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论文采购与付款的内部控制

关于BSD酒店企业采购与付款的内部控制

摘要

随着外资效劳行业的不断驻入我国，我国酒店行业的竞争异常剧烈。

各个酒店都在为自己寻找出路。

大局部酒店选择了降低本钱以求稳步开展。

采购环节虽然不直接效劳于客户，但采购质量的好坏将直接影响到酒店的正常经营。

根据酒店出现食材不新鲜的投诉后，总经理携各部门经理做出全面调查。

我根据国内外正规采购程序和企业内部控制指引的规定，结合酒店采购管理中出现的问题提出几点建议。

分别从采购员的选择、岗位的安排、职责分工、采购程序的标准和供给商的管理几方面全面探讨了改善酒店采购管理控制的思路，科学的管理制度结合实际，酒店的采购肯定会更上一个新的台阶。

关键词：

本钱控制，采购员，付款，改善

ABSTRACT

WithcontinuedforeigninvestmentinserviceindustriesintoChina,theChinahotelindustryisfiercelycompetitive.Allhotelsfindawayoutforthemselves.Mosthotelshavechosentoreducecostsinordertogrowsteadily.Procurementchain,whilenotdirectlyservecustomers,butthequalityisgoodorbadpurchasewilldirectlyaffectthenormaloperationsofthehotel.Ingredientsaccordingtothehotelthereisnotfreshcomplaint,generalmanagerwiththedepartmentmanagertomakeafullinvestigation.Normalprocurementproceduresinaccordancewithinternationalandinternalcontrolguidelines,combinedwiththehotelmanagementintheprocurementproblemsafewsuggestions.Separatelyfromthebuyer'schoice,jobarrangements,divisionofresponsibilities,procurementproceduresofthespecificationandsuppliermanagementaspectsofacomprehensivestudytoimprovethecontrolofthehotelprocurementmanagementideas,scientificmanagementsystemwithreality,thehotelanditwillbeontheprocurementtoanewlevel.

KEY WORDS:

costcontrol,buyers,payment,improve

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……

前言

随着我国改革开放的不断深入，外资旅游企业不断进入中国市场，跨国经营和国际标准管理将全面参与中国酒店业的市场竞争，我国酒店业正面临着前所未有的危机和挑战。

面对更加剧烈的国际竞争，各酒店业提出创新工程，降低本钱，提高效率，加速开展，各自寻找生存及盈利的出路。

降低本钱是酒店业开展的根本出路，大局部管理人员会考虑人员本钱、经营本钱、管理本钱而忽略了采购本钱的重要性。

酒店采购管理工作是酒店本钱控制的一个重要环节,采购工作虽然不直接向客人提供效劳，但采购工作的好坏将直接影响到整个酒店向客人提供效劳的质量，因此，做好酒店的采购工作的管理不仅能提高酒店的效劳质量，还有利于提高酒店的经济效益。

撰写本文的目的是通过案例分析采购过程中出现的问题，发现酒店企业内部控制中存在的缺乏，然后针对问题完善企业采购与付款的内部控制制度，加强采购管理以实现企业的经营目标。

第1章酒店采购中出现的问题

BSD酒店分设中式宴会厅、零点厅、多功能厅、快餐厅，共设有1000多个餐位。

酒店拥有标准间、单人间、豪华套间、商务房等各类型客房。

房间清洁卫生，各项效劳设备一应俱全，长期经营下酒店拥有大批优质的老客户，也不断吸引着新客人。

但是酒店里最近渐渐多了客人关于食材不新鲜的投诉建议，还有客人需要的东西酒店里没有。

出现这种情况不仅影响酒店的经营，还将会影响到公司的整体信誉，所以引起管理人员的特别关注。

经过分析，问题聚焦在食材的供给上。

管理部门从采购部开始调查。

首先分析了采购经理和采购员的岗位设置与分工，仔细研究了公司当前的采购管理制度以及公司的采购流程，我们很快找出了公司在采购环节上存在的问题，初步总结如下：

1.采购工作缺乏方案性。

采购方案是整个采购工作的起点，而目前酒店的采购工作缺乏方案性。

以酒店仓储物资为例，依靠仓库管理人员人工判断存货的充足率，从而决定采购与否以及采购数量。

这种不科学的管理方法会导致仓库局部存货过多，甚至出现有些商品存放时间超过保质期而无法使用的现象，而且大大增加了库存本钱，还有随时变动数量的商品准备缺乏或过多。

2.审批环节多、效率低。

酒店为了加强内部管理，建立了相当多的审批环节。

一般来讲，从使用部门提出申请开始，需要经过部门经理审查、部门总监同意、仓库核对采购经理初审、财务总监审批、总经理批准，局部请购还要经过业主代表财务总监联签。

然而这些看似面面俱到的签字环节却大大降低了采购效率。

而且在支付环节为赶进度签发紧急支票，还容易产生错误和重复支付。

3.采购员权力监督不够。

酒店目前看似繁多的审批环节其实并没有能正真起到对于采购员权力的监督作用。

以生鲜食品采购为例，在厨师长确定每天所需采购的生鲜物品后，采购员通过询问主要供给商价格，并确认最适宜的供给商。

采购员一人决定了询价的过程以及结果，并确定最终供给商的选择，其权力仅受采购经理的约束，操作过程缺乏透明度，且没有采购部以外的监督。

4.订单不标准。

酒店目前采购环节的控制要求根本都是针对酒店内部员工的，但无视了采购环节是需要大量与外部联系的活动。

酒店目前的订单往往采用等方式，由采购员直接向供给商下订单。

这种操作方式虽然速度快、灵活性高，但也存在一定的风险。

下单时不能确认要采购商品的质量标准，收货部门最终检验货物质量时难以把握，有可能因此与供给商发生争执。

5.信息沟通不畅。

酒店采购信息沟通不畅，主要表现在两个方面：

①采购信息的传递方面。

由于目前采购流程中传递信息的主要工具是纸质的请购单，可能填写请购单的人员包括仓库管理员、厨师长、工程维修人员、使用部门经办人员，同一样物品不同的经办人员可能对其描述会有不同。

这给采购人员确定采购商品带来了难度。

②采购信息的反应方面。

使用部门递交请购单后对于请购物品无法得到及时的反应，这种信息反应包括审批情况以及价格信息。

6.缺乏对供给商的管理。

酒店目前没有意识到建立与供给商的合作伙伴关系对发挥酒店竞争优势的促进作用。

目前酒店对供给商的管理比拟重视“三方比价〞，通过供给商的多头竞争，从中选择价格最低的作为合作者。

总结起来其主要缺点表现为:

信息闭塞。

在采购过程中，采购部为了能够从多个竞争性的供给商中选择一个最适宜的供给商，往往会保存一些私有信息，因为如果给供给商提供的信息越多〔心理价格等〕，供给商的竞争筹码就越大。

而供给商也会在和其他的供给商竞争中隐瞒自己的信息。

这样，采购、供给双方都不进行有效的信息沟通，这就造成非信息对称的博弈过程。

对供给商的考核不科学。

对供给商的供货质量、交货期、交货数量无标准的记录和统计，缺乏对供给商供货能力的后续评价体系。

缺乏科学的供给商的考核，酒店对采购物品质量和交货期控制的难度增加，难以正真把握好货物的质量。

与供给商缺乏长期合作关系。

通常情况下，公司与供给商只是建立简单的短期买卖关系，过分注重三方比价和价格的谈判，不利于与供给商建立新型的长期合作关系，影响供给商的合作积极性，进而影响采购流程中的质量控制。

第2章改善采购与付款制度的目标

经过对酒店采购问题的探讨，然后根据国内外先进的酒店采购控制流程、内部会计控制制度以及抱着对公司经营负责的态度，针对问题完善做出了以下几点目标：

1.制定采购方案和采购预算；

2.分级授权，提高采购效率；

3．职责分工，提高员工素质；

4．加强对采购与验收环节的控制；

5．标准采购涉及到的单据和付款事项；

6．加强对供给商的管理。

第3章采购方案和采购预算的制定

合理的采购方案是一项成功采购业务的根底。

有一个合理的方案，采购的流程才能清晰的让采购员去执行，让酒店的经营顺利运行。

之前公司没有注意到这点，由仓库员根据库存量决定采购量，是不科学的。

比方某天客户定了婚宴等宴会或者某公司预订的会议及会餐，这种情况，食材就会比平时用量大；还有像旅游旺季比方最近的牡丹花会的举行，就会有大批游客来菏，客房需求采购量也会加大，而再以平时的库存量估计，必定会有库存的短缺状况出现，反之淡季时还有可能出现存货的囤积，加大了库存本钱。

那么针对BSD酒店我认为应该做出的改良：

1.缩短采购周期，每日编制采购方案。

快餐和宴会每天的食材比方蔬菜、海鲜、鸡鸭鱼肉等必须新鲜，而且使用量大，各部门负责人每天晚上根据平时用量和第二天的订餐情况以请购单的形式，列明名称、申购数量、规格等报给采购员，由采购员与供给商联系询价，询价后填好市场调查价格交给酒店负责人即总经理审批，审批后才可以购置。

2.提高库存管理水平。

不仅编制每日采购方案，还要编制月度采购方案，比方大料、台布、床品等都放入仓库不必每天进货，有仓管员管理，这些商品的采购不仅只有各部门的请求做决定，仓管部门负责人还要根据库存量、储存本钱、采购本钱等因素计算出采购经济批量，做好采购方案。

作为公司的一员，应该为公司的利益着想，即以较少的资金投入来换取相对较多的投资回报。

3．把握原材料的季节性和原材料的价格变动趋势适时采购。

蔬菜的时令性比拟强，客人都喜欢天然种植比拟新鲜的菜品，所以适时采购比拟重要。

然而有些材料在市场冲击下价格变动比拟大，比方去年的“蒜你狠〞、“豆你玩〞、“姜你军〞等风波中，这些食品的价格一直在上涨，适时大批购置囤积变得可行。

制定方案时可以防止盲目采购，造成原料的积压、变质腐败和资金积压。

第4章分级授权，提高采购效率

采购部门应该合理安排各个岗位和部门工作人员，依据本酒店的规模和经营状况，我们选择了简单的组织安排。

岗位包括：

1.采购部经理。

采购部经理主要负责采购部的运作和与其他部门的紧密合作，采购部经理还要合理运用资金，努力安排在降低公司采购本钱的根底上，保证满足公司运营供给的需要。

2．采购部科长。

科长主要负责安排每日的采购方案以及长期月度采购方案。

协调内部工作并对内部工作人员进行控制和管理。

对每个采购员的工作及采购的物品及询价情况要定期审查对大的采购工程要亲自参与、货比三家，保证质量，给上级及使用部门做决策提供准确的信息和依据掌握每项物品的付款的期限和时间，不能出现提前付款，多付款的情况，对每项付款要认真核对，保证其准确性经常与使用部门及仓库沟通，保证库存合理，不积压，不断档负责建立采购资料、合同等采购档案，并妥善保存经常进行市场调查，掌握各类物品的价格动态，及时调整进货价格渠道，在保证质量的前提下，做到价廉物美对采购过程中出现的难于解决的问题及时向财务总监汇报每季度组织召开一次采购例会，对采购中出现的问题及时与各部门沟通，健全完善采购制度

员。

他是采购业务的执行者，他会根据各部门制定的采购方案来进行采购工作。

他不仅要非常熟悉每项物品的进货渠道、质量要求、价格等，还要能够认真审核各部门送来的采购申请单，如果有不清楚的应该及时与天蝎申请单的部门沟通并以认真负责的态度货比三家，在保质的情况下询出最低价格，之后将申请单转交给采购部经理复核。

由于采购业务量多，所以我们设置了六个人来合作。

部门的采购申请经过部门经理审查、部门总监同意、仓库审核、采购经理初审、财务总监审批、总经理批准，每一个环节都突出了酒店内部管理的严格控制，减少采购员或其他人员的暗箱操作。

但是审批级次过多，一个审批下来可能要一俩天时间，大大降低了采购效率。

支付时也存在这种问题，如果出现某批紧急采购，请购单的审批和支票的审核工作会有很长时间。

采购部门会请求签发紧急支票，录入计算机一般会在业务之后时间一段时间，之后两份支票可能会重复录入而出现重复支付的问题。

这种业务看来很是无稽之谈，但在实际业务中却频繁发生。

小额发票数额不大，积少成多将会影响到公司的利益。

出现这种情况是因为业务采购权全部集中到总经理一人手中，但是一个人的知识面和精力有限，他也不能掌握酒店采购的每一个环节和每一项采购内容。

而且我们经常发现一种现象，把请购单发到总经理那里时，总经理看到已经有各个部门的签字盖章，他以相信自己员工的态度也跟着签字而没有仔细看请购单内容，这样的话，虽然我们有很多级次的审批却不能到达真正的监督管理。

那么我们可以将采购业务金额区间和不同供给商分成不同等级，然后分级授权给采购部经理和采购部科长。

根据采购部门个岗位人员对采购活动的每个环节每项业务的熟悉程度，相信他们不仅会胜任这份工作，还会的到心理上的鼓励而更加努力工作。

此外，通过年度的考核，也可以有效地约束部门职员的权利。

第5章职责分工，提高员工素质

员工是公司的一大财富，员工的精神状态和对公司的忠诚度对公司的经营产生很大影响。

1.目前酒店采购部门出现的问题主要有：

1.1有些采购人员的选择不恰当。

有些领导或上级部门捎带他们身边的人进来做采购员，他们的采购能力不能保证，不但缺乏相关知识，信息不灵，责任心不强，图省事采购前不能货比三家，季节差价掌握不准，长此以往，漏洞会越来越大，加大了酒店经营本钱。

有裙带关系的庇护，这些人把采购当成简单的买东西，而没有正规的根据采购流程去办事，采购单、订货单、验货单、支票等，从来不关注这些单据的重要性，经常出现混乱，以致月底不能与供给商明细对账，还有可能出现重复支付的状况，损害公司利益。

1.2有些采购人员以权谋私。

不光出现公司领导的亲人朋友，局部酒店管理人员与采购人员走的很近，充当着这些采购员的保护伞，他们肆无忌惮的联系劣质货源掺入优质商品里，以此取得回扣捞提成。

出现问题后由管理人员的打理，便大事化小，小事化了。

上月发现海鲜不新鲜的举报后，经过调查，就是因为这些人的暗箱操作。

他们根据订单去采购海鲜，跟供给商达成协议，高额购进一批有问题的鱼虾蟹，然后从供给商那里取得回扣。

这批海鲜不得过长时间储存，以致上到酒桌上的海鲜不新鲜，遭到投诉后，还要赔偿客户来挽回公司颜面。

如果没有遇到投诉，这些问题被隐秘的重复发生着，积少成多，公司的资金就这样白白浪费。

这些采购员的行为严重损失公司利益，用错一人，损失几十万是常有的事。

据统计有3%至5%的利差在没进酒店前便流失在采购环节中，日积月累不是一个小数字。

2．一个完善的公司管理体系不能允许采购如此损害公司利益，否那么公司很难在如此剧烈竞争的酒店行业中长久立足，因此我们提出几点改良建议：

2.1精选采购人员。

采购人员通常是由综合素质比拟高，责任心比拟强，能够鉴别商品优劣，懂得商品相关知识的人去担任。

那么我们

不能选用领导亲属担任采购人员，上级部门指派的人最好也不用，根据以上出现的问题，我们得知，一旦出现问题，处理起来很棘手。

从公正出发，有损上级人员的面子，也会影响自己在公司的低位及形象；从自身利益出发，这些问题一件件不处理，让这些采购人员的行为更加迅猛，不仅有损公司利益，也让其他采购人员脱离正轨，公司管理制度名存实亡。

不能选用之前在别处做过采购，来后百般要求再干的人。

这样的人不仅熟悉采购各环节和各项内容，连暗箱操作也是轻车熟路。

不能采纳有过劣迹的人。

采购是个“良心活〞，采购人员整天面对很多诱惑，许多供给商想尽方法与采购人员拉关系，回扣绝对少不了，这就要求采购人员凭着良心办事，面对金钱的诱惑处之坦然。

这些采购人员不是那么容易得到。

因此我们选择采购员时首先要选择他们的素质和品德，采购员的知识和经验与素质相比都是次要的，对产品的了解可以在公司慢慢了解，经验可以在采购中慢慢摸索，而为人正直，不受小恩小惠诱惑的心态不是后天形成的。

选择一个受过良好教育，工作坚持原那么，责任心强，关心酒店经营的人做采购员，让我们采购管理完善了一大步。

2.2做好监控措施。

做好监控措施并不断更新反应对绝大多数采购员都能起到约束作用。

首先要实行心里监控，由行政部门定期组织政治学习，拿出酒店采购中出现的问题让采购员探讨，并把已经处理了的反面教材作为学习内容，首先增强其法制意识，让他们意识到拿不义之财的犯罪事实和犯罪后的追悔莫及，然后让他们再去处理采购中出现的问题，必定取得良好效果。

其次采购进货时，必须坚持两个人或两个以上共同采购，共同参与意见，不能单独行动或一个人说了算。

还可以硬性规定所采购的原料物品在保证质量的前提下，必须低于市场同类物品价格，因为酒店都是批量进货，供求双方的利益较为稳定。

然后让其他部门与采购部门互相监督。

由快餐部、宴会部门、客房部监督采购订单的流向及订单内容及价格；由行政部定期监督进行对业务员考核和组织政治学习；这样让采购变得透明化，让采购员没有犯罪时机。

配置市场物价调查分析人员，根据每日市场调查，预测价格走势，提供给采购部门参考，并对采购人员采购原料物品的价格实行监督。

特别是财务部的监督作用。

由财务部与采购部根据必要性和经济性联合编制采购预算，采购之后将采购本钱与预算进行比照，分析问题所在。

指派专门验货人员，归属财务部门管理，并给予一定的权力，对每一批采购来的货物都必须进行价格、质量、称重检验；对大宗物品的采购实行公开竞标，择优采购。

采购人员也可光明正大地讨价还价要供货方的回扣，并将回扣交酒店财务部门入账，作为酒店年终对采购部门实行奖励的依据。

有财务部的参与，同时也能根据具体采购最大限度运用资金获取较大投资回报。

职责分工，让员工各司其职。

根据?

企业内部控制应用指引第7号——采购与付款业务?

的规定，采购与付款业务中，有些岗位不能相互兼任，否那么有些员工权力集中，操作难以透明。

首先请购与审批不能是同一个人，一般请购都是由各部门盘点之后，根据平时用量和第二天的订餐情况报给部门负责人，然后由部门负责人报给采购部门，仓库核对，采购经理审批之后才可以通过。

询价与确定供给商不能使同一个人，否那么不符合公司供给要求的供给商可能是由同一个人捎带裙带关系进入供给商名单，这样也会影响到采购货物的质量，间接影响到酒店的经营。

采购合同的订立与审核不能是同一个人。

一般我们酒店都确定了固定供给商，合同的审核主要是产品的规格及质量、价格、数量。

如果采购合同订立和审核是同一个人，直接给采购合同订立人员一个时机从中做手脚，虚报价格，以次充好等，虽然这种情况不一定全部发生，但是必须杜绝，保证合同的合法性和条款的严密性，以严格做好公司采购管理。

采购、验收与相关会计记录不能是同一个人。

验收是采购后必须经过的步骤，采购数量可能较大，通常验收员根据每个包装袋里的数量以及包装袋的数量验收货物，质量也是随意挑选几个来检查，很少人会每一个都检查每个包装袋里数量有多少，质量如何。

这个工作可能需要大量人工，但是必须抽出人手抽出更多一点的样本来保证供给商送货的保质保量。

不同人即使如此，如果采购和验货是同一个人，那采购货物的质量数量更不能保证，公司的利益便被埋没。

一般验货人员由财务部门选人担任，会计记录工作不能与验货是同一个人。

付款的申请、审批与执行不能是同一个人。

申请付款的人一般是采购员，他拿到发票便会有一定提成，代表工作的完成。

但是采购员不能确保付款时间的合理性和公司获得的最大时间折扣，所以必须有高一级管理人员审核，财务部经理和总经理批准才能签发支票。

而且执行付款的的人不能使申请和审批付款的人，否那么采购付款的内部状况不能控制。

根据公司采购业务的种类不同，我们也可以实行采购人员定期岗位轮换制度，这样不仅让采购人员可以稍微改变工作环境，不会太烦腻，而且可以有效的防范采购人员利用职权和工作便利收受回扣红包等，损害公司利益的风险。

定期进行员工培训。

对采购部各岗位人员进行培训，比方采购的流程管理、经济批量确实定，如何在新的形势下做好采购询价等等，然后让新老员工分享自己的采购经验，让其他人员取其精华去其糟粕，并提出不同观念，共同学习共同进步。

经过培训加强采购人员的职业道德教育，提高采购人员的专业素质，使其及时全面了解市场情况，保证采购信息渠道畅通。

设立绩效考核制度。

在人力资源管理角度上，每一个部门对每一个员工都要定期进行绩效考核。

月末时采购部经理根据一个月内每一个员工的采购业绩进行考核和评比。

根据采购货物的质量优劣、数量盈缺、价格上下、经营必要与否等业绩将采购员工分类，由总经理主持，定期召开采购工作分析会，优秀员工进行物质奖励，并赐予优秀采购员称号，年度最有采购员还可以做升职的奖励。

让采购部门看到酒店领导对他们工作的重视程度，增强荣誉感。

而且用绩效考核来进行岗位轮换的准那么也是一个不错的鼓励方式。

然后有问题的采购员不仅不能奖励，还要调查其出现的主要问题，如果是家庭或自己实在有困难才会出现动了恻隐之心，那么公司会尽力帮助他解决困难，然后劝其规正。

对于那些有上司庇护而不管公司利益，在采购过程中耍手段的人，用公司管理章程惩罚。

警告其进行改正，或者我们可以辞退这种人以免遇到这种棘手的问题，而且影响公司效益。

。

2.6建立重视本钱的企业文化。

控制采购本钱包括产品本钱和人力资源本钱，控制人力资源本钱不仅是要控制职工数量、提高职工工作效率，而且要建立重视本钱的企业文化，让职工心理臣服自觉遵守章程，节约本钱为公司利益着想。

公司以“提高效率，加快速度，降低本钱〞作为经营理念，以“相互学习，相互监督，积极向上，开拓创新〞为工作态度。

提高采购人员的责任心，为降低经营本钱，能够严格按采购管理制度执行，自觉抵抗不正之风，树立将强的组织观念和严明纪律性。

让每个员工认同企业文化，渗透企业文化。

一个员工节约本钱都是有限的，让全部员工一起厉行节约，省下来的钱才是可观的。

在一个团结、积极、正气上行的团队里，任何品行低劣的人和行为都是无法立足的。

不过在组织内部建立重视本钱的企业文化，培养员工的本钱意识，需要时间和耐心。

第6章加强对采购和验收环节的控制

虽然采购本身的本钱在企业整个生产经营本钱只占很少一局部，但在采购环节就已确定下来的所采购物品的价格和质量对企业以后的经营本钱和经营业绩都将产生深远的影响。

因此加强采购环节的控制至关重要。

1.由各部门、仓库和财务部相互配合，确定最优采购批量。

一些可以长时间存储，不同阶段都会用到，数量又比拟稳定的产品，比方餐具、可防用品、饮料、冷冻食品等，都适合运用最优采购批量模型来方案最优采购批量、最优采购时间和最优资金占用。

采购本钱与采购批量之间存在负相关关系，而储存本钱与采购批量之间存在正相关关系，使酒店订货本钱、储存本钱和缺货本钱三者之和到达最低的订货量就是最优采购批量。

针对我们酒店，蔬菜海鲜新鲜比拟好，所以我们采购这些物品时可以少买、勤买只要做到心中有数，每天需要多少原料就采购多少原料，生意好时，可以夺去采购几次，库存的货尽量用完再进，这样不仅防止货物久放变质，也能减少储存本钱。

2.标准采购信息的传递。

不同部门可能对同一种物品有需求，而在不同部门的作用不同，而导致不同部门负责人对其描