊情况需要复印，必须经总经理批准并通知总经办。

复印件应送总经办盖章备案，按正式文件同样管理。

h）在计算机内保管的绝密信息需要验证身份和传输加密。

5.4保护措施

公司通过以下手段保护商业秘密：

a）依据侵权行为法对商业秘密的保护，主要依据是《民法通则》、《反不正当竞争法》和《刑法》。

b）依据合同法对商业秘密的保护，主要依据是《技术合同法》和《劳动法》；

c）向仲裁机构申请仲裁解决。

商业秘密被侵犯，如果此前企业与侵权人之间签订了《合同》，并且双方自愿达成仲裁协议的，可依据《中华人民共和国仲裁法》向当地仲裁机构或者双方仲裁协议中约定的仲裁机构申请仲裁。

d）因劳动争议引起的纠纷或签订《劳动合同》的员工，期限未满，擅自跳槽，带走企业秘密，侵犯企业利益的，可依据《中华人民共和国企业劳动争议处理条例》向当地劳动争议仲裁委员会申请仲裁。

对仲裁裁决不服的，可以在十五日内向人民法院起诉。

c）向工商行政管理部门投诉。

商业秘密被侵犯人的不正当行为侵犯，可按上述规定，向工商行政管理部门投诉，并提供商业秘密及侵权行为的有关证据。

d）向人民法院起诉。

根据《刑法》、《民法通则》、《技术合同法》、《反不正当竞争法》等法律规定，企业的商业秘密被侵犯，可以直接向人民法院起诉。

e）协商解决。

商业秘密纠纷属民事纠纷的，商业秘密受到侵害时，被侵害人可以与侵害人进行协商，要求其停止侵害并做适当赔偿，以维护自身的正当权益。

f）以经济手段保护商业秘密。

主要包括：

用分配方法来保护商业秘密（即对接触、使用企业商业秘密的员工，给予较优厚的工资、奖金待遇，若有可能，再辅之以必要的雇佣合同，写明一旦享受特殊津贴，则应负有相应的保密义务）；用长期化劳动契约来保护商业秘密；以某种产权安排，来保护商业秘密。

g）以行政管理的手段保护商业秘密。

一是建立保护商业秘密的机构；二是建立企业内部相关的保密制度；三是与员工签订保密合同。

h）选择与高级研发人员、技术人员、经营管理人员、一般技术人员和关键岗位的技术工人、市场计划和销售人员、财会人员、秘书人员及保安人员签订《保密合同》。

5.5泄密行为的确定

5.5.1职务泄密行为

a）员工在工作期间，擅离岗位，无意中泄露公司秘密，危害公司经营安全的。

b）以盗窃、利诱、胁迫或者其他不正当手段获取公司的商业秘密的。

c）违反约定或者违反公司有关保守商业秘密的要求，披露、使用或者允许他人使用其所掌握的商业秘密的。

d）非法持有属于公司绝密、机密的文件或者其他物品，拒不说明来源与用途的。

5.5.2技术泄密行为

技术泄密行为是指泄露公司的技术信息，公司的技术信息主要包括：

a）公司引进技术中的全部文件和专有技术。

b）有些公开面向市场产品的组成方式。

c）项目自身施工工艺，关键技术以及施工、安全、质量、物资、涉密文件、资料、图纸等部分

d）记录新技术研发活动内容的各类文件，如会议纪要、实验结果、技术改进通知、检验方法等。

5.6.3市场泄密行为

主要指泄露公司的经营信息，经营信息包括：

管理诀窍、客户名单、货源情报、产销策略、招投标中的标底及标书内容等信息，如采购计划、供货渠道、销售计划、会计财务报表、价格方案、分配方案、计算机软件、重要的管理方法等。

主要包括：

a）未经许可或不经意的公开发表。

b）商业秘密载体因各种原因被竞争对手获取。

c）在业务谈判中无意泄漏。

d）电子文件、数据库或通信系统被非法进入。

e）被关系单位或关系人（销售或供应单位、上级机关、开户银行等）所泄漏。

f）被参观者看到了不该看到的内容。

g）被竞争者从广告、公开出版物以及公开谈话中分析出来。

5.6.4客观泄密行为

a）通信、谈话被截取或窃听。

b）接受外来人员采访、参观、考察、实习中疏忽大意。

c）出差人员对所带的资料保管不善。

d）对业务交往或经济合作对象缺乏防范。

e）不注重废旧秘密载体的管理的。

f）电子文件的随意存放。

g）在公共场合如大楼电梯、餐厅中谈论公司业务的。

h）不留心自己所说的东西及听众的。

执行，保密合同中未确定的，由高管办公会讨论决定。

5.6保密守则

公司全体员工应自觉地遵守下列保密守则：

a）不该说的秘密，绝对不说；

b）不该问的秘密，绝对不问；

c）不该看的秘密，绝对不看；

d）不该记录的秘密，绝对不记录；

e）不在非保密本上记录秘密；

f）不在私人通信中涉及秘密；

g）不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论秘密；

h）不在不利于保密的地方存放秘密文件、资料；

i）不用普通电话、明码电报、普通邮政传送保密事项；

h）不携带秘密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

6责任与处罚

6.1出现下列情况之一的，给予警告，并处以若干金额罚款：

6.1.1泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；

6.1.2违反本制度规定的秘密内容的；

6.1.3已泄露公司秘密但采取补救措施的；

6.2出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失：

6.2.1故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；

6.2.2违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；

6.2.3利用职权强制他人违反保密规定的。

7相关文件

a）《密级文件管理规定》

b）相关法律法规

8记录

8.1密级确定申请表（KY-GL-G-01-A-01）

8.2密级变更申请表（KY-GL-G-01-A-02）

8.3保密工作奖罚报告（KY-GL-G-01-A-03）

8.4密级载体销毁申请表（KY-GL-G-01-A-04）

8.5调卷单（KY-GL-G-01-A-05）

附表：

公司绝密、机密、秘密事项一览表

序号

名称

主管部门

涉秘范围

密级

保密措施

董事会未对外发布的信息

总经部

董事会

机密

专人保管

签订保密协议

绝密公文

总经部

相关部门

绝密

见《密级文件管理规定》

秘密公文

总经部

总经办

相关部门

秘密

限制传阅范围

专人保管和传阅

与技术合作方以外的其他国外机构和人员之间的往来电函

总经部

公司高层领导

秘密

专人保管；

归档保存

公司发展战略规划及实施细则

总经部

公司高层领导

机密

专人保管

归档保存

现场查阅

由计算机保存的

公司核心技术资料

总经部

部门负责人

网络管理员

绝密

网络监控

双密匙开机

由计算机保存的

财务资料

总经部

部门负责人

网络管理员

机密

网络监控

双密匙开机

由计算机保存的

董事会资料

总经部

董事会秘书

网络管理员

机密

网络监控

双密匙开机

薪酬

人力资源部

公司高层领导

秘密

见《员工薪酬管理制度》

行业专家信息库资料

人力资源部

公司高层领导

秘密

专人保管

限定使用范围

绩效考核结果

人力资源部

部门负责人

秘密

定向反馈

不对其他人公开

绩效考核记录

人力资源部

公司高层领导

机密

专人保管

电子版加密

限制接触范围

员工人事档案

人力资源部

秘密

限制借阅范围

严格借阅手续

人才测评报告

人力资源部

秘密

限制借阅范围

严格借阅手续

公司年度、月度经营管理分析报告

经营计划部

总经理、分管副总经理、经营部

机密

专人保管

电子版加密

限制接触范围

公司资金计划

经营部

公司高层领导

机密

专人保管

电子版加密

限制接触范围

项目公司目标责任书

经营计划部

总经理、分管副总经理、经营部、燃料部、项目公司总经理

机密

专人保管

电子版加密

限制接触范围

项目公司经营管理年度、季度、月底报告

经营计划部

总经理、分管副总经理、经营部、项目公司总经理

机密

专人保管

电子版加密

限制接触范围

投资项目可行性评估报告

经营计划部

总经理、分管副总经理、经营部

机密

专人保管

电子版加密

限制接触范围

投资合同谈判过程资料

经营计划部

总经理、分管副总经理、经营部

机密

专人保管

电子版加密

限制接触范围

投资合同

经营计划部

总经理、分管副总经理、经营部

机密

专人保管

电子版加密

限制接触范围

部门组织召开专题会的纪要

经营计划部

总经理、分管副总、经营部、相关部门

秘密

专人保管

归档保存

年度预算

经营计划部

经营计划部、财务部

、公司高层领导

机密

专人保管

电子版加密

限制接触人员

年度决算财务报告及各类财务分析报表

财务部

公司高层领导

财务部

机密

专人保管

电子版加密

限制接触人员

月、季财务报告及各类财务分析报表

财务部

公司高层领导

财务部

机密

专人保管

电子版加密

限制接触人员

经济合同

财务部

公司高层领导

财务部

相关部门

机密

专人保管

电子版加密

限制接触范围

财务专用印鉴及账号

财务部

机密

专人保管

签订保密协议

限制接触范围

会计账簿（包括明细账、总账及其他辅助账簿）

财务部

秘密

专人保管

归档保存

原始凭证、记账凭证及汇总凭证

财务部

相关部门

秘密

专人保管

归档保存

银行余额调节表及对账单

财务部

相关部门

秘密

专人保管

归档保存

年度审计计划

审计部

董事会

公司高层领导

审计部

秘密

专人保管

归档保存

财务收支审计

审计部

公司高层领导

审计部

财务部

秘密

专人保管

归档保存

报表决算审计

审计部

公司高层领导

审计部

财务部

秘密

专人保管

归档保存

合同签证审计

审计部

公司高层领导

审计部

财务部