内蒙古医学院档案管理办法.docx
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内蒙古医学院档案管理办法
内蒙古医学院档案管理办法
为了适应高等学校档案工作的发展和管理现代化的需要,实现我院档案业务建设各个环节的标准化和规范化,提高管理水平,更有效地保护和利用档案,充分发挥档案的作用,为学院的各项工作和社会主义建设服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《内蒙古自治区档案条例》等,结合我院实际,特制定本管理办法。
第一章档案工作基本原则
一、学院档案工作在学院党政统一领导下开展,由一名院领导分管,隶属于党政办公室领导。
同时接受内蒙自治区档案局的指导、监督和检查。
各处级单位要有一位领导分管本部门的档案工作,并根据实际情况配备相应的专（兼）职档案人员,负责本单位或本部门档案材料的收集、整理、立卷和归档工作。
二、学院及各部门在教学、科研、后勤管理和其他各项活动中直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,均属学院档案,任何部门与个人不得拒绝归档或据为己有。
三、档案工作是衡量学校及各单位教育质量和管理水平的一个重要标志。
各级领导应该把它提到议事日程上来,严格实行职能部门立卷归档制度,做到"三纳入"、"四同步"。
即:
把档案工作纳入学院及各级单位计划和规划;纳入管理制度;纳入有关人员的职责范围;布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作,定期在全院范围内通报各单位档案工作情况,并作为学院各项工作评估和考核干部工作实绩的重要内容之一。
文书档案、教学档案、基建档案、科研档案、财会档案、仪器设备档案、照片档案等均要集中到档案室统一管理,不得分放在业务部门和个人手中。
四、学院各种门类档案实行集中统一管理。
学院网络中心有关教学、科研等方面的声像档案、派出所的公安档案暂由本部门保存,但要按本办法要求进行分类、编目,将目录和每年新增资料目录送交档案室一份存档。
科研档案在研究课题（项目）未完成前由科技处统一管理,研究课题完成后,由科技处负责向档案室移交。
五、学院档案工作要努力从经验管理转向科学管理,逐步采用现代化管理技术,大力开发档案信息资源,更好地为学院和社会主义建设服务。
第二章档案室的任务
高校档案馆（室）既是贯彻执行党和国家档案法规、政策的管理部门,也是永久保存、开发利用档案信息,为社会、高校各项工作服务的文化事业机构。
因此,档案室的任务是:
一、宣传、贯彻、执行国家、自治区关于档案工作的政策、法规,规划全院档案工作。
二、制订本院档案工作各项规章制度,监督、指导、检查执行情况。
三、负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全院各类档案及有关资料,并及时向内蒙档案局上报。
四、参与重大科研项目、重大仪器设备和基建项目、新产品的鉴定、验收等工作,凡归档材料不齐全、不完整,档案部门有权拒绝出具证明,并向学院有关部门反映,暂缓该项工作的进行。
五、在为学院各项工作服务的同时积极向社会开放,并以档案为依据出具相关证明。
六、编制简便实用的检索工具,并围绕学院中心工作,积极开发档案信息资源,编研有参考价值的全文或摘录汇编。
七、积极参加高校档案工作协作组等学术研究和交流活动。
八、有计划地培训全院专、兼职档案工作人员。
九、采取多种形式宣传档案工作的重要意义及档案的利用价值。
十、完成学院领导交办的其他任务。
第三章档案干部素质要求
一、努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和"三个代表"重要思想,坚持四项基本原则,执行党和国家方针政策,公正廉洁,严守秘密。
二、热爱档案工作,忠于职守,埋头苦干,全心全意为人民服务,不计较个人得失与名利。
三、档案干部应政治可靠并具有大专以上学历和一定的专业知识。
四、认真学习档案专业知识、管理科学知识以及自然科学、社会科学等方面知识,刻苦钻研业务,以保证工作的顺利进行。
五、专（兼）职档案干部要相对稳定,一般不要轻易调离和更换。
第四章档案的收集、整理
一、收集范围
1、学院及各职能部门在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学院、本单位和社会有保存价值的文书、教学、科研、基本建设、仪器设备和科技开发、出版物、外事、财会等门类的文件材料;
2、反映学院及本单位工作和活动的有保存价值的声像载体材料;
3、征集国内外与学院有关的各种有保存价值的其他材料;
4、院内名人在工作活动中形成的文件材料,可按征集、代管、捐赠等方式接收。
二、立卷归档分工
按照《档案法实施办法规定》,应当立卷归档的材料由单位的文书人员或业务机构收集齐全,并进行整理立卷,定期向档案室移交。
1、实行文书处理部门、职能部门平时立卷制度。
每项工作、活动、每个科研课题完成或告一段落时,有关人员要及时按照要求将有关文件材料加以整理、立卷,经部门领导或项目负责人审定后归档。
2、学院及系、处级单位分管档案工作的领导,都应把档案工作列入自己的职责范围,督促有关人员做好工作。
3、全院性、综合性的文件材料由党政办公室负责立卷归档,其余文件材料由材料形成部门负责立卷归档。
4、涉及多部门的工作或活动等由主要职能部门立卷归档。
与外单位合作的科研项目,凡以我院为主的,应将全部文件材料归档;以外单位为主的,则将我院承担协作部分的文件材料归档。
三、档案的整理
1、按全宗进行整理,同一个全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂。
2、文件材料形成单位在同时立卷的基础上进行调整、补充和组卷。
3、在文件收集齐全的基础上,按高校档案分类法分类、编号和排架。
四、档案的质量要求
1、各门类档案的质量总的要求是:
遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
2、归档文件材料必须准确反映学院或本单位教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。
3、管理工作形成的档案按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序是:
批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。
4、专题性、成套性档案〈含教学、科研、基建、设备、出版物等〉按阶段、结构、部件等分别归档。
5、在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下,同一内容的文件材料应按永久、长期、短期分类。
6、归档文件应文字材料在前、图样在后，图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
7、归档文件的装订需要使用符合档案保护要求的装订材料加以装订。
归档文件应按件装订，装订前应将件内的各页按一定方式对齐，按标准用线逐件装订，去掉文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制并放在原件之后。
一般以每份文件为一件；文件正本和定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件。
8、归档文件应按分类方案和排列顺序逐渐编目，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构、问题等选择项。
9、各类档案都要编制相应的目录，来文与复文为一件时，只对复文进行编目，以此类推。
归档文件目录应单独装订成册并编制封面。
10、归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目排列顺序相一致。
应按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中，每个档案盒中均应放置备考表，并填写盒内归档文件需要说明的情况,如无需要说明的内容,也应将检查人的姓名以及归档时间写上。
检查人应是归档单位负责人。
11、除有特殊要求,档案所用各种表格、档案盒的规格应统一（具体规
格以国家制定的有关标准为准）。
12、各类档案编制存放地点为查找索引迅速准确。
五、归档时间和手续
1、文书档案在次年六月底以前归档。
2、教学档案在次年十月底以前归档。
3、科学研究档案和专题性、成套性档案在项目完成或告一段落后归档。
4、基本建设档案在每项工程竣工验收后两个月内归档。
5、仪器设备档案在到货开箱验收或安装后一个月内归档。
6、出版物档案在年终时归档。
7、声像档案在完成制作后三个月内归档,照片档案在次年五月份归档。
8、会计档案在会计年度终了后,暂由财会部门保管两年后归档。
9、随时接收上级规定接收的档案。
10、接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式二份,写明归档文件的目录、保管期限、移交时间等,交接双方要签名或盖章。
第五章档案的保管
一、档案库房应与办公室分开。
按档案管理规定档案库房、办公、阅览实行三分开。
二、库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防强光、防有害气体等设施,以确保档案的安全。
三、库房标准温度为14-24℃,标准相对湿度为45-60%。
四、档案工作应纳入学院自动化管理系统,根据工作需要逐步配置计算机、打印机、扫描仪、复印机、录像机、照像机、吸尘器、加湿器、空调机等。
五、案卷入库时应检查账、卡、物是否相符,以全宗为单位,按不同门类、载体、依档号顺序排列。
六、档案室要定期检查档案存放及安全情况,并做好有关记录,发现问题及时解决。
七、声像档案保管按声像档案管理办法执行。
第六章档案的鉴定和统计
一、档案的鉴定:
1、档案室根据高校档案工作规范并结合国家有关保管期限规定,对已到期该销毁的档案,登记造册,经职能部门审查后分管院长批准后,方可销毁。
2、销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。
二、档案工作人员应做如下统计工作:
1、建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内
各种情况数据,按上级有关部门的要求及时报送各种报表。
2、按上级主管部门和学院的要求进行定期的综合或专项统计分析,找出存在问题,提出改进措施、建议报告分管领导。
第七章档案的开放与利用
一、档案部门人员要熟悉室藏,主动提供利用,及时为领导和有关部门提供科学决策的可靠依据。
二、充分发挥学院优势,加强内外信息的综合开发利用,发挥档案的信息功能,提高其社会效益和经济效益。
三、档案室应设检索阅览室,并配备复制设备为利用者提供方便。
四、对室藏档案,自形成之日起满三十年的（除未解密或需控制使用部分外）,均应按国家规定,经主管院长批准后,分期分批向社会开放。
其他单位或个人需要利用时应持单位介绍信,经档案室主任或党政办主任同意后,方可查阅。
对开放的档案,应认真审查内容,严格区分开放与控制使用的界限。
国内利用者持工作证即可查阅;台湾、港、澳同胞及外国人利用档案应持有关方面的证明,并经主管院长批准。
专利成果档案的利用按《中华人民共和国专利法》的规定执行。
五、利用手续
1、利用室藏档案,均应按本室规定办理利用手续,填写《档案借、查阅登记薄》,对院外单位和有关人员还应根据"实施办法"按档案保管年代和价值的不同收取一定费用。
2、利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》,留室存查。
3、对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学院按规定严肃处理。
第八章档案的编研和学术研究
一、学院档案部门应加强编研工作,对档案资料研究整理,经领导同意可编辑出版。
二、学院档案部门要认真组织本单位的学术理论研究,积极参加本系统、本地区的档案协会活动。
第九章档案的现代化管理
一、档案部门应纳入学院自动化信息管理网络,积极开发和利用国家教委推荐的与《高等学校档案信息规范》配套的计算机管理系统,提高开发利用档案信息资源的能力。
二、计算机档案管理系统应用软件的配置环境,机种选型要和本单位自动化信息管理网络相一致,最好尽可能选用容量较大,档次较高的计算机和打印机、扫描仪等设备,以保证档案现代化管理的需要和高校教育管理信息系统联网要求。
第十章奖惩
一、有下列情况之一的,有关单位应给予奖励:
1、在档案的收集、整理、保护、宣传和开发利用等方面成绩突出的;
2、将重要或珍贵档案资料捐赠给国家的;
3、同违反档案法律、法规行为作斗争表现突出的;
4、在其他方面对档案工作做出突出贡献的。
二、有下列行为之一的,根据情节轻重,由档案行政管理部门或主管部门给予责任单位及有关人员行政处分或罚款;造成损失的,责令赔偿损失;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
（一）损毁、丢失或者擅自提供、抄录、公布、销毁、涂改、伪造档案的;出具假证明的;
（二）将职能活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有,拒绝向档案室移交的;
（三）不按照国家规定转让、交换、赠送、出卖档案或者未经批准擅自携运档案出境的;
（四）玩忽职守,造成档案损失的。
三、为使我院档案工作进一步规范化、制度化,除第一、二附院和部分人事干部档案外,各部门凡是在教学、医疗、科研、后勤管理等项工作中形成的各种载体的档案必须交综合档案室集中统一管理,任何人不得据为己有。
如发生损毁、丢失和拒不移交档案的部门和个人,学院将严格按照《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》第二十八条规定,对直接负责人和责任人给予行政处分和罚款,并在年终考核、干部考核中不得定为优秀等次,也不得参加其他评优评先活动。
发生违规行为的部门和个人罚款的数额要根据档案的价值和数量决定。
四、为进一步贯彻实施《中华人民共和国档案法》,推动我院档案工作的开展,学院将定期开展档案执法检查评比工作,评选表彰档案工作先进单位和先进个人。
对检查评比不合格的部门,要通报批评,限期整改。
对各部门分管档案工作的领导和兼职档案人员的工作将作为年终考核、干部考核、评优、评先的重要依据。
第十一章附则
一、本办法与上级规定有抵触时,按上级规定执行。
二、本办法从公布之日起执行。
过去有关的规定与本办法有抵触的,以本办法为准。
附：
内蒙古医学院归档范围及保管期限表
党群类档案归档范围和保管期限表
DQ11党务综合
序号
类目名称
保管期限
1
上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）
长期
2
本校党代会文件材料
（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、
发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上
永久
（2）提案及办理情况：
会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等
长期
（3）参考文件：
工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样。
短期
3
本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件
永久
4
党委工作计划、报告、（包括调查报告）、总结（包括经验总结）
永久或长期
5
党委发布的决定、办法、指示、批通报和通知、申请
永久或长期
6
以党委名义召开的工作会议材料
永久或长期
7
校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料
永久
8
党委负责同志在校内的重要讲稿和参加上级召开会议发言稿
永久
9
党委工作简报
永久
10
党委大事记
永久
11
党群系统启用印章的文件和印模
永久
12
党群系统重要统计材料
永久
13
党委各部、系、各总支报党委的工作计划、总结、报告请示及批复
长期
14
党委保密、秘书工作的有关文件
长期
15
重要的群众来信来访及处理材料
长期
16
党委与有关机关联系、协商工作的来往文件
长期
17
一、二附院党委、总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表
长期
18
一、二附院党委、总支、直属支部建党工作及有关材料
长期
19
一、二附院党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料
长期
20
一、二附院党委、总支、直属支部人员贯彻上级文件精神和计划、总结、政治学习等材料
短期
DQ12纪检、监察、审计
序号
类目名称
保管期限
1
上级纪委关于纪检工作的文件
长期
2
纪委工作规章制度
长期
3
纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计
永久或长期
4
纪委会议记录
长期
5
党员处分、复查材料、自治区以上的典型材料
长期
6
群众来信来访及处理意见
短期
7
学习及临时性的工作安排与总结
短期
8
廉正建设方面材料
短期
9
上级有关监察、审计的文件
长期
10
本校监察、审计工作方面的规章制度
长期
11
监察、审计工作计划、总结、调查报告
长期
12
监察、审计工作统计年报及重要报表
长期
13
财务检查材料
短期
14
审计结论、决定等
长期
DQ13组织
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报
长期
2
本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料、规章制度
永久或长期
3
本校组织机构设置、人员编制、变动的报告及决定、批复、通知、统计
永久
4
落实政策的有关材料
长期
5
副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知、等（包括上级批准的，要附任免呈报表）
永久
6
副处级以上干部名册、重要统计报表
永久
7
党总支、支部改选报告、审批材料
长期
8
各党总支、支部委员名册
长期
9
党员名册
长期
10
关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料
长期
11
发展新党员、预备党员转正的名册
长期
12
干部考核、培训材料、党员评议材料
长期
13
组织关系介绍信
短期
14
党员奖惩材料
长期
15
各级党员生活会情况报告
长期
DQ14宣传
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于宣传工作的文件
长期
2
本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结、规章制度
永久或长期
3
教职工政治思想工作动态及调查材料
长期
4
理论学习的决定、通知、计划、总结
长期
5
反映本校重大活动的简报、剪报及图表
长期
6
校党校材料
长期
7
一般性学习与活动的计划小结、调查、讨论材料等
短期
DQ15统战
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于统战工作的文件
长期
2
本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结
永久或长期
3
统战工作情况调查、典型材料、统计报表
永久或长期
4
本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料
永久
5
台、港、澳和侨务工作材料
长期
6
各民主党派成员和负责人名册及有关材料
长期
7
统战工作重要会议记录
长期
8
统战工作座谈会情况介绍及其他活动材料、
短期
DQ16工会
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关工会工作的文件
长期
2
工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计、规章制度、协议
长期
3
教代会工会会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）
长期
4
表彰工会先进集体、个人的材料、名单
长期
5
处分会员的有关材料
长期
6
工会委员会会义记录、纪要
短期
7
基层工会干部名册
长期
8
会员名册、登记表
长期
9
妇女工作材料
长期
10
家属工作材料
长期
11
简报
短期
12
各项活动计划、总结、规程等
短期
DQ17团委（学生工作处）
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于团的工作文件
长期
2
本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）
永久
3
本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）
永久
4
团委学生处工作计划、报告、总结及规章制度、统计表
永久或长期
5
团委工作典型调查材料、优秀团员的材料、经验介绍
长期
6
表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
长期
7
处分团员的材料及复查材料
长期
8
批准入团、离团材料及名单
长期
9
团干部名单
长期
10
团员名单
长期
11
团委学生处会议记录
长期
12
学生会文件、材料
长期
13
本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料
长期
14
各团总支的有关材料
长期
15
研究生会的有关材料
长期
16
团委牵头进行的重大活动的有关材料
长期
17
社团活动、社会实践、军训、等活动有关材料
长期或短期
行政类档案归档范围和保管期限表
XZ11行政综合
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关高校行政管理的综合文件
长期
2
全校性的规章制度
永久或长期
3
学校年度、学期工作计划、报告、总结
永久
4
校长办公会、校长工作会议记录、纪要
永久
5
校务委员会委员名单、会议记录、纪要
永久
6
全校性的工作会议、座谈会文件
长期
7
校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿
长期
8
本校教育事业规划、计划及上级批复
永久
9
学校评估材料
永久
10
本校向上级的请示及其批复
永久或长期
11
本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）
长期
12
有关全校性工作的调查材料和经验总结
永久或长期
13
学年报表及综合统计
永久
14
启用印章的文件及印模
永久
15
本校历史沿革、情况介绍、大事记
永久
16
本校简报、信息、动态等
永久或长期
17
校史工作材料
永久
18
校友工作材料
长期
19
校庆工作材料
长期
20
群众来信来访文件材料
短期
21
普法工作材料
短期
22
上级有关与本校各处级单位的来文
长期
23
各处级单位会议记录、纪要、简报长期
长期
24
各处级单位工作计划、总结、报告
长期
25
各处级单位开展各种学术活动的文件
长期
26
各处级单位与国内单位协作的材料
长期
27
各处级单位统计年报及重要材料
长期
28
科学技术方面的开展协议等
长期
29
计划生育工作文件及领取独生子女证名册
长期
30
计划生育工作计划、总结、规章、制度、办法、统计等
长期
31
客座教授聘书、各种协议、奖惩材料
长期
32
综合治理、精神文明建设材料
长期
XZ12人事
序号
类目名称
保管期限
1
上级机关有关人事工作的文件
长期
2
本校人事工作的规章制度
长期
3
人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录
永久或长期
4
关于机构、编制规划、计划报告及上级批复
永久
5
关于校内机构设置、变化的文件材料
永久
6
人事处权内的干部任免文件
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