项目管理与监控过程说明.docx

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项目管理与监控过程说明

项目管理与监控过程

修订记录

版本号

修订人

修订日期

修订类型

修订说明

审核人

批准人

批准日期

修订类型包含：

新增、修改、删除。

1目的

明确项目管理及项目监控的工作内容、工作方式，为项目管理过程提供指导，把控风险，促进项目顺畅交付，保障项目目标的实现。

2适用范围

技术与研发中心。

3职责划分

角色

主要职责

项目经理

1）对项目的需求、沟通、变更、风险、配置等方面进行管理

2）监控项目执行过程与计划的匹配性

3）对项目管理问题组织分析并制定解决措施

技术经理

1）负责项目过程中技术问题和风险的管理及解决

技术总监

1）对项目技术问题提供技术指导和资源支持

2）对项目严重技术风险进行识别和解决支持

PMO项目经理

1）对项目中问题和风险进行识别与跟踪，并提供指导和支持

2）监控项目进展情况，向重要干系人汇报

PMO项目总监

1）对项目中严重问题和风险的预警、跟踪及解决支持

2）对项目变更进行审核/审批

部门副总

1）对项目重要变更进行审批

质量保证人员

1）对项目管理和监控活动进行检查，记录风险和问题并跟进解决

2）对项目管理和监控活动提供指导和协助

4项目管理

4.1需求管理

（1）需求评审

1）需求开发完成后，项目经理根据已确认的用户需求说明，组织编写《需求规格说明书》，并组织人员进行评审，依照下述评审准则：

●需求内容描述是否清晰明确？

●需求内容描述是否准确完整？

●需求之间是否存在相互矛盾？

●需求内容是否是可以实现的？

●需求内容是否是可以测试验证的？

2）需求评审的方式包含：

会议评审、邮件评审。

3）需求评审参加人员有：

技术经理、开发人员、UI设计人员、测试人员、质量保证人员以及其他相关人员。

4）评审过程中，项目经理安排人员对评审意见和问题进行记录，形成评审会会议纪要。

5）根据评审意见，项目经理对需求规格说明书进行修订，修订时应保持与用户需求说明的一致性。

项目经理将修改后的需求文档发布至项目相关人员。

（2）需求跟踪

1）需求文档发布后，项目经理应建立并维护《需求跟踪矩阵》。

对每个需求点进行全生命周期的跟进和维护，确保需求实现和验证的全覆盖。

2）在需求实现过程中，如果发现与需求评审准则不一致的问题，应当记录下来，根据需要，与客户确认一致并执行变更流程。

3）当需求文档或后续工作产品发生变更时，应及时更新《需求跟踪矩阵》。

（3）需求变更

1）因客户方原因或者项目人员提出需求变更后，项目经理评估需求变更对项目目标、里程碑时间及投入工时的影响，如果对项目计划任务、计划时间造成了影响，则项目经理应填写《项目变更表》，经销售经理签字确认后，按项目变更管理的要求进行流程审批。

2）变更审批完成后，项目经理应将变更后的需求文档发布至项目相关人员。

4.2沟通管理

（1）沟通计划

项目启动时，项目经理应明确项目过程中计划使用的沟通方式、沟通频次和参与沟通的角色人员等，确保项目信息及时、准确的传达和交互。

（2）沟通方式

项目沟通方式有：

1）面对面沟通

主要包含：

当面一对一的交流、多人现场会议。

在条件允许的情况下，推荐使用当面沟通。

通常情况下，面对面交流的沟通效率更高，便于快速达成一致理解。

2）非面对面沟通

主要包含：

视频会议、电子邮件、网络聊天工具（微信、QQ等）、电话等。

各类沟通方式的沟通频次和适用的情形有一定差异，详见下表。

项目经理根据项目具体情况和实际需要，选择适当的沟通方式。

沟通方式

沟通频次

适用情形

会议

项目启动会

1次

仅项目启动时召开1次，用于项目整体情况的介绍和发布，实现相关人员对项目的一致理解

项目每日站会

每天

适用于项目团队内部，沟通每个人任务完成情况，及下一步工作任务，采用站立的方式开会，时间一般在20分钟之内

项目周例会

每周

每周的固定时间，沟通汇报项目总体情况、当前存在的困难及下一步工作安排，确保相关人员信息一致

项目月例会

每月

每月的固定时间，沟通汇报项目总体情况、当前存在的困难及下一步工作安排，保障项目整体可控

项目评审会

按需

按项目需要，对某个具体的对象，例如需求文档，邀请相关人员进行评审

里程碑评审会

按需

一个里程碑阶段完成后，对上一个阶段的成果进行确认，发布下一个阶段的工作任务安排

阶段汇报会

按需

按项目需要，对相关干系人汇报项目进展情况，收集相关干系人的意见和反馈，及时纠偏

专题沟通会

按需

针对项目过程中出现的某个具体问题，邀请相关人员一起交流讨论解决办法

质量问题分析会

按需

通常由质量保证人员组织发起，针对项目中发现的质量问题，由项目经理和相关人员一起分析，明确下一步改进措施，保障项目质量

项目结项会

1次

仅项目结项时召开1次，用于总结项目成果，汇报项目整体完成情况

电子邮件

随时

对于重要信息的传达、确认，或正式交互，应使用邮件方式沟通，便于留痕和存证

即时通讯工具

随时

可以用于项目日常沟通工作，便于信息及时、准确地传达

电话

随时

在不便于当面沟通且需要尽快开展沟通的情况下，可以使用电话沟通方式，电话沟通之后，应将达成的一致理解使用工作备忘的方式记录下来，通过邮件与对方确认后留存

（3）沟通记录

1）无论使用什么样的项目沟通方式，对沟通过程中形成的内容应当进行记录和存档，尤其是一起达成的一致性的意见和结果，将作为后续工作行动的重要依据。

2）沟通记录可以是《会议纪要》或《工作备忘录》的形式，应通过电子邮件的方式发布给参与沟通的人员留存备忘。

4.3变更管理

（1）变更申请

1）当项目无法按计划实现，需要发生变更时，则按下述变更类型，由项目经理填写《项目变更表》，按规定的流程进行审批。

当一次出现多个变更类型时，可以合并使用一个变更单，在“变更类型”处，勾选多个变更类型即可。

变更类型

变更说明

需求变更

当项目需求发生变化时，由项目经理评估需求影响范围，如果影响到二级功能或关键功能点的，则需要项目经理发起变更申请。

工作量变更

当出现项目工作量预估不足，或因需求变更导致工作量增加时，应由项目经理填写《项目变更表》，按要求的流程进行变更审批。

里程碑时间变更

当项目里程碑时间无法按计划实现而需要延后时，项目经理填写《项目变更表》，按要求的流程进行变更审批。

人员变更

当项目团队成员发生变化时，项目经理应组织安排工作交接事宜，并对工作交接结果进行确认，以最大程度减小对项目的不利影响。

交接人员应填写《项目交接单》，经接手人员和项目经理签字确认后，提交至PMO项目经理审批。

2）当项目状态发生变化，需要暂停或终止时，项目经理填写《项目状态变更表》，按规定的流程进行审批。

当项目暂停后需要重新启动时，不需填写变更表，项目经理将项目启动信息通知给销售经理、技术经理、项目成员、技术总监、PMO项目经理、PMO项目总监、质量保证人员、IT资产管理员等，重新进行项目策划。

3）对于可能影响项目目标质量的，项目经理应组织相关人员对变更事项进行评审，分析影响范围和风险，以确保变更可控。

（2）变更审批

1）当项目的需求、里程碑节点或工作量发生变化时，项目经理需重新制定计划表或成本估算表，并填写《项目变更表》，按下述要求进行审批。

变更事项

变更审批流程

项目工作量变化，变更项目成本

根据变更的工作量大小，审批流程为：

1）单次变化工作量≤10人天，销售经理审批；如果此时项目累计变化工作量超过10人天，应由分公司总经理审批；如果超过30人天，应由事业部总经理审批；

2）10人天＜单次变化工作量≤30人天，销售经理审核，分公司总经理审批；如果此时项目累计变化工作量超过30人天，应由事业部总经理审批；

3）单次变化工作量＞30人天，销售经理审核，分公司总经理审核，事业部总经理审批。

重大需求变化，导致项目目标出现较大偏离

销售经理审核，分公司总经理审批

里程碑节点变化，影响最终交付时间

销售经理审核，分公司总经理审批

其他情况的变更

销售经理审核，分公司总经理审批

2）当项目状态发生变更时，例如：

项目暂停、项目终止，需要销售经理进行审核，分公司总经理进行审批。

3）项目变更审批完成后，项目经理向项目成员、PMO项目经理、PMO项目总监、质量保证人员、IT资产管理员发布变更通知。

4.4配置管理

（1）文档配置

依据项目配置管理要求，项目经理和项目人员将项目中形成的过程文档及时上传至指定的SVN中，项目经理对项目过程产物的配置情况进行监督管理。

IT资产管理员对SVN中的配置项进行审计，对发现的问题进行记录并跟进解决。

（2）代码配置

在项目的设计实现过程中形成的程序代码，由开发人员依据源代码库管理相关要求，上传至指定的源代码配置库中。

IT资产管理员对源代码库的配置情况进行审计，记录问题并跟进解决。

4.5风险与问题管理

（1）风险与问题识别

项目经理负责对项目开展过程中的风险和问题进行识别、分析，对风险和问题的发生的概率及影响程度进行判断，根据需要制定风险规避措施，对出现的及潜在的风险采取适当的应对措施。

（2）风险与问题跟踪

对于识别出来的风险与问题，项目经理应建立跟踪表或项目管理问题清单，跟踪风险和问题的处理结果，确保项目质量可控。

5项目监控

5.1监控内容

项目经理对项目的监控内容包含不限于：

进度计划、过程产物的质量、系统质量、工作量投入情况、客户满意度情况、问题的原因分析及解决情况等。

通过对项目进行监控，项目经理充分掌握项目情况，从而确保项目满足预期要求，按计划进行顺畅交付。

5.2监控方式

项目经理对项目的监控方式包含不限于下述方式，可以采用多种监控方式并用。

（1）项目内部沟通

项目团队内部之间的沟通交流。

（2）项目外部沟通

与客户的沟通交流，与供应商的沟通交流，客户满意度反馈信息，公司高层的意见表达等。

（3）项目过程产物

SVN配置库中项目文档情况，源代码库中系统代码情况。

（4）QA检查记录

质量保证人员对项目的检查记录、问题报告。

（5）项目工时填报

项目团队成员的工时填报信息。

5.3监控结果

项目经理通过对项目全面监控，获知项目整体进展状况，编写《项目周报》，按要求提交给PMO项目经理，汇报项目情况。

项目经理应根据风险与问题管理要求，识别项目中出现的问题及潜在的问题，对问题情况采取纠正措施或规避措施，建立《项目管理问题清单》并进行维护。

6相关文件

文档类型

文档名称

模板

1）会议纪要

2）工作备忘录

3）需求跟踪矩阵

4）项目变更表

5）项目状态变更表

6）项目周报

7）项目管理问题清单