接待及礼品使用管理制度.docx
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接待及礼品使用管理制度
接待及礼品使用管理制度
文件号：
DLBGS-05A
阅读范围：
全体员工
行文单位：
集团办公室
编制：
审核：
批准：
第1页共5页
日期：
日期：
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生效日期：
1.目的
1.1规范接待工作，树立良好公司形象。
1.2加强礼品使用管理，明确领用流程，控制费用。
2.适用范围
集团及所属各部门、各分子公司。
3.职责
集团办公室为集团负责接待和礼品管理的职能部门。
遇到重大接待工作和活动，可由总裁协调若干部门共同做好此项工作，有关部门应积极主动配合。
4.对外接待原则
4.1接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。
a.平等原则：
对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。
一般情况下，应级别与权限对等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
b.对口原则：
各职能部门对口接待。
综合性接待时相关部门应予以协助。
c.节约原则：
招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数一般不多于宾客人数。
d.周到原则：
接待应衔接周密，以礼相待，使客人感到热情、周到。
e.保密原则：
向来宾介绍情况时，应注意保守公司机密，巧妙回避不宜回答的问题。
重要会议要有记录，并形成会议纪要。
5.接待规格的确定
5.1.高规格接待：
陪客要比来宾职务高一些，适用于上级机关来人、其他企事业单位来人洽谈重要商务事宜。
5.2.对等接待：
适用于一般性业务和合作活动接待。
5.3.低规格接待：
陪客比来宾职务低一些，适用于经常性业务往来。
6.接待礼仪
6.1见面：
原则为主动、热情、礼貌。
6.2初见：
主动起迎，表示欢迎。
6.3安排交谈地点：
a.根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、会议室、董事长办公室等）进行交谈。
b.主陪人比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明，暂请他人代接或另商时间。
c.切记勿让客人久侯而无人问津。
d.客人提出和领导或他人交谈，应立即联络，经同意后，将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
6.4引见：
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
引见顺序：
a.把身份较低、年龄较小的人介绍给身份高、年纪大的人。
b.按职务高低，依次介绍来客。
c.职务相同，先介绍年纪大者。
d.领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
6.5行路：
a.陪同客人行路，请客人行于自己右侧。
b.乘坐车，上下楼梯、电梯，礼让客先，主动开关门。
c.主陪人员应并排在客人旁边，不要落在后边。
6.6其他注意事项：
a.穿着不得过于随便，着装应端庄、整洁，有风度。
b.主动照顾来宾中的老人、妇女和儿童。
c.尊重不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
d.因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式道歉。
7.接待内容和程序
7.1申请：
重点接待任务需弄清来宾的基本情况，含单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班，确定接待内容和要求，填写《接待申请单》（见附表一）报总裁批准。
时间紧迫时，或接待内容简单的可先行接待，事后填报《业务应酬及烟酒礼品使用登记、核销单》（见附表二）报批即可。
7.2接待准备：
申请人将《接待申请单》给接待主管，时间紧迫时可口头通知接待主管，并一起准备接待工作，按客人来访目的、要求和公司规定做好接待准备工作。
7.3安排迎接客人、安排见面、会谈、宴会、住宿、礼品和活动等。
7.4送别：
根据客人意见，预定车、机票，话别送行，派人派车送至车站或机场，或派专车送至返程目的地。
7.5如有必要合影，应事先安排主要合影人员顺次和拍摄位置。
合影一般主人居中，按主宾顺序，以主人右手边为上位，主客双方间隔排列。
7.6接待核销：
接待完毕，将剩余烟酒礼品退还，并据实填写《业务应酬及烟酒礼品使用登记、核销单》报批。
如在外地组织招待及宴请，出差返回公司应及时填写核销单，所有招待费用票据须由接待主管审核签字（若超标需总裁审核签字），财务方可报销。
7.7小结：
每次较重要接待完成后进行一次小结，以便总结经验，改进后续工作。
8.接待标准
接待标准详见附表三《接待标准表》。
9.礼品（烟、酒、茶叶等）管理规定
9.1礼品的采购计划编制、保管、领用、核销、统计、管理台帐（见附表四）建立等管理由集团办公室接待主管负责，其采购另由专人负责。
每月最后一个工作日由财务部组织礼品库存盘底，盘底无误后将统计报表报总裁审阅。
若账物不符，由公司调查处理。
9.2采购计划：
一般应按月计划，总裁批准后安排采购，用量大时应及时补充计划。
9.3领取、核销
a.申请用烟酒等礼品需填写《业务应酬及烟酒礼品使用登记、核销单》，接待任务完成或出差返回后须立即办理核销，前单不销后单不借。
b.接待主管负责对招待费及礼品使用监督和审核把关。
9.4烟酒的使用范围及审批
a.各类会议、各验收现场等情况：
经大区负责人或部长级领导批准。
b.宴请发烟：
经总裁批准，特殊情况可事后报告。
c.送礼：
经总裁批准，特殊情况可事后报告。
d.工作需要公司内人员自己使用烟时，原则上只能共用一包。
e.其它需要用烟酒的情形。
10.罚则
10.1虚报、假报烟酒礼品使用去向者，一经发现，除追缴损失外，并处以十倍罚款。
10.2对未严格按本制度执行的，视情况每次罚责任人100-500元，擅自执行走样的，每次罚责任人20-200元。
11.附表
附表一：
《接待申请单》
附表二：
《业务应酬及烟酒礼品使用登记、核销单》
附表三：
《接待标准表》
附表四：
《烟酒礼品管理台帐》
附表一
接待申请单
接待等级：
□A□B□C□D□E
主宾姓名
联系电话
来宾级别
来访单位
来访人数
到达时间
随从宾客姓名
接待原由
□领导视察□客户考察□商务洽淡□技术交流□供应商来访
□合作商来访□其他：
是否接机接站
□是□否
航班号：
到达时间：
车次：
到达车站：
到达时间：
住宿安排
□福盛源宾馆□兴威华天□集贤宾馆□芙蓉华天□金源大酒店□通程盛源□其他：
房间安排要求：
用餐安排
□公司领导餐厅□饭怕鱼□集贤宾馆□大梅沙海鲜汇□海食上□其他：
□就餐时发烟□就餐时不发烟
休闲娱乐安排
预定：
□田汉大剧院其他：
旅游安排
地点：
□陪同人员：
时间：
□当日返回□2天□3天□其他：
礼品安排
□茶叶（大）份□茶叶（小）份□烟条□酒瓶
□台历份□笔筒个□其它：
会议安排
□笔□记事本□茶水□饮料□水果□点心□鲜花
□董事长办公室□一楼会议室□二楼会议室□其他：
陪同人员
建议陪同人员名单：
主陪：
陪同人员：
返程安排
□预定返程高铁票□预定返程火车票□预定返程机票
□要求派车送站□要求公司派专车返程
部门或大区
负责人意见
签名：
年月日
集团领导审批
签名：
年月日
附表二
业务应酬及烟酒礼品使用登记、核销单
公司主接待人
公司陪同人员
主宾姓名及职务
主宾单位名称
宾客人员名单
饭菜消费金额
住房消费金额
其他消费
烟酒礼品领用、核销
烟酒礼品领用
领用人
批准领导
品名、品牌
领用数量
实际使用数量
结余
去向（非接待使用时需填写去向）
领用人确认结余数量
接待主管审核
总裁审批
说明：
1、本表由主接待人指导领用人填写，如没有发生招待宴请则只需填写烟酒领用及核销部分。
2、宴请用烟、请客送礼使用烟酒礼品及超标接待需由总裁审批，特殊情况可事后报告。
部门或公司：
年月日
附表三
接待标准表
等级
饭菜标准
（元/人）
用酒标准、参考用酒
住宿标准
（元/间）
招待人群
A
40
使用70元/瓶以内红酒；
使用100元/瓶以内白酒。
240以内
客户一般办事人员。
B
60
使用100元/瓶以内红酒；
使用150元/瓶以内白酒，如开口笑等。
280以内
一般性业务接待。
C
80
使用150元/瓶以内红酒，如洛神等；
使用200元/瓶以内白酒，如泸州老窖、开口笑等。
320以内
业务合作中比较重要的人，业务关键环节负责人等。
D
120
使用300元/瓶以内红酒，如洛神、奔富28等；
使用400元/瓶以内白酒，如湘窖等。
400以内
政府县市级别领导、政府处级领导、能决定合作的关键人物，如各级局长、分管副局长等。
E
据需安排，实报实销
政府省厅级别人员、大客户第一负责人。
附表四
烟酒礼品管理台帐
品名：
库存数量：
年月日
日期
出库（领用）
入库（采购或退还）
结存
接待主管签名
领用人
领用单位
领用数量
实际使用
数量
退还
数量
采购人
采购
数量
单价（元）
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