秘书礼仪李宏汉语言专业.docx
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秘书礼仪李宏汉语言专业
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秘书礼仪李宏汉语言专业
秘书礼仪背后的科学
福建师范大学协和学院文化产业系汉语言文学专业
李宏指导老师:
陈方
【摘要】进入新时期以来，随着我国国内市场竞争的进一步加剧，我国企业传统的管理模式、方法、理念和要求均发生了深刻的变化。
秘书这一传统职业的工作性质，正发生翻天覆地的变化。
公关工作正日益成为当代秘书的工作的一大重要内容。
这就需要当代秘书具备出色的公关能力并掌握丰富的礼仪知识。
然而，从现实情况来看，秘书礼仪知识虽已得到充分重视，但对于秘书礼仪的培训多停留在依葫芦画瓢的模仿式学习模式，对于秘书礼仪背后的科学理论，鲜有人提及。
本文力图通过对秘书秘书礼仪背后的科学理论的阐释，突破当代秘书礼仪教学中的形式主义现状，解决秘书礼仪知识遗忘率高的问题。
【关键词】秘书礼仪肢体语言
1.礼仪的定义
礼仪是在人际交往中，以一定的、约定俗成的程序方式来表现的律己敬人的过程，涉及穿着、交往、沟通、情商等内容。
从个人修养的角度来看，礼仪可以说是一个人内在修养和素质的外在表现。
从交际的角度来看，礼仪可以说是人际交往中适用的一种艺术、一种交际方式或交际方法，是人际交往中约定俗成的示人以尊重、友好的习惯做法.。
从传播的角度来看，礼仪可以说是在人际交往中进行相互沟通的技巧。
【1】
2.礼仪的由来
礼仪作为人际交往的重要的行为规范，它不是随意凭空臆造的，也不是可有可无的。
了解礼仪的起源，有利于认识礼仪的本质，自觉地按照礼仪规范的要求进行社交活动。
对于礼仪的起源，研究者们有各种的观点，可大致归纳为以下几种。
大部分东方人认为，礼仪起源于祭祀。
东汉许慎的《说文解字》对“礼”字的解释是这样的：
“履也，所以事神致福也从示从豊豊亦声”。
意思是实践约定的事情，用来给神灵看，以求得赐福。
“礼”字是会意字，“示”指神从中可以分析出，“礼”字与古代祭祀神灵的仪式有关。
古时祭祀活动不是随意地进行的，它是严格地按照一定的程序，一定的方式进行的。
郭沫若在《十批判书》中指出：
“礼之起，起于祀神，其后扩展而为人，更其后而为吉、凶、军、宾、嘉等多种仪制。
”这里讲到了礼仪的起源，以及礼仪的发展过程。
从礼仪的起源可以看出，礼仪是在人们的社会活动中，为了维护一种稳定的秩序，为了保持一种交际的和谐而应运产生的。
一直到今天，礼仪依然体现着这种本质特点与独特的功能。
【2】
3.秘书礼仪背后的科学原理
3．1礼貌的握手方式
握手是祖先遗留给我们的一种交流方式。
当两个原始部落的人在一种友好的氛围中相遇的时候，他们会首先伸出双臂，摊开手掌，告知对方自己的手中没有武器。
到了罗马帝国时代，人们往往会将匕首藏在袖子里，于是，为了保护自己，罗马人就采取了一种新的问候方式：
手腕握手法。
【3】
后来，随着社会的发展，这种古老的问候方式又有了极富现代气息的新形式，即连锁式的握手方法（即双手交握、上下摆动）。
最初，通常只有那些身份和地位都平等的商人在洽谈买卖时才会使用这种新型的问候方式。
直到20世纪初左右，这种问候方式才开始在民间广为流传，不过，使用者仍然仅限于男性，而且这种现象一直延续到近代。
今天，在大多数西方及欧洲国家里，握手已经演变为一种十分普及的问候方式。
在各种商务会谈、舞会以及社交活动中，人们在见面之初或分别之时，大都会采用握手这种方式来问候对方，或是与对方道别，而且越来越多的女性也开始接受这一大众化的问候方式。
那么在当今的商务场合如何握手才最为礼貌的握手方式首先，在与他人握手时，秘书需要确保对方的手掌保持一种垂直于水平面的姿势。
其次，以其力还施彼身，即握手的力度要与对方保持一致。
如果遇到需要与多人握手的情况，秘书必须不断调整握手的角度和力度，力求保证施与每一个人的角度和力度一致。
这是因为，在多数情况下，向上的手掌意味着你在他人面前亮出你的掌心，以表示你的手中没有任何武器，显示出出一种顺从的含义。
而若将自己的手掌轻轻翻转，使原本向上的手心朝下，与此同时，你在他人眼中的权威性将瞬间上升。
如同纳粹极富霸气的行礼方式。
因此，手掌向下的握手方式，会让对方倍感压力。
人类学家亚伦·皮斯（AllanPease）和芭芭拉·皮斯针对350名秘书（89%为男性）开展了调查研究。
结果现实，在各种面对面的会谈中，这些秘书不仅是握手的发送者，而且88%的男性秘书和31%的女性秘书在握手时会采用翻转自己手掌，使对方手心朝下的强势握手方式。
这一实验结果现实，绝大多数男性秘书都倾向在工作场合中，给对方留下一个强势能干的形象。
与男性秘书相比，女性秘书更倾向于在与男性握手时特意采用一种轻柔的方式以表示恭顺。
这是她们彰显自身女性特质的一种方法。
但是，在商务场合，表示恭顺的握手方式会给女性秘书带来极其不利的负面影响，因为其温柔的握手很可能会使男性的注意力都集中在其女性特质上，而忽略了她作为商务角色的身份。
而对于男性秘书而言，过分的强调自己的权力和控制欲会给对方带来一种咄咄逼人的负面感觉，这将激起对方的反抗情绪。
因此，无论是女性还是男性，在商务场合都应该采用一种势均力敌平等的握手方法。
会务工作背后的科学原理
会务安排是秘书工作的一个重点，合理而科学的会务安排不仅能够体现主办方的诚意，更能提高会议沟通的效率。
当代文秘人员在会务工作中不仅仅处于一个前期准备后期收尾的角色，更要在会议期间充当一名称职的观察者角色，因为，毕竟当局者迷而旁观者清，再有经验的会议发言者，也可能因为身处局中，而忽视了与会者的反应。
（座次安排）
加利福尼亚大学的心理学家罗伯特·索寞曾经针对公告场合中的座位安排作过调查，他发现不同的座位安排不仅能够影响会议的吸收效果还能影响与会者对发言者观点的认同程度。
因此，合理的座位安排是会务工作的首要任务。
（相向而坐）
在商务会议中，相向而坐的座次是最为常见的座次安排。
在商务交际过程中，有56%的人认为这种位置容易导致双方对抗局面的产生。
然而，假如将背景换成公共场所，譬如说餐馆，35%的人则认为这样的落座方式比较适合二者聊天。
在餐馆里，人们常常会选择这样的落座方式，不过这主要都是因为餐馆侍应生的引导作用。
对于夫妻而言，这样一种落座方式有助于两人的眼神交流，而且通过这种“对立的位置”巧妙的突出了二者之间的性别差异。
因此，综上所述，相向而坐的落座方式有如下特点，1、有助于双方互相观察及交流。
2、容易产生对抗性。
3、有助于突出二者之间的差异性。
在商务会议中，相向而坐的双方，因为位置的关系容易产生对抗性，这有助于双方相互提出质疑，激发会议讨论的积极性。
面对面的位置还为双方提供了广阔而清晰的视野，双方的面部表情及其肢体语言均一览无余，这有助于双方进行坦诚而高效的沟通。
桌面上清晰明了的分界线突显了二者间的差异性，这有助于双方明晰自身的角色定位并站在自身的立场有针对性的提出建议。
A
B
（长方形的会议桌）
在一张长方形的桌子上，即便当桌边每一个人的身份和权力都相等时，坐在正面朝向大门的一方A的影响力会自动超过其他人。
而背靠大门的B则会成为A最强有力的竞争对手。
斯托特帕克和胡可针对陪审团进行了一些系列的实验研究。
其结果显示，坐在桌边首要位置的那个人被选为领导人的可能性要明显高于其他人。
在其他与会者眼中，AB两人俨然成为这次会议的的可先工作任务分配者，而D则是团队情绪的控制者，通常情况下，这一角色多有女性来担任，由她来协调团队关系，促进团队成员间的参与。
文秘人员在面对长方形会议桌座次安排的时候，可以通过设置姓名牌的方法，将这次会议的主要角色安排到A位置，同时安排会议次要角色置B位置，安排在团队中饱有声望工龄较长年级较为年长的女性角色置于D位置。
如下图：
AB
CDE
（圆桌会议）
为了让每一位骑士都享有平等的身份和权力，亚瑟王采取了圆桌策略。
圆桌在正式性上低于方桌，因此桌上的氛围也较为方桌显得更加轻松和谐。
如果会议的与会人员均是一群身份地位同等的人，或主办方想营造一种安逸的气氛，说服某人。
圆桌是在是最为理想的选择。
同方桌一样，面向大门的位置A是全桌最具影响力的位置，相向A而坐的B将可能成为次级别影响力者（合作者）或对抗者。
因此，文秘人员在面对圆桌会议时，应尽量避免将团队中的不安定分子安排至位置B。
A
B
（如何吸引听众）
在管理者不在场的时候，管理者的秘书往往代替管理者实施其职能。
诸如代行会议主席主持会议，在会议上进行工作安排并收集会议情况。
因此，会务工作是秘书实务的一个重点，优秀的会务安排能够提高会议沟通的效率。
即便是在管理者在场的情况下，当代文秘人员在会务工作中也不仅仅处于一个前期准备后期收尾的角色，要在会议期间充当一名称职的观察者角色，因为，毕竟当局者迷而旁观者清，再有经验的会议发言者，也可能因为身处局中，而忽视了与会者的反应。
文秘人员在代替管理者行使会议主席时，为了提高会议效率，应采用开放式肢体语言。
在发言时，自然伸出自己的双臂，伴随着自己的会议发言，轻微的上下波动。
手臂的动作不要过大，其运动速率同语速大致相同。
在与会者的眼中，会议主席就如同交响乐乐队的指挥家，而其伸出去的双臂就如同指挥家的指挥棒。
伸出的双臂能够控制会议的节奏，加强谈话的效果，而且还能够加深参与谈话的个人对此次谈话内容的记忆效果。
当会议主席不发言的时候，双臂应自然下垂，尽量避免做出双手叉腰或环抱胸前的肢体动作，自然下垂的手臂能够暴露出自己的胸膛，这样一种体态能够消除会议主席同与会者之间的天然距离，缓解会议对抗气氛。
当演讲者站在观众席左侧时，即演讲台的右侧，演讲者所传递的信息将会对观众的右半脑（大部分人的情绪是被右半脑控制的）产生更强大的作用力。
而当演讲者站在观众席左侧时，即演讲台右侧，演讲内容的作用对象变成了观众的左大脑。
因此当演讲者在演讲台的左侧使用幽默技巧时，观众们会笑的更久。
而当演讲者站在演讲台右侧时，演讲者所描述的情感故事或提出的情感请求往往能得到观众们更多更强烈的回应。
因此，作为文秘人员，当会议的主体是情感诉求或表彰大会时，应站在演讲台的左侧。
（注意力的分布区域）
美国社会学家罗伯特·索寞、亚当以及比德尔研究学者的研究表明，观众们对位置的选择决定了演讲内容在他们脑海中的保留程度以及他们对演讲的参与度。
位置愈靠越前排的观众，对演讲内容的吸收程度愈高，位置愈靠近会议室中轴线的观众，对演讲内容的吸收程度愈高。
因此，作为文秘人员，在面对中小型会议时，可以舍弃“教师风格”的会议模式，取而代之以“马蹄形”或“开放四方形”的座位布置方式。
因此，后两种座位方式有助于增加观众同演讲者之间的眼神交流，从而达到增强与会观众的参与力度和他们对演讲内容的记忆程度的最终目的。
开放的肢体形态
秘书在与发言时，往往采用双臂自然向外展开，袒露前胸的姿态。
一切试图遮蔽自己前胸或者突出自己前胸的姿态，都是不受人欢迎的。
诸如，双臂环抱与胸前，双手叉腰，手背于身后等姿态，在商务场合，均给他人以不适之感。
在是因为，人们往往在遇到危险时，采取躲在障碍物后寻求保护的自卫方法。
随着人类社会从自然中慢慢剥离，这种遇到危险就躲避的动作也随之变得复杂起来。
人类逐渐利用将双臂紧紧交叉抱于胸前来保护自己。
从而掩饰内心的恐惧。
因此，当人们感到有危险，或遇到不愿遇到的事情时，人们都会下意识地将一只或两只手臂交叉抱于胸前，用自己的肢体形成一道身体防线，抵抗外来的危险，从而达到保护自己的目的。
交叉抱于胸前的双臂可以保护心脏、肺这些重要的生命器官，所以，这一动作很可能是源自人类天生的本能。
猴子和猩猩在遇到正面进攻的时候，也会做出同样的动作来保护自己。
不管怎样，有一件事情是可以肯定的。
当一个人感到紧张不安想保护自己，或不愿接受他人意见的时候，他很可能会将双臂交叉，紧紧抱于胸前，借此告知对方他有些紧张或不安。
当一个人感到紧张不安想保护自己，或不愿接受他人意见的时候，他很可能会将双臂交叉，紧紧抱于胸前，借此告知对方他有些紧张或不安。
袒露自己的胸膛，暴露出自己重要的生命器官，言下之意是在告诉他人，你是无害的，我也是无害的，我们之间的关系值得信任。
但采取诸如双手叉腰，手背于身后的姿态，过于突出自己的胸脯，则会变现出自己的，让人产生压迫感。
因此，在沉默时，双手自然下垂，在发言时，双臂自然向外展开都是开放积极的肢体形态。
4．总结
单纯的了解并模仿礼仪，已经无法满足企业对秘书能力的要求。
只要知道礼仪背后的科学道理，才能活学活用，学以致用。
参考文献
【1】XX百科·礼仪的定义·
【2】XX百科·礼仪的由来·
【3】亚伦·皮斯（AllanPease）芭芭拉·皮斯（BarbaraPease）着王甜甜黄佼译身体语言密码【M】·中国城市出版社，2007
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