档案管理借阅制度.docx
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档案管理借阅制度
企业档案管理及保密制度
第一条：
总则
本制度的档案指企业平时工作中发生的重要书面文件、销售合同、音像资料。
包含：
国家政府部门重要公函、销售合同、工程技术档案、财务档案、法律文书、各样文书档案及其余档案（人事档案由人事部自行管理）。
企业对档案推行集中管理。
第二条：
档案管理架构
企业档案管原由办公室主管，并设有档案室
档案室由办公室档案管理员负责管理。
档案室负责企业所有重要档案原件的管理。
各部门由兼职档案保留员负责档案的采集、整理和移交工作。
第三条：
档案分类
文书类档案
政府部门各种文件
企业对外、对内各种正式发文
法律公函
项目文件
工程技术类
工程档案
销售档案
开发档案
财务类档案
企业各种证照
第四条：
归档工作流程
一、档案工作分为七个环节：
采集、整理、判定、保留、编
目、检索、统计。
各部门以工程项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至企业档案室归档。
二、各部门按要求成立档案，做好档案登记目录，经部门负责人审签后，实时交送企业档案室备查，并依照要求将档案原件移交企业档案室。
如部门确需保存原件的，应与企业档案室办理借阅手续。
第五条、归档要求
一、归档文件一定完齐整全。
归档文件一定按规定分类整理、编目。
档案编目
文书类档案：
年度+（项目）部门+模卷号
二、文件若有皱褶、损坏、错落不齐等情况，就先补整、裁切、折叠，使其齐整划一。
第六条、档案借阅、移交
一、档案借阅者一定做到：
1.爱惜档案、保持整齐、禁止涂改。
2.注意安全保密，禁止私自翻印、抄写、转借、丢失。
二、内部借阅程序
1.各部门经办人依据业务需要借阅档案时，就填写《档案申请借阅单》，经其部门主管、办公室主任、副总赞同后向主管档案人员借阅。
2.档案管理人员接到《档案申请借阅单》，经核查后拿出
该项档案，并于《档案申请借阅单》上注明其借阅时间，将档案交于借阅人员，《档案申请借阅单》由按送还日期先后整理以备催还。
3.在档案室就地借阅者，免填《档案申请借阅单》。
4.档案送还时，经档案管理人员核查无误后，档案纳入档案夹。
《档案申请借阅单》由档案管理人员保存备查。
5.《档案申请借阅单》以一案一号为原则，借阅时间最长以一周为限，若有特别状况就延伸借阅限期时，应按借阅程序从头办理。
6.借阅人员关于所借档案，不得抽换增损，若有打开必需时，亦须报明原由，请管理档案人员负责办理。
7.借阅人员借阅档案，应于规按限期内送还，若有其余人员借阅同一档案时，应更改借阅登记，不得私自接受。
8.借阅档案限与经办业务有关，如借阅与经办业务没关之案件，应经有关部门主管赞同。
9.各部门只好借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经各主管部门负责人赞同。
三、外面借阅程序
1.企业档案室档案原则上不得外借其余单位，如确需外借，需经企业主管总经理赞同。
借阅档案、证照一律办理借阅手续，档案需妥当保留，不得私自涂改、拆卷、
复印及转借别人。
四、移交
企业档案管理人员在调离岗位、或辞职时，由办公室主
作负责监察办理档案交接工作，将档案移交表填写清楚。
第七条、保留和保密制度
1.寄存档案的档案柜排放齐整：
采纳一致档案盒，且要求表记明确。
档案保留要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。
2.档案的保密严格履行档案保密制度，采纳相应保留举措。
销毁档案要由专人监察，防备泄密。
3.节假日时期，档案库房、档案柜要加封条。
4.企业档案密级分为绝密、机密、奥密三个级别，绝密级档案原则上禁止借阅。
5.档案保留限期，分为长久，指15年以上，较长久，指
10年，分为短期，指3年以上。
6.经赞同销毁的企业档案，档案管理员须仔细查对将赞同的《企业档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记，并归档，登记表要永远保留。
7.在销毁企业档案资料时，一定由总经理或副总或办公室主任指定专人监察销毁。
第八条、附件
《企业档案资料销毁审批表》，《企业档案资料销毁登记表》，
《企业档案资料归档登记表》，《档案借阅申请表》。
附件一：
档案资料借阅流程图
本企业借阅人员应填写借
阅登记表
外单位人员借阅档案应持
单位介绍信写借记表
主管领导署名赞同
做好借阅登记，方可借阅
借阅限期内，准时送还
检查能否完满，资料归档
附件二：
合同档案资料归档登记表
转交人
接收人
日期
合同编号
合作单位
签约内容
份数
原件
复印件
备注
署名
署名
附件三：
档案借阅申请表
部门
借阅人
时间
借阅事由：
估计送还时间
借阅部门负责人建议：
部门负责人（署名）：
办公室领导建议：
署名：
档案室负责人署名
档案室经办人署名
借出时间
借出模卷档号：
利用成效及使用建议：
署名：
年月日
附件四：
序号模卷号
1
2
3
4
5
申请部门/申请人：
主管领导审批建议：
行政办公室建议：
销毁方式：
销毁人：
企业档案资料销毁审批表
销毁文件/资料名称份数页数备注
日期：
销毁日期：
监销人：
附件五：
企业档案资料销毁登记表
序
年
目
页
原
销
文件标题
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文号
文
（
期
毁
备
件
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