文秘与办公自动化教案(全部).doc

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教案

课程名称文秘与办公自动化

授课教师徐艳华

职称讲师

院（系、部）汉语言文学院

教研室应用语言学

授课对象公共任选课学生

学年学期2006——2007第二学期

2007年3月4日

第一章秘书工作的性质

[教学目的]使学生较深刻地理解和掌握秘书工作的辅助性和综合性，懂得如何正确把握，当好秘书。

[教学重点]

着重论述秘书工作的本质属性——辅助性；

围绕辅助性展开的其他特性；

通过对秘书工作性质的理解，把握秘书工作中必须遵循的基本原则。

[授课时数]2

[教学内容]

一、秘书学者对秘书工作的认识

1-1-1早期学者对秘书工作性质的看法（80年代我国秘书学起步）

A.老一代秘书学家王千弓的概括——“五个对立统一”：

1，被动性与主动性的统一；

2，事务性与思想性的统一；

3，机要性与群众性的统一；

4，经常性与突击性的统一；

5，综合性与专业性的统一。

B.上海、武汉秘书学者概括的“两性”

1，辅助性：

指秘书从属、接近领导，而不担任领导工作。

秘书只是辅助领导工作，而没有决策权。

主要从3个方面发挥作用：

一是为领导决策提供文件、资料、情报、建议、意见；二是为领导的组织和指挥起传达、检查、督促作用；三是处理日常事务并提供文字和物资方面的条件。

2，综合性：

指秘书一般不承担机关或企事业单位内某一部门的工作，而要全面了解、联系和沟通各个部门的工作。

主要是了解与掌握情况，传递信息，辅助领导。

C.常崇宜先生80年代概括的4点：

1，智力与非智力性；（领导的助手、“耳目”和参谋）

2，同领导的高度一致性；（最佳状态——与领导达到“默契”的程度）

3，工作内容的广泛性；（“不管部”）

4，秘书应是“杂家”基础上的专才。

（素质要求上的“杂”“专”结合）

D.李欣同志80年代归纳的4点：

从属性；政治性（含政策性）；事务性；被动性。

E.有的学者认为秘书工作具有“六性”的特点：

从属性、服务性、综合性、规范性、事务性、被动性

上述见解，仁者见仁，智者见智，互有交叉，提法不一。

但经过近20年的实践检验，其基本精神至今仍是正确的。

1-1-2近年来学术界对秘书工作性质的看法——可归纳为“七性”

一是工作位置的政治性（公务秘书工作的政治性更加明显）;

二是工作地位的从属性（与生俱来不可改变）;

三是工作作用的辅助性（宗旨是三服务，其核心是为本级领导服务）;

四是工作内容的综合性（凡领导工作涉及的领域秘书工作均可涉及）;

五是工作效果的潜隐性;

六是工作方式的被动性;

七是工作范围的赋予性。

傅西璐先生关于秘书本质特性的观点：

“综合辅助性”。

一是贴近领导核心，辅助领导工作；二是不在领导职位，参谋领导之政；三是没有领导权力，隐含领导权力；四是贯彻领导意图，反映群众利益。

二、秘书工作的原则

所谓秘书工作的原则,是指我们从事秘书工作时必须遵循的基本准则。

国家对此并无特别规定，学术界也较少讨论此问题。

但是在实际工作中，只有明确并遵循这些原则，才能正确完成任务，提高效率，少走弯路，并且有助于秘书工作机构的建设和秘书人员的成长。

秘书工作三原则：

实事求是的原则；同领导保持一致的原则；追求工作效率的原则。

2-2-1实事求是的原则

注意三条：

调查研究要唯实（调查研究是秘书的基本功。

无论发挥参谋助手作用还是进行事务性工作，都离不开调查研究）；信息工作要求实（切忌报喜不报忧）；秘书写作要真实（切忌夸张渲染）。

2-2-2同领导保持一致的原则

这是一切公私秘书部门始终不变的基本原则。

对全国党政机关秘书部门的三条要求：

A.坚持党的基本理论和基本路线，为党的中心服务；

B.坚持民主集中制这一根本组织制度和组织原则；

C.坚持全心全意为人民服务的根本宗旨,坚持走群众路线。

同领导保持一致又是对秘书工作的职业性要求。

（注意防止进入一些误区）

2-2-3追求效率的原则

A.秘书工作的效率，是领导工作效率的重要组成部分。

（或曰“对领导工作效率有着直接和重要的影响”）

B.效率问题涉及多方面因素，有多种表现形式。

从根本上说，秘书工作部门实行规范化、制度化、科学化管理是提高效率的制度保证；秘书人员素质的提高，是提高效率的人的因素的根本保证。

C.效率原则的具体要求，就是办事要快，主动、及时、迅速、准确，力求提前准备、超前服务。

为此：

a.应悉心体察领导意图,同步协调、主动配合，避免被动、拖沓和无准备劳动；

b.应从思想上树立主动和超前服务的观念，对于份内工作，不可待领导布置而动、待领导催促而办、待领导追询而反馈。

【课后思考题】

1、近年来学术界如何看待秘书工作性质？

2、秘书工作要遵循哪些原则？

第二章秘书工作方法

[教学目的]通过学习，使学生从理论和实践的结合上掌握秘书工作的基本方法。

[教学重点]秘书工作方法与组织管理、与领导工作、与社会实践的适应性；秘书应了解和学习的领导方法；秘书主要专项业务工作方法。

[授课时数]4

[教学内容]

[案例1]王副秘书长妙语消除“火药味”

上个世纪90年代初冬季的一天，乌鲁木齐市市长在一位副职领导和农口几位县处级干部陪同下，到乌鲁木齐市郊牧区检查工作。

在第一个点，这位崇尚务实但脾气大的市长就发火批评了个别部下。

去下一个点时，由于南戈壁冰封雪盖，路不好辩认，农口一位哈族领导将路带错，到发现时差不多已多走了10公里。

王副秘书长不动声色地招呼停车，并主动向市长报告：

顺路请市长看看这片戈壁草场，大得很呢！

市长看后挺高兴。

随后王副秘书长招呼大家上车折向第二个点。

他机智地避免了市长发一场大脾气。

[讨论]事后，有人私下议论，说王副秘书长这样做是在欺骗领导。

您的看法呢？

[案例2]市政府办公厅秘书是如何与统计干部处好关系的?

以前,市政府办公厅搞综合的秘书们去市统计局要数字往往遭冷遇。

后来他们分析其中原因，一是往往在人家特别忙时“凑热闹”，影响统计快报的报出；二是有的领导随意改动统计数据引起反感；三是统计部门办公条件差影响效率，统计干部有点怨气。

于是，秘书们对症下药，特别注意尊重统计部门、统计干部和统计数据，还向政府领导反映统计局的困难，平时对统计干部以礼相待。

很快，关系得到改善，要数字不难了，统计局局长还亲自为政府秘书们查找、校正和提供数字，工作起来很便利。

一、秘书工作方法与管理实践

1-1-1秘书工作方法与组织管理

管理组织体系示意图：

领导层

（管理

决策层）

秘书

（管理决策的

辅助层次）

执

行

层

行为科学：

科学合理的工作方法有利于提高效率、优化效果。

秘书工作方法“三必须”：

必须与组织管理运行机制相适应；与领导方法相契合；与秘书职能相匹配。

秘书工作方法必须与组织“四要素”有机融合——

组织目标

组织规范

组织需要

组织管理方法

指明方向

提供依据

方法基础

秘书适用

秘书

1-1-2秘书工作方法与领导工作

秘书工作直接为领导工作服务；秘书工作与领导工作的需要紧密联系。

总体要求当好近身综合辅助和服务的参谋助手。

具体要求秘书通过辅助决策、综合协调、信息沟通、督促检查及“三办”,为领导工作做好铺垫、拓展、代劳、辅助和服务。

秘书工作适应领导工作“五法”——

之一：

“铺垫法”。

突出一个“前”字（领导决策前；领导开会前；领导出差前；领导批阅文件前——属领导开展工作的前期工作）。

为此：

“四必须”（A,把握领导工作目标；B,明确领导工作进程；C,明确领导工作将要采取的方法措施；D,加强与领导的沟通）

方法：

以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取的措施的要求去操作，以与领导密切沟通来保证铺垫工作的有效性。

之二:

“拓展法”，即拓展延伸

属后续性工作。

领导决策后草拟文件、草拟决策执行预案、行文发文；决策文件发布后收集反馈，协助领导把握执行进程；领导召开会议后文件归档、落实催办；领导检查工作后与被检查单位保持联系，增强检查效果

为此，把握3条：

领导工作预期效果（通过秘书的努力争取最佳）；领导工作后续事务的具体要求（务求件件落实见成效）；工作的整体连续性和承继性（环环紧扣不脱节）。

拓展

与延伸

铺垫

以保证取得领导工作的预

期（最佳）效果为目标

严格按要

求办事

使工作落到实处

并取得预期效果

注重整体连续性、

承继性和适变、应变

之三:

“代劳法”

1,本来属于领导应亲自办理的公（事）务,由于领导繁忙或时间有限，授权、委托秘书去办。

如代表领导出面协调；办理公务；主持会议；接待客人；回复函电等。

2，要注意5点：

A.遵从领导意图,防止“帮倒忙”；B.遵从授权范围,切忌越权行事;C.善于扮演“双重角色”，忠实当好领导代表；

D.加强双向交流,与工作对象协作配合;E.维护整体功利,不宣传自己的辛劳。

[归纳1]秘书有效地为领导工作代劳，是对领导工作在时间、精力、智力和才干诸方面的有力补充和强化，对提高领导工作效率，强化领导工作职能起着不可低估的作用。

[归纳2]秘书为领导工作代劳的方法，可以概括为忠实执行领导意图，严守授权范围，扮演双重角色，注重双向交流，维护整体功利，促进领导工作效率的提高。

之四、伴随活动法以实现公务活动的目的为出发点和归宿；按进度周密安排；提供便利；步调协调；拾遗补缺；随时应变。

以此来保证领导工作有序、高效进行。

之五：

主辅配合法

前述“四法”，均系秘书发挥综合性跟踪辅助和服务职能作用的体现形式。

它们常常是相互联系、相互渗透的。

要想这种或前、或后、或伴随一体、或独当一面的辅助服务充分发挥作用，除了秘书要提高素质、勤奋努力外，领导者的指导、引导、培养、信任及严格要求至关重要。

只有双方都在实践中加强沟通、共同努力，才能达到主辅配合一体化的境界。

1-1-3秘书工作方法与社会实践

A.在实践中形成，受实践检验。

我国数千年的秘书历史文化，其形成的秘书工作方法中有的沿用至今（如”一文一事“）；有的至今尚有参考价值（如保密制度与办法）；有的则失去了运用和参考价值（如封建君主下达诏令的专制方式等）。

学习和借鉴外国秘书工作方法中适合我国实际的成分。

B.在运用中学习，在学习中探索。

学习的目的全在于运用。

学习秘书工作方法的过程，应是一个理论联系实际的实践探索过程。

C．现代管理科学、信息技术特别是信息网络技术的迅猛发展，对秘书的具体工作方式产生巨大的冲击与影响。

社会的发展需要，呼唤着秘书工作方法的创新和发展。

这并非对传统方法的全盘否定，而是合理继承基础上的创新和发展。

创新的目的在于提高工作效率和优化工作效果。

我们的选择——认真学习和掌握符合客观需要和规律的有效的秘书工作方法；同时。

结合现代科学技术，探索创新和发展，以期把秘书工作做得更好。

二、秘书应了解的领导方法

1、秘书与基本领导方法

采用马克思主义基本领导方法，做到两个结合：

领导与群众相结合，一般与个别相结合。

力求做到求真务实、开拓进取、深入群众、注重信息、维护领导团结

2、秘书与行政方法

运用行政方法中：

精心参与、协助领导、维护国家和人民利益、防止滥用权力强迫命令

3、秘书与法律方法

运用法律方法中：

坚持依法治国方略，严格、准